Versión 10.

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 TEMA 3:
Proceso de Ventas y
CRM
 Contenido Tema 3: Proceso de Ventas y CRM

Subtema 1: Generalidades del proceso de

Ventas y CRM
Subtema 6: Modulo CRM - Gestión de las relaciones
con clientes
Subtema 2: Documentos extracontables del
proceso de ventas Subtema 7: Asistentes en el proceso de ventas

Subtema 3: Documentos contables del proceso Subtema 8: Solución de problemas en documentos

de ventas extracontables del proceso de ventas

Subtema 4: Proceso de anticipo en ventas Subtema 9: Solución de problemas en documentos

contables del proceso de ventas
Subtema 5: Proceso ventas de servicios
Subtema 10: Ingresos o portes adicionales en el
proceso de ventas

Subtema 11: Informes del módulo de ventas y CRM

Subtema 1:

Generalidades del
proceso de Ventas y
CRM
1. Datos claves del interlocutor comercial
en el proceso de ventas

 Estructura común para todos los

interlocutores comerciales.
 Según el tipo de interlocutor comercial se
vincula la cuenta contable asociada, si es
una cuenta por cobrar para clientes o una
cuenta por pagar para proveedores.
 Para hacer uso del documento factura de
anticipo se debe vincular la cuenta
contable de compensación de anticipo.
Tipo de Interlocutores comerciales:
Clientes Potenciales / Clientes
Clientes potenciales
 Utilizados en documentos extracontables como
los siguientes:
 Oportunidad.
 Oferta de ventas o cotización.
 Orden de venta o pedido de cliente
Prospectos
Clientes
 Utilizados en cualquier documento de ventas
 Los clientes potenciales se pueden transforman
en clientes cuando necesitan crear documentos
contables
Cliente Final
Direcciones de interlocutores
comerciales

Dirección de facturación
Dirección de entrega

Dirección de contacto
Parametrizaciones Generales previas
a la creación del cliente

Valores predeterminado
del Interlocutor Comercial:
 Condiciones de pago
 Método de pago
Definiciones previas a la creación del
Cliente: Condiciones de pago
Gestión > Definiciones > Socios de Negocios > Condición de pago
Definiciones previas a la creación del
Cliente: Grupos de clientes
Gestión > Definiciones > Socios de Negocios > Grupo de Clientes

 Permite vincular precios y filtro al

realizar informes
 Un cliente solo puede ser asignado a
un solo un grupo
Definiciones previas a la creación del
Cliente: Listas de precios
1. Creación de lista de precios

 Se deben crear las diferentes listas de precios.

 Las listas de precios se vinculan a los clientes en

el dato maestro.
2. Vinculo al maestro de clientes
 En todos los documentos de ventas realizadas,
el sistema traerá los precios correspondientes.

3. Documentos de ventas
2. Datos claves del artículo en el
proceso de ventas
Categoría de artículo:
Artículo de inventario
Artículo de venta
Artículo de compra
 Los artículos deben estar habilitados como articulo de venta y
de inventario si son artículos inventariables
 El dato maestro de artículos pueden ser tanto para mercancías
como para servicios
 La información sobre artículos se almacena en el registro
maestro de artículo
Datos de ventas en el maestro de articulo

 Permite vincular el código de

impuesto a las ventas o IVA.
 Se configura la unidad de
medida y unidad de empaque.
 Dimensiones y peso del
articulo.
Definiciones previas a la creación del
articulo: Grupo de artículos
Gestión > Definiciones > Inventario > Grupo de artículos
 Permite vincular la determinación de cuentas contables
según el grupo de artículos.
 Los grupos sirven como filtros al emitir diferentes
informes de ventas.
3. Efecto de los documentos en el proceso
de ventas de artículos inventariables

Documentos extracontables Documentos Contables

Oferta de ventas Pedido de cliente Entrega Factura de clientes

Afecta el estado del Cuenta de Cuenta Cuenta de Cta Ingreso

inventario existencia Costo de venta CXC Cliente x Venta
-
(+) ( ) (+) (=) 70 70
100 100
4. Previsualización de asiento contable
En el caso documentos contables, es posible ver la
presentación preliminar del asiento antes de crearlo

