Para esta actividad

tener en cuenta el
procedimiento
PR04-3-02
Programación y
Consecución de
Vehículos de
Producto Terminado.
2. Aseguramiento de Vehículos

Para realizar la programación de vehículos el profesional de transporte e Inventario debe tener

encuenta:

Para realizar la programación de vehículos el Profesional de Transporte e Inventarios debe de

tener en cuenta:

 Destino de entrega (exportación, nacional o urbano)

 Tipo de material a cargar
 Ruta
 Peso del material a cargar
 Fecha de entrega pactada con el cliente

Esta información es reportada por el área comercial en el pedido de producto y se consulta por
medio de la transacción en SAP VL10C, conforme el instructivo IN04-3-03 Instructivo SAP
Transacción Visualizar Entregas VL10C, esta actividad se realiza diariamente.

Para lo anterior se efectúa un proceso de confirmación de disponibilidad de vehículos con las

empresas de t ransporte

De acuerdo a la confirmación realizada, se ingresa la información en el formato FO04- 3-01

Formato Cuadro Maestro De Planeación De Despachos

2.1. Confirmación Llegada de vehículos a planta

Los vehículos son confirmados por parte de la empresa transportadora a la que están vinculados,
de esta manera los conductores son informados de las fechas y horas en las que deben
presentarse a la planta Soacha

2.2. Ingreso y peso de Vehículos

Cuando ingresa el vehículo a la planta, el colaborador de la portería debe registrar el peso del
vehículo inicial, nombre del conductor, tipo de vehículo y empresa transportadora a la cual
pertenece. Para esta actividad se utiliza el APLICATIVO DE REGISTRO DE INFORMACIÓN SCALES.

2.3. Enturnamiento del Vehículo

Según el orden de llegada de los vehículos, los conductores se registran en el formato FO04-3-02
Formato Lista de Turnos de Vehículos, lo cual se realiza en la oficina de Expediciones.

Para entrada de vehículos nuevos, el proveedor de transporte notifica previamente la placa y

nombre del conductor al Profesional de Transporte e Inventarios, quien crea los datos según el
instructivo IN04-3-01 Instructivo SAP para crear conductor y asignar transportadora MK01 Y
XK02

3. Programación de la Entrega

El Programador de Expediciones envía al final de cada turno el reporte de los despachos realizados
con el número de placa del vehículo transportador, con esta información el Profesional de
Transporte e Inventarios, realiza la verificación del reporte de despachos, enviado por el
programador de expediciones y realiza su consulta por medio de la transacción VL06O (SAP), esto
para determinar las entregas pendientes por expedir de acuerdo al instructivo IN04-3-05
Instructivo SAP Verificación y Descargue de Planeación de Transportes VL06O.

De acuerdo a las prioridades comerciales, a los tiempos de tránsito, a la capacidad de recibo de los
clientes se realiza la programación de las entregas en el formato FO04- 3-01 Formato Cuadro
Maestro de Planeación de Despachos

3.1. Asignación de Vehículos

El Programador de Expediciones consulta en el formato FO04-3-01 Formato Cuadro Maestro de

Planeación de Despachos el cual es compartido por el Profesional de Transporte e Inventarios e
Inventarios, y verifica los siguientes:

 Canal de distribución y la información correspondiente a los pedidos que se deben de

trabajar.
 El orden en la asignación de vehículos se construirá teniendo en cuenta las observaciones
del formato FO04-3-01 Formato Cuadro Maestro de Planeación de Despachos y el
formato FO04-3-02 Formato Lista de Turnos de Vehículos.

Para la confirmación de los datos en SAP utiliza la transacción VA03, VL03N y VT03N, según lo
descrito en el instructivo IN04-3-06 Instructivo SAP Visualizar Pedido de Ventas VA03, IN04-3-02
Instructivo SAP Creación de Entregas VL01N, el cual contiene la transacción VL03N para visualizar
entrega y el IN04-3-04 Instructivo SAP Creación, Modificación y Consulta del Documento Guía de
Transporte VT01N, el cual contiene la transacción VT03N para visualizar el documento guía de
transporte.

