1.

Identificación

2. CÓDIGO BPIN: ENTIDAD RESPONSABLE:

Municipio de Clemencia - Bolívar

Proyecto Integral en su primera Fase de acuerdo con el

Diagnóstico Integral de Archivos para la Asesoría en la
NOMBRE DEL implementación de los lineamientos fijados en materia de archivo,
PROYECTO: de conformidad con las especificaciones técnicas que para el
efecto ha establecido o establezca el archivo general de la nación
y la ley 594 del 2000 en la gestión documental, en el municipio de
Clemencia Bolívar.
DEPENDENCIA
Municipio de Clemencia – Bolívar – Secretaría de Planeación
RESPONSABLE: Municipal
GERENTE DEL
PROYECTO: SECRETARIO DE PLANEACION MUNICIPAL

RESPONSABLE SUIFP
SECRETARIO DE PLANEACION MUNICIPAL

RESPONSABLE SPI
SECRETARIO DE PLANEACION MUNICIPAL

VIGENCIA QUE SE ACTUALIZA

FECHA DE
ACTUALIZACIÓN: ____2023______

1.1 Clasificación Presupuestal

PROGRAMA SUBPROGRAMA
PRESUPUESTAL PRESUPUESTAL

ASOCIACIÓN PND
2. Descripción del problema o necesidad:

2.1 Identificación del problema:

La falta de organización, así como las deficiencias en las áreas de depósito y la carencia de
sistemas de protección, tanto en los archivos de gestión como en las centrales e históricos,
propician el deterioro del material documental. Con el fin de determinar estas circunstancias de
manera precisa, es necesario abordar procesos de diagnóstico integral y posteriormente la
organización documental. Éste será la base a partir de la cual se formulen las medidas de
conservación preventiva que deben aplicarse en los archivos. Se busca determinar factores y
variables que directa o indirectamente inciden en la conservación de la documentación,
haciendo especial énfasis en la evaluación y control de las situaciones administrativas, las
condiciones ambientales y las características de la documentación, abordando la problemática
derivada de la carencia de organización archivística y la acumulación de alteraciones que
afectan los soportes.

La Gestión Documental no se detiene en la organización de los archivos físicos, va mucho más

allá al pretender que el contenido de éste sea asequible a todos los usuarios desde cualquier
computador conectado al servidor de datos. Con niveles de seguridad previamente
establecidos, el software debe regular y controlar de manera ordenada la adición, sustracción,
modificación y/o eliminación de registros en la base de datos. Debe concordar en todo momento
con el contenido físico de los archivadores y el movimiento de estos debe ser previamente
validado por el software. Una vez obtenido este control, la base de datos documental crecerá en
forma paralela con la entidad, permitiendo en todo momento un absoluto manejo organizado y
responsable de los documentos.

2.1.2. Antecedentes.

Con la Promulgación de la Ley General de Archivos 594 del 2000, se establece la

responsabilidad de la administración pública y de los funcionarios de archivo en la conservación
de los documentos tanto en soporte papel como los producidos con el uso de tecnologías de
avanzada. Para ello es necesario partir de las evaluaciones técnicas sobre su conservación
física, condiciones ambientales y operacionales, seguridad, perdurabilidad y reproducción de la
información. Por otro lado, se deberán garantizar los espacios y las instalaciones necesarias
para el correcto funcionamiento de los archivos, teniendo en cuenta las especificaciones
técnicas requeridas en los casos de construcción, adecuación de espacios, adquisición o
arriendo.

El Municipio de Clemencia Bolívar para el año 2022, inició el proceso de Diagnóstico Integral de
sus Archivos para conocer de primera mano sus necesidades actuales y requerimientos por
cumplir; con el fin de emprender los proyectos archivísticos entregados en el diagnóstico de
archivos, se presenta la primera fase para empezar a intervenir los archivos de la entidad.
2.2. Efectos directos del problema

- Baja disponibilidad de documentación organizada para atender los requerimientos de los ciudadanos y
de la entidad.

- Deterioro y pérdida de la documentación.

- Baja disponibilidad de documentos y expedientes electrónicos de archivo.

- Baja seguridad, protección de los datos, fidelidad y preservación de la información.

- Baja implementación de la Dimensión" Información y Comunicación - Política de Gestión Documental"

de MIPG.

2.2.1 Efectos indirectos del problema

- Riesgo de pérdida, deterioro o fuga de la información reservada y sensible. - Demora en el acceso y

recuperación de la información para atender con oportunidad y calidad las solicitudes PQRD y Tutelas.

- Pérdida de memoria institucional. - Riesgo de incurrir en altos costos en procesos de restauración

documental.

- Demora en el acceso y recuperación de la información para atender con oportunidad y calidad las
solicitudes, PQRD y Tutelas.

