GUIA ORGANIZAR EVENTOS

PRESENTADO POR: ELIAS RUIDIAZ

PRESENTADO A: DELIA TRIANA VILLAZON

ORGANIZAR EVENTOS

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

COMM

GESTION ADMINISTRATIVA

FICHA 1807438

VALLEDUPAR

2020
 CUESTIONARIO

1. ¿Qué es un evento?

Los eventos son aquellos fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que
tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos establecidos de
forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar,
entretener o generar experiencias en un grupo de personas.

2. ¿Cuáles son las clases de eventos?

 Académicos: clases profesionales, entregas de diplomas o fiestas de

graduación
 Culturales y de ocio: como festivales, espectáculos y conciertos
 Deportivos: carreras, caminatas y juegos
 Políticos: mítines, debates y manifestaciones, o
 Educativos: charlas, cursos y congresos.

3. ¿Cómo se clasifican los eventos?

Los eventos se clasifican en aquellos que poseen intercambio de ideas,

reuniones que tienen como objetivo la capacitación, macro-reuniones, eventos
gastronómicos, eventos sociales y eventos empresariales.
Los eventos son considerados como los hechos que tienen a lugar en la
naturaleza y que de una forma u otra marcan un antes y un después en la vida
de la persona quien lo percibe.
En el marco social, los eventos vienen a ser considerados como una reunión en
la que se departe una gran parte de saberes y conocimientos viniendo todos
estos a ser parte de la gran interrelación intelectual y cognitiva que se celebra
hoy en día entre las personas, hechos tan característicos de las sociedades.

4. ¿Cuáles son las etapas de un evento?

 Pre- evento
A. Definición Del Programa
B. Información Al Personal Del Lugar
C. Cuenta Maestra
Ultimar Detalles, Cambios Y Ajustes
D. Investigación
E. Planificación
F. Organización
  Evento
G. Recibimiento y registro
H. Montaje de salones y mesas
I. Atención a participantes
J. Manejo de personas vip
K. Atención a acompañantes
L. Control y supervisión
M. Reunión diaria con empleados
N. Desarrollo y Dirección

 Post-evento
O. Revisión cuentas y facturación
P. Despacho de material
Q. Cartas de agradecimiento
R. Evaluación

5. ¿Cuáles son los manuales de funciones y procedimientos para la

organización de un evento y realice el manual de funciones de su comité?

 Verificar que los recursos sean bien utilizados

 Planear los tiempos de ejecución de las actividades

 Proponer soluciones que resuelvan los inconvenientes que se puedan

presentar

 Analizar la distribución y utilización de los recursos

 Autorizar la compra de los materiales para el evento

 Evaluar el desarrollo de las diferentes actividades realizadas por los comités

 Garantizar la calidad del evento

 Evitar al mínimo los inconvenientes.

En nuestro comité que es apoyo a servicios generales este compuesto por:
Una coordinadora y tres auxiliares de apoyo.
CARGO FUNCIONE
S
Vigilar y controlar la planeación del
evento, estar atento al desarrollo de
este en cuanto a los elementos
Coordinado logísticos. Es mi responsabilidad
ra dirigir y supervisar a que mi grupo
cumpla con sus obligaciones y así
nuestro objetivo tenga éxito
 Estar atenta a que se cumpla con toda
Auxiliar 01 la parte logística.

Coordinar el área en parte de

adelante del evento pendiente a
Auxiliar 02 nuestros invitados que tengan sus
implementos adecuados para el
evento.
Estar atenta a que el auditorio cuente
con todos los elementos necesarios
Auxiliar 03 para realizar el evento entre la
silletería, sonido etc

6. ¿Qué es un comité?

El comité es la organización de personas naturales o jurídicas, o de ambas,

dedicadas la recaudación pública de aportes destinados a una finalidad altruista. ...
Por lo tanto, el líder debe ser una persona que infunda respeto, seguridad,
admiración y deseo de trabajar.

7. ¿Cuáles son las clases de comités que se deben organizar en un evento?

 Comité de recepción:
Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes. Recibir
a los invitados especiales.
Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea
requerida por los delegados e invitados.
 Comité de programas
Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.
Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
Estructurar el programa técnico.

