PROPUESTA DE DIAGNOSTICO DOCUMENTAL

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

APRENDICES:
JESUS DE LA CRUZ
ADRIAN LOPEZ
YOHAISIS RIVERA

FICHA:
2498356

MARZO 2023
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INDICE

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3
OBJETIVOS................................................................................................................................. 5
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................ 5
OBJETIVO ESPECIFICOS..................................................................................................... 5
ALCANCE .................................................................................................................................... 6
METODOLOGIA.............................................................................. Error! Bookmark not defined.
CRONOGRAMA .............................................................................. Error! Bookmark not defined.
PRESUPUESTO ............................................................................. Error! Bookmark not defined.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .............................................. Error! Bookmark not defined.
ANEXOS .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
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INTRODUCCIÓN

El archivo general de nación de Colombia atendiendo el desarrollo de

la política de salvaguardar , conservación, recuperación y acceso a la
información custodiada por los archivos y en busca de su articulación
para alcanzar el objetivo común de hacer de estas instituciones
centros de formación para la administración y la cultura, proporcionado
por medio de esta publicación, una propuesta metodológica enfocada
a la ejecución de procesos de diagnóstico integral, Así, se podrán
identificar los aspectos prioritarios y adelantar las acciones
pertinentes, por medio de la formulación de estrategias, la planeación
y consecución del mejoramiento o el mantenimiento de las condiciones
de los archivos. El objetivo final es salvaguarda el patrimonio
documental, como parte fundamental e integrante del patrimonio
cultural colombiano, La metodología que se propone basa sus
resultados en el análisis pormenorizado de tres grandes bloques
temáticos: la identificación de la entidad y del archivo, la determinación
de su infraestructura física y las características que posee la
documentación punto en el cual se incluyen el inventario, medios de
organización y finalmente las características que posee la propuesta
de aplicación que presentamos, los planteamientos iniciales que se
formularon en el “Sistema Integrado de Conservación “, los cuales han
logrado enriquecerse con la participación de los profesionales del
grupo del Laboratorio de Restauración, quienes han plasmado sus
conocimientos en las asesorías impartidas a los archivos del orden
territorial. Igualmente, es gracias a las habilidades y capacidades de
los funcionarios que se pueden proporcionar medios con los cuales
realizan cálculos y análisis automatizados que de otra forma serian
complejos. Con este objetivo, se quiere cumplir ampliamente la
aplicación “Stadigraf” , nombrada de esta forma por el profesional
Mario Javier Santander, quien ha colocado su empeño en su
desarrollo y actualización, En cuanto a la determinación del estado de
Conservación de la documentación, es igualmente, importante
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mencionar, la contribución de las Restauradoras Myriam Loaiza y

Marcela Inés Vera, a través de la ejecución del proceso de diagnóstico
realizado, en buena parte de los fondos documentales custodiados por
el AGN, Quienes durante varios
años de aplicación del método estadístico, han enriquecido tanto a los
resultados que presentamos como la posibilidad de aplicación a
diferentes tipos de soporte, entre ellos, documentación cartográfica, y
fotográfica. La experiencia acumulada en los años de funcionamiento
del Laboratorio de Restauración, obtenida con los aportes de
restauradores, especialistas en encuadernación, biólogos,
microbiólogos, químicos, así como con la participación de otros
profesionales que han propiciado el desarrollo de esta propuesta,
permiten tener la certidumbre que con la aplicación y análisis juicioso
de la información recopilada en los formatos, se logrará una mejor
compresión de las situaciones que afectan e inciden en un archivo,
Así, será posible desarrollar planes y programas a fin de lograr la
adecuada conservación, organización y salvaguarda en los archivos,
buscando el logro de la razón y fundamento de ellos: brindar el acceso
a la información, servir de garante de los derechos colectivos y
enriquecer el patrimonio documental de las instituciones y con ello del
país, Esperamos que por medio del estudio y aplicación de las pautas
contenidas en esta publicación, se facilite la ejecución de acciones
para la aplicación del “Sistema Integrado de Conservación”, el cual
como se podrá reconocer tras la lectura de las páginas que
presentamos.
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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
 Sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos
que son necesarios conservar en su base de datos.
 Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos,
respaldando la integralidad, protección y acceso oportuno a la
información.
 Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos, permitiendo
establecer una relevancia documental y generando un avance en
cuanto al manejo de los tiempos.

