TRABAJO MONOGRÁFICO

DOCENTE:

RIOS ANGELES, NIVARDO

ASIGNATURA:

ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

INTEGRANTES

ACOSTA ABAD, ALEJANDRO FRANCISCO

CORTEZ FARFÁN, ANDREA IVONNE
JARAMILLO MANUYAMA, TRIXY YOMIRA
MANRIQUE ANGULO, GERARDO JAIR
SALCEDO INZA, MAYRA ALEXANDRA
VARGAS FARIAS, JOASSI STEFANO

SECCIÓN:

04N01

LIMA - PERÚ

2021 - I
 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

1.1 Historia de la empresa

1.2 Misión y Visión de la empresa

1.3 Valores

1.4 Presentación del problema

1.5 Justificación del problema

1.6 Organigrama

CAPÍTULO II

TEORÍA DEL PROBLEMA A INVESTIGAR

2.1 Fundamentación Teórica

CAPÍTULO III

INVESTIGACIÓN Y SOLUCIÓN

3.1 Investigación

3.2 Resultado

Conclusiones y recomendaciones

Bibliografía
 INTRODUCCIÓN

Esta investigación se ha dado con la finalidad de conocer, interpretar y

analizar los problemas logísticos que tiene la Notaria Abad, ya que con el
transcurso de los años esta ha estado acumulando de manera masiva documentos
que no están siendo archivados y ubicados de manera correcta. Es por ello, que
con este trabajo se quiere llegar a dar una alternativa de solución a la
problemática, implementando ciertos sistemas digitales para el desarrollo de una
plataforma de logística digital.

La siguiente investigación se ha realizado a través de un diagnóstico, plan de

trabajo e interpretación de la estructura funcional de la empresa, que nos ha
permitido identificar y conocer a detalle la problemática para así elaborar una
solución factible que ayude a la mejora continua de la empresa.

Para ello se ha recurrido a bibliotecas virtuales, base de datos para extraer datos
relevantes utilizando así los métodos cualitativo, deductivo y análisis-síntesis para
realizar las fichas textuales con las fuentes de información consultadas.
 CAPÍTULO I

INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

1.1. HISTORIA DE LA EMPRESA

La Notaría Abad empezó a brindar sus servicios desde el 29 de noviembre
del 2005, hasta la fecha, y está a cargo de la notaría Elsa Gelina Abad
Bazán de Acosta, nombrada mediante Resolución Ministerial Nº 351-2005-
JUS/CN-ST de fecha 01 de setiembre del 2005, con RUC 10008323211, la
notaría obtuvo el título de abogada en la Universidad Nacional Mayor de
San Marcos, y cuenta con amplia experiencia profesional en el área
registral, al haber desempeñado el cargo de Registradora Pública en la
Oficina Registral de Moyobamba, Zona Registral Nº III - SUNARP por más
de nueve años, siendo además magíster en Derecho Civil y Empresarial,
diplomada en Derecho Registral, en Derechos Reales y Registro de Predios
y en Derecho Registral y Notarial.

Cuando inició sus actividades, se alquiló un pequeño local, de un solo

ambiente, el mismo que se dividió para separar el despacho notarial, del
área de caja y atención al público, contratándose sólo a una secretaria.
Luego de algunos años, se logró construir un local apropiado y contratar a
seis secretarías, para brindar un mejor servicio a las personas que acuden
en busca de los servicios que se brindan.

Como se atiende a un público generalmente del área rural, además de las

funciones y servicios propios, se procura mantener un diálogo permanente
con los ciudadanos que acuden a la notaría para explicarles sobre las
implicancias de los actos que celebren o que pretenden celebrar.