- Riesgo de pérdida, deterioro o fuga de la información reservada y sensible.

- Baja calificación del FURAG para el Municipio.

2.3 Causas directas del problema

- Bajo Manejo archivístico y Gestión de Documentos electrónicos.

2.4 Causas indirectas del problema

- Alto volumen de documentación sin tratamiento archivístico. -Bajo nivel de conservación y guarda de
las unidades documentales.

3. Localización

Establecer el área de influencia del proyecto

REGIÓN DEPARTAMENTO MUNICIPIO LOCALIDAD

 CARIBE BOLÍVAR  CLEMENCIA  ALCALDÍA MUNICIPAL 
4. Objetivos.

4.1 Objetivo General.

MODERNIZAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA.

4.2 Objetivos Específicos.

- Modernizar la Gestión de Archivos de la entidad.

- Organizar la documentación de la entidad.

- Aplicar los procesos de conservación a la documentación.

5. Identificación de los productos

Unidad
Objetivo Especifico Producto de Meta Indicador
medida

Modernizar la Servicio de
Gestión de Archivos Capacitación en Horas 80 Número de horas
de la entidad. Gestión Documental

Asesoría en la
Organización de la
Servicio de Asesoría en Metros Número de metros
documentación de la 90
la Gestión Documental lineales lineales intervenidos
entidad.

Aplicar los procesos

Servicio de Asesoría en
de conservación a la Metros Número de metros
Conservación 90
documentación. lineales lineales intervenidos
Documental

6. Alternativas de Solución

IMPLEMENTACIÓN LA MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN

LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CLEMENCIA BOLÍVAR, para el manejo archivístico y
conservación de la documentación y Modernizar la Gestión de Archivos en el marco de la
Dimensión Información y Comunicación de MIPG.

6.1 Justificación de la alternativa de solución

Para cumplir con los requerimientos de la Función Pública, la entidad viene presentando bajos índices de
desempeño en la parte de Gestión Documental del Programa de FURAG en cuanto a las dimensiones
que hacen parte el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.
7. Descripción del proyecto:

7.1 Antecedentes

El proyecto busca la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía

Municipal de Clemencia Bolívar, para el manejo archivístico y conservación de la
documentación y Modernizar la Gestión de Archivos en el marco de la Dimensión Información y
Comunicación de MIPG.

1) El cual contempla: Asesoría en organización documental de 90 mts lineales del Archivo

Central de la entidad. Dentro de la Asesoría del Proceso de organización documental del
Archivo Central únicamente, el cuál es un proceso mediante el cual se desarrollan actividades
de clasificación, ordenación, y descripción de los fondos documentales de las entidades,
respetando el principio de procedencia y para los 90 mts. lineales estas incluyen, las actividades
que conforman un proceso técnico de organización y cuyo costo está incluido son las
siguientes: Clasificación de expediente o por oficina productora, serie, subserie o asunto, según
TRD o TVD, Ordenación unidad documental, conforme al principio de orden original, Foliación,
almacenamiento: Incluye por cada metro lineal insumos de 4 cajas x-200, 24 carpetas
propalcote y rótulos de hasta 5 campos – ubicación expedientes (según sistema de
ordenación)- para un estimado de unidades documentales con un promedio de 200 folios; sí la
unidad está conformada por un número mayor de folios, se incrementa el costo asociado a las
unidades de almacenamiento adicionales, Unificación de unidades documentales e Inventarios
por Unidad Documental en el Formato Único de Inventario Documental – FUID. De acuerdo con
las tarifas del AGN Resolución 088 del 2020, Resolución 593 del 2021 y anexo técnico 01,
Resolución 691 de 2022. Esto Incluye por norma: 440 unidades de cajas para archivo x200,
en cartón corrugado con tapa frontal como nevera. 2.645 carpetas de 4 aletas tamaño oficio
propalcote, de acuerdo con la Guía “Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo”,
elaborada por el Grupo de Conservación y Restauración del AGN y la norma NTC 5397:2005.
No incluye actividades complementarias como tampoco los servicios de digitalización, los
cuales están contemplados en la resolución 088 de 2020, 593 del 2021 y anexo técnico #1
resolución 691 de 2022, expedida por el AGN. Valor M/L. De acuerdo con el Anexo técnico el
Valor Metro Lineal es de 67.05 en UVT (Valor UVT a 2023: $ 42.412). Operación realizada valor
M/L para el 2023 $2.843.724.

2) Asesoría en la Capacitación del proceso de socialización y aplicación de los instrumentos

archivísticos de acuerdo con la Ley 594 del 2000. Este servicio que consiste en impartir
conocimientos teóricos y prácticos en materia archivística, con el propósito de que los
asistentes adquieran, conocimientos y habilidades para la productividad en el trabajo.
Capacitación presencial de 80 horas en las normas archivística. Este curso tendrá un máximo
de participante de 30 personas establecidas en dos grupos cumpliendo los protocolos de
Bioseguridad.