OBJETIVO ESPECIFICOS

 Seguir la clasificación y orden de todo lo establecido en el

diagnóstico documental.
 Fortalecer más la administración de todos los documentos tanto
físicos como electrónicos dentro de la empresa.
 Saber manejar el tiempo de la persona para que puedan darle la
importancia requerida a la digitalización de archivos.
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ALCANCE
Al alance que queremos llegar es identificar los aspectos, prioritarios y adelantar
las acciones pertinentes, por medios de la formulación. El objetivo final es
salvaguardar el patrimonio documental, como parte fundamental e integrante del
patrimonio cultural. Igualmente es gracia a las habilidades y capacidades de los
funcionarios que se pueden proporcionar medios con los cuales realizan cálculos y
análisis. Con este objetivo se quiere cumplir ampliamente, el sistema integrado de
conservación el cual como se podrá reconocer tras la lectura de las paginas que
presentamos.

FORMATOS

1. IDENTIFICACIÓN
A1.
Dia: Mes: Año:
Nombre:
Cargo :
A.IDENTIFICACION
A.l DATOS DEL ARCHIVO
Denominacion o nombre del archivo:______________________________________________________________________________________________
Fechas de creacion:_____________________________________________________________________________________________________________
Direccion: _______________________________________________ tel:_______________________ fax:________________________________________
Correo electronico:______________________________________ Pag:___________________________________________________________________
Municipio:___________________________ Categorias:_________________________________Departamentos:________________________________

NIVEL Y TIPOS DE ARCHIVOS

ENTIDAD U OFICINA NIVEL TIPO
PRODUCTORA Nacional Deptal Municipal Gestion Central Historico General Otros

Sistema de achivo de la entidad:

Centralizado:_________________________________________ Cental:____________________________ Satélites:______________________________
Especializados:_________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________
Otros:_____________________________________________________ N° de epósitos_______________________________________________________
Observaciones:___________________________________________ ____________________________________________________________________

A2.
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1. Nombre :
2.Niveles nacional Deptal: Municipal: Distral: Extranero:
3. Sector:
4. Organismo a que Pertenece:
5. Carácter de la Entidad
Publica: Privada : Mixta:
Privada / Funcion Publicas: Privada/ Interés Cultural:
Familiar: Personal: Otras:
6. Ubicasión en la estructura del estado (Rama):
7. Fecha de creación de la entidad : Acto Legal:
8. Dirección Tel:
9. Fax: E-mail: pág.Web:
10. Municipal: Categoria: Dpto:
11. Tienes regionales y Sucursales: SI: NO: Especifique:
12. N°de dependencias:
13. Misión de entidad
14. Representante legal:
Nombre:
Profeción:
Cargo:
Tiempo en el cargo
Observaciones

A3.
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1. Jefe del archivo:

Nombre:________________________________________________________________________________________________________________________________________
Profesión u oficio:________________________________________________________________________________________________________________________________
Cursos de capacitación:___________________________________________________________________________________________________________________________
2. Existe en el organigrama de la entidad la sección o división de archivo: SÍ:___NO:___
3. Existe en el organigrama de la entidad el cargo de jefe de archivo: SÍ:___NO:____
4. El responsable ¿Está dedicado de tiempo completo al archivo?: SÍ:____NO:____
Funciones que desempeña:_________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Cargo que ocupa el responsable del archivo:___________________________________________________________________________________________________________
Tiempo en el cargo:__________________________________________Tiempo en la entidad:____________________________________________________________________
6. A qué dependencia pertenece el archivo dentro de la
entidad:_____________________________________________________________________________________________
7. Jefe inmediato del responsable de archivo:
Nombre:_______________________________________________Cargo:____________________________________________________________________________________
8. Presupuesto anual del archivo:
Propio:_________Asignado por la dependencia:________________Según
necesidades:________________Otro:____________________________________________________
- Aproxime la cantidad de presupuesto anual:__________________________________________________________________________________________________________
9. A qué necesidades se asignan los rubros del archivo:
Mat. de consumo tipo:________________________________Mantenimiento tipo:____________________________________________________________________________
Personal: tipo:______________________________________Capacitación: tipo:_____________________________________________________________________________
Reprografía: tipo:____________________________________Equipos: tipo:_________________________________________________________________________________
Preservación: tipo:___________________________________Organización: tipo:_____________________________________________________________________________
Otros:_________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. El archivo tiene incidencia en la compra de materiales o equipos para producción, trámite y disposición final de la documentación
SÍ:_____ NO:_____
Especifique:____________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________
11.Existe manual de funciones:
Entidad: SÍ:_____NO:_______Archivo:_____SÍ:_____NO:_____
A.3 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
18
Archivo General de la Nación
12. Las funciones del responsable del archivo ¿están determinadas por el manual?
SÍ:_____NO:_____
En caso contrario especifique quién asigna sus funciones:_______________
13. Existe un manual de gestón documental SÍ:_____NO:________
14. El archivo ¿esta organizado según el manual? SÍ:____NO:______
15. ¿Existen tablas de Retención Documental?: SÍ:____NO:_____
16. ¿Existe Tabla de Valoración Documental? Sí:____NO:____
17. ¿Existe un reglamento de archivo?:________________Desde cuándo se aplica:____________
18. ¿Existe “Comité de Archivo?_________________Acto administrativo y fecha:______________________
Funcionamiento:_____________________
19. Número de personas que trabajan en el archivo:_____________________
Personal (P):_______________Técnico (T):__________________Asistencial (A):________________

