Unidad 5

Trabajo remoto y colaborativo

Gestión de equipos para proyectos
colaborativos

Organizar el equipo del proyecto

El equipo es el grupo de personas que colaboran y respaldan al director del proyecto
para alcanzar los objetivos propuestos. Para llevar a cabo un proyecto necesitamos
designar a los miembros del equipo y asignarles roles y responsabilidades
considerando sus competencias profesionales. También debemos diseñar los canales
de transferencia de información entre los participantes en el proyecto.

3 claves para crear un equipo de proyecto eficaz

• Establecer los objetivos del proyecto: Definir nuestras metas nos permitirá
seleccionar a los miembros del equipo para desarrollar el proyecto, también
podremos estimar los recursos necesarios para alcanzar objetivos parciales y
finales.
• Definir la estructura interna del equipo: A partir de una idea base sobre la
estructura interna del equipo, podremos definir la designación de roles. En la
práctica, estos roles se pueden transmutar pasando de un miembro a otro para
favorecer la funcionalidad y la fluidez de los procesos. Es importante
monitorear el desempeño de los miembros del equipo en el transcurso de la
implementación del proyecto.
• Asignación de tareas: La asignación de tareas debe realizarse en función de
las competencias, la experiencia, y la estructura de roles de los miembros del
equipo.

Matriz RACI
La Matriz RACI también llamada matriz de responsabilidades, es un organizador que
define la función de cada participante del proyecto en relación a una determinada
tarea. RACI por sus siglas en inglés, identifica las funciones de la siguiente forma:

• Responsible (Comprometido): hace la tarea.

• Accountable (responsable): hace hacer la tarea.

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 • Consulted (Consultado): debe ser consultada sobre la tarea.
• Informed (Informado): debe ser informada sobre la tarea.

Será de utilidad para proyectos en los cuales participan gran cantidad de personas.

Tareas
Una vez establecidos y documentados los objetivos del proyecto, tendremos que
realizar el plan de tareas o actividades, identificando y documentando aquellas
tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto.

Aplicaciones para mejorar la gestión y la productividad de

un proyecto

Google Sheets

Algunas plantillas de Google Sheet te pueden resultar de utilidad para planificar

digitalmente el proyecto, en especial cuando trabajamos en pequeños proyectos o
con un equipo acotado de personas.

Google Keep

El gestor de tareas de Google forma parte del paquete de aplicaciones que vienen
instaladas de serie con Android. Es una opción gratuita, sencilla e interesante para
la organización personal de tareas, aunque limitada en su uso profesional, sobre todo
si necesitamos compartir contenidos con un equipo de trabajo. Permite crear y
combinar distintos tipos de contenidos: notas de texto, listas de tareas, notas de
voz, imágenes y recordatorios. Podemos organizar nuestras notas con etiquetas y
colores, compartirlas con nuestros contactos, hacer búsquedas de los archivos
guardado y tachar cada una de las actividades completadas.
Además, se sincroniza en todos los dispositivos permitiendo el acceso desde cualquier
lugar. Una de sus funciones más interesantes es su sistema de alertas, ofrece la
opción de recordatorios según nuestra ubicación y puede relacionar tareas y lugares
específicos.

¿Cómo utilizar Google Keep?

Any.do

Esta app de diseño minimalista es, básicamente, una lista de tareas con recordatorios
que se pueden sincronizar en todos nuestros dispositivos. También ofrece un
calendario sincronizable con Google Calendar o Apple Calendar para organizar

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nuestra agenda. Permite añadir rápidamente notas y archivos multimedia, y poner
en común tareas y listas con amigos y/o compañeros de trabajo permitiendo la
gestión de proyectos en equipo (para aprovechar al máximo sus capacidades de
organización de equipos ofrece una suscripción Premium arancelada). Además,
cuenta con una función de voz, opción de recordatorio de lugar (te recuerda una
tarea cuando llegues a un sitio concreto), y una práctica herramienta llamada Any.do
Moment, que nos ayuda a centrarnos únicamente en las tareas que tengamos
pendientes para un día determinado. Es una de las apps de productividad más
populares, con más de 40 millones de descargas en todo el mundo.

Todoist

De diseño claro y sencillo, esta app permite crear fácilmente listas de tareas,
compartirlas con otras personas y fijar fechas límites y recordatorios. El aspecto de
Todoist es similar a la del inbox del correo electrónico, por lo que resulta una
herramienta bastante intuitiva para cualquiera que esté familiarizado con el uso del
email. Podemos crear proyectos y añadir tareas diferentes para cada uno (permite
tener activas hasta 150 tareas y 80 proyectos). También permite añadir comentarios,
archivos adjuntos, colaboradores, fechas de vencimiento y recordatorios para cada
tarea.

Podemos organizar tareas con colores, etiquetas y filtros, establecer prioridades,

sincronizar la información en todos nuestros dispositivos y, además, permite trabajar
en equipo en tareas compartidas, ya que todo su sistema se aloja en la nube,
permitiendo un acceso es sencillo y desde cualquier lugar. En definitiva, una
herramienta de gestión de tareas simple, limpia, intuitiva y funcional.

Evernote

Una de las aplicaciones de productividad más conocidas y utilizadas en todo el

mundo, con más de 100 millones de descargas solo en Google Play. Evernote nació
como una sencilla aplicación de notas online, pero sus posibilidades han ido
creciendo hasta convertirse en una potente herramienta de gestión de tareas.
Permite añadir fotos, notas de voz, listas, gestión de proyectos, alertas, hacer
seguimiento de las tareas pendientes, compartir archivos e incluso crear un chat de
equipo para hablar sobre los proyectos en marcha. Con las últimas actualizaciones la
versión gratuita de Evernote limita la sincronización de los datos a un máximo de dos
dispositivos por usuario, lo que reduce su potencialidad. Una de sus funciones más
novedosas es el escaneo de la huella digital para bloquear/desbloquear el acceso.

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Asana

Una herramienta especialmente pensada para gestionar proyectos y tareas en equipo

(de hasta 15 miembros). También sirve como gestor personal, pero su enfoque está
claramente dirigido a la coordinación del trabajo entre varias personas. Con una
interfaz sencilla y dinámica, permite estructurar las tareas por proyectos, compartir
archivos, llevar un seguimiento de cada una de las tareas a través del email y en la
propia app, tiene atajos de teclado para los usuarios y cuenta con funciones para la
subida de archivos y la asignación de tareas a los participantes. Asana da un giro más
social a las opciones de equipo habituales, con la posibilidad de añadir Likes,
mencionar a otros usuarios en los comentarios o destacar mensajes. El mayor
inconveniente de esta herramienta es que solo está disponible en inglés.

¿Cómo Utilizar Asana?

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