El Gobierno Nacional preocupado por la desorganización de los archivos, y con

el propósito de combatir la corrupción, decretó la Ley General de Archivos: Ley

594 de julio 14 del 2000.

Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación, dieron un

resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los
archivos, la mala administración de la información y la falta de ética en el uso
de los archivos, en las entidades. Esto ha ocasionado la liquidación de muchas
empresas en el país, las cuales entraron a la quiebra no solo por malos manejos
administrativos, sino por el inadecuado manejo de los archivos que es donde
reposan todos los registros de las actividades de una empresa y es garante de la
transparencia de sus actividades.

Con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y
principios que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su
ámbito de aplicación para las entidades publicas como las privadas con
funciones públicas, pero se aspira que por medio de un Decreto el gobierno
logre llegar a las empresas privadas, con el fin de unificar el sistema para la
organización, conocimiento y administración apropiada de la información.

En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el
vocabulario archivistico, esto con el propósito de que las empresas se
familiaricen con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy
importante que tanto los directivos de una empresa como el personal
encargado directamente de manejar archivos, conozcan muy bien los términos
que se manejan en un archivo.

La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivistica, con
estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de la
importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos
principios son:

Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación

organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de la información
y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con
un servicio al que tiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este
medio de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y
promotores de la buena costumbre de organizar los archivos, solo si somos
persistentes y damos ejemplo podemos soñar con que algún día Colombia,
contará con el orden como parte de sus políticas de gobierno.

La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto para

la administración de cualquier empresa, como para la cultura, esta incluido
dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo.
Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las
técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar
nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión.

El principio de institucionalidad e instrumentalidad: se refiere a que los

documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el
soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en
el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en
el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de
hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de
información.

El principio de responsabilidad: para los servidores públicos con respecto a la

organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere
decir que tanto las entidades publicas como las privadas con funciones
publicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la
eficiencia de su gestión.

El principio de dirección y coordinación de la función archivística: el

gobierno ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado de
orientar y coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y las
vigiladas por este, con el fin de difundir la cultura de la organización de los
documentos, proteger y conservar el patrimonio nacional, pues un país sin
historia o una ciudad sin ella, puede desaparecer sin dejar ningún rastro. Esta
entidad ha sido designada para esta tarea teniendo en cuenta que es una
obligación del estado proteger la riqueza cultural, propender por una gestión
transparente tal y como lo indica la Constitución Política del país.

El principio de administración y acceso: siendo una responsabilidad del estado

velar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el derecho
de los ciudadanos del acceso a la información, deben proporcionarse las
condiciones y aplicar y utilizar los sistemas correspondientes para la
organización y administración de los archivos, proporcionar igualmente el
acceso a los documentos que él público solicite con las excepciones de ley.

El principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a los

lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la
racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la
administración pública, permitiendo así, no solo descongestionamiento en las
oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e información.

El principio de modernización: para el crecimiento de una nación, es

indispensable la modernización en procesos y sistemas no solamente para estar
a la par de lo que demanda el mundo entero, sino también para garantizar la
conservación y protección de la información, pues allí donde reposa la razón de
existir de una empresa. Son los documentos donde se ha registrado
información, sea cual fuere su soporte, los que pueden probar o testimoniar las
actividades o gestiones de un país entero. Es por ello que la modernización es
parte de la organización y aplicación del sistema de archivos, así podrán
cumplir con su función y se aprovechara mejor este recurso.

El principio de interpretación: para la adecuada interpretación y aplicación de

esta ley, el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la
capacitación y acompañamiento a las empresas públicas como a las privadas
con funciones públicas en la modernización y organización de sus archivos. Esta
entidad ha desarrollado una labor muy importante, su gestión en este campo ya
que esta generando frutos pues hoy en día la acogida a este llamado es nutrida
y esta despertando a las empresas del letargo nocivo como es el
desconocimiento del valor de la información.

El sistema nacional de archivos esta constituido por órganos asesores,

coordinadores y ejecutores. El gobierno lo conforma con el Archivo General de
la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de
organización administrativa, territorial y por servicios.

Esto con el fin de que los programas de organización de archivos se desarrollen

no solo bajo los principios y políticas y normas ya establecidas, sino para que
esta operación sea debidamente coordinada y descentralizada.
El objetivo del gobierno es que por medio de esta Ley, su aplicación y
seguimiento se logre conocer y controlar la información y sus soportes en todas
las entidades, pues bien sabemos lo que hoy en día sufrimos a causa de la
corrupción, el no poseer pruebas por falta de organización y control de los
archivos ha impedido que la ley se aplique a muchas personas que han
realizado actividades corruptas y en detrimento del patrimonio nacional.

En él articulo 6º. Donde se trata de los planes y programas, esto quiere decir
que todas las entidades que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos,
deben esmerarse por llevar a cabo todo el programa propuesto por el Archivo
General de la Nación, con respecto a la organización de los archivos en
general. Para ello pueden contar con la asistencia técnica del mismo, apoyados
también por los consejos territoriales y los comités técnicos. No cabe duda que
este es un plan bien concebido, que el gobierno tiene solo expertos en el tema,
todo para lograr un propósito: la organización de la información.