P T A Capacitación Nombrado Asignado Tiempo Vinculacion Tiempo/ Dedicasion

Contrato Planta Compl Medio Medio

Observaciones: _______________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________

A4.
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1. Presta Servicios internos de:

Consulta: SI:_______________ NO:_________ Asesoria: SI__________ NO:_________ Otro:_________

Fotocopia:SI:____________NO:__________Microfilm:SI:________NO:__________Otros:___________
2.Presta Servicios Externos de:
Consulta: SI:_______________ NO:_________ Asesoria: SI__________ NO:_________ Otro:_________
Fotocopia:SI:____________NO:__________Microfilm:SI:________NO:__________Otros:___________
3. Tipos de Consulta
Manual:_____________________________Automatizado:______________________Otros:____________________________________
Tiene sala de consulta:__________________________________N° de puesto en sala:________________________________________
Promedio de consulta:Mensual:_________________________________ Anual:_____________________________________________
Tipo de usuario:___________________________________________________________________________________________________
4. Asesorias:
Impartidas:N°:_____________________________________________Motivo:_________________________________________________
Oficina/Entidad:___________________________________________________________________________________________________
5. Otros servicios que presta el archivo:Especificar si son internos o Externos:
Microformas:______________________________ Fotografia:________________________Grabaciones:__________________________
Internet:_________________________________________________________________________________________________________
Automatización de Archivos:________________________________________________________________________________________
Digitalización:____________________________________________________________________________________________________
Observaciones:___________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________

2. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO

B1.
1. Epoca de Costrucción:____________________________________________________________________________________________
2. Función Original:________________________________________________________________________________________________
3. Contexto Climatico H.P:_____________________________________(Promedio) Temp:____________________________________
4. Contexto Urbano:Norte:________________Sur:___________________Oriente:_______________Occidente:____________________
5. Niveles del Edificio:________________________________________Área costruida:________________________________________
6. Tipo de Costrucción (estructura,cerramiento,acabado):________________________________________________________________ _____________

7. Estado del inmueble:_____________________________________________________________________________________________

8. Espacio que conforma la entidad/cantidad:__________________________________________________________________________
9. Existen planos arquitectónicos:____________________________________ Planos técnico:__________________________________
10. Observaciones:_________________________________________________________________________________________________

B2.
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1. Qué nivel ocupa el archivo dentro del edificio:

N° de planta:____________________Sótano:__________________Mezzanine:______________Área total del
archivo:___________m2
2. Cuántos depósitos tiene el archivo:_________Construidos:__________________
Adecuados:__________________Asignados:_____________”tomados”:_______________
Son suficientes:_________________especifique:____________
Los depósitos son asignados teniendo en cuenta la producción documental establecida por las
TRD:_____________Especifique:____________________
3. Con qué áreas cuenta el archivo:
Administrativa:________Descrp./clasif:_______Reprografía:______Limpieza:______Consulta:______Baño:____
Cafetería:_______
Conservación:___________ Otro:____
4. Todas las áreas del archivo ¿se encuentran en el mismo espacio?: SÍ:___NO:______Especifique
___________________
5. El área de los depósitos ¿está separada de las demás? SÍ:____NO:____
Cómo está separada:______ Tiene llave:______quién la maneja:____________
6. Los depósitos ¿dan a la calle? SÍ:____NO:____
7. CONDICIONES DE SEGURIDAD: _____________________________________________
8. Cuenta con depósitos separados para los diferentes tipos de soportes:
Especifique:______________________________________________________
9. ¿En qué lugar y mobiliario se almancenan series como Historias Labores, Actas y Resoluciones y
Contrato?___________________________________________________________________________________________
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B3.
1.¿ Poseen los dispositivos iluminaciones natural?: SI___NO:___
Elementos No. Material control abierta sellada deterioro
ventanas cortil. persi. 24h h.lab. ocasi si no rota otro
claraboyas
puertas

