Diagnostico Integral Archivo

¿CÓMO ELABORAR
UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO?

A R C H I V O G E N E R A L D E L E S T A D O D E M É X I C O
2023
CONTENIDO
¿CÓMO ELABORAR UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO?
CONTENIDO
1 Objetivo de aprendizaje
2 Diagnóstico Integral de Archivos: Concepto, Objetivos y Beneficios
3 Fases del Diagnóstico Integral de Archivos
4 Análisis de la Información
ACTIVIDAD 1.
5 Cuestionario para la elaboración de un Diagnóstico Integral de Archivos
ACTIVIDAD 2.
6 Interpretación de los resultados del Cuestionario
1 OBJETIVOS
DE APRENDIZAJE
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
1 ¿CÓMO ELABORAR UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO?
Las personas servidoras públicas participantes podrán:
Conocer de qué manera el Diagnóstico Integral de Archivos, permite a las

entidades públicas identificar sus fortalezas, oportunidades, debilidades
y amenazas en torno al cumplimiento normativo archivístico y el grado de
desarrollo de los procesos de la gestión documental.
Desarrollar habilidades técnicas y competencias para el mejor desempeño de

sus actividades y alcanzar una visión integral de la función archivística al interior
de sus archivos.
Analizar la información que permita la elaboración de un diagnóstico integral

de archivos.
2
DIAGNÓSTICO INTEGRAL
DE ARCHIVOS: CONCEPTO,
OBJETIVOS Y BENEFICIOS
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS: CONCEPTO, OBJETIVOS Y BENEFICIOS
¿QUÉ ES UN DIAGNÓSTICO?
a palabra diagnóstico -del griego diagnostikós; a su vez, del prefijo

L
día-, «a través» y gnosis, «conocimiento» o «apto para conocer»- alude
al análisis que se realiza para determinar cualquier tipo de síntoma que
constituya expresión de problema o no concordancia entre un estado real
y un estado deseado, así como su tendencia.
Para los fines de este taller usaremos la siguiente definición:
Es un estudio, que consiste en el análisis del

entorno, para identificar las oportunidades y
amenazas de la entidad pública, así como el
análisis interno para reconocer las fortalezas
y debilidades en una organización.
ES JUSTIFICABLE LA ELABORACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO EN EL

¿
ÁMBITO ARCHIVÍSTICO?
SÍ
Diagnóstico Integral de Archivos

El diagnóstico de archivo debe ser abordado desde una

perspectiva integral, para formular soluciones a todos
los factores de deficiencia.
El diagnóstico permite obtener una panorámica, respecto

a la situación real de los archivos que integran el
Sistema Institucional de Archivos de una entidad pública,
incluyendo los servicios y el grado de implementación y
madurez de los procesos de gestión documental.
¿QUÉ ES UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS?
s el proceso de verificación del estado que guarda la gestión

E
documental en una entidad pública, considerando aspectos administrativos,
archivísticos, de conservación, infraestructura y tecnología; así como la
validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos
críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad,
en torno al cumplimiento de la función archivística.
El diagnóstico integral de archivos

implica el análisis de los aspectos
externos y su impacto en la entidad
pública, equiparándolos a su vez, con
los aspectos internos. La evaluación
de estos escenarios permite diseñar
estrategias de maximización de
oportunidades y de minimización de
amenazas, haciendo uso eficiente de
los recursos organizacionales.
El diagnóstico integral de archivos facilita la toma de decisiones respecto de

las condiciones que inciden en la conservación, mantenimiento y control de
elementos del Sistema Institucional de Archivos como: la infraestructura
financiera, material, humana, técnica y tecnológica; así como en relación a la
administración y conservación de la documentación que custodia el archivo.
OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
Conocer el estado actual y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos.
Desarrollar planes y programas reales y alcanzables, para satisfacer necesidades puntuales, a fin de lograr la
adecuada organización y conservación de los archivos que integran el sistema institucional de archivos de cada
entidad pública.
Establecer prioridades con el fin de planear actividades a corto, mediano y largo plazo, de esta forma, estimar
y optimizar los recursos: humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
Identificar los riesgos relacionados con la conservación de los documentos de archivo.