De manera conjunta para los casos que correspondan al transportador in house y el programador
de expediciones envía al contratista encargado el formato FO04-3-01

Formato Cuadro Maestro de Planeación de Despachos y de forma conjunta asignan los vehículos
para cada documento de transporte (DT).
4. Creación del Documento de Transporte

Con el número de la entrega y su respectiva programación, el Programador

de Expediciones, crea el Documento Guía de Transporte DT conforme lo
descrito en el instructivo IN04-3-04 Instructivo SAP Creación,
Modificación y Consulta del Documento Guía de Transporte VT01N,
seguido se realiza la asignación de la entrega al Documento Guía de
Transporte DT creado para cada pedido por medio de la opción “entregas” de
la misma transacción VT01N. El Referencial de Control Interno de la
compañía establece el control para esta actividad en el numeral 5.12:
comprobación expedición física/ albarán de expedición/bono de pedido.
Observaciones importantes a tener en cuenta para generar la Entrega y el
Documento Guía de Transporte (DT):

 Configurar en SAP el grupo de clientes por cada asesor, para simplificar

el proceso de creación de entregas y guía de transporte.
 Validar la sede de cada cliente donde se va a recibir el pedido, para ello
revisar el formato FO05-1-03 Formato Pedido de Ventas y asegurar que
el destino se encuentra bien creado en SAP.
 Conocer los tiempos promedio de transporte según la ruta, con el fin
de diligenciar adecuadamente el espacio de fecha de entrega.
 Conocer los paquetes y toneladas permitidos por tipo de vehículo, de
igual forma consultar los tipos de vehículos que maneja cada
centro de distribución reportados en el documento de apoyo DA04-3-
01 Tipo y Capacidad de Vehículos - Tiempos Según Rutas.
 Conocer las prioridades de programación según la criticidad de
clientes, que se pueden consultar en el documento de apoyo DA05-1-
02 Tabla Clientes y Horarios de Atención- Clientes Críticos.

Nota: El Profesional de Transporte e Inventarios realiza la verificación de la planificación

consolidada de los transportes realizada por los programadores de expediciones, por medio de la
transacción VL06O (SAP), para ello realiza los pasos descritos en el instructivo IN04-3-05
Instructivo SAP Verificación y Descargue de Planeación de Transportes VL06O. Esta actividad
se realiza todos los días a las 11:00 am y 3:00 pm con la intención de tener dos cortes diarios.

Después se diligencia el formato FO04-3-01 Formato Cuadro Maestro de Planeación de

Despachos, con la información de SAP y las observaciones del área comercial, es necesario
consultar el documento de apoyo DA05-1-02 Tabla Clientes y Horarios de Atención- Clientes
Críticos, para asegurase de la prioridad de despacho y el documento DA04-3-02 Listado de
Proveedores de Transporte, para diligenciar el campo de transportador.

Observaciones importantes para diligenciar el formato FO04-3-01 Formato Cuadro Maestro de

Planeación de Despachos:

 Los clientes que cuentan con vehículos de transporte propio se deben atender con
sus mismos vehículos, no se deben programar dichas expediciones con transportes
diferentes.
 Si las solicitudes de vehículos superan la capacidad de cargue del día, se debe revisar la
prioridad del cliente o el acuerdo que realizó el asesor comercial en el documento DA05-
1-02 Tabla Clientes y Horarios de Atención- Clientes Críticos.

Después de seleccionar los pedidos a despachar para el siguiente día el Profesional de

Transporte e Inventarios publica en la carpeta compartida el formato FO04-3-01
Formato Cuadro Maestro de Planeación de Despachos diligenciado, para que los
Programadores de Expediciones puedan consultarlo.

4.1. Liberación Documentos de Transporte

Realizado el proceso de asignación de vehículos, el programador de

expediciones revisara que corresponda la información verificada con la que
se encuentra en la DT, por lo que deberá liberar el documento mediante la
transacción en SAP ZWMLD, siguiendo lo descrito en el instructivo IN04-3-
07
Instructivo SAP Liberación Documento Transporte para RIF ZWMLD, para
consultar el DT se utiliza el instructivo IN04-3-04
Instructivo SAP Creación, Modificación y Consulta del Documento Guía de
Transporte VT01N, el cual contiene la transacción VT03N para visualizar el
documento guía de transporte, allí se revisa:

1. Clase de transporte (comercializado, manufacturado, vehículo propio, exportación)

2. Origen o punto de expedición
3. Empresa de Transporte
 4. Ruta (origen – destino)
5. Tipo de Vehículo.

Posterior a esto el Supervisor de Turno realiza una inspección física en el área

de muelles de manera que los vehículos coincidan con los productos
terminados que se van a colocar.