La información es el eje y la base de cualquier gobierno y cualquier

administración, en nuestro país donde sufrimos el flagelo de la corrupción
todos y cada uno de nosotros debemos contribuir no solo en nuestros empleos
sino, dando a conocer el tema a nuestra familia, amigos, en fin... para que
aprendamos a valorar la información. Crear conciencia acerca de su
importancia no solamente le compete al gobierno nacional ni a las empresas ya
sean publicas o privadas, igual nosotros como ciudadanos responsables
debemos contribuir para que este sueño se cumpla.

La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización
de los archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según
organización del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos
organismos están obligados a organizar sus archivos.

Para la organización de los archivos de acuerdo a la ley, se debe contar con un

programa adecuado, bien estructurado con el fin de lograr el interés y
participación del personal encargado de los archivos, Directivos responsables y
todo el personal que en la empresa de una u otra forma maneja información.

En él titulo IV de esta Ley, además de que recuerda que es obligación

conformar los archivos públicos, también indica que cada administración
publica es responsable de que esto se cumpla. Deben dotar los archivos de los
espacios e instalaciones adecuadas y de acuerdo a los parámetros establecidos
tanto estructurales como climáticos, para la protección y conservación de la
información. La información publica debe manejarse con ética y para ello se
requiere de personal idóneo, por esa razón la responsabilidad de la
organización y manejo de los archivos es una responsabilidad integral y aunque
la Ley es clara y sancionará a los directos responsables en caso de que suceda
algo contrario, es importante tener muy claro cuales son nuestras
responsabilidades y obligaciones en esta importante tarea.

Para el desarrollo de este programa de organizar los archivos, la misma ley esta
indicando que debemos tener en cuenta en el plan:

Conocer la Ley 594 del 2000 para tener muy claro las responsabilidades,
obligaciones y su ámbito de aplicación.

Elaborar y presentar un proyecto o programa de gestión documental donde se

incluya:

Sensibilización hacia los archivos y su organización

Proponer el uso de nuevas tecnologías y soportes que faciliten no solo la

administración y control de la información, también el acceso para el público
que desee consultar, igualmente deben ser sistemas que garanticen la
conservación de la información de acuerdo a la Ley.

Un programa de capacitación que incluya: procesos archivisticos desde que se

produce o recibe el documento hasta su destino final, para ello es muy
importante que el personal se familiarice con el ciclo vital del documento, este
se cumple en las tres fases de archivo: se inicia en el archivo de gestión, pasa
al archivo central y posteriormente al archivo histórico, siempre teniendo en
cuenta para que en estas dos últimas etapas los documentos se valoren, el
resultado de esta valoración determina si deben conservarse por un tiempo, en
forma permanente o si por el contrario pueden eliminarse en el mismo archivo
de gestión.
Elaboración de inventarios para asegurar el control de los documentos.

Elaboración de las tablas de retención, presentarlas para su aprobación primero

al comité de archivo de la misma empresa y luego a la entidad encargada de su
revisión y aprobación que ha designado el gobierno.

Una vez aprobadas las tablas de retención deben ser difundidas al interior de la
empresa y proceder a capacitar al personal para su debida aplicación.

Un plan de acción con el respectivo seguimiento, para verificar la aplicación de

los procesos, para que la conformación de los archivos sea exitosa.

Es la organización de los archivos la que garantiza la transparencia de las

actividades de una entidad, facilita las funciones de los empleados por el orden
y la fácil ubicación de la información, se facilita el acceso del publico a la
consulta de los documentos a excepción claro de los que protege la ley.

El gobierno a través de los órganos competentes, realiza el control y vigilancia

de los archivos a las entidades que obliga la ley e igualmente esta trabajando
el Decreto que le permitirá igualmente vigilar las entidades privadas, esto con
el fin de combatir la corrupción que tanto daño hace a nuestro país.

Igualmente la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo públicos
sino también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo,
garantías y estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información.
Para esto efectuará todos los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna
entidad o persona jurídica de estos archivos que se convierten en patrimonio
nacional por ser parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo
de información es irrecuperable.

La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones,

ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy en
día somos conscientes de que la información se ha constituido en uno de los
principales activos o patrimonio de las empresas, pues es el soporte de la
actividad y la fuente de organización en cada una de sus áreas.
La sensibilización y capacitación del personal de la empresa, son vitales pues la
administración de la información requiere de la importancia y las practicas
documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para
la empresa.

Aunque hoy en día las nuevas tecnologías de la información, imponen la

necesidad imperante de renovar conocimiento y ofrecer servicios
automatizados, nuestra vista hacia el futuro de la administración de la
información debe guiarse por los esquemas establecidos para la organización de
los archivos, así se garantizan la confiabilidad y efectividad en los procesos
archivísticos.

Para concluir, nosotros como empleados y como futuros profesionales, debemos

esmerarnos por conocer cual es la situación de los archivos en la empresa para
la cual laboramos, si aun no se ha propuesto un programa de gestión
documental, es nuestra responsabilidad hacerlo aunque otras personas sean las
encargadas y si es nuestra función con mayor razón. Trabajemos con ahínco en
este propósito como empleados, como civiles y sobre todo como Colombianos.
Siendo multiplicadores de este propósito de organizar los archivos, podemos
contribuir a que algún día nuestra Colombia sea diferente: halla orden y
tengamos paz.