Entrega Factura de clientes

Cuenta de Cuenta Cuenta de Cta Ingreso

existencia Costo de venta CXC Cliente x Venta
70 70
100 100

Documentos Contables
5. Proceso de venta optimizada
con Factura + Pago

 Para ventas inmediatas o urgentes, puede saltearse la oferta, la orden y

Factura de clientes la entrega de mercancías pasando directamente a la factura de deudor
Pago Recibido
o cliente, de esta forma la factura disminuye el stock.
 Si son ventas de contado se puede utilizar el documento Factura + Pago,
que exige la creación de un pago recibido de forma simultanea al crear
la factura.
Cuenta Cta Ingreso Cuenta Cuenta
CXC Cliente x Venta CXC Cliente Efectivo  Asiento contable en la factura de deudores:
100 100 100 100
Cuenta Cta Costo  Disminuye el stock contra el costo de venta.
Existente de venta
70 70  Mostrará el valor que debe el cliente contra el ingreso por ventas.
 Asiento contable en la pago recibido:
 Disminuye el valor que debe el cliente
 Mostrará el valor en efectivo u otro medio de pago recibido del
cliente
6. Copiar de/Copiar a
 Al introducir un interlocutor comercial en un documento nuevo
 Permite elegir uno o varios documentos de la lista
 Es posible tomar como base varios documentos previos
 El asistente de creación de documentos permite:
 personalizar las líneas copiadas
 seleccionar el tipo de cambio

… Copiar de

…
Copiar a
 Al abrir el documento grabado para copiar al documento siguiente.
 Todos los artículos son copiados a un documento nuevo
 Solo es posible de un solo documento previo a un documento nuevo
 No hay opciones disponibles acerca de cómo se copian los artículos
 Sin embargo, puede eliminar artículos y ajustar cantidades después de copiar
7. Opciones al crear documentos de ventas a
partir de la versión 10.0 de SAP Busines One
Documentos de marketing

Opciones:

1. Agregar y Nuevo: Permite crear el documento

y abrir el formulario para crear uno nuevo.

2. Agregar y Ver: Permite crear el documento,

dejándolo visible con toda la información
registrada.

3. Agregar y Cerrar: Permite crear el documento y

cerrar formulario.
8. Consulta de documento base y destino
Es posible pasar de un documento a otro vinculado al mismo
proceso o mapa de relaciones

Barra de
Herramientas

1 2 3
…
Disminuye Stock
(Cantidad)

Afecta la Contabilidad
(Valor)
Subtema 2:

Documentos
extracontables del
proceso de ventas
Resumen del proceso de venta con
documentos extracontables

Oferta de ventas Orden de venta

… … …
Solicitud de Devolución
y Nota Crédito
1. Oferta de Venta

Ofertas de ventas:
 Pueden provenir de oportunidades, campañas o
actividades
 Documentan una oferta o cotización para un cliente
potencial o cliente
 Generalmente no son vinculantes o que establezcan
un compromiso de venta, sino informativos
 Tienen un período de validez
 Si se aceptan, se copian a los pedidos de cliente para
comenzar el proceso de venta
 También se pueden copiar a otros documentos,
como una entrega de mercancía, una factura de
deudores o una factura de reserva.
Documentos destino de la Oferta de Venta

…
Pedido de Cliente

Entrega de Mercancía
…
Oferta de ventas
Factura de Deudores
…

Factura de Reserva
…
de Clientes
Ejercicio: Oferta de Venta

 Un cliente potencial solicita una oferta para 10 Monitores que necesita en su

empresa.

 El vendedor crea una oferta seleccionando cliente previamente creado y los

10 monitores a un precio unitario de 100 dólares.

 Se introduce un descuento a nivel de línea del 5% en la oferta.

Ejercicio: Oferta de Venta
2. Orden de venta o Pedido de Cliente

Orden de ventas:
 Pueden provenir de oferta de ventas, oportunidades,
campañas o actividades
 Documentan una solicitud o compromiso para un cliente
potencial o cliente
 Una orden de venta genera un estado comprometido en
inventario que disminuye el disponible según el almacén
seleccionado.
 Se debe establecer una fecha de compromiso de entrega.
 Luego debe copiarse a los documentos siguientes según el
proceso definido por la empresa.
Documentos origen y destino de la
Orden de Venta

…
Entrega de Mercancía

Oferta de ventas
…
Factura de Deudores

Pedido de Cliente
…
Factura de Reserva
de Clientes
Ejercicio: Orden de Venta

 Si el cliente potencial o cliente decide pedir los artículos ofertados, copiamos la

oferta a un pedido de cliente.

 Toda la información, incluido el descuento manual, se copia al pedido de cliente.

 El cliente potencial puede convertirse a un cliente real en este momento o en el

momento de la entrega.
Ejercicio: Orden de Venta
Subtema 3:

Documentos
contables del proceso
de ventas
Resumen del proceso de venta con
documentos contables

Solicitud de Devolución Devolución

(Dto extracontable)

…Entrega de mercancías Devolución

Pago Recibido

Nota Crédito
Factura de
Deudores

Pago Recibido

…
Factura de Reserva Entrega de mercancías
de Clientes

Nota Crédito
1. Entrega de Mercancía

Entrega de mercancía:
 Pueden provenir de orden de ventas, oferta de ventas, factura
de reserva de clientes, oportunidades, campañas o actividades
 Documentan el despacho de las mercancías con destino al
cliente

