09 Proceso de Finanzas

Versión 10.
0
Proceso de finanzas
Contenido del Tema 9:
Proceso de finanzas
Subtema 1: Creación y gestión del plan de

cuentas. Subtema 4: Contabilidad de Costos.
Subtema 2: Asientos Manuales. Subtema 5: Presupuesto Financiero.
Subtema 3: Herramientas de Subtema 6: Gestión de Activos Fijos.

contabilización.
Subtema 7: Informes contables
Subtema 1:
Creación y gestión
del plan de
cuentas.
Estructura del plan de cuentas y la
asociación con los informes financieros
Ejemplo Tipo de cuenta Informes financieros
Cuenta bancaria Activo
Cuenta de proveedores Pasivo Cuentas de

balance
Capital de la empresa Patrimonio

Balance
Cierre
Ingreso por ventas Ingresos Operación del
período
Balance
Costo de ventas Costos Operación
provisional o
de sumas y
Cuentas de saldos
Sueldo de empleados Admon Gastos Operación pérdidas y
ganancias
Utilidad venta activos fijos Otros Ingresos Cuenta de

pérdidas y
ganancias
Perdida venta activos fijos Otros Gastos
Cuenta de control deudora #9
Cuenta de control acreedora # 10

Niveles en el plan de cuentas
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5…

Activo
Terreno en
propiedad
Pasivo
Terreno
y edificios ...
Patrimonio
Activos fijos Edificios
materiales ...
Ingresos Operación
Activos Centros y
Costos Operación
fijos maquinaria
...
Gastos Operación Gastos de
... creación
Otros Ingresos Activos fijos
inmateriales ...
Otros Gastos Capital Patentes, etc.
circulante
Título Título Título Título Título

Cuenta Cuenta Cuenta Cuenta Cuenta
Activa Activa Activa Activa activa
Gestionar cuentas por opción: Plan de Cuentas
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Plan de cuentas
 Ventana Plan de cuentas:
 Añadir una nueva cuenta de

mayor a un título existente
 Permite ver información
acerca de las cuentas
existentes
 Es posible actualizar las
diferentes propiedades de
las cuentas existentes
Gestionar de cuentas por la opción:
Tratar catalogo de cuentas
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Tratar catalogo de cuentas
 Ventana Tratar plan de

cuentas
 Añadir un nuevo título.

 Borrar una cuenta
 Modificar la estructura del
plan de cuentas y mover
títulos y cuentas
* También añada una nueva

cuenta.
Escenario empresarial: Ejercicio creación de
cuentas contables
Nivel 1
La empresa ha implementado SAP Business One, actualmente el contador de la
Activo
empresa requiere crear nuevas cuentas contables según los requerimiento
Pasivo planteados por la gerencia.
A continuación, se indican las cuentas contables que de deben crear:
Patrimonio
Libro mayor
# Código de cuenta (*) Nombre de cuenta Código de cuenta padre

Ingresos Operacionales
1 1-1-010-50-000 Compensación de cheques 1-1-010-00-000
Costos Operacionales 2 1-1-010-55-000 Compensación de tarjetas 1-1-010-00-000
3 1-1-080-70-000 Costo estándar de recursos de producción 1-1-080-00-000
Gastos Operacionales
4 2-1-070-50-000 Compensación de costo en precio de entrega 2-1-070-00-000
5 2-1-070-60-000 Compensación en aduanas en precio de entrega 2-1-070-00-000
Otros Ingresos
6 4-1-020-00-000 Devoluciones en ventas 4-1-000-00-000
Otros gastos 7 6-1-010-90-000 Gasto por honorarios de consultoría 6-1-010-00-000
(*) Si el código de cuenta indicado ya se encuentra en uso en la base de datos, se

puede utilizar el código siguiente en orden ascendente.
Ejercicio: Paso 1 - Ingresar al
formulario de tratar plan de cuentas
Ejercicio: Paso 2 –Añadir cuentas del
grupo de los activos en el mismo nivel 4
Clic izquierdo
 Cuando se da clic en el botón Añadir

cuenta del mismo nivel, el sistema adiciona
una línea para registrar el código y nombre
de la misma cuenta.
 Es necesario dar clic en el botón Actualizar

para que se guarden los cambios realizados al
plan de cuenta.
 De la misma manera se debe crear la cuenta
de costo estándar de recursos de producción.
grupo de los pasivos en el mismo nivel 4
 Se debe seleccionar el grupo de los pasivos.

 Después de la misma manera como se
crearon las cuenta del grupo del activo se
procede a crear las cuentas del grupo del
pasivo.
Ejercicio: Paso 4 –Añadir una cuenta del grupo
de ingresos operacionales en el mismo nivel 3
 Se debe seleccionar el
grupo de los ingresos
operacionales.
 Después se crean la cuenta
de devoluciones en ventas.
Ejercicio: Paso 5 –Añadir una cuenta del grupo
de los gastos operacionales en el mismo nivel 4
 Se debe seleccionar el grupo de los

gastos operacionales.
 Después crear la cuenta de gastos
por honorarios de consultoría.
Ejercicio: Paso 6 – Parametrizaciones específicas
a cuentas contables del grupo de los activos
 Para el caso de las cuentas que correspondan al disponible o el efectivo, se debe

activar las parametrizaciones de Cuenta monetaria y Relevante para flujo de caja.
Ejercicio: Paso 7 – Parametrizaciones específicas
a cuentas de ingresos y gastos operacionales
 Para el caso de las cuentas de ingresos

costos y gastos, se deben activar las
parametrizaciones para uso de norma
de reparto o centro de costos, también
de Relevante para presupuesto.
Subtema 2:
Asientos Manuales.
Asientos contables automáticos
Fichero asientos
Documento contables Asientos
Desde la pestaña finanzas del
de SAP contables
documento de marketing
Business One automáticos
Factura clientes Cobro Depósito