2. Poseen los depósitos iluminación artificial: SÍ:____NO:____

Incandescente:___________N° de focos:________ Diferenciada:__________ Encendida 24h:_____H. Lab:____________
Fluorescente:_____________N° de focos:_______ Diferenciada:___________ Encendida 24h:_____H. Lab:____________
Observaciones:_______________________________________________________________________________________________
3. Ventilación natural dada por:
Ventanas:_________ Puertas:___________ Rejillas:____________ Otro:______________________________________________________________
Observaciones__________________________________________________________________________________________________________________________
4. Ventilación artificial dada por:
Ventiladores:______________Encendida 24h:______________H. Lab:_________________________Ocasional:_________________________
Aire acondicionado:_______Encendidad 24h:_____________H. Lab:_________________________Ocasionl:___________________________________
Otro:______________________Encendida 24h:_______________H. Lab:______________________Ocasional:___________________________________
5. Los depósitos cuentan con sistemas de regulación de: H. R:___________________________ Tipo:_____________________________________
Temperatura:_____________________ Tipo:__________________________________________________________________
Ventilación:______________________ Tipo:__________________________________________________________________________
Iluminación:_____________________ Tipo:____________________________________________________________________________________
Filtrado de aire:___________________ Tipo:____________________________________________________________________________________
Observaciones:_______________________________________________________________________________________________________________

Medición de condiciones ambientales:

Humedad Relativa Equipo y puntos de medición: ___________________________Temperatura: Equipo y puntos de medición:_________________
Iluminación: Equipo y puntos de medición:_______________________________________________________________________________________
6. La entrada de polvo se da por:_______________________________________________________________________________________
Hay tapetes:______________cada cuánto se limpan y cómo:___________________________________________________________
Hay cortinas:_____________________________________cada cuánto se limpian y cómo:_____________________________________________

B4.
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B.4 condiciones de prevencion de desastres y mantenimiento

1. Existe un plan de prevención para la entidad: SÍ:___NO:___escrito:__________________________

Para el archivo: SÍ:__NO:__escrito:_____________________________________________
El edificio posee detector de incendios: SÍ:__NO____ Tipo:_________________________________________
N°. de detectores en el área del archivo:____________________ Funcionan: SÍ:__NO:___tipo:________
Labor de mantenimiento: SÍ:___NO:__ Cuáles:_________________________________________________
El edificio posee extintores: SÍ:__NO:__Tipo:__________________________________________
N°. de extintores en el área del archivo:___________________________________________________
Funcionan: SÍ:__NO:__ Labor de mantenimiento: SÍ:__NO:__ Cuáles:_________________________________________
2. Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos en caso de desastre:__________________________
Tipo:_______________________________________________________________________________
3. Con comité Paritario de Salud Ocupacional:__________________________________________________
4. Con brigadas:_________________________________________________________________
5. Mapa de riesgos:___________________________________________________ _
6: Planes de evacuación:______________________________________________
7. Señalización:__________________________________________________________________________
8. Vigilancia:_________________________________________________ 9.
Hay alguna dotación especial para los funcionarios de archivo o para funcionarios que trabajan con documentos
SÍ:__NO:__
Especifique:______________
10. Relacione los numerales de 6 al 12 con el archivo:_______________________________________
11. Sabe qué hacer con la documentación en caso de desastre:_____________Con agua:_____ Con fuego:_________
Observaciones:_____________________________________________________

12. mantenimiento( limpieza)

frecuencia equipos y materiales
anual semestral mensual otro
dispositivos

documentacion

Observaciones:__________________________________________________________________
13. Se realizan acciones de control microbiológico en áreas y/o en documentación:
Método, frecuencia, productos:____________________________________________________

14. inspeccion deposito

elementos material estado de conservacion
pisos grietas humedad ataq. Insectos otros
muros
techos
divisiones

Bajantes a la vista: SÍ:___NO:___ Grietas: SÍ__NO:__

Conductos de energía a la vista: SÍ:__NO:__ Deterioro: SÍ:__NO:__
Observaciones:_____________________________________________

