INFORME № 001 – 2021- INTERCOVAL

NIT: 699- 456321- 8

Departamento de Redes y Telecomunicaciones AA-508

Administración de los equipos principales de telecomunicaciones, acceso a los
servicios de red y sistemas de información.

Barranquilla, 28 agosto 2021

Señora:
Ana María Boyan Martínez
Gerente general de Intercoval

Informar sobre la continuación del proyecto de cobertura a nivel municipal en cuanto a

internet inalámbrico.

Atentamente informamos sobre la continuación del proyecto de cobertura en los

municipios de chipiae y sinaloe del departamento de Caquetá en cuanto a internet
inalámbrico.
Se ha analizado el área del departamento, tomando las medidas requeridas y hemos
implantado el área de cobertura máxima para la cristalización del proyecto en dichas
zonas.
Se requerirá la misma cantidad de materiales utilizados y el mismo número de
trabajadores ya dispuestos para comenzar con el departamento del Caquetá en sus
principales municipios, el mismo que se verá concluido a finales del mes de noviembre.
Dado que, se cubrió 1/3 parte del municipio de chipiae para el mes de marzo, el proyecto
se suspendió durante 2 meses, ya se encuentran retomadas desde el mes de junio.
En el mes de abril, no se logro continuar por problemas en los materiales, dado que
estos se encontraban en mal estado, de mala calidad y no eran los solicitados por la
empresa.
Informe sobre el proyecto de cobertura de telecomunicación y redes para el
departamento del Caquetá, dado que solo 1/3 parte de la población cuenta con internet
inalámbrico.

Elaborado transcriptor
Emily Cecilia Ferrer Márquez valentina Celis Castilla
 INFORME № 001 – 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 45321- 8

Departamento de Redes y Telecomunicaciones AA-508

Administración de los equipos principales de telecomunicaciones, acceso a los
servicios de red y sistemas de información.

Barranquilla, 28 agosto 2021

Señora:
Ana María Boyan Martínez

Hago llegar a usted la información sobre el proyecto de cobertura a nivel municipal.

Se tomo en cuenta el área del lugar y según los trabajadores dispuestos para
elaborarlo son suficientes, también en cuanto a materiales.
El proyecto se varó durante dos meses, porque los materiales no eran los adecuados,
el estado en el que estaban era muy malo y la empresa no solicito esos, pero
retomamos nuevamente, dado que solo una parte de la población tiene internet. Por lo
que hay que terminarlo prontamente.
Esperemos que el proyecto continúe como hasta ahora y cubrir el resto del
departamento.
Este fue in informe sobre el proyecto de cobertura.

Elaborado transcriptor
Emily Cecilia Ferrer Márquez valentina Celis Castilla
 COMPARACIÓN ENTRE INFORME CORRECTO E INCORRECTO

INFORME CORRECTO INFORME INCORRECTO

* contiene buen lenguaje, claro y *Presenta lenguaje informal, mal

formal. redactado, enredado y uso repetido de
palabras.

*Texto justificado y bien organizado *Texto sin justificar y en desorden

*Cargo de la persona a la cual va *No lleva el cargo de la persona a la cual

dirigido el informe. va dirigido el informe.

*Hay mucha más información en cuanto *No hay información clara y especifica
a avance del proyecto y lo que se ha de que se ha hecho y lo que hace falta.
hecho hasta el mes en curso.

* Expone el tema a tratar en el informe *No expone el tema a tratar en el

informe.

*Número correcto del nit *Número de nit incompleto

 ¿Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi
empresa?

Alto consumo de papel:

A medida que nuestra empresa crece, también lo hace el volumen de papel, lo
que quiere decir más espacio ocupado, con riesgo a generar perdidas en la
información y la acumulación de papel innecesario.

Mal servicio al cliente:

El contar con grandes cantidades de documentos hace que varias personas
estén involucradas en el proceso, que se generen retrasos en los tiempos de
entregas por desconocimiento de la ubicación, y por ende demoras en dar
respuestas. En definitiva, podemos caer en un pequeño modelo burocrático
innecesario.

Pérdida de tiempo:
Una pérdida de tiempo empieza a correr cuando la búsqueda de un documento
tarda más de dos minutos. Según un estudio sobre gestión documental, los
empleados gastan el 30% de su tiempo laboral buscando documentos para
realizar sus actividades diarias.

Documentos duplicados:
Esta es una de las consecuencias que causa desorden dentro de una compañía.
Casi el 50% de los documentos de una empresa son duplicados o fotocopias.

Altos costos:
Las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden comprometer
aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su
documentación.
Sanciones legales:
Por ley todas las empresas colombianas que se rijan por la Superintendencia de
Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen
de manera clara las directrices en gestión documental y organización de
archivos. Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad
reguladora altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o
incumplimiento de la norma.

¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000?

• Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de
consulta nacional.
• Controlar los documentos, su disposición final y su
relevancia.
• Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
• Facilitar la gestión documental y garantizar su
transparencia.
• Promover la organización, conservación y consulta de los
archivos de interés económico, social y tecnológico.
• Consolidar una cultura de información nacional.
• Racionalización de la información y sus categorías.
¿Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos?
Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la
documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios
que la rigen y que se desarrollan son los siguientes:

• Finalidad del archivo: mantener una documentación

organizada ayuda y garantiza a conservar una información
con fácil acceso y recuperación.

• Importancia de los archivos: la ley establece y respalda

la importancia de la gestión y la administración de los
documentos, tanto para las empresas, como para quienes
deseen consultar información de interés nacional. De este
modo se categorizan de manera eficaz los documentos,
ayudando a depurar y a administrar lo que es necesario.

• Institucionalidad e instrumentalización: el uso de

instrumentos archivísticos y el manejo de los documentos y
su reposo o archivo, respalda las actividades de gestión,
 siendo las bases principales para procesos políticos,
económicos y legales, garantizando los derechos de
todos los involucrados en los procesos.

• Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso

de la información, por lo que es enfática en el cumplimiento
de las normas descritas en ella, tanto en organizaciones
públicas como privadas con interés público.

• Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo

General de la Nación como el principal ente de regulación,
con el fin de proteger la memoria histórica y cultural de la
nación.

• Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por

la correcta gestión de la información y de garantizar el
acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.

• Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el

manejo de los documentos sea realizado por personal
especializado o personal común, siempre y cuando sigan
las leyes y normas establecidas, de tal manera que su
consulta esté más que garantizada.

• Modernización: el crecimiento y la implementación de

nuevas estrategias, ayudan a las entidades a optimizar y a
automatizar de la mejor manera los procesos de gestión
documental.

• Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga

al pie de la letra, el AGN tiene la responsabilidad de brindar
asesoría a todo el interesado en llevar a cabo procesos de
administración de documentos.