Desde el menú contextual del
documento de marketing
PO entrada mcías Factura prov. Pago
Estructura del formulario
para asientos manuales
Parametrizaciones de formulario
Datos de cabecera de documento
Contenido en modo de tratamiento ampliado de una partida individual

Escenario empresarial: Ejercicio de
creación de asientos manuales
La empresa ha implementado SAP Business One, actualmente el contador de
la empresa necesita realizar manualmente algunos registro contables que no
son generados de manera directa por los diferentes módulos de compra y
venta, entre otros.
A continuación, se indica los datos de los asientos que se deben crear:
# Código de Nombre de cuenta Registro al Registro al Referencia del asiento
cuenta (*) Debito crédito contable
1 1-1-010-20-000 Bancos 100 Gastos bancarios
2 8-1-010-00-000 Gastos financieros 100 Gastos bancarios

1 1-1-010-20-000 Bancos 500 Sueldos de empleados
2 6-1-010-10-000 Sueldos 500 Sueldos de empleados
(*) Si los códigos de cuenta indicado no se encuentran disponibles se puede
utilizar otras cuentas contables similares.
Ejercicio: Paso 1 – Crear asiento
manual de gastos bancarios
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Asiento
manual de sueldos de empleados
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Asiento
Subtema 3:
Herramientas de
contabilización.
1. Documentos preliminares
Asientos en
documento
preliminar
Asistente
Crea el documento preliminar
Fichero de
asientos
Fichero de
asientos
Contador
Corregir y actualizar
2. Plantilla de contabilización
Código: Servicio Descripción: Facturas de servicios

Cuenta de mayor/ Cuenta de mayor/ % del Debe % del Haber
Nº IC Nombre IC
6320 Servicios 25
6321 Electricidad 75
V550 Servicio público 100

3. Contabilizaciones periódicas
Código: Alquiler Descripción: Pago de alquiler

Cuenta de mayor/ Cuenta de mayor/ Debe Haber
Nº IC Nombre IC
620000 Alquiler de 1000
propiedad
161000 Cuenta de 1000
banco
Frecuencia: Mensual El 10  Fin validez
Próxima ejecución: 10/01/10 10/12/16
Opciones para contabilizaciones periódicas
Frecuencia: Mensual El 10  Fin validez
Próxima ejecución: 10/01/10 10/12/16
■ Diaria
■ Semanal Ejecución Ejecución por
■ Mensual por Modelo confirmación
Lista de
■ Trimestral
frecuencia
■ Semestral
■ Anual
■ Una vez Para asientos manuales El sistema alerta
Tipo de modelo: según la fecha
Contabilización periódica programada
Documentos preliminares
El contador de la empresa decide contratar a un asistente de contabilidad, quien se
encargará de realizar los asientos manuales, para esta labor esta persona utilizará la
funcionalidad de documentos preliminares, de esta manera tan pronto los
documentos sean revisados por el contador, se podrán contabilizar de manera
definitiva.
A continuación, se indica la información de los asientos contable para ser creados a
través de un documento preliminar:
1 1-1-010-20-000 Bancos 500 Sueldos de empleados
2 6-1-010-10-000 Sueldos 500 Sueldos de empleados

1 1-1-010-20-000 Bancos 100 Gastos bancarios
2 8-1-010-00-000 Gastos financieros 100 Gastos bancarios
(*) Si los códigos de cuentas indicadas no están disponibles se pueden utilizar otras
cuentas contables similares.
Ejercicio: Paso 1 – Creación de
documento preliminar
Ejercicio: Paso 2 – Agregar borrador de
asientos al documento preliminar
Ejercicio: Paso 2 – Agregar borrador de
asientos al documento preliminar
• El documento preliminar guarda los asientos
contables en borrador
Ejercicio: Paso 3 – Revisión y creación
del documento preliminar
Ejercicio: Paso 4 - Visualizar asientos contables
Plantillas de contabilización
El contador de la empresa necesita definir una plantilla de contabilización para
registrar el sueldo de los empleados del área administrativa y el área comercial. La
distribución porcentual siempre es la misma, pero en ocasiones el valor total
puede variar.
Para esto decide crear una plantilla estableciendo un 60% para el sueldo del área
administrativa y el 40% para el área de ventas, de esta manera solo necesitaría
registrar el total y el sistema realizará la distribución según cada porcentaje.
A continuación, se indican los cuentas contables a utilizar y su porcentaje:
# Código de cuenta Nombre de cuenta % al % al Referencia del asiento
(*) Debito crédito contable
1 6-1-010-10-000 Sueldos 60 Sueldos administración
2 6-1-010-20-000 Sueldos 40 Sueldos ventas
3 1-1-010-20-000 Bancos 100 Pago total por sueldos (*)
(*) El valor total del sueldo para el primer mes es de 5.000.