El diagnóstico integral de archivos contribuye sustancialmente a la

planificación estratégica y operativa del Sistema Institucional de Archivos, para
proyectar un mejoramiento real, y acorde a la situación de los archivos de la
entidad pública, asegurando la eficiencia y eficacia de los servicios informativos
que prestan.
BENEFICIOS DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
Tener una visión integral de la situación y problemática archivística de las entidades públicas.
Disponer de la documentación, mediante un acceso más rápido y seguro.
Optimizar el espacio en las oficinas, para su mayor comodidad, y para custodiar adecuadamente la
nueva documentación que se produzca.
articipar en el nuevo sistema archivístico, el éxito de este dependerá de su colaboración,

P
entusiasmo y apertura al cambio.
3 FASES DEL DIAGNÓSTICO
INTEGRAL DE ARCHIVOS
FASES DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
El diagnóstico deberá efectuarse a partir de cuatro acciones consecutivas.
Diseño del cuestionario.
Recopilación de la información.
Procesamiento de la información.
Elaboración del diagnóstico sobre la situación de

la entidad pública.
Diseño del cuestionario
Se tendrá que diseñar

un instrumento para recopilar
la información, se sugiere elaborar
un cuestionario como documento
fuente, para la integración
del diagnóstico.
Sugerencias:
l cuestionario es un instrumento de investigación, que se estructura con una

E
serie de preguntas, u otro tipo de indicaciones, con el objetivo de recopilar
información de los consultados.
Lapersona, responsable del Área Coordinadora de Archivos, determinará el

formato del instrumento.
recomienda que el cuestionario esté integrado preferentemente con

Se
preguntas cerradas (dicotómicas, donde el consultado tiene dos opciones de
respuesta), y solo en casos muy especiales incluir preguntas abiertas.
¿Qué debe incluir el cuestionario

para el diagnóstico integral de archivos?
1 Información general (entidad productora y Área

Coordinadora de Archivos). 7 Tecnologías de la información.
2 Producción documental y organización. 8 Organización estructural.
3 Instrumentos de control y consulta archivísticos. 9 Recursos humanos.
4 Descripción documental. 10 Recursos materiales e infraestructura.
5 Valoración y disposición documental. 11 Planeación del desarrollo archivístico.
6 Conservación y preservación de archivos.

12 Normatividad archivística.
Recopilación de la información
P R O G R A M A
xplicar a
E apacitar al
C upervisar el
S stablecer las
E
las unidades personal que se proceso de directrices para
administrativas de encargará del levantamiento de las correcciones
la entidad pública, levantamiento de la información. del proceso,
la naturaleza, la información. especialmente
propósitos y ante la falta de
resultados que respuesta al
se esperan cuestionario o
obtener con el incongruencias
levantamiento de en las respuestas.
la información.
Procesamiento de la información
Sistematización
Recopilación de Validación de la Registro de la
de la
los cuestionarios información información
información
La información recolectada, deber ser evaluada

y analizada mediante el uso de herramientas
estadísticas, u otras metodologías, que permitan
evidenciar los riesgos de deterioro de los archivos,
y consolidar un informe a partir del cual se puedan
establecer las necesidades de conservación, para buscar
alternativas de solución a las diferentes problemáticas.
Elaboración del diagnóstico sobre la situación

de la Entidad Pública
Reflejar
la situación organizacional encontrada en el universo
archivístico de la entidad pública.
Difundir los resultados obtenidos al interior de la entidad pública.
Los resultados deberán reflejarse en el Programa Anual de Desarrollo

