RESUMEN Y MAPA MENTAL DE CUENTAS POR COBRAR

MAPA MENTAL

RESUMEN

Cuentas por cobrar:

Se tiene una cuenta por cobrar cuando se vende a crédito bienes o servicios a un cliente.
La cuenta por cobrar es el derecho del vendedor sobre el monto de la transacción.
También se tiene una cuenta por cobrar cuando se presta dinero a otra parte. Cualquier
transacción de cuentas por cobrar implica dos partes:
 El acreedor, quien obtiene la cuenta por cobrar (un activo)
 El deudor, quien asume una obligación/cuenta por pagar (un pasivo)

Tipos de cuentas por cobrar 

 Cuentas por cobrar
 Documentos por cobrar

LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar, las cuales se denominan también cuentas comerciales (al cobro),
son cantidades de dinero que deben recolectarse de los clientes como resultado de las
ventas hechas a crédito. Las cuentas por cobrar sirven como una cuenta de control, porque
resumen el total de todas las cuentas por cobrar de los clientes.
 Cuentas de control es una cuenta del mayor general que resume las cuentas auxiliares
relacionadas.

LOS DOCUMENTOS POR COBRAR

Los documentos por cobrar suelen tener un plazo más largo que las cuentas por cobrar.
Los documentos por cobrar representan el derecho a recibir cierta cantidad de efectivo en
el futuro, ya sea de un cliente o de otra parte. El deudor de un documento promete
pagarle al acreedor una suma definida en una fecha futura denominada fecha de
vencimiento.
Pagare: sirve como evidencia del endeudamiento, y es firmado tanto por el acreedor como
por el deudor. Los documentos por cobrar pagaderos dentro de un año o menos son
activos circulantes. Los documentos que van más allá de un año son a largo plazo.
Contabilidad de las cuentas incobrables (cuentas malas)Como expusimos
anteriormente, una venta a crédito (a cuenta) crea una cuenta por cobrar. La creación de
dicha cuenta por cobrar es en realidad el primer paso del proceso. Sin embargo, si la
compañía vende únicamente en efectivo, no tiene cuentas por cobrar y, por lo tanto,
tampoco tendrácuenta malas por incumplimiento de pago de los clientes.
Una venta a crédito produce tanto un beneficio como un costo:

 El beneficio: un incremento en los ingresos y las utilidades mediante la realización de

ventas a una gama de clientes más amplia.
 El costo: algunos clientes no pagan, y ello crea un gasto denominado gastos por cuentas
incobrables, gastos por cuentas de cobro dudoso o gastos por cuentas malas.

Hay dos métodos para la contabilidad de cuentas incobrables:

 El método de provisiones
 Método de cancelación directa

MÉTODO DE PROVISIONES
El método de provisiones se basa en el principio de realización; por lo tanto, el concepto
clave es registrar los gastos por cuentas incobrables en el mismo periodo que los ingresos
por ventas.
Estimación de cuentas incobrables
Las empresas hacen una predicción educada, la cual se denomina estimación. hay dos
formas básicas de estimar las cuentas incobrable:

 Porcentaje de ventas
 Antigüedad de cuentas por cobrar

Porcentaje de ventas
El método de porcentaje de ventas calcula el gasto de las cuentas incobrables como un
porcentaje de las ventas netas a crédito.
Antigüedad de cuentas por cobrarEste método también se denomina enfoque del balance
general, porque se concentra en la antigüedad real de las cuentas por cobrar y determina
un saldo fijado como meta para la provisión a partir de esa antigüedad.

MÉTODO DE CANCELACIÓN DIRECTA

Con el método de cancelación directa no se usa la provisión para cuentas incobrables al
registrar el gasto con base a una estimación, en vez de ello se debe esperar hasta que se
determine que nunca se hará un cobro de un cliente especifico.
Ventas con tarjetas de crédito, con tarjetas bancarias y con tarjetas de débito.
Ventas con tarjetas de crédito
Las ventas con tarjetas de crédito son comunes en el comercio minorista. Los clientes
presentan tarjetas de crédito como American Express.
Las tarjetas de crédito ofrecen la ventaja de hacer compras sin tener que pagar en efectivo
inmediatamente.
Ventas

Flujograma de Proceso
Propósito
Crear y procesar una factura hasta entregar los artículos vendidos. Presentar en forma
resumida el proceso general de ventas.

Condiciones de entrada
Para Generar una Factura, se deben cumplir las siguientes condiciones previas:

 Los módulos Tesorería, Documentos y Almacén, deben estar correctamente

configurados. Ver procesos Configurar Tesorería, Definición de Rutas
y Configurar Almacén.
 Debe haberse ejecutado el proceso Definir Clientes, en el cual se registran los
datos del mismo y el almacén de entrega.
 Se deben Definir Grupos de Artículos, los cuales a su vez contienen los
artículos que serán vendidos a los Clientes.
 Se deben Definir Artículos, ya que los mismos son los que se reflejarán en la
factura.
 Las ofertas deben estar establecidas para un determinado artículo y por un
tiempo limitado. Ver proceso Definir Ofertas
 Se deben Definir Descuentos de Facturas y Definir Descuentos para
Renglones. Los descuentos de las facturas pueden aplicarse a un tipo de
cliente, una cantidad mínima de artículos o a un monto mínimo.