Ejercicio: Paso 1 - Crear plantilla de
contabilización
Ejercicio: Paso 2 - Crear asiento contable
utilizando el modelo porcentaje
Ejercicio: Paso 2 - Crear asiento contable
utilizando el modelo porcentaje
 Al escribir el valor total del sueldo por

5.000, el sistema realiza la distribución
según el porcentaje asignado.
Contabilizaciones periódicas
El contador de la empresa necesita programar la contabilización del asiento de

nomina de los empleados para el ultimo día de cada mes, dado que los valores
son los mismos todos los meses decide utilizar una contabilización periódica para
que el sistema le recuerde siempre que debe ejecutar dicha contabilización.
A continuación, se indican los cuentas contables a utilizar y sus valores fijos:
# Código de cuenta Nombre de cuenta Debito crédito Referencia del asiento
(*) contable
1 6-1-010-10-000 Sueldos 4.000 Sueldos administración
2 6-1-010-20-000 Sueldos 2.000 Sueldos ventas
3 1-1-010-20-000 Bancos 6.000 Pago total por sueldos (*)
(*) El valor total del sueldo para todos los meses es de 6.000.
Ejercicio: Paso 1 - Crear modelo de
contabilización periódica
Ejercicio: Paso 2.1 - Crear asiento utilizando
el modelo de contabilización periódica
Ejercicio: Paso 2.1 - Crear asiento
utilizando el modelo de contabilización
periódica
Ejercicio: Paso 2.2 - Crear asiento desde la
confirmación de contabilización periódica
 Según la fecha programada para ejecutar la
contabilización periódica, el sistema genera una
alerta al ingresar a SAP Business One el día
correspondiente.
Subtema 4:
Contabilidad de
Costos.
1. Centros de coste
EMPRESA
Centros de Ventas Soporte Desarrollo

coste
Un centro de costos o centro de costes es una clasificación de un departamento que generan costos
para la organización, estos se utilizan para identificar el volumen de ingresos, costos y gastos por
cada departamento.
Los ejemplos típicos de los departamentos de centros de costes pueden ser: ventas, soporte y
desarrollo, entre otras clasificaciones, ya que cada empresa define la estructura de centro de costos
que brinde mejor información.
2. Dimensiones múltiples
Dimensión 1: Departamentos Dimensión 2: Línea de negocio (LOB)
Centro_z
Centro_z OEC Computers OEC Computers
Ventas Soporte Desarrollo Hardware Aplicaciones
 Las dimensiones múltiples permiten generar hasta cinco vistas distintas de los mismos datos.
 Cada centro de coste y norma de reparto pertenecen a una sola dimensión.
 En el momento en el que se activen las dimensiones en la base de datos, el sistema crea un
centro de costo por general por defecto o centro de costo Z.
3. Tabla de centros de costo y
normas de reparto
Centro coste Total Centro_z C. Costo 1 C. Costo 2 C. Costo 3
Norma reparto Ventas Soporte Desarr.

Asignación de costes e ingresos
Centro Costo 1 100 0 100 0 0 directos e indirectos
Ventas
Normas de
reparto para
• Cuando se crea un centro de
Centro Costo 2 100 0 0 100 0
costos e costo, el sistema crea
ingresos Soporte automáticamente una norma de
DIRECTOS Centro Costo 3 100 0 0 0 100 reparto con el mismo nombre y
con un porcentaje del 100%.
Desarrollo
N. reparto 500 0 100 200 200 • Adicional a los centros de costo,
Normas de
reparto para
es posible crear normas de
Área
costos e reparto que son centros de costo
ingresos N. reparto 20 2 4 8 6 indirectos que vinculan a otros
INDIRECTOS centros de costos directos.
Empleados
contabilidad de centros de costos - parte 1
• La empresa necesita iniciar a controlar 5. Unidad Negocio

los ingresos, costos y gastos, por
centros de costos. 4. Ciudad
• Esta es una empresa que vende
equipos tecnológicos y ofrece servicios 3. Estado
en todo el mundo, para tener una
correcta clasificación ha decidido
activar las 5 dimensiones de SAP 2. País
Business One y renombrarlas de la
siguiente manera por cada nivel de la 1. Continente
estructura de sus centros de costos:
• Luego de activar las 5 dimensiones se
procede a crear los centros que se utilizan # Código Nombre centro de costo Código de Clasif. Nombre Dimensión
actualmente, los demás centros de costos 1 1 América 1 Dimensión 1
serán adicionados en el momento que se 2 11 Colombia 2 Dimensión 2
requieran. 3 11-1 Cundinamarca 3 Dimensión 3
4 11-1-1 Bogotá 4 Dimensión 4
• Por el momento la empresa solo tiene 5 11-1-1-1 Venta de Articulos en Bogotá 5 Dimensión 5
clientes en Colombia y España, por tal 6 11-1-1-2 Venta de Servicios en Bogotá 5 Dimensión 5
motivo procede a crear dichos centros de 7 2 Europa 1 Dimensión 1
costos por estas regiones. Para el caso de los 8 21 España 2 Dimensión 2
centros de costos de la primera dimensión 9 21-1 Comunidad de Madrid 3 Dimensión 3
que hace referencia al continente, decide 10 21-1-1 Madrid 4 Dimensión 4
11
crear todos. 21-1-1-1 Venta de Articulos en Madrid 5 Dimensión 5
12 21-1-1-2 Venta de Servicios en Madrid 5 Dimensión 5
• A continuación, se indican los centros de 13 3 África 1 Dimensión 1
costos que se deben crear en cada 14 4 Asia 1 Dimensión 1
dimensión: 15 5 Oceanía 1 Dimensión 1
16 6 Antártida 1 Dimensión 1
• Adicional a los centros de costos, deciden crear tres normas de reparto para distribuir los
sueldos de los directores de la sede de Colombia, estas normas de reparto permitirá distribuir
el sueldo de manera transaccional entre los centros de costos de Venta de Articulos en Bogotá y
Venta de Servicios en Bogotá.
A continuación, se indica el detalle de las tres normas de reparto que se deben crear:
# Código norma Nombre norma de reparto Imputación Asignar por Nombre Código centro Nombre centro de costo Valor
de reparto directa importes fijos Dimensión de costo
1 Dir.Logi Director Logística Bogotá Unidad de 11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá 80