Archivístico (PADA).
• Mejoramiento de la actividad archivística
• Modernización de sus esquemas de operación
• Desarrollo de sus métodos
Planeación • Crecimiento institucional

archivística
• Adquisición de recursos materiales
• Uso de las tecnologías de la información
• Control y uso de los documentos, a lo largo de todo

su ciclo vital
Diagnóstico Integral Programa Anual

de Desarrollo
de Archivos Archivístico
4 ANÁLISIS DE
LA INFORMACIÓN
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Una de las
herramientas Fortalezas
para recolectar
F
información
del diagnóstico
integral de
archivos es la
A O
matriz FODA Amenazas
Oportunidades
D
Debilidades
ACTIVIDAD 1
5
CUESTIONARIO PARA
LA ELABORACIÓN DE UN
DIAGNÓSTICO INTEGRAL
DE ARCHIVOS
ACTIVIDAD 1. CUESTIONARIO PARA LA ELABORACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
I nformación general (entidad pública productora y áreas

integrantes del Sistema Institucional de Archivos)
Este apartado debe permitir recabar información básica de

la entidad pública productora de la documentación.
Incluir preguntas para identificar a la persona

responsable del Área Coordinadora de Archivos,
y de las y los responsables de las áreas operativas del Sistema
Institucional de Archivos (áreas de correspondencia y archivos
de trámite, concentración e histórico).
X
X
P
roducción documental y organización
Una entidad pública produce o recibe documentos por tres factores:
1 Para documentar sus actividades en relación con los trámites y servicios que brinda.
2 Como resultados de la administración de sus recursos operativos (humanos, materiales

y financieros).
3 Como resultado de las actividades de planeación del cumplimiento de normas

y regulaciones y, en general, de todas sus actividades sustantivas.
Este apartado deberá incluir preguntas relacionadas con los siguientes aspectos:
Tratamiento y control de la correspondencia.
antidad de documentos recibidos (correspondencia de entrada) y distribuidos (correspondencia de salida)

C
durante un intervalo de tiempo (diario, semanal, mensual).
Políticas de operación o requisitos para el control de la correspondencia que se produce o recibe.
Procedimientos documentados para realizar las actividades relacionadas con el tratamiento de la

correspondencia que se genera y recibe.
ctividades para el control de la correspondencia de entrada (revisión, recepción, registro y distribución),

A
de la correspondencia en trámite (control, trazabilidad e informes o reportes) y de la correspondencia de salida
(revisión, recepción, registro, envío, control y trazabilidad).
201
8,970
X
X
X
X
X
Instrumentos de control y consulta archivísticos
Este apartado deberá incluir preguntas relacionadas

con los siguientes Instrumentos Archivísticos:
Cuadro General de Clasificación Archivística.
Catálogo de Disposición Documental.
Guía de Archivo Documental (Guía Simple de Archivos).
Inventarios Documentales.
X
X
X
X
Descripción Documental
Este apartado deberá incluir preguntas relacionadas con los

siguientes aspectos:
Carátula de expediente de archivo.
Guía de Archivo Documental (Guía Simple de Archivos).
Inventarios Documentales (general, de transferencia o de

baja documental).
La finalidad de la descripción archivística es

identificar y explicar el contexto y contenido
de los documentos de archivo, con el fin
de hacerlos accesibles. Se emplea como
una actividad esencial de identificación y
localización de la información documental.
X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X
Valoración y Disposición Documental
Valoración Documental
Engloba actividades referentes al análisis

e identificación de los valores documentales; es decir,
el estudio de la condición de los documentos en los
archivos de trámite o concentración, evidénciales,
testimoniales e informativos para los documentos
históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias
documentales y, en su caso, plazos de conservación,
así como para la disposición documental.
Disposición Documental
Incluye actividades relacionadas con la

selección sistemática de los expedientes
de los archivos de trámite o concentración,
cuya vigencia documental o uso ha prescrito,
con el fin de realizar transferencias ordenadas
o bajas documentales.
X
X
X
X
C
onservación y preservación de los archivos
Comprende el conjunto de procedimientos y medidas destinados a

asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel
y la preservación de los documentos digitales a largo plazo.

con los siguientes aspectos:
Que la entidad pública cuente con un Plan de conservación de documentos.
edidas para la adecuada preservación, conservación y restauración de los documentos de archivo.