 Comité de servicios generales

Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que
comparten el compromiso de planificar, organizar, ejecutar y controlar el evento en
respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.
Reservación del centro de convenciones.
Montaje de los salones.
Alquiler de equipos de sonido.
Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
Reproducción del material.
Organización y contratación del personal técnico.
  Comité de promoción
Diseño y elaboración del logotipo.
Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial,
invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.
Promoción interna y externa.
Diseño y compra de todo el material promocional.
Elaboración de las pancartas.
 Comité de alimentos
Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos,
cenas, refrigerios, etc.
Organizar los horarios.
Seleccionar el menú.
Eventos Y Banquetes

 Comité de seguridad

Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los
delegados y participantes.
Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a
los prestatarios de servicios.
Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
 Comité de finanzas
Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo.
Buscar recursos económicos necesarios.
Abrir cuentas bancarias.
Efectuar los pagos.
Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

8. ¿Qué es protocolo?
El Protocolo lo podríamos definir como la normativa que es legislada establecida
por usos y costumbres donde se determina, la precedencia y honores que deben
tener las personas y símbolos, la solemnidad y desarrollo del ceremonial de los
actos importantes donde se relacionan las personas para un fin determinado. El
protocolo se implanta como consecuencia de una necesidad social, es decir;
establece cómo se deben desarrollar los actos importantes que se producen en la
sociedad. Al igual que las normativas jurídicas son necesarias para regular los
cauces que llevan a una convivencia civilizada entre los individuos, la norma
protocolaria determina como se deben desarrollar los actos que emanan de las
instituciones y particulares.
9. ¿Cuáles son las clases de protocolo?
 Protocolos: oficial, social, empresarial, universitario, eclesiástico, diplomático,
militar y deportivo. En la organización de eventos normalmente hay un supervisor
que lleva a cabo un correcto protocolo.
El protocolo empresarial es un conjunto de normas sociales y formales adoptadas
por una compañía para su cumplimiento. ... Estas normas pueden incluir reglas
establecidas por el estado. Un ejemplo de protocolo empresarial es la forma en la
que una secretaria responde a una llamada telefónica de forma cordial.
10. ¿Cuáles son las fases del proceso administrativo detalle cada uno de ella de
forma específica?

El proceso administrativo consta de un conjunto de actividades que fluyen para

alcanzar un fin. Esas actividades se dan en dos etapas; una primera llamada
mecánica que involucra las fases de planificación y organización, y una segunda
etapa más dinámica que comprende las fases de dirección y control.
 Planificación

La planificación del proceso administrativo es la parte del proceso donde se

establecen los objetivos o las metas a alcanzar a corto, mediano y largo plazo.
También se establecen las estrategias más idóneas para alcanzar esos objetivos y
se construye un plan donde se clarifique las actividades a realizar, los recursos
materiales que se necesitan y el perfil o las competencias de las personas más
idóneas para realizar cada actividad. Esta es una función que debe cumplir el alto
mando administrativo de la organización, puesto que está totalmente relacionada
con la misión y visión de la empresa.
Descubre cuáles son las características de los objetivos empresariales, y qué
elementos los definen en cada una de sus perspectivas.
 Organización

Es la fase que le da vida a aquellos detalles que se han planificado dentro del
proceso administrativo, estructurando mejor cada actividad, asignando los
recursos que se necesitan y seleccionando las personas con las competencias
requeridas para cumplir las actividades asignadas.
En la organización del proceso administrativo lo que se busca en esta fase es la
coordinación de todo lo planificado con anterioridad. Por ello, esta etapa resulta
esencial para poder dirigir los esfuerzos de trabajo hacia metas precisas y
concretas.
De nada serviría definir una serie de objetivos si posteriormente, el equipo es
incapaz de poder redirigirlos hacia su consecución.
Durante esta etapa, será imprescindible saber organizar adecuadamente los
recursos personales y económicos.
 Dirección
Es la fase de ejecución de lo coordinado donde se necesita un gerente que motive,
comunique y supervise las actividades planeadas y coordinadas.
En la dirección del proceso administrativo, la persona que ejerce el cargo de
gerente debe tener la potestad de decidir y también una excelente inteligencia
interpersonal, ya que será el director de la orquesta.
 Control
Es la fase del proceso administrativo de una organización donde se busca medir los
resultados obtenidos con la finalidad de mejorar aquello que sea necesario y
asegurar que el proceso vuelva a comenzar desde una planeación más inteligente
que la anterior.
El control del proceso administrativo proporciona la oportunidad de mejorar los
puntos débiles y ratificar los fuertes para incorporarlos en la cultura organizacional.
En esta fase se compara lo planeado con lo obtenido y se observa la desviación
existente en caso de que exista.
Se dice que el proyecto ha llegado a su fase final cuando cumple su fase de control,
y es justo en ese momento que termina un primer ciclo para comenzar de nuevo en
la fase de planificación. Esta fase también resulta imprescindible, porque sin ella
resultaría imposible poder conocer los aspectos necesarios a mejorar durante las
distintas etapas del proceso administrativo.