negocio 11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá 20
2 Dir.Come Director Comercial Bogotá Unidad de 11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá 50
negocio 11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá 50
3 Dir.Admi Director Administrativo Bogotá Unidad de 11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá 1.000.000
negocio 11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá 1.000.000
• También se debe crear una factura de deudores por la venta de equipos y servicios en la
ciudad de Bogotá, utilizando los centros de costos correspondientes.
• Por ultimo se debe registrar en un asiento, el pago de los sueldos de los empleados, utilizando
los centros de costos correspondientes y las tres normas de reparto.
Ejercicio: Paso 1 – Activar uso de
dimensiones múltiples en una columna
unificada
Ejemplo de dimensiones en columna
unificada y separada
Ejercicio: Paso 2 – Activar y renombrar las
dimensiones de centros de costos
Ejercicio: Paso 3 – Establecer la obligación
a utiliza centros de costos para todas las
dimensiones
Clic izquierdo
Ruta de acceso: menú principal > Módulos > Gestión >
Inicialización del sistema > parametrizaciones generales
> Pestaña Contabilidad de Costos
Ejercicio: Paso 4 – Creación de centros de
costos por cada nivel o dimensión
Ruta de acceso: menú principal > Módulos > Finanzas > Contabilidad de costos > Centros de costo
Ejercicio: Paso 5 – Visualizar centros de
costos creados por cada dimensión
Ejercicio: Paso 6 – Activar uso de centros de
costo en las cuentas contables
• Se debe activar el uso de centros de costos en

todas las cuentas contables de resultado o que
pertenezcan al informe de perdidas y ganancias;
como los ingresos, los costos y los gastos.
Ejercicio: Paso 7 – Creación de normas
de reparto para los cargos directivos
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Contabilidad de costos > Normas de reparto
En el caso de crear una

norma de reparto
asignado por importes
fijos y que en el asiento el
valor sea superior, el
sistema cargará los
valores excedentes al
centro de costo general 5
Ejercicio: Paso 8 – Visualizar distribución
porcentual de normas de reparto y
centros de costos
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Contabilidad de
costos > Tabla de centros de costo y normas de reparto
Centros de costos
Normas de reparto
Ejercicio: Paso 9 – Creación de factura de
deudores usando centros de costos
Ejercicio: Paso 10 – Visualizar asiento
creado desde la factura de deudores
Ejercicio: Paso 11 – Creación de asiento
usando centros de costos y normas de
reparto por los sueldos de los empleados
Ejercicio: Paso 12 – Emitir informe de centros
de costos resumen por norma de reparto
Ruta de acceso: Menú principal >

Módulos > Finanzas > Contabilidad de
costos > Informe de centros de costos
Ejercicio: Paso 13 – Expandir informe de centros
de costos resumen por norma de reparto
Ejercicio: Paso 14 – Emitir informe de
centros de costos resumen por cuenta
vinculadas
Ejercicio: Paso 15 – Visualizar informe de
centros de costos resumen por cuentas
vinculadas
Subtema 5:
Presupuesto
Financiero.
Gestión de presupuestos
El módulo Presupuesto ayuda a gestionar y

Previsión del año Importes reales
supervisar los gastos de la empresa.
Cta de mayor Import Cta de mayor de Saldo
de gastos: e máx. gastos: cuenta  El objetivo del presupuesto es
proporcionar una previsión de los
Vuelos 6000 Vuelos 5000 ingresos, costos y los gastos.
Conferencias 10000 Conferencias 2000
 La actividad financiera real de la empresa
Salidas del 2500 Salidas del 2000 puede medirse en relación con la
equipo equipo previsión.
… … … …  E indicar el importe máximo que se
puede asignar a una determinada cuenta
contable.
Configuración del presupuesto
2 3
1
Definir las Definir los 4
Inicializar la
funcionalidad cuentas métodos de Definir los
de relevantes distribución importes de
presupuesto para el de presupuesto
presupuesto presupuesto
Paso 1: Inicializar la funcionalidad de
presupuesto
1
Inicializar la
funcionalidad
de
presupuesto
* Sujeto a autorización para

confirmar la desviación del
presupuesto
Paso 2: Definir las cuentas
relevantes para el presupuesto
Dos opciones:
2
Definir las
cuentas
relevantes
para el
presupuesto
Paso 3: Definir los métodos de
distribución de presupuesto
3
Definir los
métodos de
distribución
mensual de
presupuesto
* No es relevante si se trabaja con un presupuesto anual.