15. Realice un esquema del archivo y su distribución, identificanddo áreas, puertas, ventanas y ubicación de estantes:
Convenciones:
16. Relación de registro fotográfico:_________________________________________
Observaciones:________________________________________________________________
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3. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
C1.
1. Fechas extremas de la documentación:________________________________________________________________________________________________________________
Cantidad de unidades de conservación
Total:________________________________________________________Aproximado:________________________________________________________________________
2. Tecnología de la documentación: Papel:______________________________N°:______________________________________________________________________________
Analógico:__________________N°:_________________________Digital:______________________N°:__________________________________________________________
3. Tienen planos:_______________N°:_______________Fotografías:_______________N°:_____________Impresos:_________N°:_______________________________________
4. Cómo se almacenan y se consultan los planos:_________________________________________________________________________________________________________
5. Cómo se almacenan y se consultan las fotografías:______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. Las unidades de conservación para documentación con soporte papel se encuentra en:
Cajas:__________N°:____________Carpetas:_____________N°:_______________Libros:________________N°:___________________________________________________
Legajos:___________N°:________A-Z:________________N°:_______________Paquetes:___________________N°:________________________________________________
Otros, especifique:_______________________________________________________________________________________________________________________________
7. Hay documentación fotográfica en: Sobres:_____________________________________Otro:__________________________________________________________________
8. Hay documentación en: Soporte de microfilm:_______________________N°:________________________________________________________________________________
Soporte cinta magnética:________________________________________N°:_______________________________________________________________________________
Soporte disco óptico:___________________________________________N°:_______________________________________________________________________________
Soporte disquetes:_____________________________________________N°:_______________________________________________________________________________
Soporte negativo:______________________________________________N°:_______________________________________________________________________________
Soporte diapositiva:____________________________________________N°:_______________________________________________________________________________
9. Metros lineales de la documentación: Total:___________________________Aprox:___________________________________________________________________________
10. Promedio de folios por unidades de conservación:_____________________________________________________________________________________________________
11. Describa la seguridad de los documentos:_____________________________________________________________________________________________________________
12. La documentación se encuentra ubicada en:
Estantería:___________________________________________Archivadores:_______________________________________________________________________________
Planotecas:___________________________________________Otros:____________________________________________________________________________________
Especifique:____________________________________________________________________________________________________________________________________
C.1 ALMACENAMIENTO
33
Archivo General de la Nación
13. Tipo de estantería:
Cerrada: Metal:________Madera:________Otro:________
Abierta: Metal:________Madera:________Otro:________
14. Disposición de la estantería en el depósito:
Paralela a los muros:_________________________________Distancia promedio:____________________________________________________________________________
Perpendicular a los muros:____________________________Distancia promedio:____________________________________________________________________________
Distancia promedio entre estantes:__________________cm.
15. Disposición de la documentación en la estantería:
Vertical:___________________________________________Horizontal:___________________________________________________________________________________
16. Almacenamiento de los archivos de gestión:
Especifique:____________________________________________________________________________________________________________________________________
17. Cómo se almacenan los documentos contables:________________________________________________________________________________________________________
18. Las historias Laborales:___________________________________________________________________________________________________________________________
19. Las Actas y Resoluciones:_________________________________________________________________________________________________________________________
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C2.
1. Está organizada la documentación: SÍ:__NO:__
Clasificación:
Orgánica funcional:___________________Procedencia:______________________________Temática:____________________________________________________________
Asunto:______________________________Autor:__________________________________Otro:_______________________________________________________________
Ordenación:
Alfabética:_________________________Numérica:_________________________
Alfanumérica:______________________________________________Cronologíca:___________________________________________________________________________
Otro:__________________________________________________________________________________________________________________________________________
Descripción:____________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Cuenta con instrumentos de consulta/recuperación de la información:
SÍ:__NO:__
Guía Total:__________Parcial:___________Catálogo Total:_______Parcial:____________
índice Total:__________Parcial:___________Inventario Total:______Parcial:___________
3. Cuenta con instrumentos de control; SÍ:__NO:__
Guía: Inventario: Catálogo: Índices:
Libros de registro: Cuadros de clasificación:
4. El archivo funciona como archivo central de la entidad: SÍ:__NO:__
5. Están regulados los precedimientos de producción: SÍ:__NO:__
6. Se hace seguimiento al trámite: SÍ:__NO:__
7. Tiene el archivo cronograma de transferencias SÍ:__NO:__
Con instructivo de acuerdo con la TRD:_______________________________________________________________________________________________________________
No se aplican por falta de espacio:___________________________________________________________Por que no hay archivo
Central:_______________________________________________________________________________________________________________________________________
8. Ha elaborado el archivo Tablas de Retención SÍ:__NO:__
Están aprobadas:__________________________________Acto administrativo de aplicación:___________________________________________________________________
La entidad se reestructuró después de las TRD:________________________________Se actualizaron las TRD:_____________________________________________________
9. Han hecho depuración y eliminación natural previa la transferiencia: SÍ:__NO:__
10. Se ha hecho eliminación:____________________________Con actas:____________________ de qué
material:____________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________
11. Han tenido pérdida de documentación: Cuándo:_________________________________Por
qué:________________________________________________________________
12. Se ha elaborado valoración:______________________________________________________________________Con Tablas de Valoración
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C3.

