Material de Estudio

CURSO VIRTUAL:
METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN

DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE
ARCHIVOS
Módulo 1: Fundamentos Básicos
Unidad 1: Conceptualización
Curso virtual: Metodología para la elaboración del diagnóstico integral de archivos

Contenido temático
1 Definición de diagnóstico
Conceptos básicos de la
2 gestión documental para
diagnóstico
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/lista" title="lista iconos">Lista iconos

creados por Icongeek26 - Flaticon</a>

1 Definición de diagnóstico
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/preguntas"
Tomado de: title="preguntas iconos">Preguntas iconos creados por Good Ware -
https://dle.rae.es/diagn%C3%B3stico Flaticon</a>

¿Que es un Diagnóstico de archivo?

Existen varias definiciones en las normas vigentes dentro del Decreto
1080 de 2015 se pueden identificar las siguientes:
ARTÍCULO 2.8.7.1.3
a) Diagnóstico de archivos:
Procedimiento de observación, levantamiento de información y
análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se
determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios.
ARTÍCULO 2.8.7.2.3.
Diagnóstico Integral de Archivos. Los responsables de adelantar
los procesos de liquidación, fusión, supresión, privatización, o algunas
de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, durante los tres (3)
primeros meses de iniciado el proceso, deberán adelantar un
diagnóstico integral de los archivos, y con los datos obtenidos deberán
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/diagnostico"
title="diagnóstico iconos">Diagnóstico iconos creados por Freepik - elaborar un informe sobre el estado en que se encuentran al momento
Flaticon</a> de iniciar el proceso.

¿Que es un Diagnóstico de archivo?

En el documento "PAUTAS PARA DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE
ARCHIVOS" se aclara o profundiza más este concepto.
"Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes

variables que inciden en la preservación, desde una perspectiva
integral, teniendo en cuenta sus especificidades pues se evalúa el
estado de conservación por medio del deterioro presente en los
documentos"
Identificación: Determinar la estructura administrativa de archivo

dentro de la entidad, al igual que los servicios internos y externos que
presta, así como el presupuesto y recurso humano destinado a
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/diagnostico"
desarrollar las funciones bien sean establecidas por manuales o que title="diagnóstico iconos">Diagnóstico iconos creados por Freepik -
se ejecuten en la práctica sin su existencia Flaticon</a>

Conceptos básicos
DATOS DEL ARCHIVO: Se incluye la información básica sobre fecha de
conformación, ubicación geográfica y dirección. En el campo de nivel y tipo
de archivo, da la opción de consignarlos datos bien sea de un archivo de
gestión, central o histórico.
SERVICIOS: Se refiere al tipo y cobertura de los servicios que presta el

archivo. Se debe establecer la cantidad, el tipo de usuarios que atiende, las
condiciones de consulta y la infraestructura con la cual cuenta.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Un punto especial lo constituyen la

administración del archivo, su ubicación en la estructura de la
entidad y los mecanismos que posee para regular la función archivística. Es
importante conocer los procedimientos que se adelantan en el archivo, como
los programas de gestión, la forma de organización documental, sean estos
establecidos por manuales o no y si se considera la preservación
documental. Además de tener en cuenta el presupuesto del archivo es
necesario saber en qué se invierten los recursos y qué incidencia se tiene en
la compra de materiales y equipo.
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/concepto" title="concepto
iconos">Concepto iconos creados por Freepik - Flaticon</a> Tomado de: “Pautas para el diagnóstico integral de Archivo . AGN 2003”

Es necesario entender de manera

estructurada los conceptos básicos
que se deben tener en cuenta para la
Aspectos de Procesos de SGDEA y Identificación elaboración del diagnóstico utilizando
Instrumentos
conservación la gestión documento entidad,
archivísticos el MGDA como base integradora
- SIC documental electrónico recursos
Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos MGDA
https://www.flaticon.es/

Conceptos básicos de la
Antes de iniciar puede tener en cuenta 2 gestión documental para diagnóstico
varios conceptos:
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA:
Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico
que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por
el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
GESTIÓN DOCUMENTAL:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por
el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 <a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/vocabulario"
title="vocabulario iconos">Vocabulario iconos creados por Freepik -
Flaticon</a>

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS - MGDA:
El Modelo es un esquema o maro de referencia

para la implementación de la política de Gestión
Documental y Administración de Archivos de las
entidades públicas y privadas que cumplen
funciones pública.
Colombia. Archivo General de la Nación, (2020) Modelo de Gestión
Documental y Administración de Archivos
“El modelo de gestión documental se presenta

como una herramienta que sirve para evaluar la
gestión documental en las entidades públicas de
forma más holista e integral”. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_C
onsulte/Recursos/Publicacionees/V3_MGDA-min.pdf

COMPONENTE ESTRATÉGICO:
Comprende actividades
relacionadas con el diseño,
planeación, verificación,
mejoramiento y sostenibilidad de
la función archivística (gestión
documental y administración de
archivos).