Pasos a seguir
Paso Fase Descripción
 Desde el módulo Ventas en el menú "Ventas I Ventas", acceder a
la pantalla TFACTURAS - Facturas.
Crear factura
1
nueva
 Presione el botón [Insertar] para crear un nuevo registro.

 Estando en la pantalla FFACTURAS - Factura, seleccione la

pestaña Factura.

 Ubique el cursor en el campo "Nombre del Cliente". Seleccione de

la lista de valores el cliente requerido.
Seleccionar un
2  En caso de que el cliente no exista en la lista de valores, puede
cliente
crearse un cliente nuevo desde esta pantalla. Ver el
procedimiento Definir Clientes desde Factura.

 Si no desea crear el cliente en la pantalla donde se genera la

factura,  ver el procedimiento Definir Clientes.

3 Seleccionar  En el bloque "Renglones de la Factura", ubique el cursor en el

artículos campo "Artículo" y seleccione de la lista de valores el artículo que
será cargado en la factura.
  Si no existe el artículo, debe crearlo; para ello ver el
procedimiento Definir Artículos.

 Para aplicar un descuento u oferta al renglón, en el campo

"Oferta/Descuento", seleccione de la lista de valores el descuento u
oferta. Esto se puede ejecutar, siempre que exista al menos un
Seleccionar descuento u oferta factible para el artículo o tipo de cliente.
descuento u  Si la lista de valores no presenta el descuento para el renglón, ver
4
oferta para el el procedimiento Definir Descuentos para Renglones.
artículo
 Si no existe la oferta para el artículo que se está cargando en la
factura, ver el procedimiento Definir Ofertas.

Indicar la  En el campo "Cantidad", indicar la cantidad de artículos requeridos.

5 cantidad de
artículos
 Repetir los pasos 3 al 5 en nuevos registros del bloque de reglones,
Ingresar otros hasta completar todos los artículos que se venderán en la factura.
6
renglones

 Para aplicar un descuento a la factura, en el campo "Descuento"

seleccione de la lista de valores el descuento requerido. Esto se
puede ejecutar, siempre que exista al menos un descuento factible
para la cantidad de artículos, el monto total y/o el tipo de cliente.
Seleccionar  Si el descuento es ajustable manualmente, debe indicarse en el
7 descuento para campo ubicado arriba del campo "Total", el monto de descuento. El
factura porcentaje de descuento se calcula automáticamente.
 Si la lista de valores no presenta el descuento para el renglón, ver
el procedimiento Definir Descuentos para Renglones.

 En caso de que se desee cambiar el almacén de entrega de los

artículos de la factura, ubique el cursor en el primer campo del
cuadro de "Almacén de Entrega".
Seleccionar
8 almacén de
 Seleccione de la lista de valores el almacén local, asociado al punto
entrega
de venta correspondiente al usuario (valor inicial por omisión) o el
almacén principal asociado al punto de venta.

 Presione el botón [Emitir]. La factura se coloca en estatus "PAP"

(pendiente por aprobación) y se genera un documento dirigido al
módulo Tesorería para procesar en caja el pago de la factura. El
sistema presenta el identificador de este documento.
 Una vez activado el botón [Emitir], se presenta el formato de la
9 Emitir la factura factura para su impresión. Imprimir la cantidad de copias que sean
necesarias.
 Cerrar el formato de impresión de la factura.
 Presionar el botón [OK] de la pantalla de la factura para salvar los
cambios realizados.

10 Procesar el pago  Este paso se ejecuta por el personal encargado del cobro de la
de la factura factura; este podría coincidir con el mismo personal que genera la
factura (el mismo personal de ventas se encarga de cobrar las
facturas).
 Seguir los pasos del proceso Aprobar Pago de Factura.

11 Solicitar entrega  Luego de procesar el pago de la factura, esta queda en estatus

de artículos "COB" (cobrada o pendiente por entrega).
  En la pantalla TFACTURAS - Facturas, localice la factura cuyo
pago fue procesado en el paso anterior y presione el botón [Ficha].
 Presione el botón [Solicitar Entrega]. La factura se coloca en
estatus "PEN" (pendiente por entrega) y se genera un documento
dirigido al módulo Almacén para procesar la entrega de los
artículos de la factura. Se presenta el identificador de este
documento.
 Presionar el botón [OK] para salvar los cambios realizados.

 Una vez que se ha solicitado la entrega, aparece la pantalla para el

despacho de los items de almacén. Para este paso existen dos
opciones:
o Cuando se procesan entregas para el almacén definido
Procesar el para el punto de venta, el cual es procesado por el
12 movimiento de mismo personal de ventas. (Se explica en el punto 13).
almacén o Cuando se procesan entregas para el almacén
principal, el cual es procesado por el personal del
almacén. (Se explica en el punto 13).

 Cuando la entrega es procesada por el mismo personal de Ventas,

realice los siguientes pasos:
o Verifique en pantalla los items de almacén a despachar.
o Presionar el botón  [Procesar]. De esta manera se
procesará la entrega desde el módulo Ventas.
Entregar los  Cuando la entrega es realizada por el personal de Almacén, ejecute
13
items los siguientes pasos:
o Presione el botón [Cancelar]. De esta manera se
procesará la entrega en el módulo Almacén.
o Continúe con los pasos del proceso Aprobar Entrega de
Factura.