CODIGO: DINALOG-UA/AL-004-05 VERSION: PRIMERA

AREA:
DIRECCCION NACIONAL DE LOGISTICA
UNIDAD DE ABASTECIMIENTO / ALMACEN GENERAL
TITULO:

INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL

POR SERVICIOS, DONACION Y DEVOLUCION

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por: Equipo de Elaboración del
Manual de Procedimientos
(MAPRO) - OPP

Aprobado por: Dirección Nacional de Logística

VºBº OPP: Oficina de Planificación y

Presupuesto
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INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL
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POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION

1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento, normas y responsabilidades, que garanticen la
correcta recepción de los bienes por los conceptos de servicio, donación y
devolución en el Almacén General.

2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a la recepción, verificación, internamiento,
registro, control y custodia de los artículos ingresados por servicio, donación y
devolución, así como a la elaboración de los diversos documentos generados por
dichos ingresos en el Almacén General.
Describe las actividades desde el envío del expediente de contratación de servicios
desde la Unidad de Abastecimiento en la Sede Central o de las donaciones de una
entidad nacional o internacional otorgadas a favor del INDECI desde la Unidad de
Control Patrimonial, o la entrega de bienes directamente en el Almacén General si
los artículos son devueltos desde un Almacén Central; hasta la elaboración y envío
de un reporte para el control contable en la Oficina de Administración si se trata d
ingreso por servicio, o el envío de la documentación de la recepción al Jefe de
Abastecimiento, previo conocimiento del Director de la Dirección Nacional de
Logística, en los otros dos casos.

3. BASE LEGAL
3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto
Ley Nº 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por
Decretos Legislativos Nº 442, 735, 905 y la Ley Nº 25414.
3.2. Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo
Nº 005-88-SGMD.
3.3. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del INDECI y modificado por Decreto Supremo
Nº 005-2003-PCM.
3.4. Decreto Ley Nº 22056 - Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento.
3.5. Resolución Jefatural Nº 118-80 INAP/PDA, que aprueba las Normas
Generales del Sistema de Abastecimiento.
3.6. Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP/DNA, que aprueba el Manual de
Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. Otorgamiento de donaciones a favor del INDECI por parte de una entidad
nacional o internacional.
4.2. Devolución de artículos que fueron sometidos a un servicio ejecutado por una
entidad externa a la institución.
4.3. Devolución de artículos desde los almacenes centrales.
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5. RESPONSABLES DEL PROCESO

Almacén General – Unidad de Abastecimiento de la Dirección Nacional de
Logística.

6. CONSIDERACIONES
6.1. Es necesario cumplir con el tiempo mínimo para la entrega del expediente a
Almacén General por parte de la Unidad de Abastecimiento, de por lo menos
un día previo a la llegada del proveedor para la ubicación del espacio
necesario de almacenaje.
6.2. La verificación y control se efectúan en presencia de la persona que hace la
entrega cuando la cantidad y características de los bienes permitan realizar la
verificación cuantitativa (implica comprobar que las cantidades recibidas son
iguales a las que se consignan en la documentación del recibo) y cualitativa
en el momento de la recepción (denominada control de calidad, se realizará la
verificación de las características y propiedades de los bienes y que éstos
estén de acuerdo con las especificaciones técnicas correspondientes).
6.3. Los bienes que se incorporan al Patrimonio Mobiliario Institucional se
codifican conforme al procedimiento establecido en la Resolución
Nº 158-97/SBN que aprobó el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado y Directiva que norma su aplicación.
6.4. Una vez ubicados los bienes en las zonas de almacenaje, debe registrase su
ingreso en la Tarjeta de Control Visible (VINCARD), la misma que será
colocada junto al grupo de los bienes registrados. En el caso de los bienes
que proceden de donaciones, transferencias u otros conceptos distintos de la
compra, se procederá a formular la correspondiente Nota de Entrada a
Almacén.
6.5. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de
registro permanente del movimiento de éstos, por unidades de iguales
características. Sólo las personas que laboran en el almacén deben tener
acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes según requerimiento.