Nota: El formato FO04-3-01 Formato Cuadro Maestro de Planeación de

Despachos se modificara de forma constante durante el día de acuerdo a la
confirmación por parte del Profesional de Transporte e Inventarios .
4.2. Alistamiento de producto terminado

El programador de expediciones imprime el Picking List, de acuerdo al

instructivo IN04-3-08 Instructivo SAP Generación de Picking List (ZRIF) y lo
entrega al auxiliar logístico para realizar el proceso de alistamiento y cargue
de producto. Allí debe estar reportado el número de la DT, la placa del
vehículo a cargar, el muelle asignado y el listado del material a cargar.
El auxiliar logístico recibe el Picking List y procede a realizar el proceso de
alistamiento, según IN04-3-13 Instructivo de Alistamiento Operativo de
Producto Terminado y el IN04-3-14 Instructivo SAP Alistamiento de
Producto Terminado. De acuerdo a la matriz de Riesgos y Controles, para
esta actividad se realiza el Control 5.4: revisión de los perfiles de usuario y de
los accesos al sistema de gestión de stock.
El auxiliar logístico se traslada a la ubicación asignada por el sistema
respetando y siguiendo la política de FIFO para cada material, verifica el
material y los paquetes de vidrio, que estén aptos para el cargue, se revisa la
cantidad de láminas que concuerden con la etiqueta y que no posean
averías. Una vez realizada esta inspección se procede a la lectura de la
etiqueta y su posterior traslado en el transporte correspondiente
(montacargas o puente grúa) al lugar de despacho asignado por el
Supervisor de Expediciones.
De acuerdo a la matriz de Riesgos y Controles, para este conjunto de
actividades se realizan los siguientes controles: 5.4: revisión de los perfiles de
usuario y de los accesos al sistema de gestión de stock; 5.10: evaluación de
la eficacia de la gestión de stocks; 5.16: control físico de las expediciones.
Generar reporte en SAP de los indicadores de Alistamiento y el cumplimiento
de la regla de FIFO por Operario. De acuerdo a la matriz de Riesgos y
Controles, para esta actividad se realiza el Control 5.10: evaluación de la
eficacia de la gestión de stocks.

El traslado físico de producto desde el rack hasta la zona de despacho y

posteriormente al vehículo, se debe realizar conforme a las consideraciones
de seguridad reportadas en el instructivo IN01-3-01 Instructivo de
Montacargas y en el IN04-3-11 Instructivo Alistamiento Físico De Vehículos
Modo Operativo.

4.3. Creación de Llamada para Enturnamiento

El Programador de Expediciones validara según el formato FO04-3-02

Formato Lista de Turnos de Vehículos: Datos del conductor y del vehículo
contra el FO04-3-01
Formato Cuadro Maestro de Planeación de Despachos y el tipo de producto a
transportar, si esta información corresponde debe crear enturnamiento
en el aplicativo AAT tótem el cual hace interfaz con el sistema SAP, esto
siguiendo lo descrito en el instructivo IN04-3-09 Instructivo Aplicativo AAT
(TOTEM).

4.3. Actualización Manual de Estatus de Vehículo en SAP

El Programador de Expediciones actualizara manualmente la transacción

ZAUTO según el IN04-3-10 Instructivo SAP Creación Llamada para Ingreso del
Conductor ZAUTO y desde allí cambiara el estatus del vehículo de acuerdo al
proceso en el que este se encuentre.
5. Alistamiento de Vehículo
El proceso de alistamiento de vehículos lo realiza la empresa contratista, siguiendo el orden
definido en el formato FO04-3-02 Formato Lista de Turnos De Vehículos, y para el proceso de
alistamiento debe realizarse de acuerdo al instructivo IN04-3-11

Instructivo Alistamiento Físico de Vehículos Modo Operativo y tener en cuenta las condiciones
descritas en el Documento de Apoyo DA04-3-03 Ficha Técnica Atril Tipo L.

Para este caso debe tener en cuenta los siguientes:

1. Tipo de material a cargar

2. Tipo de embalaje a cargar (granel o empacado)
3. Tamaño del material
4. Tipo de atril (dispositivo de cargue)
5. Tipo de vehículo
6. Destino del material

5.1. Ingreso del Vehículo al Muelle

De acuerdo al formato FO04-3-01 Formato Cuadro Maestro de
Planeación de Despachos y a las prioridades establecidas de cargue, el
supervisor de turno da orden de ingreso al vehículo, según turno y muelle
Se realiza conforme al IN04-3-12 Instructivo para Patio de Mulas y teniendo
presente las normas de contratistas y las normas para conductores.