Entrega de Mercancía  Una entrega de mercancía cancela el estado comprometido en

inventario generado por una orden de venta, disminuyendo el
Contabilización estándar stock en el almacén seleccionado.
de la entrega de mercancía
 Tiene un efecto contable disminuyendo la cuenta de existencia
Cuenta de Cta. Costo y aumentando el saldo de la cuenta contable del costo de
existencias de venta
70 70 venta
 Luego debe copiarse a la factura de deudores o devolución
según el caso.
Documentos origen y destino de la
Entrega de Mercancía

Oferta de ventas
…
Solicitud de Devolución

… Pedido de Cliente Devolución

Entrega de Mercancía

… Factura de Reserva
…
Factura de Deudores
de Clientes
Ejercicio: Entrega de Mercancía

 Se toma como base la orden de venta del ejercicio anterior.

 El cliente potencial debe convertirse a un cliente real antes de pasarse a la entrega.

 En el momento de despachar los monitores al cliente, copiamos de la orden de venta o

pedido de cliente y pasamos al documento entrega.

 Toda la información, incluido el descuento manual, se copia a la entrega.

 Al crear la entrega se disminuye el stock y aumentan el saldo de la cuenta del costo de venta.
Ejercicio: Entrega de Mercancía
2. Factura de Deudores
Artículo de inventario
Artículo de venta
Artículo de compra

Contabilización estándar Contabilización adicional

en factura de deudores en factura de deudores
Cta. CXC Cta. Ingresos Cuenta de Cta. Costo
Cliente por venta existencias de venta
100 100 70 70

Factura de Deudores:
 Pueden provenir de entrega de mercancía, orden de ventas, oferta de ventas, oportunidades, campañas
o actividades
 Documentan el registro de la cuenta por cobrar y aumento de la cuenta contable de ingresos por venta.
 Si una factura de deudores no proviene de una entrega de mercancía, es la factura de deudores la que
afecta el stock y aumenta el saldo de la cuenta contable del costo de venta.
Documentos origen y destino de la
Factura de Deudores

Oferta de ventas …
Solicitud de Nota Crédito

… Pedido de Cliente Nota Crédito de

Cliente
Factura de Deudores

…Entrega de Mercancía Pago Recibido

Ejercicio: Factura de Deudores

 Tomando la entrada de mercancía anterior se copia a factura de deudores

 Realizamos la factura de los 10 monitores para nuestro cliente
 El importe total incluye el descuento manual del 5%
 La fecha de vencimiento se basa en las condiciones de pago del cliente
 Se crea un asiento para registrar lo siguiente:
 el Haber en los ingresos
 al Debe de la cuenta de cuenta por cobrar del cliente
Ejercicio: Factura de Deudores
3. Factura de Reserva de Clientes

Artículo de inventario
Artículo de venta
Artículo de compra
Contabilización estándar
en factura de reserva
Cta. CXC Cta. Ingresos
Cliente por venta
100 100

Factura de Reserva de Clientes:

 Pueden provenir de la orden de ventas o de una oferta de ventas.
 Documentan el registro de la cuenta por cobrar y aumento de la cuenta contable de ingresos por venta.
 Una factura de reserva siempre proviene de un documento extracontable y luego de creada es posible
copiar a una entrega de mercancía para registrar el despacho.
 El documento factura de reserva genera un estado comprometido del inventario y nunca afecta el stock.
Documentos origen y destino de la
Factura de Reserva de Clientes

…
Entrega de Mercancía

Oferta de ventas

Nota Crédito de Cliente

Factura de Reserva
Pedido de Cliente de Cliente
Pago Recibido
Ejercicio: Factura de Reserva de Clientes

 Tomando como base un documento orden de venta, realizamos la factura de los 10 monitores
para nuestro cliente
 El importe total incluye el descuento manual del 5%
 La fecha de vencimiento se basa en las condiciones de pago del cliente
 Se crea un asiento para registrar lo siguiente:
 el Haber en los ingresos
 al Debe de la cuenta de cuenta por cobrar del cliente
 Una vez se crea la factura de reserva al día siguiente se debe realizar el despacho del los 10
monitores y se copia hacia el documento entrega de mercancía.
Ejercicio: Factura de Reserva de Clientes
Ejercicio: Factura de Reserva de Clientes
4. Pago Recibido

 El documento pago recibió finaliza el proceso de ventas,

aunque pertenece al modulo de gestión de bancos.
 Se puede crear de manera simultanea a la factura de
deudores, factura de reserva de clientes o de factura de
anticipo de clientes para recaudos de contado.
 Si el pago recibido no se crea simultáneamente con la
factura se debe crear desde el modulo de gestión de
bancos, para el caso de las facturas de reservas y
facturas de anticipo de clientes.
Contabilización estándar
en el pago recibido  El asiento contable es la disminución del saldo de
Cta. CXC Cta. Banco o cuentas por cobrar y ingreso del dinero del banco o en
Cliente del Efectivo
efectivo según el medio de recaudo, si es cheque,
100 100 trasferencia, tarjeta o en efectivo.
Documentos origen del Pago Recibido