7. SIGLAS
7.1. AC: Almacén Central de la DRDC.
7.2. AL: Almacén General.
7.3. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.
7.4. DINALOG: Dirección Nacional de Logística.
7.5. G/R: Guía de Remisión.
7.6. NEA: Nota de Entrada a Almacén.
7.7. PECOSA: Pedido-Comprobante de Salida.
7.8. O/S: Orden de Servicio.
7.9. SGII: Secretaría General e Imagen Institucional.
7.10. UA: Unidad de Abastecimiento.
7.11. UCP: Unidad de Control Patrimonial.
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8. DEFINICIONES
8.1. Artículo: Se define así a todo material o producto que ingresa al almacén
General.
8.2. Expediente: Es el conjunto de documentos que entrega la Unidad Ejecutora
de Abastecimiento por intermedio del Operador PAD al Almacén General,
previo al ingreso de los artículos al Almacén General del INDECI, y contendrá
los siguientes documentos, según sea el caso:
a. Para el caso de ingreso por compras, el expediente contendrá la Orden de
Compra - Guía de Internamiento original y todas sus copias, la Hoja de
Especificaciones Técnicas según se presente en las bases, el Formato de
Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena Pro.
b. Para el caso de ingreso por servicio, el expediente contendrá la Orden de
Servicio, Hoja de Especificaciones Técnicas según se presente en las
bases, Formato de Requerimiento, Oficio de Consentimiento de Buena
Pro.
c. Para el caso de ingreso por Donación, el expediente contendrá:
Si la donación es Nacional de una persona naturales, el Acta de Entrega-
Recepción de la donación; si es de una persona jurídica, Carta de
Donación, Factura Comercial según sea el caso (ene l caso que en la carta
no figurara el listado de las mercancía donadas se deberá solicitar el
referido documento a fin de que queden o estén debidamente
individualizados).
Si la donación es internacional, Carta de Donación en original legalizada
por el Consulado del Perú en el país donante y por la Dirección de
Legalización del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú, copia simple
del conocimiento de Embarque, Guía Aérea, Postal o Carta de Porte, copia
simple de la Factura, Guía o Proforma Comercial Valorizada si la hubiere,
caso contrario Declaración Jurada precisando el valor FOB estimado de las
mercancías.
8.3. Sistema de Almacenes: Se llama así al sistema informático elaborado y
utilizado en el Almacén General para llevar el control de movimiento de
existencias, tanto de entrada como de salida, este sistema ha sido elaborado
en entorno DOS, con una aplicación en Fox Pro.
8.4. Vincard: Nombre que se utiliza para nombrar a la Tarjeta de Control Visible
de Almacén, en la cual se registran los movimientos de entrada y salida de
artículos del Almacén General, contiene el nombre del artículo, la unidad de
medida, la fecha en que se realiza el movimiento, y los movimientos
propiamente dichos, las cantidades son físicas.

9. GLOSARIO DE TERMINOS
9.1. Almacenamiento: Es el conjunto de actividades orientadas a la ubicación
temporal de los bienes en un espacio físico establecido, con el objeto de ser
custodiados, en tanto sean trasladados a las dependencias que los soliciten.
9.2. Especificaciones Técnicas: Descripciones elaboradas por la entidad, de las
características fundamentales de las obras, consultoría, servicios, bienes o
suministros a ejecutar, contratar o adquirir respectivamente.
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9.3. Proveedor: Persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta
servicios generales o de consultoría o ejecuta obras.

10. ANEXOS
ANEXO 1: Nota de Entrada a Almacén (NEA)
ANEXO 2: Tarjeta de Control Visible o VINCARD
ANEXO 3: Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacén
ANEXO 4: Pedido – Comprobante de Salida (PECOSA)
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11. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