5.2. Diligenciamiento de Check List de Cargue

Para verificar el adecuado alistamiento realizado al vehículo, los auxiliares

logísticos debe diligenciar el formato FO04-3-03 Formato Check List Cargue
de Vidrio, en donde se detalla los aspectos necesarios del vehículo y sus
accesorios para realizar de forma posterior un adecuado cargue del producto
terminado. El supervisor de turno deberá de verificar la información
registrada en el formato contra los aspectos físicos revisados.
6. Cargue de vehículos

El auxiliar logístico realiza lo descrito en el instructivo IN04-3-14 Instructivo

SAP Alistamiento de Producto Terminado inicia el proceso de cargue
teniendo en cuenta la siguiente información: Documento de Transporte,
número de entrega, tipo de vehículo y placa, donde luego de haber
terminado el proceso de alistamiento operativo de producto terminado,
valida que el vehículo a cargar ya está en el muelle indicado.
El Operador de Monta carga o Puente Grúa, sigue las indicaciones del auxiliar
logístico en cuanto a las posiciones, paquetes que debe transportar, el
vehículo y muelle hacia donde se deben llevar, el mismo operador ingresa su
montacargas lo posesiona en frente del paquete de producto y el auxiliar
logístico procede a enganchar, luego el paquete es transportado y procede al
cargue del vehículo según lo dispuesto en el IN04-3-15 Instructivo Cargue de
Vehículos Vidrio Suelto o en el caso de exportación IN04-3-16 Instructivo
Cargue de Vehículos Vidrio Empacado. De acuerdo a la matriz de Riesgos y
Controles, para esta actividad se realizan los siguientes controles: 5.4:
revisión de los perfiles de usuario y de los accesos al sistema de gestión de
stock;
5.12: comprobación expedición física/ albarán de expedición/bono de
pedido; 5.10: evaluación de la eficacia de la gestión de stocks; 5.16: control
físico de las expediciones.
Se debe tener en cuenta que el vehículo se debe cargar de atrás hacia
adelante e intercalando de un lado al otro.
6.1. Aseguramiento de la carga

El auxiliar logístico debe asegurarse de que el producto quede totalmente en contacto con el
icopor de respaldo de los atriles, validando que no pase luz, para realizar este proceso deberá de
realizar el diligenciamiento del FO04-3-03 Formato Check List Cargue de Vidrio (sección antes de
iniciar cargue). En caso de que se presente un desnivel, se debe retornar al paso de alistamiento
donde se realiza la alineación del atril según IN04-3-11 Instructivo Alistamiento Físico de
Vehículos Modo Operativo.

Después que se completa el vehículo con el respectivo cargue indicado en la DT, se procede a
realizar la colocación de frenos según corresponda si es individual o enterizo, esquineros, eslingas
y el aseguramiento de las mismas.

En caso de que durante el proceso de cargue se presente alguna rotura se debe diligenciar el
formato FO04-2-04 Formato Quiebra de Vidrio y se debe atender el evento conforme el
instructivo IN04-2-30 Instructivo Reclasificación y Rotura de Vidrio Operativo y no debe
expedirse material con rotura.

Nota: Está prohibido expedir material con rotura.

6.2. Impresión Automática de la Remisión

Luego de finalizar el proceso en SAP de la transacción ZRIF 2, descrito en el instructivo

IN04-3-14 Instructivo SAP Alistamiento de Producto Terminado, generada por el auxiliar logístico
el sistema está configurado para imprimir automáticamente la remisión y sus respectivas copias
que contienen el detalle del material a expedir y su respectivo destino.

Dicho documento es impreso en la impresora asignada al programador de expediciones.

6.2.1. Generación automática de factura en SAP y envío a Zona Franca por

correo.

Al momento de finalizar la transacción ZRIF 2 descrito en el

instructivo IN04-3-14 Instructivo SAP Alistamiento de Producto
Terminado, el sistema SAP está configurado en la planta Soacha
para que genere una copia en PDF de la factura correspondiente a
la entrega tratada. Esta copia llega a los correos de: Supervisor de
Transporte e Inventarios, Programador de Expediciones y Usuario
Operador de Zona Franca.
6.3. Comparación del Cargue Físico con respecto a la Remisión Generada
Con el documento Remisión el auxiliar logístico debe dirigirse al vehículo del
cual genero el respectivo cargue y debe revisar y validar por cada lote
(paquete) que el material y cantidades aquí consignadas coincidan con las
que se encuentran físicamente para expedir, este paso debe estar avalado y
sustentado por el respectivo supervisor de turno. Para esta actividad se
realiza el Control 5.12: comprobación expedición física/ albarán de
expedición/bono de pedido.

6.4. Diligenciamiento de Check List de Cargue (Vehículo cargado)

Conjuntamente con el conductor del vehículo, el auxiliar logístico debe

verificar el adecuado cargue del producto terminado, diligencia el formato
FO04-3-03 Formato Check List Cargue de Vidrio, en donde se detalla los
aspectos necesarios del aseguramiento del vehículo para el transporte del
producto terminado. El supervisor de turno deberá de verificar la
información registrada en el formato contra los aspectos físicos revisados.