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Estudio de Caso “Distrimay”

Luz Stefany Camargo Triviño

Ficha: 2348240
Anthony Cristian Padilla Rabace
Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA
2022
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Introducción

El presente trabajo está dirigido a la resolución de problemáticas que se pueden

presentar en la vida cotidiana en cualquier contexto, problemas que se pueden resolver

desde la identificación del problema, análisis, busca de soluciones, la evaluación de dicha

solución, para luego implementar un plan de acción y por último evaluar la eficiencia de

las soluciones; con esto podemos resolver cualquier problema que tengamos dentro de los

diferentes contextos. A continuación, se aplicarán estos pasos para darle desarrollo a la

actividad.
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Estudio de Caso “Distrimay”

1. Como técnica inicie leyendo cuidadosamente el problema, apóyese en el Material de

Formación allí encontrará unas orientaciones sobre este aspecto, que le ayudarán a

Identificar el problema. Acá puede emplear un documento Word o Excel para que vaya

registrando las variables encontradas en la comprensión de la problemática y así pueda

visualizar y llegue a la identificación del problema.

Problemas encontrados

 La empresa no cuenta con un sistema de inventarios.

 Baja productividad.

 Falta de un sistema contable.

 El equipo de cómputo está desactualizado.

2. Continúe con la siguiente etapa, que consiste en Plantear el problema, es

importante que tenga claramente identificada la problemática, para que pueda

plantear y más adelante diseñar y definir la(s) estrategia(s) a seguir. De lo

contrario se enfocará en rutas que no lo llevaran a las soluciones del problema.

Para plantear el problema deberá formularse una pregunta que lo lleve a generar

posibles soluciones.
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¿Podría una herramienta tecnológica automatizar las tareas que intervienen en el proceso

de ventas, control de inventarios, reportes y la facturación a la empresa Distrimay?

3. Cuando esté en la etapa de Diseño de la(s) Estrategia(s) que considera pertinentes

para la resolución de la pregunta problemática, para que pueda diseñar esas estrategias, es

importante primero definir:

Cuál va a ser el objetivo general y los objetivos específicos.

Objetivo General:

 Brindar fácil manejo de las ventas, compras, clientes, proveedores y gestión de

inventarios

Objetivos específicos:

 Contabilizar las existencias del establecimiento comercial.

 Agilizar las dinámicas de ventas en la práctica, de modo que la

transacción, el pago y la generación de la factura sea más rápida que

antes, lo cual además brinda una imagen modernizada o vanguardista del

negocio.

 Permitir almacenar el historial de los clientes, lo cual es clave, si se desea

crear una estrategia para premiar su fidelidad.

 Agiliza varios procesos administrativos y simplifica el trabajo.

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Análisis DOFA

Debilidades Fortalezas

-La empresa no cuenta con un -La empresa se encuentra en un

sistema de inventario punto estratégico de ventas.

-Actualmente el equipo de -Cuenta con una persona que ha

cómputo donde se quiere instalar sabido administrar bien los

el sistema de inventario no se recursos.

ANALISIS DOFA encuentra actualizado.

-Años de experiencia en el sector

-La mayoría del personal de productivo.

trabajo no está capacitado en el

manejo computacional.
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Oportunidades: Estrategia DO: Estrategia FO:

-Se necesita una inversión -Debido a la estabilidad que

-La empresa tiene una para el equipo de cómputo posee la empresa la

demanda estable. para que la empresa pueda inversión en las

-Tiene varios clientes fijos. ser más productiva, debido herramientas de quipo no

-El propietario está decidido a al proyecto que se planea afectara en totalidad a la

buscar alternativas implementar. empresa, por lo que sería

tecnológicas que mitiguen o -De esta manera al contar ideal iniciar el plan de

erradiquen las falencias de la con estos requisitos se mejora.

empresa. podría optar al manejar de -Al tener una

ventas por internet. administración muy buena

y con el sistema de ventas

se podrían recuperar las

inversiones realizadas, ya

que serían más competentes

y productivos a la hora de

ofertar los productos y

manejar de manera eficiente

la parte del mayoreo,

gracias a un inventario.