Paso 4: Definición de importes de
presupuesto
 Se debe asignar el presupuesto por cada cuenta contable.
4
Definir los
importes de
presupuesto
presupuesto financiero – paso 1
La empresa necesita establecer un control a los gastos operaciones de ventas y marketing, para esto ha diseñado un
presupuesto de estos gastos para todo el año y decide hacer uso de la funcionalidad de presupuesto de SAP
Business One, para dichas cuentas y centros de costos.
A continuación, se indican la cuentas contable y centros costos con el valor que corresponde por presupuesto por
cada una:
# Código de cuenta Nombre de cuenta Método Presupuesto debito Código centro Nombre centro de costo Presupuesto debito por
por cuenta de costo centro de costo
1 11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá 2.000.000

6-1-020-10-000 Gastos de viajes Variable 10.000.000 11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá 8.000.000
6-1-020-20-000 Sueldos Igual a 20.000.000 11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá 10.000.000
6-1-020-30-000 Comisiones Orden ascendente 5.000.000 11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá 3.000.000
6-1-030-10-000 Promociones Series descendentes 3.000.000 11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá 2.000.000
5 11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá 500.000
6-1-030-20-000 Avisos Publicitarios Igual a 1.000.000 11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá 500.000
(*) Si los códigos de cuentas indicadas no están disponibles se puede utilizar otra cuenta contable similar.
presupuesto financiero – Paso 2
Luego se crear el escenario de presupuesto y asignar los valores por cuenta y centro de costo, se procede a
crear un asiento contable por los siguientes datos:
# Código de Nombre de cuenta Debito Crédito Código centro de costo Nombre centro de costo Final Comentarios
cuenta
1 6-1-020-10-000 Gastos de viajes 3.000.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá Gastos de Venta y marketing
2 6-1-020-10-000 Gastos de viajes 8.000.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá Gastos de Venta y marketing
3 6-1-020-20-000 Sueldos 8.000.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá Gastos de Venta y marketing
4 6-1-020-20-000 Sueldos 13.000.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá Gastos de Venta y marketing
5 6-1-020-30-000 Comisiones 1.000.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá Gastos de Venta y marketing
6 6-1-020-30-000 Comisiones 3.000.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá Gastos de Venta y marketing
7 6-1-030-10-000 Promociones 1.000.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá Gastos de Venta y marketing
8 6-1-030-10-000 Promociones 2.000.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá Gastos de Venta y marketing
9 6-1-030-20-000 Avisos Publicitarios 450.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá Gastos de Venta y marketing
10 6-1-030-20-000 Avisos Publicitarios 500.000 1;11;11-1;11-1-1;11-1-1-2 Venta de servicios en Bogotá Gastos de Venta y marketing
11 1-1-010-20-000 Bancos 39.950.000
Ejercicio: Paso 1 – Activar
parametrizaciones generales para
presupuesto
Ejercicio: Paso 2 – Añadir escenario de
presupuesto
Clic derecho Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas >
Definición del presupuesto > Escenarios presupuesto
Ejercicio: Paso 3 – Añadir método de
distribución variable
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Definición
del presupuesto > Métodos distribución de presupuesto
• El sistema trae por defecto tres métodos de distribución, estos son

el método Igual a, orden ascendente y series descendentes.
• También es posible crea métodos adicionales, para el caso se
solicita crear un método variable como se indica en la imagen.
Ejercicio: Paso 4 – Asignación de
valores al escenario de presupuesto
Clic izquierdo
para ver detalle
de distribución
 Se deben seleccionar solo las cuentas contables que

se utilizaran en el escenario de presupuesto.
 Para el caso solo se deben seleccionar las cuentas de
gastos de venta y de marketing.
Ejercicio: Paso 5 – Visualizar distribución
mensual según el método seleccionado
Ejercicio: Paso 6 – Guardar escenario de
presupuesto
 Si al momento de asignar los valores en algunas

cuentas ya se han realizado contabilizaciones o
registros, el sistema permite incorporar estos
registros contables al valor real.
Ejercicio: Paso 7 – Agregar valores por
centros de costos
 Se debe seleccionar la dimensión en la que se encuentran
los centros de costos que se van a utilizar.
Clic derecho
centros de costos
 Se asignaran los centros de costos de venta de artículos y servicios en
Bogotá.
centros de costos
afectando los valores presupuestados
Ejercicio: Paso 9 – Consultar
presupuesto
Ruta de acceso: Menú principal > módulos > Finanzas >
Definición de presupuesto > Presupuesto
Subtema 6: Gestión
de Activos Fijos.
Definición de activos fijos
Clase de Cortadora
artículo:
Activos fijos de Madera
N°1  Un activo fijo es un bien de una
empresa, ya sea tangible o intangible,
que no puede convertirse en líquido a
Código: Clase
Maquinaria activos fijos corto plazo y que normalmente son
necesarios para el funcionamiento de
la empresa y no se destinan a la venta.
Áreas de Determinación Clase de  Son ejemplos de activos fijos: bienes
amortización de cuentas amortización
inmuebles, maquinaria, material de
Principales
áreas de
oficina, etc. Se encuentran recogidos
Método:
amortización:
CONTABLE -
Código: Cuentas
contables para Lineal en el balance.
FISCAL maquinaria
Inicialización del sistema - Pasos
Para empezar a trabajar con la solución Activos fijos siga estos pasos:
1. Active la nueva solución.
2. Para cada tipo de activo que posee la empresa, se debe configurar

una clase de activo con sus definiciones, que involucre la
determinación de cuentas, la clase de amortización, el área de
valoración y su vida útil en meses.
3. Luego crear un Datos maestros de activo fijo para cada activo de la