Capacitación en Archivos: Capacitación a 30 funcionarios en temas de archivo: Capacitación

en: - Marco legal Ley de Archivos ley 594 de 2000. 2 Hrs. - Conceptos Básicos de Archivo. -
Ley 594 de 2000. 10 Hrs. - Inventario Documental FUID. 10. Hrs. - Archivo de Gestión. 10 Hrs. -
Transferencias Documentales. 10 Hrs. - TRD. 10 Hrs. - TVD. 10 Hrs. - Demás instrumentos
archivísticos 18 Hrs. Para un total de 80 horas.
7.2 Justificación

Revisada la información que reportan a través de las diferentes plataformas de informes

de la administración, se debe iniciar de manera urgente con la elaboración e
implementación de los diferentes planes archivísticos que ameritan y requieren toda la
atención urgente por los bajos índices de calificación en el tema de gestión documental
que en algunos casos viene reportado en 0 la gestión documental de años atrás de
acuerdo con el Índice de Gobierno Abierto (IGA).

Por otra parte, la Función Pública presentó las mediciones de avance de la gestión a través de
la plataforma FURAG cuyos resultados para la evaluación del 2021, arrojó las siguientes
recomendaciones que deben ser implementadas en el 2022, para la presente entidad, los
resultados arrojados en la evaluación del año 2021, un resultado del 53,1% para la
Alcaldía frente al promedio del grupo que fue del 60,8%, además, se tuvo por parte de la
Función Pública 1.093 recomendaciones que deberá la entidad iniciar el proceso de
implementación:

En el caso de la Política de Gestión Documental se tienen 67 recomendaciones a

implementar, de las cuales presentamos las que más requieren de aplicación urgente:

 Identificar los Fondos Documentales Acumulados de la entidad -FDA. (Esto se

hace con un diagnóstico integral de archivo).
 Realizar el inventario documental para organizar el Fondo Documental Acumulado
de la entidad. (Se hace después del diagnóstico).
 Elaborar las Tablas de Valoración Documental - TVD para organizar el Fondo
Documental Acumulado de la entidad. (Se hace después del diagnóstico).
 Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental - CCD de la entidad. (Se hace
después del diagnóstico).
 Elaborar las Tablas de Retención Documental de la Entidad. (Se hace después del
diagnóstico).
 Elaborar el documento Sistema Integrado de Conservación -SIC de la entidad. Se
debe elaborar el documento.

8. Actividades

Ítems 1. Asesoría en la Organización del Archivo Central

Ítems 1. Organización

Descripción Incluye

Son 90 metros lineales de archivo. Clasificación de expediente o por oficina

productora, serie, subserie o asunto, según
Actividades: Asesoría en la implementación TRD o TVD, Ordenación unidad
de la organización del archivo de la documental, conforme al principio de orden
entidad, con el fin de implementar los original, Foliación, almacenamiento: Incluye
lineamientos fijados en materia de archivo,
 de conformidad con las especificaciones
técnicas que para el efecto ha establecido
o establezca el Archivo General de la
Nación y la ley 594 del 2000, en la Alcaldía.
por cada metro lineal insumos de 4 cajas x-
200, 24 carpetas propalcote y rótulos de
hasta 5 campos – ubicación expedientes
(según sistema de ordenación)- para un
estimado de unidades documentales con
un promedio de 200 folios; sí la unidad está
conformada por un número mayor de folios,
se incrementa el costo asociado a las
unidades de almacenamiento adicionales,
Unificación de unidades documentales e
Inventarios por Unidad Documental en el
Formato Único de Inventario Documental –
FUID. De acuerdo con las tarifas del AGN
Resolución 088 del 2020, Resolución 593
del 2021 y anexo técnico 01, Resolución
691 de 2022.

Elementos de protección y bioseguridad,

viáticos, mano de obra.

Nota: Las actividades complementarias del proceso de organización, cuyo costo no se

encuentra contemplado en la tarifa citada y en caso de ser requeridas por la entidad contratante
se costearán de manera independiente y tendrá un costo adicional, de acuerdo con los valores
estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden
actividades, son las siguientes:
Ítems 2. Capacitación en Archivos

Ítems 2. Capacitación en Archivos

Descripción Incluye

Capacitación a 30 funcionarios en temas Capacitación en Archivos. Capacitación a

de archivo, tomando como base la tabla de
la Resolución 088 del 2020, Resolución
593 del 2021 y anexo técnico 01,
Resolución 691 de 2022. emanada del
AGN para temas de capacitación en
archivo. Este curso tendrá un máximo de
participante de 30 personas establecidas
en dos grupos cumpliendo los protocolos
de Bioseguridad. Valor Capacitación por
persona de acuerdo con la Resolución 088
de 2020 del AGN. Resolución 593 del 2021
y anexo técnico 01, Resolución 691 de
2022. emanada del AGN Valor por persona
$369.000.
30 funcionarios en temas de archivo:
Capacitación en:
- Marco legal Ley de Archivos ley 594 de
2000. 2 Hrs. –
- Conceptos Básicos de Archivo. - Ley 594
de 2000. 10 Hrs.
- Inventario Documental FUID. 10. Hrs.
- Archivo de Gestión. 10 Hrs.
- Transferencias Documentales. 10 Hrs.
- TRD. 10 Hrs.

