PROCEDIMIENTO OPERATIVO

1. ENVIO DE BOOKING DE RESERVA AL CLIENTE FINAL

Dpto de Pricing pasa la posta al customer Service por tráfico para que este pueda
remitir la información via correo al cliente final referente a su booking de reserva
(programación de Salida).

2. PROGRAMACION DE POSICIONAMIENTO / LLENADO DE CONTENEDOR/

INGRESO DE CARGA AL ALMACEN

Dpto. de Customer service presiona a los agentes del exterior para verificar fecha en
que proveedores realizaran el llenado del equipo o ingreso de la carga a los
almacenes del exterior. A su vez vela para que dichas fechas se cumplan dentro de
los plazos establecidos de Cutt off (Cierres físico/Documentarios), a fin de no perder la
programación de salida ( booking de reserva)

Shipper carga los productos dentro de contenedor y una vez finalizada la operación
ingresan contenedor lleno al puerto de embarque o confirman el ingreso de carga al
almacén de origen en caso de LCL. Todo el proceso es informado al cliente final bajo
status interno.

3. EMISION/REVISION DE DOCUMENTOS DE EMBARQUE.

Customer service cursa correo con cliente final para revisión documentos de
embarque (HBL / MBL / HAWB/MAWB ) que fueron previamente enviados por el
agente del exterior o coloader (NVOCC) hasta obtener la conformidad por parte del
cliente.

4. CONFIRMACION DE ZARPE / SALIDA DE CARGA

Customer Service hace seguimiento constante del tracking , a fin de confirmar el zarpe
y/o salida de la carga ante el cliente final vía correo.

5. RECEPCION DE DOCUMENTOS FINALES

Customer Service solicita al agente del exterior /Coloader envió de documentos finales
HBL, HAWB / MBL, MAWB, Debit note de la operación.

6.INGRESO DE INFORMACION AL SISTEMA RESPECTO AL DOCUMENTO DE

EMBARQUE.

Customer service ingresa información final del documento de embarque dentro del
CRM , asimismo registra en incidencias de seguimiento referente a cada proceso que
fue avanzando desde la obtención del booking hasta el zarpe de la carga. A su vez
subirá en la nube del Indra (Adjuntos) todo tipo de documentacion de las cargas.

7. PRIMERA REVISION DE COSTOS COMPRA / VENTA

Customer brindará una revisión preliminar de los costos ingresados previamente por
comercial VENTA / Pricing COMPRA , y dará conformidad de dichos montos contra
las recepciones de nota de débito exterior o contra el cuadro compra y venta de la
ejecutivas.
8. ENTREGA DE FILE (ORDEN DE SERVICIO) AL JEFE DEL AREA OPERACIONES

Customer Service, genera del sistema la hoja de orden de servicio (Caratula) para la
entrega de la misma a su jefatura directa y proporcionará las DEBIT NOTE impresas al
área de facturacion

9.REGISTRO DE INCIDENCIAS COMPRA Y VENTA + NEGOCIACIONES

ESPECIALES/ REVISION FINAL COMPRA Y VENTA

Jefatura de Operaciones brinda una verificación final de los montos compra y venta
ingresadas, los aprueba o corrige de ser el caso. Asimismo procede con el registro de
incidencias de compra, venta y negociaciones especiales en el sistema

10. ASIGNACION DE ALMACEN Y/O SERVICIO DE ADUANA A TRABAJAR

El jefe de operaciones, verifica con los diversos almacenes la disponibilidad de

ingreso
De la carga bajo acuerdos de la empresa (NEGOCIACION ISC). A su vez verifica con
Cada ejecutivo comercial el almacén final a trabajarse y se revisa si la carga será
Aduana Liberatos o no. Dicho proceso también queda registrado bajo incidencia en el
Sistema para tenerlo de referencia en el envió de los avisos de llegada emitidos por
ISC.

11. AUMENTO O DISMINUCION DE TARJA

Las instrucciones de aumento o disminución son solicitadas por el dpto Comercial y

son aprobadas y gestionadas por Jefatura de operaciones para caso de FCL .