empresa y vincular la clase de activo a cada dato maestro.
Escenario empresarial: Ejercicio
de activos fijos – parte 1
Maquinaria La empresa necesita llevar el control de los activos fijos y su depreciación de manera
correcta, para esto desea hacer uso del funcionalidad de activos fijos del modulo de
finanzas de SAP Business One.
 En la actualidad necesita iniciar con tres maquinas cortadoras de madera que serán
compradas en el mes de noviembre.
 Previamente se debe realizar la activación de la funcionalidad en la base de datos y
Activos fijos parametrizar clase o grupo de activo Maquinas, que contenga las siguientes
definiciones:
 Se deben establecer las cuentas contables que se utilizaran, tales como la cuenta de balance de activos fijos, cuenta
de depreciación del costo o gasto, y la depreciación acumulada, entre otros.
 Se deben definir dos clases de amortización, una bajo las leyes contables y otra bajo las leyes fiscales del país.
 Se deben crear dos áreas de valorización, una principal para las leyes contables y otra adicional para las leyes
fiscales del país. La primera y principal área de valoración debe general contabilización y el área adicional solo debe
ser útil para general informes del modulo de activos fijos, pero sin afectar las cuentas contables.
Escenario empresarial: Ejercicio
de activos fijos – Parte 2
 Luego de realizar la creación de los datos maestros de cada maquina, vinculando cada dato maestro de activo fijo a
la clase de activo MAQUINA.
 En el mes de noviembre se realiza la compra de las tres maquinas a un costo de 1.000.000 por cada una y para
registrar esta compra se crea una factura de proveedor utilizando los tres códigos de activos fijos creados
previamente. El sistema crea automáticamente el documento de capitalización por las tres maquinas.
 En el mes de diciembre se debe ejecutar el proceso de valoración para registrar automáticamente la depreciación
bajo las leyes contables y fiscales por dicho mes.
 Al finalizar el mes de diciembre las tres maquinas presentaron fallas, por tal motivo en la empresa de decidido
poner en venta dos maquinas y una tercera maquina debió darse de bajo por rechazo.
A continuación, se indican los datos de la venta y baja de las maquinas:
 La primera maquina se logra vender por 2.000.000, dado que la venta es por encima del costo el sistema debe
registrar el ingreso por la utilidad en venta de activos fijos.
 La segunda maquina debe venderse por 500.000, dado que la venta es por debajo del costo el sistema debe registrar
el gasto por la perdida en venta de activos fijos.
 La tercera maquina debe darse de bajo por rechazo y el sistema debe registrar el gasto total por rechazo.
Ejercicio: Paso 1 – Activar uso
de activos fijos
 Luego de realizar la activación
para permitir el uso de activos
fijos en la base de datos, el
sistema adiciona una nueva
carpeta dentro del modulo de
finanzas.
Ejercicio: Paso 2 – Establecer la determinación
de cuentas para el grupo de maquinas
Ruta de acceso: Menú principal > módulos

> Gestión > Definiciones > Finanzas >
Activos Fijos > Determinación de cuenta
Ejercicio: Paso 3 – Crear clases de
amortización para las leyes contables
Ruta de acceso: Menú principal > módulos > Gestión > Definiciones >
Finanzas > Activos Fijos > Clases de amortización
Ejercicio: Paso 4 – Crear clases de
amortización para las leyes fiscales
Ruta de acceso: Menú principal > módulos > Gestión > Definiciones >
Finanzas > Activos Fijos > Clases de amortización
Ejercicio: Paso 5 – Crear áreas de valoración para
las leyes contables y fiscales
Ruta de acceso: Menú principal > módulos > Gestión >
Definiciones > Finanzas > Activos Fijos > Áreas valoración
 Solo puede existir una área de valoración

principal y esta debe generar contabilización.
 Las demás área de valoración pueden ser
adicionales.
 En el caso de utilizar un área de valorización

adicional, el sistema no creara asientos
contables por los cambios que se realicen a los
activos fijos en esta área adicional, pero si se
podrán emitir informes de activos fijos.
Ejercicio: Paso 6 – Crear clase de activo
fijo para el grupo de maquinas
Ruta de acceso: Menú principal > módulos > Gestión >
Definiciones > Finanzas > Activos Fijos > Clases AF
 Se debe crear una clase de

activo fijo por cada tipo de
activo y vincular las
determinaciones de cuentas,
las áreas de valoración y las
clases de amortización;
también la vida útil en meses
por cada área de valoración.
Ejercicio: Paso 7 – Crear dato maestro de
activo por cada maquina
Ruta de acceso: Menú principal > módulos > Finanzas > Activos Fijos > Datos maestros AF
 Se debe crear un dato maestro por

cada activo fijo y vincular la clase de
activo a la que pertenece.
Ejercicio: Paso 8 – Crear factura de
proveedor por compra de tres cortadoras
de madera
 Al crear la factura de proveedor de

un activo fijo, el sistema crea
automáticamente un documento de
capitalización.
Ejercicio: Paso 9 – Visualizar capitalización
creada desde la factura de proveedor
Ejercicio: Paso 10 – Ejecutar proceso de
depreciación bajo leyes contables
Clic izquierdo
depreciación bajo leyes contables
 Al ejecutar la depreciación bajo el