Factura de Cliente

Factura de Reserva
de Cliente
Pago Recibido

Factura de Anticipo
de Cliente
Ejercicio: Pago Recibido

 El cliente paga la factura de los 10

monitores de contado antes de
crear la factura, realizando una
trasferencia bancaria.
 Se crea un asiento para registrar lo
siguiente:
 el Debe de la cuenta bancaria.
 el Haber en la cuenta contable de
cuentas por cobro a clientes
Ejercicio: Pago Recibido
Barra de
Herramientas
Subtema 4:

Proceso de anticipo
en ventas
Factura de anticipo de clientes

Oferta de venta Orden de venta Entrega Factura de Deudores Pago Recibido

Pago Recibido
Fact. Anticipo de Clientes

 Permite el registro de un anticipo por recaudar de un cliente.

 Se puede fraccionar el anticipo o realizarlo por el valor total de la venta.
 El documento factura de anticipo de puede realizar con base a un documento base como una oferta u orden
de venta o un documento de entrega.
 Se puede realizar el pago recibido por el desembolso del anticipo antes de crear el documento factura de
anticipo o después a través del modulo de gestión de bancos.
 La factura de anticipo se cruza en el documento factura de deudores para que luego se realice el recaudo
por el saldo.
Documentos Origen y destino de la
Factura de Anticipo de Cliente

Factura de Anticipo
Oferta de ventas
de Clientes
Pago Recibido

Pedido de Cliente

Nota Crédito de Cliente

Entrega de Mercancía

Factura de Cliente Factura de Reserva

de Cliente
Dato clave para crear una Factura
de Anticipo de Cliente

 Para hacer uso del documento

factura de anticipo de clientes
se debe asignar la cuenta
contable de compensación de
anticipo en el dato maestro del
cliente
Ejercicio: Factura de Anticipo de Cliente

Orden de venta Pago Recibido

Factura de Anticipo
de Clientes

 Ingresando al documento factura se anticipo, se toma como base el documento orden de venta.

 Se indica 50% de anticipo.

 Se registra el pago efectuado por anticipo.

Ejercicio: Factura de Anticipo de Cliente
Ejercicio: Factura de Anticipo de Cliente
Ejercicio: Factura de Anticipo de Cliente
Ejercicio: Factura de Anticipo de Cliente
Subtema 5:

Proceso ventas de
servicios
Venta de servicios

Orden de venta Factura de Deudores

Pago Recibido

 Para ofrecer y vender servicios, como fletes, consultorías, entre otros mediante pedidos de
cliente.
 Otros servicios como la electricidad o el alquiler que se vendan con frecuencia, se pueden
registrar con una factura del deudores de manera individual y sin documentos base.
 La funcionalidad de transacciones periódicas lo ayudan a generar facturas de deudores para los
acuerdos de servicio con pagos regulares.
Documentos de Clase Articulo / Servicio
Ventas de servicios por
documento de clase servicio
Documento

Servicio Cliente C00001 Ventas de servicios por

Nombre Smith documento de clase articulo
Descripción Cuenta mayor Precio Documento

Artículo Cliente C00001

Nombre Smith

En documento por clase servicios se debe Nº artículo Descripción Cantidad Precio

seleccionar la cuenta contable de ingreso
a afectar.

En documento por clase articulo se debe crear

antes un dato maestro de articulo no inventariable
y la configuración contable deseada.
Creación de artículos de servicio

Datos maestros de artículo Categoría de artículo:

Nº artículo L1919 Artículo de inventario
Descripción Consultoría SAP Artículo de venta
Artículo de compra
General Datos de compras Datos venta

Orden de Venta

Artículo Cliente C00001

Nombre Smith

Nº artículo Descripción Cantidad

L1919 Consultoría SAP
Documento 1
1. Ejercicio: Venta de servicios en
documentos por clase servicio

 Para ofrecer y vender servicios de consultoría la empresa utiliza el documento con clase servicio.
 Selecciona la cuenta contable del ingreso por ventas, el código de impuesto a las ventas o IVA y el
valor del servicio.
 Se crea el documento que registra el ingreso, el impuesto a las ventas y la cuenta por cobrar al
cliente.
1. Ejercicio: Venta de servicios en
clase de documento servicio
2. Ejercicio: Ventas de servicios por
clase de documento articulo