M
X
Tecnologías de la información
Se debe considerar a las nuevas tecnologías de la información

como parte fundamental del cuestionario, por lo que deberá incluir
preguntas relacionadas con los siguientes aspectos:
olíticas de operación o requisitos para el manejo y control de los

P
documentos en formato electrónico.
a entidad pública cuenta con un Sistema de Gestión Documental

L
Electrónico.
ontar con los equipos e instrumentos electrónicos suficientes, para la

C
administración de los archivos.
X
X
X
X
X
X
Organización estructural
Un punto esencial es la administración del archivo, por lo que en este apartado

se deberán incluir preguntas relacionadas con los siguientes aspectos:
Implementación y formalización del Sistema Institucional de Archivos.
Designación de la persona responsable del Área Coordinadora de Archivos.
esignación de las personas responsables de las áreas operativas (área de correspondencia,

D
archivo de trámite, archivo de concentración y si es el caso, archivo histórico).
ormalización del Grupo Interdisciplinario.

F
X
X
Director general
X X X
X X
Recursos Humanos
Las personas son el activo más importante en una organización,

puesto que aportan sus destrezas, conocimientos y habilidades en el
desarrollo de sus actividades.
Por lo anterior, el cuestionario deberá contemplar información

relacionada con el personal que realiza actividades
archivísticas, como las siguientes:
erfil académico.
P
Nivel de conocimientos en materia archivística.
abilidades, competencias y experiencia en materia archivística.

H
X
Recursos materiales e infraestructura
Los recursos materiales e infraestructura son fundamentales para el desarrollo

de las actividades archivísticas, por ello se deberán incluir preguntas relacionadas
El mobiliario.
Instalaciones.
El inmueble.
Áreas de depósito de la documentación.
Instalaciones eléctricas adecuadas.
Recursos de seguridad, equipamiento y limpieza.
Control de la iluminación, temperatura, humedad relativa.

X
X
X
Planeación del desarrollo archivístico

rocesos de gestión documental (producción, organización, acceso,

P
consulta, valoración, disposición documental y conservación).
Consulta y acceso de los documentos.
Transferencia de archivos.
Infraestructura.
X
X
X X
X X
X X X
X X
X X
X
N
ormatividad archivística
Los archivos son fiel testimonio de las actividades,

facultades, competencias o funciones de los sujetos
obligados, y son la verdadera expresión de la evolución
cultural de las sociedades, sobre todo, son el medio a través
del cual se fortalece la rendición de cuentas.
De ahí la importancia de establecer estándares y procesos,