Amenazas: Estrategia DA: Estrategia FA:

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Competencias que manejen un - Con el sistema de ventas Debido a la experiencia y

servicio de caja registradora y se podrían recuperar las surgimiento que ha tenido

un sistema de seguridad, lo inversiones realizadas, ya la empresa serán capaz de

cual influiría en las ventas ya que serían más competentes sobrellevar las amenazas

que podrían ser más y productivos a la hora de planteadas, donde se

eficientes. ofertar los productos y conseguirá un mejor futuro

manejar de manera eficiente para la empresa con

-El equipo de cómputo e la parte del mayoreo, implementación del

instalación de servidores gracias a un inventario. sistema, resaltando que

podrían tener un costo un -Al tener competencia la cuenta con un personal que

poco elevado, ya que no se empresa deberá por optar lo será capaz de sobrellevar

cuenta actualmente con antes posible por adaptar el los avances tecnológicos y

ninguna. nuevo sistema, y la arraigarlos en pro al buen

-Al implementar el sistema de administración está funcionamiento y mejor

inventario podría costar un dispuesta a invertir en lo atención al cliente;

poco de tiempo a los que sea necesario y de esta manteniendo en la empresa

empleados para que las manera ser más competente el optimismo, disciplina y

personas se familiaricen con la en el mercado. esfuerzo.

nueva estrategia de ventas. -Se deben realizar una

inducción previa donde se

escojan unas horas extras

para que el personal de

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trabajo se vaya afianzando

con el nuevo sistema de

ventas.

4. Definir la Estrategia

¿Cómo lo llevará a cabo?

Se van a sistematizar los procesos que hacen parte de la gestión de ventas de la empresa,

para agilizar el proceso de cobro de productos, llevando control de ventas e inventarios,

ahorrando tiempo en los procesos administrativos y mejorar la experiencia de los clientes

ofreciéndoles un servicio rápido y efectivo. El cual se ejecutará al iniciar el contrato con

un periodo de tiempo de 5 meses.

¿Cuándo se hará?

El tiempo adecuado para iniciar el plan de mejora será propuesto por la empresa teniendo

en cuenta su disponibilidad, o decisión de la toma de horas extras para la acción.

¿Quién lo llevará a cabo?

El personal especializado para la implementación del sistema.

¿Cómo se ejecutará?

Se ejecutará en un tiempo prologado y será llevado a cabo por fases.

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¿Con qué recursos cuenta?

Personal inmerso en el proyecto y empresa.

Diseño de planeación

Recursos disponibles:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

- Un kardex manual sobre inventario mercancías.

- Un Escritorio, una silla.

- Talonario de Facturas de Ventas.

- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.

- Una cuenta bancaria.

5.Ya puede Diseñar la Planeación, programando cuales son las actividades, los roles que

va a cumplir cada actor, en qué momento o tiempo, de qué recursos dispone. Todos los

parámetros para diseñar la planeación los encuentra especificados en el material de

formación “Resolución de Problemas.

Diseño de planeación

Códig Actividad Rol Tiempo de

o ejecución

001 Fase de identificación: En esta fase se Tecnólogo 10 días

realizará un estudio de viabilidad, se analista
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analizarán los riesgos asociados, el
coste del proyecto y la planificación
temporal.

002 Fase de análisis: Se determina que hará Tecnólogo 15 días

el software, y se establecerán los analista
requerimientos del sistema.

003 Fase de diseño: En esta fase se Tecnólogo 20 días

estudian las posibles opciones de analista
implementación para el software que
hay que construir.

004 Fase de desarrollo: Se eligen las Tecnólogo 4 meses

herramientas adecuadas, un entorno de analista
desarrollo que facilite el trabajo y un
lenguaje de programación apropiado
para construir el software.

005 Pruebas: Se detectan los fallos Tecnólogo 10 días

cometidos en las etapas para analista
corregirlos.

006 Instalación o despliegue: Se pone el Tecnólogo 15 días

software en funcionamiento. analista

007 Uso y mantenimiento Tecnólogo

-Se eliminan los defectos detectados analista
durante su vida útil.
-Se adapta a nuevas necesidades.
-Se le añaden nuevas funcionalidades.