 Para ofrecer y vender servicios de consultoría la empresa utiliza el documento con clase articulo.
 Antes de crea el documento con tipo articulo se debe crear el dato maestro del articulo no
inventariable o código de servicio.
 Se debe seleccionar el código de Servicio de Consultoría SAP y el precio por los servicios.
 Se crea el documento, el sistema automaticamemnte registra el ingreso, el impuesto a las ventas y la
cuenta por cobrar al cliente.
2. Ejercicio: Venta de servicios por
clase de documento articulo
2. Ejercicio: Venta de servicios por
clase de documento articulo
Subtema 6:

Modulo CRM - Gestión de

las relaciones con clientes
Resumen: CRM de SAP Business One

Actividad Campañas Oportunidad Oferta …

Paso 1 Roles
Definir etapas de ventas,
competidores y otros Jefes de ventas
Orden …
parámetros

Paso 2 Entrega …
Introducir y gestionar Empleados del
departamento de

Paso 3
oportunidades
ventas Factura …
Generar informes de Jefes y empleados del
oportunidades y realizar departamento de ventas
pronósticos y análisis
Dato clave en el CRM: Grupo Objetivo
La creación de grupos objetivos permite delimitar el
tipo y cantidad de clientes a los que se desean llegar
por medio de una campaña de marketing

Doble Clic
Dato clave en el CRM: Grupo Objetivo
1. Actividades

Tarea Campaña
Llamada Reunión

Nota Otros
Actividad
Calendario

 Haga clic en el icono del

Calendario para abrirlo
 Vistas por mes, semana o
diaria
 Opción para visualizar,
programar o actualizar
actividades
2. Campañas
Actividad

Oportunidad

Oferta

Orden

Entrega

Factura
3. Oportunidad de venta
Una oportunidad de venta
le permite gestionar el ciclo
de vida de una posible
venta a un cliente o un
cliente potencial lead. Puede vincular
todas las
actividades
Etapa 1 correspondientes
Etapa 3 Etapa 5 a la oportunidad

Etapa 2 Etapa 4 Etapa 6

Etapas de la oportunidad
* Probabilidad de éxito en %
** Cantidad potencial de 1.000 dólares

1ª etapa (6%*) 2ª etapa (20%*) 3ª etapa (40%*) 4ª etapa (60%*) 5ª etapa (80%*)

Primera Segunda Negocia-

Prospecto Oferta
reunión reunión ciones
 Contacto en feria  Se analiza las  Negociaciones  Se crea  Negociaciones de
 El contacto expresa necesidades del relativas a precios, una oferta para el ventas
un interés general interesado e condiciones de cliente  El interesado com-
 Se crea el identifica los pago, etc. pra productos en
Interlocutor como productos función de la oferta
cliente potencial o adecuados  Cliente potencial se
lead  Se registra + info convierte en cliente
60 dólares** 200 dólares** 400 dólares** 600 dólares** 800 dólares**

Ganada ? Perdida
 Ejercicio: CRM
Oferta …
Actividad Campañas Oportunidad
Orden …
 La compañía tiene una campaña publicitaria centrada en atraer a nuevos clientes para vender sus productos.
 Se crea una actividad para que el sistema le recuerde que debe realizar seguimiento a esta campaña publicitaria.
 Desde la actividad decide crear la campaña llamada “Campaña Computadores” tomando el grupo objetivo “Campañas
por email”.
 Realizando seguimiento a la campaña identifica que un cliente interesado lo contacta y decide crear una oportunidad
desde la campaña para llevar un control de esta posible venta.
 Se crea la oportunidad con monto potencial de 10 millones, un porcentaje de ganancia bruta del 40%.
 El cliente solicita una oferta de venta y desde la oportunidad se registra el avance pasando a la etapa Cotización y
creando una oferta de venta desde la misma etapa.
 Luego el cliente decide comprar y se procede desde la oportunidad a registrar el avance del proceso pasando a la etapa
Orden y desde esta etapa se crea una orden de venta.
 Por ultimo se debe actualizar el estado de la oportunidad a Ganada.
Ejercicio: CRM – Paso 1. Crear una Actividad
Ejercicio: CRM – Paso 2. Crear una
Campaña desde una actividad
Ejercicio: CRM – Paso 3. Crear Campaña -
Asignando clientes y artículos
Ejercicio: CRM – Paso 4. Crear Campaña -
Asignando aliados y anexos
Ejercicio: CRM – Paso 5. Crear una
oportunidad desde la campaña
Ejercicio: CRM – Paso 5. Crear una
oportunidad desde la campaña
Ejercicio: CRM – Paso 6. Crear una oportunidad
Ejercicio: CRM – Paso 7. Crear una oferta
desde la oportunidad
Ejercicio: CRM – Paso 8. Cierre de una
etapa de la oportunidad

Doble Clic
Ejercicio: CRM – Paso 9. Crear una
orden de venta desde la oportunidad
Ejercicio: CRM – Paso 9. Crear una orden
de venta desde la oportunidad
Ejercicio: CRM – Paso 10. Cambio de
estado de la oportunidad a Ganada