1. En el archivo hay presencia de:

Hongos:______Roedores:____________Insectos:____________Otro:________________
Especifique:____________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Se hacen tratamientos de conservación al archivo:
Sí:__NO:__Preventivos:_____Correctivos:_____
En caso afirmativo cuales y con qué materiales:_______________________________________________________________________________________________________
3. Se han presentado algún tipo de enfermedad relacionada con las condiciones en las cuales se encuentra la documentación:____especifique:______________________________
4. Para adelantar procesos archivísticos, se emplea algún tipo de dotación de seguridad ocupacional: SÍ:__NO:__Tipo:__________________________________________________
5. Están establecidas prácticas de aseo personal y autocuidado para los funcionarios que trabajan con la documentación:
SÍ:___NO:___Tipo:_______________________________________________________________________________________________________________________________
6. Se hace limpieza de la documentación antes o conjunta con los procesos de organización archivística: Describa el proceso:____________________________________________
7. Se prepara físicamente la documentación para las transferiencias: SÍ:__NO:__Primarias:_____________Secundarias:________________________________________________
8. Se ha implementado el Sistema Integrado de Conversación de archivo:______________________________________________________________________________________
9. Se han hecho Programas de Conservación:____________________________________________________________________________________________________________
Tipo:_____________________________________________________ Especifique materiales y procedimientos
10. Cuenta con asesoría para adelantar acciones de conservación: Tipo: ______________________________________________________________________________________
11. Se realiza algún tipo de intervención directa en los documentos: Especifique los materiales:_____________________________________________________________________
12. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservación:__________Tipo:___________________________________________________________________________________
13. El archivo ¿ha normalizado los materiales empleados para la producción documental e incide en su compra? Papel: Tipo:_______Carperta: Tipo:_________________________
Cajas:Tipo:_______Ganchos legajadores: Tipo:______Clips Tipo:________Bolígrafo Tipo:________Estantería Tipo:_______
Activadores Tipo:_________________________Otros:__________________________________________________________________________________________________
14. Con qué y como se hace la foliación documental:_______________________________________________________________________________________________________
15. ¿Se hace empaste o encuadernación?: Materiales y procesos:____________________________________________________________________________________________
16. El archivo ha normalizado la producción de los documentos en cuanto a:
Márgenes:__________________Formatos:______________________Otras características externas:_____________especifique:_____________________________________
17. Se legajan los expedientes perforándolos:_______________________________Tipo:_________________________________________________________________________
18. Utiliza Clips Metalicos:________________________________________plásticos:_________________________________________________________________________
19. Usa cinta pegante:______________________________________________cuál:__________________________________________________________________________
20.Cuenta el Archivo con equipos para realizar procesos de conservación preventiva:
21. Monitoreo de Condiciones ambientales: enumere:__________________________________________________________________________
22. Encuadernación: enumere:___________________________________________________________________________________________
23. Limpieza:______________________________Otros:_________________________________Enumere:_____________________________

C4.
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1. En qué lugar fuera del archivo de la institucón se encuentra ubicada otra documentación:___________________________________________________________________________
2. Motivo por el cual se halla separada:_____________________________________________________________________________________________________________________
3. Quién es el responsable:
Por parte del archivo:_________________________________________________________________________________________________________________________________
Por parte de la institución:_____________________________________________________________________________________________________________________________
4. Fechas extremas de la documentación:
5. La documentación se encuentra organizada: SÍ:___NO:___
6. Se ha realizado selección descarte de la documentación: SÍ:___NO:___
7. De esta documentación se presta servicio de:
Consulta:________________Reprografía:___________Otros:_____________Especifique:________________
8. Características de la documentación (soportes):___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. Cantidad de unidades de conservación:
Total:______________________________Aproximado:______________________________________________________________________________________________________
10. La documentación se encuentra en:
Cajas:______________Carpetas:_________________Libros:______________________
Legajos:____________________A-Z:__________________Otros:__________________
Especifique:_______________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________
11. La documentación se encuentra abicada en:
Estantería:___________________Archivadores:___________________Planotecas:_________________Piso:_________________________________________________________
Especifique:_______________________________________________________________________________________________________________________________________
12. m2 del depósito:____________________________________________________________________________________________________________________________________
13. Se hace mantenimiento a:
La colección: SÍ:___NO:___ Cada cuánto y cómo:_____________
El depósito: SÍ:___NO:___ Cada cuánto y cómo:_____________
14. Describa las condiciones del depóstio:___________________________________________________________________________________________________________

4. ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACION.