Desde su inauguración, La Notaría Abad ha logrado crear conciencia de la

importancia de la seguridad jurídica en el valle del Alto Mayo. Está siempre
a la vanguardia de la tecnología, con innovación permanente y capacitación
constante.
 LOGO:

1.2. MISIÓN Y VISIÓN DE LA EMPRESA

MISIÓN
Compromiso con los ciudadanos del Alto Mayo para formalizar los actos y
contratos que se celebran dotándolos de seguridad jurídica, con la finalidad
de evitar futuras contiendas judiciales o personales. Además, está
comprometida con el desarrollo personal y profesional del equipo de trabajo
incentivándolos a desempeñarse con honestidad, ética profesional y a
seguir capacitándose, con la finalidad de conseguir sus propios objetivos y
brindar un servicio de calidad.
VISIÓN
Contribuir con la paz social, al respeto de los derechos humanos y el
desarrollo del país, dentro de un marco jurídico que defienda la seguridad
jurídica, ofreciendo también la plena satisfacción por el servicio prestado.

1.3. VALORES
 Confidencialidad: Guardar y proteger información personal a la que se
tiene acceso, utilizándose de manera profesional y exclusivamente para
el caso solicitado.
 Servicio al Cliente: Encomendados a asesorar y brindar un excelente
servicio jurídico.
  Respeto a la Constitución y a las leyes: Acatar firmemente la norma
suprema establecida en la Constitución, así como al cumplimiento de las
leyes que estas contengan. Ser ético moralmente al hacer uso único y
exclusivo para llegar a la solución de los asuntos que no son
encargados, no así para beneficio personal o de terceros.
 Imparcialidad: Ser ético moralmente al hacer uso único y exclusivo para
llegar a la solución de los asuntos que no son encargados, no así para
beneficio personal o de terceros.
 Seguridad Jurídica: Se cuidará que la actuación de la Notaría está
enmarcada siempre a la ley además de tener los conocimientos jurídicos
suficientes y mantenerlos actualizados para saber responder
adecuadamente a los planteamientos de los clientes.

FINALIDAD DE LA EMPRESA

 Brindar servicios jurídicos y notariales.

 Colaborar activamente con la lucha contra el lavado de activos y
financiamiento del terrorismo.

OBJETIVO

Dotar de seguridad jurídica a los actos y contratos que se celebren.

1.4. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA

La problemática de la Notaría Abad se basa en que el proceso logístico
documentario no se encuentra automatizado y este se lleva acabo de forma
manual, lo cual hace que el proceso de almacenamiento y ubicación se
vuelva lento y poco eficiente. Además, genera insatisfacción en los clientes
por la demora en la recepción de los trámites y comunicación al cliente
sobre el estado del documento que fue enviado a registros públicos para su
inscripción.

1.5. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

El registro y control inadecuado de los documentos por parte de los
colaboradores para que este sea inscrito en los Registros Públicos ocasiona
 problemas de acumulación, ubicación y almacenamiento ya sea por falta de
seguimiento de entrega de documentos u otros motivos, genera
insatisfacción en los clientes por la demora en la recepción de los trámites y
comunicación al cliente del estado del documento al momento que fue
enviado a registros públicos para su inscripción
La presente investigación es importante porque permitirá optimizar la
eficiencia y eficacia del servicio al cliente por parte de la Notaría Abad, de
manera que se podrá mejorar el área que se encarga de la presentación de
los documentos a los Registros Públicos para su inscripción, así como
control del estado de los títulos (observado, tachado, inscrito, reingresado,
calificación), además de brindar información y de entregar documentos a los
clientes mediante la elaboración de nuevas estrategias digitales, teniendo
como resultado la optimización del servicio.

1.6. ORGANIGRAMA
 CAPÍTULO II

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

Todo documento es vital y más que necesario para las personas, organizaciones y
sociedad en general porque preservan nuestra memoria, difunden información, dan
acceso a los ciudadanos a dichos papeles escritos ya que son garantía de
propiedad Intelectual y protección de datos, es por ello que se debe tener un buen
almacenamiento y registro adecuado de los mismos.
Como menciona Fuster (2001):

“A lo largo de la historia de los archivos la legislación, la práctica archivística

y la doctrina científica han incorporado todos y cada uno de estos elementos
del concepto de archivo, pasando de la acepción como lugar o depósito al
conjunto orgánico de documentos y llegando al concepto de institución,
donde los profesionales archiveros, provistos de fe pública, juegan un papel
decisivo para la consideración jurídico-administrativa y en definitiva científica
de los archivos” (p. 10).