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y

GESTIÓN – MIPG
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

Conjunto de estándares para la gestión documental de
la información en cualquier soporte, una metodología
general para la creación, uso, mantenimiento, retención,
acceso y preservación de la información, independiente
de su soporte y medio de creación, un programa de
gestión de información y documentos.
Ver: Decreto 1080 de 2015 – Artículo 2.8.2.5.6 Componente de la
política de gestión documental
Ver: Decreto de la Función Pública 612 de 2018

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norm <a href='https://www.freepik.es/vectores/documento-icono'>Vector de
a.php?i=85742 documento icono creado por macrovector_official - www.freepik.es</a>

Tabla de
Retención
Documenta
Banco Inventario
terminológico Documental INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS:
Herramientas con propósitos específicos, que

Tablas de
Control de
Instrumentos Cuadro de
Clasificación
tienen por objeto apoyar el adecuado
Acceso Archivísticos Documental desarrollo e implementación de la archivística
y la gestión documental.
Colombia. Archivo General de la Nación, Glosario
Plan https://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes
Modelo de
Institucional
Requisitos /Glosario
de Archivos
para G.D.A.
de la Entidad
Programa de
Gestión
Documental

Una vez identificados los procesos de la gestión documental

debemos entender varios de los aspectos que se deben tener
en cuenta:
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC:

Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y
procedimientos de conservación documental y preservación
digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política
de gestión documental y demás sistemas organizacionales,
tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier
tipo de información, independiente del medio o tecnología con la
cual se haya elaborado, conservando atributos tales como
unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción
y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es
decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
Colombia. Archivo General de la Nación, (2014) Acuerdo 006 de 2014
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/importante"
title="importante iconos">Importante iconos creados por Smashicons -
Flaticon</a>

Componentes del Sistema Integrado de Conservación – SIC:
a). Plan de Conservación Documental: aplica b). Plan de Preservación Digital a largo plazo:
a documentos de archivo creados en medios aplica a documentos digitales y/o electrónicos de
físicos y/o análogos. archivo
<a href='https://www.freepik.es/vectores/iconos-software'>Vector de iconos software

creado por macrovector - www.freepik.es</a>

Programas de conservación preventiva del ❖ Capacitación y sensibilización.

SIC:
❖ Inspección y mantenimiento de sistemas de
Es el conjunto de procesos y procedimientos de almacenamiento e instalaciones físicas.
conservación aplicables al plan de conservación
documental y al plan de preservación digital a ❖ Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y
largo plazo. desinsectación.
❖ Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Los programas de conservación preventiva son
los siguientes: ❖ Almacenamiento y re - almacenamiento.
❖ Prevención de emergencias y atención de desastres


COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS:
Estrategias organizacionales dirigidas
a la planeación, dirección y control de
los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento
humano, necesarios para la
realización de los procesos de la
gestión documental y el eficiente
funcionamiento de los archivos

ARCHIVO ES…
Puede entenderse como el edificio

que acopia los documentos o como
la institución que está al servicio de
la gestión administrativa, la
información, la investigación y la
cultura

Normas Técnicas a tener

en cuenta:
❖ NTC 4436 “Papel para documentos de

archivo. Requisitos para la permanencia y la
durabilidad”
❖ NTC 5029 “Medición de archivos”
<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/requisito" title="requisito iconos">Requisito

iconos creados por Icongeek26 - Flaticon</a>

COMPONENTE PROCESOS DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL:
Comprende el diseño e implementación
de los procesos de la gestión
documental a través de actividades
relacionadas con la información y la
documentación institucional para que
sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al
ciudadano y fuente de la historia

❖ Planeación
“También tenga en cuenta los procesos de la gestión
documental para garantizar que el diagnóstico
❖ Producción
contemple todo el ciclo de vida de los documentos”
❖ Gestión y trámite
Procesos de la gestión documental:
❖ Organización
Estos son los procesos de la gestión ❖ Transferencia

documental que se deben tener en cuenta al
momento de realizar un diagnóstico ❖ Disposición de documentos
Colombia. Presidencia de la República Decreto 1080 de 2015 "Único del
Sector Cultura"
❖ Preservación a largo plazo
❖ Valoración

Guía de Sistema Integrado de Conservación. AGN. 2019

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/V8_Gui
a_Sistema_Integrado_de_Conservacion.pdf

COMPONENTE TECNOLÓGICO:
Actividades relacionadas con la
incorporación de las tecnologías
de la información y las
comunicaciones al desarrollo de
la gestión documental y la
administración de archivos

MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO:
Se encuentra establecido en el artículo 8 del decreto 2609 de

2012. este es un instrumento de planeación el cual formula los
requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de
documentos electrónicos de las entidades.
Fuente: “Modelo de requisitos para la implementación de un SGDEA". AGN; disponible e:n
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/2.%20planeacion/DOCUMEN
TOS%20TECNICOS/MODELO%20DE%20REQUISITOS%20IMPLEMENTACION%20DE%2
0UN%20SGDEA.pdf