Es posible consultar los

documentos vinculados a
la oportunidad
Subtema 7:

Asistentes en el
proceso de ventas
1. Asistente para creación
de documentos

 El asistente permite crear

documentos de manera
masiva según las variables
definidas por el usuario
1. Ejercicio: Asistente para creación
de documentos
1. Ejercicio: Asistente para creación
de documentos
1. Ejercicio: Asistente para creación
de documentos
1. Ejercicio: Asistente para creación
de documentos
2. Transacciones periódicas

 Esta funcionalidad de SAP

Business One permite crear
modelo de documentos, para ser
utilizados con la periodicidad que
establezca el usuario
2. Ejercicio: Transacción periódica
– Crear documento preliminar
2. Ejercicio: Transacción periódica
– Crear modelo de transacción periódica
2. Ejercicio: Transacción periódica
- Ejecutar transacción periódica
2. Ejercicio: Transacción periódica -
Ejecutar transacción periódica
3. Asistente de Reclamación

 El asistente permite crear

y emitir reclamaciones a
los clientes que se
encuentren en mora,
permitiendo agilizar el
proceso de cobro.
3. Ejercicio: Paso 1 asistente de reclamación
3. Ejercicio: Paso 2 y 3 asistente de reclamación
3. Ejercicio: Paso 4 y 5 asistente de reclamación
3. Ejercicio: Paso 7 asistente de reclamación
4. Asistente de generación de campaña

 El asistente permite crear

campañas de markeing
según los criterios
definidos por el usuario,
para luego realizar el
seguimiento hasta la
venta final.
4. Ejercicio: Paso 1 y 2 del asistente de
generación de campaña
4. Ejercicio: Paso 3 y 4 del asistente de
generación de campaña
4. Ejercicio: paso 5 del asistente de
generación de campaña
Subtema 8:

Solución de problemas en
documentos
extracontables del proceso
de ventas
Solución de problemas en
documentos extracontables

Oferta de ventas Orden de venta

…
 Opción Cerrar  Opción Cerrar
 Opción Cancelar  Opción Cancelar

Seguimientos a los documentos:

• Solo es posible realizar modificaciones en documentos extracontables abiertos.
• En el caso de tener documentos extracontables abiertos sin un destino aparente,
se recomienda cerrarlos o cancelarlos, dejando solo activos los documentos
vigentes.
1. Problemas con el documento
oferta de ventas o cotización

 En el caso de existir una oferta de venta

sin gestionar y que no se vaya a
seleccionar para crear una orden de
venta o pedido de cliente, se debe
realizar el cierre o la cancelación del
documento, dejando abierto solo
aquellos documentos vigentes.
2. Problemas con el documento
orden de venta o pedido de cliente

 En el caso de existir una orden de venta o

pedido cliente sin gestionar porque se
desistió de continuar con el proceso de
venta, se debe realizar el cierre del
documento dejando abiertos solo aquellas
ordenes vigentes.
 Las orden de venta abiertas generan un
estado comprometido en el Status del
inventario, por esto se recomienda que no
existan abierto documentos que no sean
vigentes.
Subtema 9:

Solución de problemas
en documentos
contables del proceso
de ventas
Documentos de devolución y nota crédito
Opciones para reversar la venta
de artículos al cliente

… Entrega de mercancías
… … Factura de Deudores
…
… Factura de Reserva
…
Devolución de de Clientes
mercancías

 En ocasiones, las mercancías entregadas no cumplen con los estándares de calidad

y estas mercancías deben ser devueltas por el cliente.
 Si solo se creo la entrega es posible crear una devolución para ingresar de nuevo
los productos, pero si logro facturar, ya es necesario crear una nota crédito de Nota Crédito de
ventas. clientes
Parametrización para reabrir pedido

 Es posible activar la funcionalidad de reentrega en

la ventana Parametrizaciones de documento de los
pedidos de cliente.
 También es posible parametrizar para que los
pedidos de clientes se reabran con o sin
confirmación del usuario.
 Si no se activa esta parametrización los pedidos van
a continuar cerrados luego se realizar devoluciones
y notas crédito de clientes.
1. Devoluciones de mercancías

Orden de venta Entrega de mercancías

Cuenta de existencias Cuenta Costo de venta
 El cliente solicito 20 monitores a un precio unitario 7.000.000 7.000.000
de 500.000 pesos y fueron despachados.
 Los monitores tenían un costo unitario de 350.000
pesos.
 Los 20 monitores se dañaron durante el transporte y
llegaron al cliente en mal estado, por este motivo el
Devolución de mercancías
clientes los devolvió.
Cuenta de existencias Cuenta Costo de venta
 Se usa la devolución de mercancías para registrar la
devolución del cliente copiando desde una entrega. 7.000.000 7.000.000