UNIDAD
RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ORGANICA
Ingreso de Artículos por Devolución
Viene del proceso de “Salida de Artículos del
Almacén”, el que concluye con el envío de los
DRDC / AC Responsable
bienes a devolverse al Almacén General,
continúa en la actividad 5.
Ingreso de Artículos por Donación Nacional
Viene del proceso de “Aceptación de Donación
a Favor del INDECI efectuada por una
Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad
DINALOG / UCP Responsable Peruana”, el que concluye con el envío del
expediente correspondiente a la donación para
la recepción de los artículos en el Almacén
General, continúa en la actividad 1.
Ingreso de Artículos por Donación Extranjera
Viene del proceso de “Aceptación de Donación
a Favor del INDECI efectuada por una Entidad
Extranjera”, el que concluye con el envío del
DINALOG / UCP Responsable
expediente correspondiente a la donación para
la recepción de los artículos en el Almacén
General, continúa en la actividad 1.
Ingreso de Artículos por Servicio
Viene del proceso de “Procedimiento General
para la Adquisición y Contratación de Bienes y
Servicios”, el que concluye con el envío del
DINALOG / UA Responsable
expediente, correspondiente a la contratación
del servicio, al Almacén General para recibir
los artículos sujetos a dicho servicio.
1. Envía expediente al Almacén General
DINALOG / UA Jefe / Técnico entregándoselo al mensajero y le solicita
DINALOG / UCP Administrativo firma del cargo. Mensajero recibe
expediente y firma el cargo.
Mensajero 2. Lleva el expediente al Almacén General.
3. Registra el ingreso de los documentos y
Digitador PAD
se los entrega al Jefe del Almacén.
DINALOG / UA / AL 4. Recibe y revisa documentos. Espera
llegada de proveedor o Donante o
Jefe
responsable de entregar donación.
Continúa en la actividad 6.
5. Llega a almacén y presenta su Guía de
Remisión si es el Proveedor del servicio o
PROVEEDOR /
el Donante (o su representante, o el
DONANTE / Responsable
responsable que recibió la donación); pero
DRDC/AC
si se trata de un ingreso por devolución
presentará el PECOSA.
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6. Revisa documento.
7. Solicita descarga de artículos en el lugar
DINALOG / UA / AL Jefe
de almacenamiento temporal señalado.
Estibador cumple solicitud.
8. Verifica que G/R, O/S o PECOSA y
artículos estén conformes cuantitativa y
cualitativamente, como se detalla en el
numeral 6.2.
Artículos no están conforme
9. Rechaza el lote de artículos NO
conformes y elabora acta de rechazo.
Esta acta consigna las diferencias
DINALOG / UA / AL Jefe encontradas ya sea en los artículos o en
los documentos, mencionando el plazo
que tiene el responsable para realizar las
correcciones del caso.
10. Entrega acta de rechazo al responsable
(proveedor, donante o responsable del
Almacén Central) y le solicita firma de
cargo. El responsable recibe acta y firma
el cargo.
PROVEEDOR /
11. Subsana las inconformidades. Ir a la
DONANTE / Responsable
actividad 5.
DRDC/AC
Artículos están conforme
12. Entrega documentos y solicita (e instruye)
al Digitador PAD elaborar Acta de
Recepción y/o NEA. En el caso de
Jefe
recepción de bienes por servicio sólo se
elabora el Acta de Recepción, en los
DINALOG / UA / AL demás casos se elaboran ambos
documentos.
13. Recibe documentos y elabora Acta de
Recepción de Artículos y/o NEA.
Digitador PAD
14. Entrega Acta de Recepción y/o NEA para
su suscripción.
Jefe 15. Suscribe documento(s).
PROVEEDOR /
DONANTE / Responsable 15. Suscribe documento(s).
DRDC/AC
16. Solicita envío de documento(s) suscritos
Jefe
para firma del Jefe de Abastecimiento.
DINALOG / UA / AL 17. Recibe encargo, se dirige a la Dirección
Mensajero Nacional de Logística, y entrega
documento(s) al Jefe de Abastecimiento.
18. Revisa documento(s), de encontrarlo
DINALOG / UA Jefe
conforme firma y recibe su cargo.
19. Recibe documento(s) y los devuelve al
Mensajero
Almacén General.
DINALOG / UA / AL 20. Recibe documento(s), comunica al Jefe de
Digitador PAD Almacén llegada de documentos y
archiva.
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20. Toma conocimiento.

