EMITE ANGÉLICA RODRÍGUEZ

SERVICIO
EVALUADOR NACIONAL DE DIRIGIDO A
APRENDIZAJE
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL EN
PROYECTO
EL ENTORNO
LABORAL
VIVIANA PAOLA GRAU CARO
APLICACIÓN DE
TABLAS DE
INFORME N.º 1
RETENCIÓN
DOCUMENTAL
 Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN ...........................................................................................................................3

2. OBJETIVO .......................................................................................................................................3

3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ...............................................................................3

4. DOCUMENTACIÓN APLICABLE ................................................................................................4

Listado de tablas

Tabla 1. Documentación aplicable. ..........................................................................................................4

 1. INTRODUCCIÓN

Según el material de estudio proporcionado por la institución, las Tablas de Retención

Documental (TRD), “son donde se registran listados de series documentales con sus correspondientes
tipos documentales, a los cuales se les asigna su tiempo de permanencia en las diferentes fases del
archivo: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico”. El presente ensayo tiene como fin
reflexionar sobre las tablas de retención documental en el contexto Colombiano y su cumplimiento.

2. OBJETIVO

Reflexionar sobre las tablas de retención documental en el contexto Colombiano y el cumplimiento de

sus principios según la normativa.

3. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La agencia de noticias de la Universidad Nacional en su portal web publica el 29 de mayo del 2023
que la ausencia de transparencia en los procesos de contratación pública es casi tan dañosa para las
finanzas de un país como un desastre natural, la odisea por la que tuvo que pasar quién realiza la
columna para obtener dicha información, que se supone se encuentra regulada por la Ley 594 desde
los 2000 y aún hoy, 23 años después presenta falencias no está escrita.

Tal y como lo indica la ley que dicta obligatoriedad, esta información, o cualquiera que maneje una
entidad pública debe estar regulada por Tablas de Retención Documental que permiten regular,
controlar y conocer el ciclo vital de un documento en un archivo, sumado a esto las leyes de
seguridad de la información y sus principios como transparencia, buena fe, etc. Son mancillados
constantemente en el contexto Nacional, para la muestra la nota periodística. Las instituciones que
adelantan acciones para aplicar y mantener las condiciones que exige la ley son pocas, se le
considera al archivo con un valor inferior al que en realidad es, la información allí almacenada es
casi la base de cualquier institución.
 Las Tablas de Retención Documental, presenta un listado de series y subseries con sus
correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en los
diferentes archivos de los diferentes ministerios según el instructivo del MinTIC sobre gestión
documental. Al querer buscar información tan delicada como corrupción en los procesos de
contratación nos encontramos con que el archivo de la entidad al que pertenece redirige la solicitud
a otro archivo de otra entidad la cual repite el procedimiento de redireccionar, evitando así el acceso
a información de procesos que se suponen deben ser transparentes. Si dado el caso la información
fuese conservada de manera electrónica, esta ley también aplica ya que las tablas se deben elaborar
y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físico como para los documentos
electrónicos.

Se concluye como reflexión que la aplicación de las Tablas de Retención documental como control
del ciclo de vida de un documento más allá de ser obligatorias son necesarias, información vital se
concentra en los archivos y estos lugares suelen ser sitios no adecuados, ni acordes a la ley, las
políticas institucionales deben ser más rigurosas frente a la capacitación y control de su personal y
darle la atención que merece y que la ley impone porque como se consignó en el Leviatán “Quién
tiene la información, tiene el poder”.

4. DOCUMENTACIÓN APLICABLE

Para la realización del ensayo se citó y tuvo en cuenta la siguiente documentación:

Tabla 1. Documentación aplicable.

Nombre Código, Norma, Estándar, Procedimiento Versión/Año

Instructivo tablas de retención documental, Ministerio de

Instructivo 2020
Comercio, Industria y Turismo.

Material de Consultado en
Aplicación de las Tablas de Retención Documental., SENA.
formación 2023
Fuente: (ADEMINCOL, 2023)