Stock (Cantidad)

Contabilidad (Valor)
1. Ejercicio: Devoluciones de mercancías
2. Nota crédito de clientes para
afectar inventario

Orden de venta Entrega de mercancías Factura de Deudores

Cuenta de existencia Cuenta Costo de venta Ingreso en venta Cuenta por Cobrar
3.500.000 3.500.000 5.000.000 5.000.000

 El cliente solicito 10 monitores a un precio unitario de

500.000 pesos, fueron despachados y facturados.
 Los monitores tenían un costo unitario de 350.000
pesos. Nota Crédito
 Los 10 monitores se dañaron durante el transporte y Devolución de Ing. Cuenta por Cobrar
llegaron al cliente en mal estado, por este motivo el 5.000.000 5.000.000
clientes los devolvió.
Cuenta de existencia Cuenta Costo de venta
 Ya que los artículos fueron facturados se usa la nota
3.500.000 3.500.000
crédito para registrar la devolución del cliente

Stock (Cantidad)

Contabilidad (Valor)
2. Ejercicio: Nota crédito de
clientes para afectar inventario
3. Nota crédito de clientes
sin afectar inventario

Orden de venta Entrega de mercancías Factura de Deudores

Cuenta de existencia Cuenta Costo de venta Ingreso en venta Cuenta por Cobrar
3.500.000 3.500.000 5.000.000 5.000.000

 El cliente solicito 10 monitores a un precio unitario de

500.000 pesos, fueron despachados y facturados. Sin contabilización
 Los 10 monitores se dañaron en su totalidad durante el de cantidad
transporte y por este motivo el cliente indicó que no
pagaría la factura. Nota Crédito
 Ya que los artículos fueron facturados se usa la nota
Devolución de Ing. Cuenta por Cobrar
crédito sin contabilización de cantidad para registrar la 5.000.000 5.000.000
anulación de la cuenta por cobrar.

Stock (Cantidad)

Contabilidad (Valor)
3. Ejercicio: Nota crédito de
clientes sin afectar inventario
4. Solicitudes de devolución y Nota Crédito

 Es un documento extracontable que permite entrelazar

los documentos de entrega de mercancía y factura de
deudores con los documentos que permite registrar las
devolución de los productos vendidos.
 La solicitud de devolución entrelaza el documento
entrega de mercancía con el documento devolución.
 También entrelaza el documento factura de deudores
con el documento nota crédito de clientes.
4. Ejercicio: Solicitudes de devolución

 Un cliente recibió 10 monitores y como estos llegaron

en mal estado, decide llamar al jefe almacén de la
empresa para reportar que los productos serán
devueltos en la próxima semana.
 El jefe de almacén decide crear una solicitud de
devolución para reportar la novedad indicada por el
cliente.
 En la semana siguiente llegan los monitores y el jefe de
almacén copia desde a solitud de devolución para crear
una nota crédito.
4. Ejercicio: Solicitudes de devolución
5. Variaciones en el pedido y la
entrada de mercancías

Es posible que luego de

crear una orden de venta al
cliente, en el momento de
despachar surjan cambios.

A. Muy poca cantidad Orden de venta Entrega de mercancías Factura de Deudores

B. Demasiada cantidad
C. Artículos sustituidos
A. Despachos parciales
Entrega

Orden de Venta Cliente Y1000

Cliente Y1000
Nº
1 Art. A 6
Nº 2
1 Art. A 10
2 Art. B 15 3
3 Art. C 2
Entrega

Cliente Y1000
Al modificar la cantidad en el documento
entrega de mercancía, el documento orden Nº
1 Art. A 4
de venta queda abierto por el saldo 2
pendiente para ingresar en una nueva
3
entrega de mercancía.
B. Despacho de una cantidad mayor
Orden de Venta Entrega

Cliente Y1000 Cliente Y1000

Nº Nº
1 Art. A 10 1 Art. A 10
2 Art. B 15 2 Art. B 20

A continuación se detallan algunos puntos clave:

 Una devolución se utiliza para reintegrar artículos despachados en una entrega de mercancías.

 Si necesita anular una factura de deudores de forma completa o parcial, entonces use una nota crédito de cliente.

 Las notas crédito de clientes y los documentos de devolución de mercancías corrigen tanto las cantidades como los valores.

 Para crear una nota crédito sin que haga efecto en el inventario, use la casilla de verificación Sin contabilización de cantidad.

 Si la factura relacionada se cierra por un pago recibido vinculado, es posible cambiar el estado del documento a abierto para crear
una nota crédito.