de cómo tienen que ser organizados y preservados los archivos
de las instituciones públicas.
X
6
ACTIVIDAD 2
INTERPRETACIÓN DE
LOS RESULTADOS DEL
CUESTIONARIO
ACTIVIDAD 2. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL CUESTIONARIO
ANÁLISIS OPORTUNIDADES AMENAZAS
CORREGIR AFRONTAR
Debilidades. Amenazas.
Debilidades
ESTRATEGIA ESTRATEGIA
Toma de decisiones. Conocer limitaciones.
EXPLOTAR MANTENER
Oportunidades. Fortalezas.
Fortalezas
Potenciar. Evaluar riesgo.
AFRONTAR
CORREGIR
Poco espacio disponible
No se cuenta con un Área
para resguardo de
Coordinadora de Archivos.
la documentación.
Debilidades
Formalizar su Sistema Realizar transferencias
Institucional de Archivos. primarias y secundarias.
EXPLOTAR MANTENER
Personal con conocimientos Se cuenta con un Programa
básicos en la materia. Anual de Desarrollo.
Fortalezas ESTRATEGIA
Elaborar un Programa ESTRATEGIA
de Capacitación para el personal Evaluación de metas a corto,
que desarrolla funciones archivísticas. mediano y largo plazo.
CORREGIR AFRONTAR
No cuentan con Instrumentos de Los documentos de archivo
Control y Consulta Archivísticos. presentan humedad y hongos.
Debilidades
ESTRATEGIA
ESTRATEGIA
Comenzar la elaboración de sus
Realizar un plan de riesgos
Instrumentos Archivísticos con la
y medidas correctivas.
asesoría del Área oordinadora.
EXPLOTAR MANTENER
Se cuenta con controles Se cuenta con un Sistema
de entrega de documentos. de Gestión Electrónico.
Fortalezas
ESTRATEGIA
ESTRATEGIA
Abrir expedientes conforme
Aumentar los recursos materiales
a los instrumentos de control
y humanos.
y consulta archivística.
LÍNEAS DE ACCIÓN AL INTERIOR DE MI ARCHIVO:
1 Formalizar su Sistema Institucional de Archivos.
2 Realizar transferencias primarias y secundarias.
3 Elaborar un Programa de Capacitación para el personal que desarrolla funciones archivísticas.
4 Evaluación de metas a corto, mediano y largo plazo.
5 Comenzar la elaboración de sus Instrumentos Archivísticos con la asesoría del Área Coordinadora.
6 Realizar un plan de riesgos y medidas correctivas.
7 Abrir expedientes conforme a los instrumentos de control y consulta archivística.

QUÉ ELEMENTOS DEBE TENER UN INFORME DE RESULTADOS DEL

¿
DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS?
RESULTADOS
OBJETIVO ALCANCE METODOLOGÍA CONCLUSIÓN
DEL DIAGNÓSTICO
Una vez concluida la elaboración del documento técnico,

es necesario difundir los resultados al interior de la entidad pública.
CONCLUSIONES
La información recolectada en el
diagnóstico integral de archivos debe
ser evaluada y analizada mediante el
uso de herramientas estadísticas u otras
metodologías, que permitan evidenciar
los riesgos de deterioro de los archivos,
y consolidar un informe escrito, a partir del
cual se puedan establecer las necesidades
de conservación, para buscar alternativas
de solución a las diferentes problemáticas.
¡ GRACIAS!
profesionalizacion.agemex@edomex.gob.mx

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UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO?

2 Diagnóstico Integral de Archivos: Concepto, Objetivos y Beneficios

3 Fases del Diagnóstico Integral de Archivos

Las personas servidoras públicas participantes podrán:

Conocer de qué manera el Diagnóstico Integral de Archivos, permite a las

Desarrollar habilidades técnicas y competencias para el mejor desempeño de

Analizar la información que permita la elaboración de un diagnóstico integral

 a palabra diagnóstico -del griego diagnostikós; a su vez, del prefijo

Para los fines de este taller usaremos la siguiente definición:

Es un estudio, que consiste en el análisis del

 ES JUSTIFICABLE LA ELABORACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO EN EL

Diagnóstico Integral de Archivos

El diagnóstico de archivo debe ser abordado desde una

El diagnóstico permite obtener una panorámica, respecto

¿QUÉ ES UN DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS?

 s el proceso de verificación del estado que guarda la gestión

El diagnóstico integral de archivos

El diagnóstico integral de archivos facilita la toma de decisiones respecto de

OBJETIVOS DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Conocer el estado actual y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos.

Identificar los riesgos relacionados con la conservación de los documentos de archivo.

El diagnóstico integral de archivos contribuye sustancialmente a la

BENEFICIOS DEL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Disponer de la documentación, mediante un acceso más rápido y seguro.

 articipar en el nuevo sistema archivístico, el éxito de este dependerá de su colaboración,

El diagnóstico deberá efectuarse a partir de cuatro acciones consecutivas.

Diseño del cuestionario.