Jefe
21. Solicita registro de artículos recibidos.
Digitador PAD 22. Registra datos en el Sistema de Almacén.
DINALOG / UA / AL
Técnico
22. Registra datos en el Vincard.
Administrativo
Ingreso de artículos NO es por Donación
Jefe
23. Firma y entrega O/S o PECOSA.
24. Proveedor de servicio recibe la O/S
firmada o el responsable de la
PROVEEDOR
Responsable devolución de artículos de la DRDC
DRDC / AC
recibe el PECOSA firmada, según el
caso.
24. Recibe copia de O/S o PECOSA y
Digitador PAD
archiva.
Ingreso de artículos es por servicio:
Se inicia el proceso de “Elaboración y
Envío de Reportes para Control
Contable”, el que concluye con el
envío del reporte correspondiente a la
Oficina de Administración para el
control contable respectivo.
Fin del Proceso.
Jefe
DINALOG / UA / AL Ingreso de artículos No es por servicio
Es por devolución de artículos de la
DRDC. Fin del Proceso.
Ingreso de artículos es por Donación
25. Solicita envío de documentos para
que se formule el proyecto de
Resolución Jefatural correspondiente
a la aceptación de donaciones.
26. Lleva documentos a la DINALOG,
Mensajero para que sea derivado por el Director
Nacional a la UCP.
Continúa en el proceso de “Aceptación de
Donación a Favor del INDECI efectuada
por una Persona Natural o Jurídica de
Nacionalidad Peruana”, el que concluye
con la emisión de la Resolución Jefatural.
DINALOG / UCP Responsable Fin del Proceso.
Continúa en el proceso de “Aceptación de
Donación a Favor del INDECI efectuada
por una Entidad Extranjera”, el que
concluye con la emisión de la Resolución
Jefatural. Fin del Proceso.
12. DIAGRAMA DE FLUJO
 INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION
INDECI
DRDC DINALOG
PROVEEDOR DONANTE UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
RESPONSABLE ALMACEN GENERAL UNIDAD DE CONTROL
ALMACEN CENTRAL Jefe/ PATRIMONIAL
Jefe Digitador PAD Estibador Mensajero Técnico Administrativo

Inicio Inicio Inicio

Servicio Donación Nacional

Servicio

Procedimiento Aceptación de Donación a

General para la Favor del INDECI
Adquisición y Efectuada por una
Salida de Artículos de Contratación de Persona Natural o Jurídica
Almacén Central Bienes y Servicios de Nacionalidad Peruana

Inicio

Donación Extranjera

Aceptación de
Donación a Favor del
INDECI Efectuada por
una Entidad Extranjera

1
1 Envía expediente
Recibe expediente y
1
firma cargo
Envía expediente

4 3 2 1
Recibe y revisa Registra ingreso Lleva el expediente al
documentos de documentos Almacén General 1
a

b c Proveedor o
5 5 5 Donante
Llega a Almacén y Llega a Almacén y Llega a Almacén y
presenta G/R presenta G/R presenta PECOSA

6
Revisa documento

7
7
Solicita
Descarga artículos
descargar artículos

α 7
 INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION
INDECI
DRDC DINALOG
DONANTE
PROVEEDOR UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
RESPONSABLE ALMACEN ALMACEN GENERAL UNIDAD DE CONTROL
Jefe/
CENTRAL Técnico Técnico Administrativo PATRIMONIAL
Jefe Digitador PAD Mensajero
Administrativo

8
Verifica que G/R, O/S o
PECOSA y artículos
estén conformes

Si
Conforme
?