C.
CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ESTADO DE CONSERVACION

SERIE N. cons/ Fechas N de Tipo de Tipo de Tecnica BIOLOGICO QUIMICO FISICO

corr Extremas folios unidad soporte
Material Cinta
Hongos Insectos Roedores Otros Rotura Transpa Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura Faltante Fragme Doblez Otro
Metalico adhe
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5. PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA.

PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVO CAMPO DE ACCIÓN

SENSIBILIZACIÓN °Falta de °Concertar mecanismos y acciones de Todos los niveles administrativos: Capacitación y sensibilización para °Sistemas de depósito y
Y TOMA DE reconocimiento y de sensibilización °Directivos: Deben aplicar la regular y controlar deterioros almacenamiento
CONCIENCIA valoración de las fuentes °Recuperar valores histórticos Reglamentación °Manipulación de la documentación y
documentales G10 documentales y testimoniales vigente: Ley General de Archivos, las unidades de conservación
°Implementar progresivamente los Acuerdos, °Servicios de Archivo: Préstamo,
programas de conservación Decretos. Deben conformar comités consulta y reprografía
preventiva de °Gestión de archivo
archivo
°Personal Técnico: Deben adoptar una
manipulación, consulta y depósito
-Usiarios

REPRODUCCIÓN °Manipulación directa Normalizar procesos específicos en °Responsables de la administración °Evaluación del estado físico y de °Áreas de microfilm, fotografía,
de los documentos para conservación preventiva tanto para el archivística integridad de la unidad, fotocopias, disco óptico, etc
la implementación de original como para las reproducciones °Personal a cargo de la manipulación determinando el tipo de deterioro y °Áreas de Reprografía y Servicios al
inadecuados sistemas de de los su Público
reprografía documentos en procesos revalencia histórica °Servicios comerciales de
reprográficos °Desarrollo de acciones de reproducción
°Personal de depósito planificación de sistemas de
-Usuarios reproducción acordes con los
procesos archivísticos
°Implementación de sistemas de
depósito, almacenamiento y manejo
de reproducciones

INSPECCIÓN Y °Espacios inadecuados °Aplicar mecanismos y sistemas para °Personal que tiene a cargo el °Trabajo sobre planos de la °Área de depósito y almacenamiento
MANTENIMIENTO para el depósito de los el control de áreas de depósito mantenimiento edificación y ubicación de áreas y °Áreas de limpieza de la
DE documentos °Elaborar un programa integral de y la custodia de la documentación servicios documentación
INSTALACIONES °Carencia de limpieza y mantenimiento de la °Personal del área de Servicios °Identificación de redes de energía y
capacitación de personal edificación Generales agua
de servicios generales °Identificar factores de la alteración: °Determinación de focos de humedad
encargados redes de energía y conducción de y calor
°Problemas agua, °Identificación de material y estado
administrativos: materiales inflamables o captadores °Mantenimiento P15
presupuesto y de suciedad
mantenimiento global
de
la edificación

PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVO CAMPO DE ACCIÓN

CONTROL DE °Espacios inadecuados para el
CONDICIONES depósito de los documentos
AMBIENTALES °Carencia de capacitación de
personal de servicios generales
encargados
°Problemas administrativos:
presupuesto y mantenimiento
global de la edificación
°Aplicar mecanismos y sistemas para el control °Personal que tiene a cargo el °Evaluación que tiene a cargo el °Área de depósito y
de áreas de depósito mantenimiento y la custodia de mantenimiento y la custodia de la almacenamiento
°Identificar las principales fuentes de polvo y la documentación documentación °Áreas de limpieza de la
suciedad °Personal del área de Servicios °Personal del área de servicios documentación
°Elaborar un programa integral de limpieza y Generales generales
mantenimiento de la edificación
°Identificar factores de alteración: redes de
energía y conducción de agua, materiales
inflamables o captores de suciedad