En el caso de LCL debe brindarse la instrucción con la consolidadora desde la creación

de la orden (Será gestionado por el pricing a cargo)

12. SOLICITUD DE LIBERACION DE MBL AL AGENTE EN EL EXTERIOR (SOLO

APLICA PARA FCL)

Para la obtención de esta liberación el agente de origen verifica con el proveedor que
el cliente final le haya cancelado el Valor total de la factura compra o en caso de contar
con crédito entre shipper y cliente final, el proveedor informará ello al agente de origen
para dar conformidad en la liberación solicitada.

A su vez el agente de origen según sea el tipo de negociación que se tenga con
nuestra empresa nos exigirá el abono de los fletes compra por adelantado más el pago
de su profit share y el costo de la liberación de master en destino o nos enviará su
estado de cuenta para que estos compromisos de pagos sean abonados de acuerdo a
los cronogramas previamente pactados. Esta información se revisa y gestiona en
paralelo con el área de Facturacion.

El jefe de operaciones se encargara de revisar este proceso y de conseguir la

conformidad de la liberación de los masters, a la par procede a realizar la verificación
de estas liberaciones con las navieras en destino para que la instrucción quede
conforme y coloca la incidencia respectiva en el sistema INDRA para que el personal
operativo tenga conocimiento del tipo de instrucción del documento master aprobado.

13.DIVISION DE FILES OPERATIVOS

Jefe de operaciones a través de reportes del sistema trabajará los files por nave y
fecha de llegada y según ello asignará al personal operativo a cargo.
Realizara el registro por operativo en el CRM.

14.RECEPCION DE AVISO NAVIERA/CONSOLIDADORA: (10 -5 días antes del

arribo De la carga aprox)

Jefe de operaciones recibe y verifica los avisos compra enviado por los proveedores
los cuales deben coincidir con lo negociado por pricing con los agentes del exterior o
consolidadoras

15. GENERACION DE SOLICITUD DE PAGOS A NAVIERAS / CONSOLIDADORAS

Personal operativo a cargo, 3 dias previo al arribo de la carga o máximo a la llegada
del embarque vuelve a revisar los avisos de proveedores para solicitar los pagos via
CRM al dpto de Finanzas, asimismo de tener alguna discrepancia contra lo ingresado
alerta al jefe de operaciones para que proceda con el reclamo y o en su defecto edite el
costo de estar errado para que pueda solicitar los pagos sin mayor inconveniente.
Solo en los casos de despachos SADA descarga directa, los pagos se generan una
semana antes al ETA en destino.
16. TRANSMISIÓN ANTE ADUANA (SOLO PARA CARGAS FCL IMPO/EXPO)
Para realizar esta operación el personal operativo a cargo debe volver a verificar que
la información del embarque este ingresada de manera completa y conforme en el
INDRA ( HBL, HAWB / MBL, MAWB finales.La transmisión se realiza a través del
sistema INDRA (SOL . SEIDA). En caso que el sistema presente fallas por conexión ,
se debe realizar la transmisión mediante el sistema de la SUNAT SDA.
PLAZOS:
IMPORTACION (72 Horas antes al arribo de la carga)
EXPORTACION (Hasta 3 calendario contados a partir del día siguiente del término del
embarque.)
Solo en el caso de carga de importación Aérea LCL directas , las transmisiones de
manifiestos son realizadas directamente por los almacenes TALMA /SAA.SA con
quienes tenemos convenio de este tipo de servicio al ser operaciones cuyas llegadas
pueden darse durante la madrugada, fines de semana o feriados no laborables.
17. REGISTRO DE DIRECCIONAMIENTO LINEA NAVIERA (Max. 48 hrs. antes del
arribo de la nave) SOLO APLICA PARA FCL

Personal operativo a cargo registra la solicitud de direccionamiento ante Línea naviera

(ya sea por el portal corporativo del agente Marítimo de la Naviera o vía correo
electrónico directo con la misma línea Naviera)

18. REGISTRO DE DIRECCIONAMIENTO ANTE ALMACEN TEMPORAL DT(Max. 24

hrs. antes del arribo de la nave) SOLO APLICA PARA FCL

Una vez recibida la confirmación de aprobación de direccionamiento por parte del

agente Marítimo de la línea naviera o de la misma naviera via mail, se procede a
registrar Direccionamiento con el depósito Temporal (Almacén Final)

Para gestionar el direccionamiento con el DT, Se debe adjuntar el MBL y HBL finales y
añadir en el adjunto correo de confirmación de direccionamiento del agente marítimo o
de la línea naviera.