No

9
Rechaza lote de
artículos no conformes

10
Entrega acta de
rechazo de lote y le
solicita firma del cargo

10 10 10
Recibe acta y firma Recibe acta y firma Recibe acta y firma
cargo cargo cargo 10

11 11 11 12
13
Subsana Subsana Subsana Entrega documentos y
Recibe documentos
inconformidades inconformidades inconformidades solicita (e instruye)
y elabora acta de
elaborar acta de
recepción y/o NEA
recepción y/o NEA
a b c
14
15 Entrega
Suscribe documentos documentos para
suscripción
15 15
15
Suscribe acta Suscribe
Suscribe documentos 16
de recepción documento(s)
Solicita envío de 17
18
documento(s) para Lleva y entrega
Revisa y suscribe
firma de Jefe de documento(s)
Abastecimiento

20 19
20
Registra Devuelve documentos
Toma conocimento
documento(s) al Almacén

β 20
 INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACEN GENERAL POR SERVICIO, DONACION Y DEVOLUCION
INDECI
DRDC DINALOG
DONANTE
PROVEEDOR RESPONSABLE UNIDAD DE ABASTECIMIENTO
ALMACEN ALMACEN GENERAL UNIDAD DE CONTROL
CENTRAL Técnico PATRIMONIAL
Jefe Digitador PAD Administrativo Mensajero

21
Solicita registro
de artículos

22 22
Registra datos en el Registra datos
Ingreso Sistema de Almacén en VINCARD y en la
Si de artículos es
d por donación Tarjeta de Existencias
? Valoradas de Almacén

No

23 24
Entrega O/S o PECOSA Recibe copia de
firmada O/S o PECOSA

24 24
Recibe O/S firmada Recibe PECOSA firmada
24
Ingreso de No
artículos es por
servicio
?
Fin
Si

Elaboración y
Envío de Reportes
para Control
Contable

Fin

Aceptación de Donación
a Favor del INDECI
25 26
Efectuada por una
d Solicita envío de Lleva y entrega
Persona Natural o
documentos documentos
Jurídica de Nacionalidad
Peruana

Fin

Aceptación de
Donación a Favor del
INDECI Efectuada por
una Entidad Extranjera

Fin
ANEXOS
 ANEXO 1
NEA

(Nombre del Organismo)

NOTA DE ENTRADA A ALMACÉN

PROCEDENCIA: Nº DIA MES AÑO

CON DESTINO A:
SEGÚN:

1 2
ARTICULOS VALORES
a b c C a b
UNIDAD DE
CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION MEDIDA
UNITARIO TOTAL

TOTAL S/.
EQUIPO DE PEDIDOS EN
OFICINA TRANSITO

EQUIPO DE TRASPASO DE
TRANSPORTE BIENES

MAQUINARIA REMESA DE
Y EQUIPO BIENES

GASTOS DE
OPERACION

BIENES EN
DEPOSITO

FORMATO CONT. ABST.-9

1 1
Jefe de Almacén Director de Logistica
 ANEXO 2

TARJETA DE CONTROL VISIBLE

Nº

Articulo

Código Unidad de Medida

1 2 3
COMPROBANTE MOVIMIENTOS
FECHA a b a b c
CLASE Nº ENTRADA SALIDA SALDO

Formulario SA. RIC.06

(Tamaño A6 - ITINTEC)
 ANEXO 3
TARJETA DE EXISTENCIAS VALORADAS EN ALMACEN

EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACÉN

Tarjeta Nº

1 2 3 4 5 6
Comprobante Movimientos Importes
Fecha a b a b c Precio Costo a b c
Clase Nº Entrada Salida Saldo Unitario Promedio Entrada Salida Saldo

Formulario SA. RIC.06

(Tamaño A6 - ITINTEC)

_________________ _________________ _________________

Articulo Unidad de Medida Código
 ANEXO 4
PECOSA
(Nombre del Organismo)

CODIGO DE LA
DEPENDENCIA

DEPENDENCIA SOLICITANTE:
LUGAR Y FECHA
Solicito entregar :
PRENUMERADO POR
CTA. MAYOR PROGRAMA SUBPROGRAMA
LA IMPRENTA
Con destino :

SOLICITADO
CANTIDAD UNIDAD DE
ESPECIFICACIONES UNITARIO TOTAL
CODIGO CANTIDAD DESCRPCION DESPACHADA MEDIDA

REFERENCIA:
Persona que recibe

Formulario utilizado hasta el reglón

NOTA: Cualquier enmendadura invalidará este documento Nº ________________________________Inclusive
(En Letras)

SOLICITANTE JEFE DE LOGISTICA JEFE DE ALMACEN RECIBI CONFORME