 Si el crédito se relaciona con múltiples facturas, entonces cree una nota crédito sin hacer referencia a un documento base, luego
es posible realizar una reconciliación interna.
C. Sustitución de artículos
Añadir
Orden de Venta Entrega
artículos
Cliente Y1000 Cliente Y1000

Nº Nº
1 Art. A 10 1 Art. A 10
2 Art. B 15 2 Art. B 15
3 Art. C 1 3 Art. D 1
4

A continuación se detallan algunos puntos clave:

 Al crear una entrega con referencia a una orden de venta, puede copiar todas o algunas de las líneas y ajustar las cantidades
para cada línea.

 El sistema cierra automáticamente una orden de venta cuando todas las líneas tienen una referencia completa.

 Si el documento se despacha parcialmente, puede cerrar el documento o cerrar las líneas individuales de forma manual.

 Si nunca se despacharan los artículos en una orden de venta, puede cancelar o cerrar el documento.

 Una orden de venta cancelada no aparece en el informe del análisis de la venta, a diferencia de uno cerrada.
6. Cancelación de documentos contables

Orden de venta Entrega de mercancías

 Si se registra una entrega de forma incorrecta.

 El usuario puede cancelar la entrega de
mercancías.
Entrega de mercancías
 El sistema crea un documento de cancelación de
forma automática.
 La orden de venta se vuelve a abrir y se utiliza
como documento base para una nueva entrega.
Entrega de mercancías Factura de Deudores
6. Ejercicio: Cancelación de
documentos contables

Cuando cancela una

factura...
Se crea una nueva contabilización
de anulación
El tipo del documento se define
en Cancelación.

Se mantiene la contabilización de
la factura original de cliente
El status del documento se
actualiza a Cancelado
Subtema 10:

Ingresos o portes
adicionales en el
proceso de ventas
Ingresos o portes adicionales en el
proceso de venta

 Permite registrar los cargos adicionales cobrados al

cliente.
 Es posible que cuando la mercancía se despacha
desde su almacén, se deba incurrir en gastos por
conceptos adicionales como fletes y seguros, estos
cargos adicionales se pueden cobrar al cliente para
ser compensados.
 Configuración de los portes o ingresos
adicionales
Activación del porte: Administración  Iniciación del sistema Parametrizaciones del documento
 Pestaña General  Gestionar porte en documentos

Configuración de porte: Administración  Configuración  General  Gastos Adicionales

Nombre Cuenta de ingresos Ingresos por importe fijo

Fletes Cuenta de ingresos

Seguros Cuenta de ingresos 500

Ejercicio: Configuración de portes o
ingresos adicionales en ventas
Ejercicio 1: Uso de portes, por línea de los
documentos de ventas
Ejercicio 1: Uso de portes, por línea de los
documentos de ventas
Ejercicio 2: Uso de portes, en cabecera en
los documentos de venta
Ejercicio 2: Uso de portes, en cabecera
en los documentos de venta
Subtema 11:

Informes del módulo

de ventas y CRM
1. Lista de partidas abiertas

Lista de partidas abiertas:

 Ordenes de venta
pendientes
 Entregas de mercancías
pendientes
 Facturas de deudores
pendientes
…
1. Ejercicio: Lista de partidas abiertas
2. Informe de Documento Preliminar

 Este informe permite visualizar

todos los documentos guardados
como preliminar o borrador.

 Una vez se identifica el documento

se procede a guardarlo como
documento definitivo.
2. Ejercicio: Informe de Documento Preliminar
2. Ejercicio: Informe de Documento Preliminar
3. Análisis de Ventas

 Permite visualizar el detalle de las

ventas segmentada por clientes,
artículos y empleado de ventas.
 El informe se puede filtran por rangos
de fecha, grupos de clientes,
propiedades de clientes y artículos,
entre otras variables.
3. Ejercicio: Análisis de Ventas
3. Ejercicio: Análisis de Ventas
4. Pedido Atrasado

 Este informe permite

realizar seguimiento a
todos las ordenes de
venta o pedidos de
clientes pendientes,
con el detalle de los
artículos por entregar y
las cantidades.
4. Ejercicio: Pedido Atrasado
5. Informe de previsión de oportunidades

 Este informe permite

realizar seguimiento a
todas las oportunidades
de venta, identificando
la etapa en la que se
encuentra cada de las
oportunidades.
5. Ejercicio: Informe de previsión de
oportunidades
6. Análisis de etapas

 Este informe permite realizar

seguimiento a todas las
oportunidades de venta,
identificando cada etapa de
manera individual.
6. Ejercicio: Análisis de etapas
7. Pipeline de oportunidades

 Este informe permite analizar

de manera dinámica el
comportamiento de cada
oportunidad.
7. Ejercicio: Pipeline de oportunidades
8. Lista de campañas

 Este informe permite revisar el

comportamiento de cada campaña con sus
documentos vinculados.
8. Ejercicio: Lista de campañas
Gracias…