- TVD. 10 Hrs.

- Demás instrumentos archivísticos 18 Hrs.

Para un total de 80 horas.

9. Población Objetivo

TIPO Número de
AÑO DEPARTAMENTO FOCALIZACIÓN
POBLACIÓN (1) beneficiarios

2.023 BOLÍVAR PERSONAS 1.000 ALCALDÍA MUNICIPAL

TOTAL BENEFICIARIOS 1.000

9.1 Justificación Población objetivo del proyecto:

La población objetivo del proyecto son los servidores públicos, contratistas, entidades
solicitantes y comunidad que reciben el servicio de atención al público y demás solicitudes.

10. Proyecciones:

10.1 Ciclo de vida del proyecto

Año de Inicio: 2.023 (Se proyectó a 9 meses para cumplir esta vigencia 90 metros lineales de los 110.2
totales con que cuenta el Archivo Central).

Año Final: 2.024

No de años: 2 años

11. Cadena de Valor

Proyecto Integral en su primera Fase de acuerdo con el Diagnóstico Integral de Archivos para la
Asesoría en la implementación de los lineamientos fijados en materia de archivo, de
Nombre del conformidad con las especificaciones técnicas que para el efecto ha establecido o establezca el
Proyecto
archivo general de la nación y la ley 594 del 2000 en la gestión documental, en el municipio de
Clemencia Bolívar.
Código del
Proyecto

Objetivo General
MODERNIZAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA.
del Proyecto

Actividade
Productos Costo de Actividades*
s
META            
Unidad de

Objetivo específico
Medida

TOTAL

Producto Valor Valor Valor Valor Valor

2023

2025

2027
2024

2026

Actividad
2023 2024 2025 2026 2027
Capacitación

Modernizar la Servicio de
Horas

Gestión de Capacitación
80

11.070
Archivos de la en Gestión
entidad. Documental

Asesoría en la
Organización

Servicio de
Lineales

Organización de
Metros

Asesoría en
la
90

255.935
la Gestión
documentación
Documental
de la entidad.
Servicio de
Aplicar los
Lineales

Asesoría

Asesoría en
Metros

procesos de
Conservació
90

27.000
conservación a la
n
documentación
Documental
$294.00
TOTALES
5
Cifras en Miles de Pesos
 13. Riesgos

En este numeral se explica una lista de riesgos priorizados que se presentan en el objetivo general,
productos y actividades.

Descripción Tipo
Dinámica de Objetivos de Descripción Probabilidad Impacto Efectos Mitigación
Objetivos
Riesgo
Componente Operaci Inadecuada 4. Probable Impacto Pérdida, Contar con
Objetivo onales disposición : 4. un proyecto
deterioro
general
y seguridad Mayor o fuga de de Inversión
de la para la
la
documenta organización
ción por informaci documental,
insuficienci ón adquisición,
a de reservada renovación y
espacios en y dotación de
la entidad sensible. la
infraestructu
ra física de la
entidad
Componente Operaci Pérdida de 3. Moderado Impacto Retraso Gestionar la
Productos onales continuida : 4. en la viabilidad del
d del Mayor moderniz Proyecto de
proceso de ación de Inversión
sistematiza la Gestión IMPLEMENT
ción de los Documen ACIÓN DE
procesos tal UN SISTEMA
(producci DE GESTIÓN
ón, DOCUMENT
manejo y AL
gestión
de
document
os en
ambiente
electrónic
o)
Componente Financie No contar 3. Moderado Impacto Incumplimi Gestionar la
Actividades ros con los : 4. ento de viabilidad del
recursos Mayor metas del Proyecto de
presupuestal producto y Inversión.
es sanciones
suficientes por
 para la incumplimi
organización ento
del acervo normativo.
documental

14. Regionalización de recursos:

Departamento 2012 2013 201…

NO APLICA

15. Bibliografía y fuentes de referencia

 Plan de Desarrollo del Municipio de Clemencia Bolívar (2.020- 2023)

 Resultados FURAG 2021.
 IGA de la Procuraduría.

__________________________________________________
Secretaría de Planeación Municipal de Clemencia Bolívar