19. ENVIO DE PRE AVISO DE LLEGADA (10 – 8 días antes del arribo de la nave)

Es generado y enviado al cliente final a través del CRM por parte del operativo a cargo
a fin de para alertar respecto al arribo de una carga.

20. ENVIO AVISO DE LLEGADA AL CLIENTE FINAL: (7 – 5 días antes del arribo
de la nave)

Este aviso adicional a lo que se envio en el pre aviso también incluye los datos para
numeración de la carga, como el puerto de Ingreso y el nro. De manifiesto.

Considerar que solo para los tráficos cortos donde el tránsito desde el puerto o Lugar
de origen a destino mantenga un margen entre 3 a 2 días, los avisos de llegada
pueden ser enviados durante el tránsito o incluso el mismo día de la llegada de la
carga.

*Se excluye del envio de pre aviso y sólo se envía el Aviso de llegada Final si 7
dias antes del arribo ya se tuviese información completa de manifiesto de
aduana.

21. PRESENTACION DE DESGLOSE AGENTE MARITIMO / CONSOLIDADORA

Es tramitado por el operativo a cargo.

En el caso de FCL , Se debe haber abonado los pagos de los avisos compra
previamente y completar y enviar formatos de cartas estipulado según naviera que
requiera desglose.

En el caso de las LCL , el desglose se debe enviar a la recepción del aviso compra de
llegada. (personal operativo a carga debe adjuntar HBL no negociable en formato ISC)

22. CONFIRMACION DE LLEGADA

Robot envía notificaciones de manera automática a los clientes finales informado la
llegada de la carga, a su vez guarda incidencia interna dentro del sistema la cual
certifica que el mensaje de notificación al cliente final fue enviado.

El personal operativo es quien brinda seguimiento para que este proceso funcione de
manera óptima en los tiempos establecidos, en caso de presentar fallar el personal a
cargo puede programar el envio de manera manual.

23. CONFIRMACION DE TÉRMINO DE DESCARGA

El Robot de nuestro sistema Indra también envía notificaciones automáticas a los

clientes finales referentes al término de descarga de una nave.
El personal operativo es quien brinda seguimiento para que este proceso funcione de
manera óptima en los tiempos establecidos, en caso de presentar fallar el personal a
cargo puede programar el envio de manera manual.

24. CONFIRMACION DE INGRESO DE CARGA AL ALMACÉN /CARGA

DESGLOSADA

Robot INDRA verifica con sunat que los Almacenes temporales hayan transmitido los
pesos en el portal de manifiesto,

Sistema envía una alerta al cliente final ,este proceso es de suma importancia ya que
cuando una carga cuenta con pesos de almacén, significa que el agente de aduana del
cliente ya puede proceder a solicitar su volante para empezar la nacionalización de su
carga

El personal operativo es quien brinda seguimiento para que este proceso funcione de
manera óptima en los tiempos establecidos, en caso de presentar fallar el personal a
cargo puede programar el envio de manera manual

25. EMISION DE HBL ENDOSE DIGITAL

Esta emisión se encontrará registrada en el sistema por parte del personal de

customer service o del jefe de operaciones y se certifica con la visualización del
conocimiento de embarque con sello de télex reléase.

Se debe tener en cuenta que solo existen dos tipos de condición de trabajo para los
conocimientos de embarque
a) HBL Télex reléase: Se trabaja bajo autorización para emisión de hbls en destino.

b) HBL Original: significa que el proveedor enviará 3 Juegos de HBL originales a su

cliente final. No obstante de acuerdo al D. Leg. N° 1492 que aprueba disposiciones
para la reactivación, continuidad y eficiencia de las operaciones vinculadas a la
cadena logística de Comercio Exterior, se impone que los operadores de Comercio
Exterior deben contar con medios electrónicos para verificar la autorización
comercial de entrega de la carga, que evite los trámites presenciales y el traslado
innecesario de documentos. Es por ello, que el cliente final deberá traer los 3
juegos de hbl original y entregarlos como canje de hbl para archivo de la agencia
de carga y/o consolidadora.
Actualmente todas las cargas son trabajadas bajo modalidad de HBL ENDOSE
DIGITAL para ellos se debe brindar acceso a la plataforma ISC para que el agente de
aduana del cliente pueda solicitar el HBL ENDOSE DIGITAL.