008 Capacitación del personal encargado Tecnólogo 5 días

de manejar el software. analista
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6. En este momento ya empieza a desarrollar el Plan de Acción, que consiste en definir

los lineamientos a seguir para definir la problemática planteada, recuerde que el plan no

solo es el hacer, debe tener en cuenta otros aspectos y variables que son fundamentales

para su desarrollo, los cuales se encuentran descritos en el Material de formación

“Resolución de Problemas” Es muy importante estar atento al cumplimiento de la

planeación para evitar desviarse de la ruta definida a seguir.

Implementación del sistema de inventario

Código de Proyecto Presupuesto Definitivo Actividad Total Acto
actividad inicial Disponible ejec
Código Actividad 20.000.000.0 20.000.000.00 %
0
001 Fase de identificación: 600.000 600.000 16% 600.000 Tecn
En esta fase se ana
realizará un estudio de
viabilidad, se
analizarán los riesgos
asociados, el coste del
proyecto y la
planificación
temporal.
002 Fase de análisis: Se 600.000 600.000 16% 600.000 Tecn
determina que hará el ana
software, y se
establecerán los
requerimientos del
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sistema.
003 Fase de 600.000 600.000 16% 600.000 Tecnólog
desarrollo: Se o analista
eligen las
herramientas
adecuadas, un
entorno de
desarrollo que
facilite el
trabajo y un
lenguaje de
programación
apropiado para
construir el
software.
004 Fase de 1.000.000 1.000.000 17% 1.000.00 Tecnólog
desarrollo: Se 0 o analista
eligen las
herramientas
adecuadas, un
entorno de
desarrollo que
facilite el
trabajo y un
lenguaje de
programación
apropiado para
construir el
software.
005 Pruebas: Se 500.000 500.000 15% 500.000 Tecnólog
detectan los o analista
fallos
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cometidos en
las etapas para
corregirlos.
006 Instalación o 800.000 800.000 19% 800.000 Tecnólog
despliegue: Se o analista
pone el
software en
funcionamiento.
007 Uso y 400.000 550.000 19% 550.000 Tecnólog
mantenimiento o analista
-Se eliminan los
defectos
detectados
durante su vida
útil.
-Se adapta a
nuevas
necesidades.
-Se le añaden
nuevas
funcionalidades
008 Capacitación 500.000 500.000 15% 500.000 Tecnólog
del personal o analista
encargado de
manejar el
software.
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7. Por último, viene la etapa de la Evaluación de los Resultados obtenidos, donde va a

observar las mejoras de la situación problemática presentada inicialmente, también va a

afianzar más los conocimientos y muy seguramente aprenderá de las experiencias vividas

durante este proceso.

Para realizar esta Evaluación de Resultados el Aprendiz debe leer y seguir los

lineamientos descritos en el Material de formación “Resolución de Problemas”.

Evaluación de los resultados

Nivel de objetivo Indicador Medios de verificación

Fines: Software de punto de venta Con la utilización de un sistema de Registro interno del proyecto

para la empresa Distrimay, con ventas, se logró más

procesos relacionados con la competitividad en la empresa.

gestión de ventas, compras,

proveedores, clientes e inventario.

Propósito: Se pretende llevar de Tasa de incremento de ventas y Registro interno del proyecto

una manera más fácil y segura los clientes fijos.

procesos de las ventas y la gestión

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del inventario.

Componentes: Control de la existencia de Registro interno del

Identificación, análisis, los artículos, ahorro de proyecto

desarrollo e tiempo en los clientes al

implementación del momento de pagar sus

sistema de inventario. productos, reportes de

ventas, compras, clientes,

proveedores y factura

electrónica generada.

Actividades: Sistema de inventario Registro interno del

entregado y optimizado proyecto

-Capacitación del personal para su funcionamiento

encargado de manejar el con fácil manejo.

software.

Uso y mantenimiento:

-Se eliminan los defectos

detectados durante su vida

útil.

-Se adapta a nuevas

necesidades.
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-Se le añaden nuevas

funcionalidades.

Conclusiones

En conclusión, pude poner en práctica y fortalecer mis capacidades de

identificación y análisis para la resolución del problema, de igual forma aprendí un poco

más de como abordar un problema que se pueda presentar en cualquier contexto de la

sociedad.
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