“Además de los aspectos de conservación (SIC), los procesos de la gestión documental, los instrumentos
archivísticos también es necesario hacer un análisis de los sistemas de información y el estado de implementación
de los documentos electrónicos en la entidad”
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivos - Documentos electrónico:
SGDEA
Es un conjunto estructurado de requisitos técnicos y Sistemas de autenticación

funcionales obligatorios u opcionales, que debería cumplir un de doc. electrónicos
sistema de información que implemente las funcionalidades de
un Sistema para Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo
Modelo de requisitos
Bogotá. Secretaría General 2018. SGDEA-DC RTF 1.0
https://secretariageneral.gov.co/sites/default/files/documentos/SISTEMA Plan de preservación digital
%20DE%20GESTION%20DE%20DOCUMENTO%20ELECTRONICO%2
0DE%20ARCHIVO.pdf a largo plazo

Interoperabilidad:
“Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de

transferir y utilizar información de manera uniforme y
eficiente entre varias organizaciones y sistemas de
información, así como la habilidad de los sistemas
(computadoras, medios de comunicación, redes, software
y otros componentes de tecnología de la información) de
interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un
método definido, con el fin de obtener los resultados
esperados.”
Según el Decreto 1080 de 2015.
<a href='https://www.freepik.es/vectores/archivo'>Vector de archivo creado

por upklyak - www.freepik.es</a>

COMPONENTE CULTURAL:
Comprende aspectos relacionados con
la interiorización de una cultura
archivística por el posicionamiento de la
gestión documental que aporta a la
optimización de la eficiencia y desarrollo
organizacional y cultural de la entidad y
la comunidad de la cual hace parte.

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Pautas para diagnóstico integral de archivos. Bibliografía

Disponible en:
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/2.%20planeacion/DOC
UMENTOS%20TECNICOS/PAUTAS%20PARA%20DIAGNOSTICO%20DE%20ARC
HIVOS.pdf
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica

el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”. Disponible en:
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Modelo de Gestión Documental y

Administración de Archivos. Disponible en:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Rec
ursos/Publicacionees/V3_MGDA-min.pdf
• PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1080 de 2015. Disponible en:

https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-1080-de-2015/
• PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 612 de 2018. Disponible en:

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=85742
<div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/mangsaabguru"
title="mangsaabguru">mangsaabguru</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

• ICONTEC. NTC 4436 “Papel para documentos de archivo. Requisitos para la

Bibliografía
permanencia y la durabilidad”. Disponible en:
https://tecarchivos.files.wordpress.com/2012/02/ntc-4436-papeles1.pdf
• ICONTEC. NTC 5029 “Medición de archivos”. Disponible en:

http://www.hrplopez.gov.co/archivos/NTC5029.pdf
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Modelo de requisitos para la implementación

de un SGDEA”. Disponible en:
• https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Re
cursos/Publicacionees/ModeloDeRequisitosSistemaDeGestionElectronicos.pdf
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía de Sistema Integrado de Conservación

AGN. Disponible en:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Re
cursos/Publicacionees/V8_Guia_Sistema_Integrado_de_Conservacion.pdf
• Bogotá. Secretaría General 2018. SGDEA-DC RTF 1. Disponible en:

https://secretariageneral.gov.co/sites/default/files/documentos/SISTEMA%20DE%20
GESTION%20DE%20DOCUMENTO%20ELECTRONICO%20DE%20ARCHIVO.pdf
<div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/mangsaabguru"
title="mangsaabguru">mangsaabguru</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

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¿Que es un Diagnóstico de archivo?

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¿Que es un Diagnóstico de archivo?

"Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes

Identificación: Determinar la estructura administrativa de archivo

Módulo 1: Fundamentos Básicos

SERVICIOS: Se refiere al tipo y cobertura de los servicios que presta el

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Un punto especial lo constituyen la

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Es necesario entender de manera

Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos MGDA

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Módulo 1: Fundamentos Básicos

MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y

El Modelo es un esquema o maro de referencia

“El modelo de gestión documental se presenta

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Módulo 1: Fundamentos Básicos

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:

Ver: Decreto de la Función Pública 612 de 2018

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Herramientas con propósitos específicos, que

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Una vez identificados los procesos de la gestión documental

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC:

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Componentes del Sistema Integrado de Conservación – SIC:

<a href='https://www.freepik.es/vectores/iconos-software'>Vector de iconos software

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Programas de conservación preventiva del ❖ Capacitación y sensibilización.

❖ Monitoreo y control de condiciones ambientales.

❖ Prevención de emergencias y atención de desastres

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Puede entenderse como el edificio

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Normas Técnicas a tener

❖ NTC 4436 “Papel para documentos de

❖ NTC 5029 “Medición de archivos”

<a href="https://www.flaticon.es/iconos-gratis/requisito" title="requisito iconos">Requisito

Módulo 1: Fundamentos Básicos

COMPONENTE PROCESOS DE LA GESTIÓN

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Estos son los procesos de la gestión ❖ Transferencia

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Guía de Sistema Integrado de Conservación. AGN. 2019

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Módulo 1: Fundamentos Básicos

MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN

Se encuentra establecido en el artículo 8 del decreto 2609 de

Módulo 1: Fundamentos Básicos

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Es un conjunto estructurado de requisitos técnicos y Sistemas de autenticación

Módulo 1: Fundamentos Básicos

“Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de