los conocimientos de embarque se emitirán de manera digital bajo supervisión del Jefe
de operaciones

Para ello el cliente final no debe contar con deuda pendiente ni con el proveedor ni con
el agente de carga ( DEBEN DE ESTAR CANCELADO EL AVISO DE LLEGADA DE
ISC Y VALIDADO POR FACTURACION ) Solo a excepción de que el cliente tenga
algún tipo de crédito con nuestra representada)

26. REGISTRO Y VALIDACION DE FECHA EXACTA DE VCTO DE

SOBREESTADIA EN CRM

Personal operativo a cargo, al término de la descarga de la nave debe revisar con las
navieras o agentes marítimos fecha exacta de vcto de sobreestadia y registrar dicha
información en el CRM.validando la aplicación de los dias negocia ciados por el dpto
de Pricing.

En caso de tener discrepancia, se debe proceder con el reclamo al proveedor

respectivo.

27. ENVIO DE FECHA APROXIMADA DE VCTO DE SOBREESTADIA

Robot del CRM emite un correo de alerta al cliente final, con los dias totales
negociados de sobreestadia de su carga. (Solo procede el envio si el personal
operativo registró la cantidad total de dias negociaciados de sobreestadia)

28. ENVIO DE VCTO DE SOBREESTADIA

Robot del CRM emite un correo de alerta al cliente final, indicando fecha exacta final
de vcto de sobreestadia de su carga. (Solo procede el envio si previamente el
personal operativo valido la fecha de manera manual y la registro en el sistema)

29 .ENVIO DE URGENTE SOBREESTADIA VENCIDA

Robot del CRM, envía mensaje al cliente final , mencionando que la sobreestadia se
encuentra vencida. Cuando se tiene este escenario el personal operativo a cargo debe
velar por la devolución del contenedor lo más pronto posible para evitar sobrecosto y
que la empresa entre en bloqueo con la naviera.

30. SEGUIMIENTO DE LA CARGA (DESTINO) A NIVEL DE RETIRO

a) VERIFICACION DE LA NUMERACION DE LA CARGA

El Robot integrado de nuestro sistema INDRA revisa en el manifiesto de

carga si la mercancía fue destinada a algún régimen de importación, es decir
 verifica si la carga fue numerada y revisa el canal que obtuvo la carga, los
cuales pueden ser

VERDE: Carga libre de verificación por parte de SUNAT ADUANA

NARANJE: requiere de verificación documentaria por parte de SUNAT
ADUANA
ROJO: consiste en la revisión física y documentaria de la carga por parte de
SUNAT ADUANA

Este seguimiento solo se registra de manera interna dentro de nuestro portal

operativo.

b) VERIFICACION DEL LEVANTE AUTORIZADO

Nuestro Robot interno verifica en el portal de Aduana Sunat si una

mercancía ya cuenta con Levante autorizado por parte de la Autoridad
Aduanera.
Este seguimiento solo se registra de manera interna dentro de nuestro portal
operativo

c) CONFIRMACION DEL RETIRO DE LA CARGA

El Robot de Indra verifica en el Portal de SUNAT ADUANAS si una carga

cuenta con hora y fecha de retiro.
Este seguimiento solo se registra de manera interna dentro de nuestro portal
operativo

d) CONFIRMACION DE DEVOLUCION DE CONTENEDOR

Personal operativo es la persona encargada de realizar seguimiento hasta

que el cliente final devuelva el contenedor al depósito de vacíos de las
navieras correspondientes en los casos de FCL. Este seguimiento lo
realizan por el portal del tracking web de cada naviera donde se puede
visualizar la fecha de devolución del contenedor.

Para los casos de LCL el área operativa se encargará de verificar que la

carga haya sido retira del depósito temporal, en caso de no poder visualizar
esta información en el levante autorizado del portal de Sunat, proceden a
realizar la consulta con la misma consolidadora para cerciorarse que la
carga haya sido removida.

31. ARCHIVO DE FILES

Una vez que se tiene la certeza que el contenedor fue devuelto o que la
carga en casos de LCL fueron retiras, el personal operativo a cargo procede
a realizar el cierre de File el módulo operativo del sistema INDRA. Asimismo
imprime los documentos para Archivo)