Elaboración del diagnóstico sobre la situación de

Diseño del cuestionario

Se tendrá que diseñar

 l cuestionario es un instrumento de investigación, que se estructura con una

Lapersona, responsable del Área Coordinadora de Archivos, determinará el

 recomienda que el cuestionario esté integrado preferentemente con

¿Qué debe incluir el cuestionario

1 Información general (entidad productora y Área

2 Producción documental y organización. 8 Organización estructural.

3 Instrumentos de control y consulta archivísticos. 9 Recursos humanos.

4 Descripción documental. 10 Recursos materiales e infraestructura.

5 Valoración y disposición documental. 11 Planeación del desarrollo archivístico.

6 Conservación y preservación de archivos.

La información recolectada, deber ser evaluada

Elaboración del diagnóstico sobre la situación

 Difundir los resultados obtenidos al interior de la entidad pública.

 Los resultados deberán reflejarse en el Programa Anual de Desarrollo

• Mejoramiento de la actividad archivística

• Modernización de sus esquemas de operación

• Desarrollo de sus métodos

Planeación • Crecimiento institucional

• Uso de las tecnologías de la información

• Control y uso de los documentos, a lo largo de todo

Diagnóstico Integral Programa Anual

I nformación general (entidad pública productora y áreas

Este apartado debe permitir recabar información básica de

Incluir preguntas para identificar a la persona

Una entidad pública produce o recibe documentos por tres factores:

2 Como resultados de la administración de sus recursos operativos (humanos, materiales

3 Como resultado de las actividades de planeación del cumplimiento de normas

Tratamiento y control de la correspondencia.

 antidad de documentos recibidos (correspondencia de entrada) y distribuidos (correspondencia de salida)

Políticas de operación o requisitos para el control de la correspondencia que se produce o recibe.

Procedimientos documentados para realizar las actividades relacionadas con el tratamiento de la

Desarrollar habilidades técnicas y competencias para el mejor desempeño de

Analizar la información que permita la elaboración de un diagnóstico integral

a palabra diagnóstico -del griego diagnostikós; a su vez, del prefijo

Para los fines de este taller usaremos la siguiente definición:

ES JUSTIFICABLE LA ELABORACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO EN EL

s el proceso de verificación del estado que guarda la gestión

Conocer el estado actual y las necesidades de la entidad pública en materia de archivos.

Identificar los riesgos relacionados con la conservación de los documentos de archivo.

articipar en el nuevo sistema archivístico, el éxito de este dependerá de su colaboración,

l cuestionario es un instrumento de investigación, que se estructura con una

Lapersona, responsable del Área Coordinadora de Archivos, determinará el

recomienda que el cuestionario esté integrado preferentemente con

Difundir los resultados obtenidos al interior de la entidad pública.

Los resultados deberán reflejarse en el Programa Anual de Desarrollo

• Control y uso de los documentos, a lo largo de todo

I nformación general (entidad pública productora y áreas

antidad de documentos recibidos (correspondencia de entrada) y distribuidos (correspondencia de salida)

Procedimientos documentados para realizar las actividades relacionadas con el tratamiento de la

ctividades para el control de la correspondencia de entrada (revisión, recepción, registro y distribución),

Inventarios Documentales (general, de transferencia o de

edidas para la adecuada preservación, conservación y restauración de los documentos de archivo.

olíticas de operación o requisitos para el manejo y control de los

a entidad pública cuenta con un Sistema de Gestión Documental

ontar con los equipos e instrumentos electrónicos suficientes, para la

esignación de las personas responsables de las áreas operativas (área de correspondencia,

ormalización del Grupo Interdisciplinario.

abilidades, competencias y experiencia en materia archivística.

Áreas de depósito de la documentación.

Instalaciones eléctricas adecuadas.

Recursos de seguridad, equipamiento y limpieza.

Control de la iluminación, temperatura, humedad relativa.

rocesos de gestión documental (producción, organización, acceso,

LÍNEAS DE ACCIÓN AL INTERIOR DE MI ARCHIVO:

QUÉ ELEMENTOS DEBE TENER UN INFORME DE RESULTADOS DEL