área de valoración contable, el
sistema crea un asiento contable
afectado las cuenta contables que
corresponden.
depreciación bajo leyes fiscales
Clic izquierdo
 Al ejecutar la depreciación bajo el área de

valoración fiscal, no se crea un asiento contable,
pero si es posible emitir informes del modulo de
activos fijos con esta área de valoración.
deudores por la venta de cortadora 1
Ejercicio: Paso 13 – Visualizar documento
de baja por venta de cortadora 1
 El sistema genera un asiento registrando la
diminución de la cuenta de balance de activo
fijo y la cuenta de depreciación acumulada,
contra la cuenta de ingreso por la utilidad en
venta de activos fijos.
deudores por la venta de cortadora 2
Ejercicio: Paso 15 – Visualizar documento
de baja por venta de cortadora 2
 El sistema genera un asiento registrando la

diminución de la cuenta de balance de activo fijo y la
cuenta de depreciación acumulada, contra la cuenta
de gasto por la perdida en ventas de activos fijos.
Ejercicio: Paso 16 – Crear documento de baja
de tipo rechazo por daño de la cortadora 3
Ruta de acceso: Menú principal > módulos > Finanzas > Activos fijos > Baja
 El sistema genera un asiento

registrando la diminución de la
cuenta de balance de activo fijo y la
cuenta de depreciación acumulada,
contra la cuenta de gasto por perdida
total en la baja de activos fijos.
Ejercicio: Paso 17 – Emitir informe cuadro
activos fijos bajo leyes contables
Ruta de acceso: Menú Principal > Modulo > Finanzas > Activos fijos
> Informes de activos fijos > Cuadro AF
Ejercicio: Paso 18 – Emitir informe cuadro
activos fijos bajo leyes fiscales
Ruta de acceso: Menú Principal > Modulo > Finanzas > Activos fijos
> Informes de activos fijos > Cuadro AF
Subtema 7:
Informes contables
Informes de
Finanzas
1. Informe de antigüedad de saldos de
clientes
 Este informe permite

identificar los saldos
de las cuentas por
cobrar a clientes, con
el detalle por edades
de vencimiento.
1. Ejercicio: Informe de antigüedad de
saldos de clientes
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Informes Financieros > Finanzas
> Antigüedad > Antigüedad de saldos de cliente
saldos de clientes
2. Informe de antigüedad de saldos de
proveedores
 Este informe permite

identificar los saldos
de las cuentas por
pagar a proveedores,
con el detalle por
edades de
vencimiento.
saldos de proveedores
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Informes Financieros > Finanzas
> Antigüedad > Antigüedad de saldos de proveedores
saldos de proveedores
Informes
financieros
1. Informe de balance
 Este informe muestra los

saldos a un corte específico,
de las cuentas de los grupos
del activo, pasivo y
patrimonio de una empresa.
1. Ejercicio: Informe balance
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Informes Financieros
> Financiero > Balance
1. Ejercicio: Informe balance
Preliminar
Imprimir
2. Informe de balance provisional

de todas las cuentas del plan
de cuentas de una empresa.
2. Ejercicio: Informe de balance
provisional
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Informes
Financieros > Financiero > Balance provisional
2. Ejercicio: Informe de balance
provisional
3. Informe de cuentas de perdidas y
ganancias

saldos a un periodo
específico, de las cuentas de
resultado o de perdidas y
ganancias, de los grupos del
ingresos, costos y gastos de
una empresa.
3. Ejercicio: Informe de cuentas de
perdidas y ganancias
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Informes Financieros >
Financiero > Cuenta de perdidas y ganancias
3. Ejercicio: Informe de cuentas de
Preliminar
Imprimir
4. Informe de flujo de caja
 Este informe permite proyectar

los entadas y salidas de dinero
de la empresa, con base a
todos los documentos activos;
tales como facturas de
proveedores por pagar, o
facturas de clientes por cobrar,
entre otros.
4. Ejercicio: Ejercicio: Informe de flujo de
caja - Parametrización previa en cuentas
4. Ejercicio: Informe de flujo de caja
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas >
Informes Financieros > Financiero > Flujo de caja
4. Ejercicio: Informe de flujo de caja
5. Informe de estado de flujo de caja
 Este informe muestra cómo se

genera el efectivo en una
empresa y cómo se gasta o se
consume ese efectivo. Clasificado
en actividades de operación,
Inversión y financiación.
5. Ejercicio: Paso 1 - Definir partidas de
flujo de caja
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Gestión >
Definiciones > Finanzas > Partidas individuales de flujo de caja
 El sistema trae unas partidas

por efecto, pero también es
posible adicional otras o
realizar cambios.
5. Ejercicio: Paso 2 - Parametrizaciones
generales
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Gestión > Inicialización del sistema >
Parametrizaciones generales > pestaña Flujo de caja
 Es posible marcar las

partidas por defecto en los
pagos recibidos y pagos
efectuados.
5. Ejercicio: Paso 3 - Asignación de
partidas en los medios de pago
 Es necesaria que siempre se selecciona la partida

que corresponde en el medio de pago; ya sea este
cheque, transferencia, tarjeta de crédito o efectivo.
5. Ejercicio: Paso 3 - Asignación de
partidas en los medios de pago
5. Ejercicio: Paso 4 - Emitir Informe
de estado de flujo de caja
Informes Financieros > Financiero > Estado de Flujo de caja
 Es posible emitir el
informe comparativo en
dos periodos.
 Las transacciones que no
tengan asociada una
partida de flujo de caja
será excluida del informe.
5. Ejercicio: Paso 5 - Emitir Informe
de referencias del flujo de caja
 Este informe contiene los detalles
de transacciones por cada partida
de flujo de caja.
Informes de
comparación
1. Informe comparativo de balance
 Este informe muestra los saldos