LIMPIEZA °Espacios no adecuados para el
depósito de los documentos
°Carencia de capacitación de
personal de servicios generales
°Problemas administrativos:
presupuesto y mantenimiento
global de la edificación
Aplicar mecanismos y sistemas para el control
de áreas de depósito
°Idenificar las principales fuentes de polvo y
suciedad
°Elaborar un programa integral de limpieza y
mantenimiento de la edificación
°Identificar factores de alteración: redes de
energía y conducción de agua, materiales
inflamables o captores de suciedad
°Personal que tiene a cargo el
mantenimiento y la custodia de
la documentación
°Personal del área de servicios
generales
°Identificación de fuentes de polvo °Área de depósito y
°Adopción de medidas de seguridad almacenamiento
industrial para funcionarios °Áreas de limpieza de la
°Limpieza puntual de polvo, documentación
eliminación de material metálico y
almacenamiento
°Áseo de estantería
°Limpieza de instalaciones
°Establecimiento de cronogramas
priódicos de limpieza

CONTROL DE PLAGAS °Espacios inadecuados para el
depósito de los documentos
°Problemas administrativos:
presupuesto y mantenimiento
global de la efidicación
°Aplicar mecanismos y sistemas para el control Personal que tiene a cargo el °Evaluación de unidades, grados °Área de depósito y
de áreas de depósito mantenimiento y la custodía de de deterioro y actividad del agente almacenamiento
°Identificar las principales fuentes de polvo y la docmuentación contaminante °Áreas de limpieza de la
suciedad °Personal del Área de Servicios °Aislamientodel material documentación
° Elaborar un programa integral de limpieza de Generales °Tratamiento individual con
mantenimiento de la edificación productos y procesos técnicos
°Adecuación de condiciones
ambientales
 Código:

PROPUESTA DE DIAGNOSTICO DOCUMENTAL Versión

Página: 18 de 18

PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVO CAMPO DE ACCIÓN

°Identificar de factores de alteración: °Identificación de entradas de agentes bióticos

redes de energía y conducción de
agua, materiales inflamables o
captores de suciedad.

A LMA C EN A MI EN TO ,
REALMACENAMIENTO Y
EMPASTE
°Documentación que °Desarrollar e implementar un °personal encargado de los °Determinación del número total o aproximado de las unidades °Depósitos
presenta un sistema de programa de organización, limpieza y depósitos donde se °Evaluación de tipologías °Oficinas
almacenamiento mantenimiento encuentre la y formatos específicos (determinación de metros lineales) °Espacio de manejo
inadecuado °Identificar las caractaerísticas documentación °Determinación de capacidad y adaptabilidad del mobiliario documental
°Unidades de físicas de los documentos físicos °Adquisición de estantería y unidades de conservación adecuadas
conservación no °Asociar los problemas de (carpetas, cajas, rollos de poliester para planos, sobres para forros
adecuadas almacenamiento con lineamientos °Organización, inventario y clasificación del archivo
archivísticos °Implementación de procesos durante el flujo documental en sus
°Gestionar recursos de acuerdo con tres edades
las necesidades °Acciones de limpieza y reparaciones menores
°Para encuadernación y empaste: definición de costura, adhesivos
y materiales
°Normalización en el uso de tintas, papel y márgenes.

PRIMEROS AUXILIOS / °Estado de deterioro del °Valorar documentalmente el archivo °Responsable del archivo Limpieza mecánica superficial °Depósitos
REPARACIONES material documental de utilizando tablas de retención con asesoria del AGN °Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos °Área específica para
MENORES los archivos del pais °Reconocer el estado de °Personal ejecutor de los °Eliminación de pliegues y dobleces el mantenimiento de
°Necesidad de conservación del acervo documental procesos °Unción de pliegues y dobleces los documentos
capacitacion en °Elaborar un proyecto integral de °Unión de roturas y rasgaduras
procesos mínimos de conservación preventiva °Recuperación de plano
primeros auxilios °Conseguir materiales apropiadas
para los procesos

PROGRAMAS PROBLEMA OBJETIVOS DIRIGIDO A CORRECTIVO CAMPO DE ACCIÓN

PREVENCIÓN DE °Factores internos y °Levantar un programa de °Grupo de Salud Ocupacional de °Programa de prevención de desastres: Toda la entidad
DESASTRES externos de riesgo riesgos la entidad °Evaluación del panorama de riesgos internos y
°Crear nexos entre °Responsable de la acción externos
programas de prevención documental °Adopción de medidas de protección contra el fuego y
documental y el personal °Personal que está en contacto contra el agua
tanto encargado de manejo con la docmuentación °Señalización
de la documentación como °Usuarios °Sitemas de monitoreo y control
los usuarios °Uilización demateriales adecuados para el
funcionamiento del archivo
°Mantenimiento de canalizaciones, evitar redes de
evacuación o
suministro de agua en placas
°Articulación con los programas de Salud Ocupacional