11. ¿Cuáles son los medios de comunicación utilizados en un evento detállelos?

La Radio es una alternativa interesante. También es utilizado para eventos de tipo
masivo y es muy práctico dado que hay un alto porcentaje de personas que durante
el día encienden sus radios.
La Prensa local y Revistas es un medio muy segmentado por su naturaleza, ya que
existe variedad en sus publicaciones, revistas de todo tipo (culturales, informativas,
de moda, jóvenes.) y su fin es captar la atención del público que gusta de la
información leída, exacta y precisa.
Dentro de este grupo encontramos las vallas publicitarias, carteles, panfletos,
volantes e inclusive la nueva modalidad que son las vallas móviles. Tienden a ser
muy llamativas y ubicadas en sitios estratégicos de impacto para el público.
También es considerado uno de los medios más usados y accesibles en precio.

12. ¿Cuál es el perfil profesional para la organización de un evento?

Perfil del organizador de eventos: El Organizador de Eventos está capacitado, para
planificar eventos; organizar y gestionar las actividades dentro del evento; controlar
y coordinar el cronograma del evento; y vender y promocionar eventos.

13. ¿Qué diferencia hay entre un evento social y un evento empresarial?

justifique su respuesta
La principal diferencia radica en la finalidad de estos, ya que el evento social tiene
como principal objetivo disfrutar por parte de los asistentes de algún suceso de
este tipo social como graduaciones, cumpleaños y demás; mientras que los
eventos empresariales cumplen con el objetivo de tener un acercamiento entre
empresa y clientes, ya sean internos o externos, y logran cierta aceptación y
fidelización de su parte.
 14. ¿Qué son reservaciones?

Reserva es la guarda o custodia que se hace de algo con la intención de que sirva a
su tiempo. Una reserva es algo que se cuida o se preserva para que pueda ser
utilizado en el futuro o en caso de alguna contingencia.

15. ¿Qué es un portafolio de servicios?

El portafolio de servicios es un documento preparado por una empresa,
organización o individuo en el que se describen los servicios que ofrece. Detalla los
límites y ofrecimientos del proveedor para todos los clientes y áreas de mercado a
los que sirve.

16. ¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula
para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos
monetarios. En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a
planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero.

17. ¿Cuáles son los tipos de presupuesto?

Presupuesto maestro.
Presupuesto operacional.
Presupuesto de ingresos o ventas.
Presupuesto de producción.
Presupuesto de compras.
Presupuesto de flujo de caja.
Presupuesto de tesorería.
Presupuesto de Marketing.

18. ¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo

largo de un período determinado. Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios
del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales
ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.
19. ¿Qué es logística?

La logística es el conjunto de los medios y métodos que permiten llevar a cabo la

organización de una empresa o de un servicio. La logística empresarial implica un
cierto orden en los procesos que involucran a la producción y la comercialización
de mercancías.
20. ¿Qué es alianza estratégica?

Las alianzas estratégicas son sociedades en las que dos o más empresas trabajan
en conjunto para lograr objetivos que son mutuamente beneficiosos. Las empresas
pueden compartir recursos, información, capacidades y riesgos para lograrlo.

21. ¿Qué es el plan de mejoramiento?

Un plan de mejora es un conjunto de medidas de cambio que se toman en una

organización para mejorar su rendimiento, el rendimiento educativo en nuestro
caso. Pueden ser de muchos tipos: organizativas, curriculares, etc.

22. ¿Qué es conservación documental?

Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la protección de los

materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas,
mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos.

23. ¿Qué son soportes documentales?

Es el medio en el cual se contiene la información, este varía según los materiales y
la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar
archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, orales, sonoros, etc.”

24. ¿Qué son memorias de un evento?

La memoria es un documento, en el que queda recogido los resultados y el

desarrollo del proyecto: es aconsejable realizar una evaluación que nos facilite
datos cuantitativos y cualitativos para elaborar pequeños informes de cada
actividad, y que luego englobaremos en la Memoria anual o general.

25. ¿Qué son comunicaciones protocolarias?

Son aquel medio que facilitan las comunicaciones para dar manejo a las relaciones
públicas de un evento o persona natural.