a un corte específico, de las
cuentas de los grupos del
activo, pasivo y patrimonio de
una empresa, adicional permite
realizar comparativos con otros
periodos o con otras bases de
datos de empresa en el mismo
servidor.
1. Ejercicio: Informe comparativo
de balance
Informes Financieros > Comparación > Comparación de balance
1. Ejercicio: Informe comparativo
de balance
2. Informe comparativo de balance
provisional

de cuentas de una empresa,
adicional permite realizar
comparativos con otros
periodos o con otras bases de
datos de empresa en el
mismo servidor.
2. Ejercicio: Informe comparativo de
balance provisional
Comparación > Comparación de balance provisional
balance provisional
3. Informe comparativo de cuentas de
 Este informe muestra los saldos a

un periodo específico, de las
cuentas de resultado o de perdidas
y ganancias, de los grupos del
ingresos, costos y gastos de una
empresa, adicional permite realizar
comparativos con otros periodos o
con otras bases de datos de
empresa en el mismo servidor.
cuentas de perdidas y ganancias
Comparación > Comparación cuenta de perdidas y ganancias
Informes de
Presupuesto
1. Informe de presupuesto

a un periodo específico,
comparándolos con los
escenarios de presupuesto los
valores presupuestados.
1. Ejercicio: Informe de presupuesto
Informes de presupuestos > Informe de presupuesto
1. Ejercicio: Informe de presupuesto
2. Informe de presupuesto VS balance

de las cuentas de grupos del
activo, pasivo y patrimonio de
una empresa, comparándolos
con los escenarios de
presupuesto los valores
presupuestados.
2. Ejercicio: Informe de presupuesto VS
balance
Ruta de acceso: Menú principal > Módulos > Finanzas > Informes Financieros > Informes
de presupuestos > Informe presupuesto balance
2. Ejercicio: Informe de presupuesto VS
balance
3. Informe de presupuesto Vs Balance de
test o provisional

de cuentas de una empresa,
escenarios de presupuesto
los valores presupuestados.
3. Ejercicio: Informe de presupuesto Vs
Balance de test o provisional
de presupuestos > Informe presupuesto balance test
Balance de test o provisional
4. Informe de presupuesto Vs cuentas de

a un periodo específico, de las
cuentas de resultado o de
perdidas y ganancias, de los
grupos del ingresos, costos y
gastos de una empresa,
escenarios de presupuesto los
valores presupuestados.
de presupuestos > Informe presupuesto cuenta PyG
Gracias…

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Versión 10.

Subtema 1: Creación y gestión del plan de

Subtema 2: Asientos Manuales. Subtema 5: Presupuesto Financiero.

Subtema 3: Herramientas de Subtema 6: Gestión de Activos Fijos.

Cuenta bancaria Activo

Cuenta de proveedores Pasivo Cuentas de

Capital de la empresa Patrimonio

Utilidad venta activos fijos Otros Ingresos Cuenta de

Cuenta de control deudora #9

Cuenta de control acreedora # 10

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5…

Título Título Título Título Título

 Ventana Plan de cuentas:

 Añadir una nueva cuenta de

 Ventana Tratar plan de

 Añadir un nuevo título.

* También añada una nueva

# Código de cuenta (*) Nombre de cuenta Código de cuenta padre

(*) Si el código de cuenta indicado ya se encuentra en uso en la base de datos, se

 Cuando se da clic en el botón Añadir

 Es necesario dar clic en el botón Actualizar

 Se debe seleccionar el grupo de los pasivos.

 Se debe seleccionar el grupo de los

 Para el caso de las cuentas que correspondan al disponible o el efectivo, se debe

 Para el caso de las cuentas de ingresos

Factura clientes Cobro Depósito

Datos de cabecera de documento

Contenido en modo de tratamiento ampliado de una partida individual

# Código de Nombre de cuenta Registro al Registro al Referencia del asiento

Código: Servicio Descripción: Facturas de servicios

V550 Servicio público 100

Código: Alquiler Descripción: Pago de alquiler

Frecuencia: Mensual El 10  Fin validez

Próxima ejecución: 10/01/10 10/12/16

# Código de Nombre de cuenta Registro al Registro al Referencia del asiento

(*) El valor total del sueldo para el primer mes es de 5.000.

 Al escribir el valor total del sueldo por

El contador de la empresa necesita programar la contabilización del asiento de

Centros de Ventas Soporte Desarrollo

Dimensión 1: Departamentos Dimensión 2: Línea de negocio (LOB)

Ventas Soporte Desarrollo Hardware Aplicaciones

Norma reparto Ventas Soporte Desarr.

• La empresa necesita iniciar a controlar 5. Unidad Negocio

1 Dir.Logi Director Logística Bogotá Unidad de 11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá 80

• Se debe activar el uso de centros de costos en

En el caso de crear una

Ruta de acceso: Menú principal >

El módulo Presupuesto ayuda a gestionar y

* Sujeto a autorización para

* No es relevante si se trabaja con un presupuesto anual.

1 11-1-1-1 Venta de artículos en Bogotá 2.000.000

• El sistema trae por defecto tres métodos de distribución, estos son

 Se deben seleccionar solo las cuentas contables que

 Si al momento de asignar los valores en algunas

1. Active la nueva solución.

2. Para cada tipo de activo que posee la empresa, se debe configurar

3. Luego crear un Datos maestros de activo fijo para cada activo de la

Ruta de acceso: Menú principal > módulos

 Solo puede existir una área de valoración

 En el caso de utilizar un área de valorización

 Se debe crear una clase de

 Se debe crear un dato maestro por

 Al crear la factura de proveedor de