Cada documento guarda información relevante es por eso que se debe tener una
buena gestión documental.

Del mismo modo, como ya se mencionó anteriormente, es necesario contar con un

sistema informático, ya que este agiliza el proceso de documentación, además de
conocer los factores que se deben tomar en cuenta para el nuevo sistema. Por ello,
según el Sistema de gestión, “los sistemas electrónicos tienen esencialmente las
mismas exigencias que los sistemas en papel. No obstante, los métodos para
cumplir con estos requisitos serán diferentes cuando se utilicen ordenadores. A
continuación, se enumeran algunos factores que deben tenerse en cuenta:
Permanencia: los sistemas de reserva son fundamentales en caso de que se
produzca un fallo en el sistema principal. Asimismo, el mantenimiento periódico del
sistema informático ayudará a reducir los fallos en el sistema y la pérdida de datos.
Seguridad: garantizar la confidencialidad con un sistema informático puede ser
más difícil, puesto que muchas personas podrán tener acceso a los datos. No
obstante, pueden crearse códigos de acceso informáticos para proteger los datos.
Trazabilidad: los sistemas de registro electrónicos deberán diseñarse de tal forma
que se pueda hacer un seguimiento de la muestra a lo largo de todo el proceso que
tenga lugar en el laboratorio. Seis meses después de realizar un análisis, deberá
ser posible consultar los registros y determinar quién recogió la muestra y quién
realizó el análisis.”

La TIC se ha convertido en una herramienta necesaria de cada empresa que está

en busca de una buena organización, seguridad, tener información más precisa
teniendo resultados positivos en cada área de la empresa. Según Villalobos (2011)
sustenta que:

“…Ahora, en las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC), se

encuentra el área del software, el cual resulta ser medular como un soporte
informático que permite el procesamiento, almacenamiento y transmisión de
la información con base al cual se construya, y es aquí donde puede entrar
en juego la incorporación del software libre en el sistema registral y notarial,
como una herramienta que alcance la aplicación de toda la modernización y
los mencionados avances tecnológicos que pretende este nuevo sistema en
los Registros y Notarías” (p. 201)

Dentro de cada organización la logística de almacenamiento cumple un papel

funcional en las actividades de guardar, proteger y conservar adecuadamente el
bien durante todo el periodo que sea necesario ya sea de manera física o digital.
Para la OMS publicada en su biblioteca 2016.

“Los documentos incluyen las políticas, procesos y procedimientos por

escrito y proporcionan el marco del sistema de la calidad. Es necesario
actualizarlos y mantenerlos. Los registros incluyen información obtenida
durante el proceso de realización y notificación de análisis clínicos. Esta
información es permanente y no necesita actualizarse. Disponer de un
buen programa de control de la documentación garantiza el uso de la
versión más actual de un documento y la disponibilidad y facilidad de
acceso cuando se necesita un documento.”

Los sistemas de almacenamiento electrónicos tienen principalmente las mismas

exigencias que los sistemas regulares en papel. Según Villalobos. (2011)
 “En derivación se buscó la automatización de los procedimientos y sistemas
registrales y notariales por medio de la implantación de un sistema
automatizado, tanto para la gestión jurídica registral como para la gestión
contable y administrativa. Además, se organizan estas oficinas con un
sistema de folio real y personal, las cuales son modalidades que de principio
aplican exclusivamente para los Registros, definidas por la exposición de
motivos del Decreto con Fuerza de Ley de Registro Público y del Notariado.”
(pg. 200)

La digitalización de documentos es muy importante en la empresa, de esta manera

se incrementa el nivel de productividad, eficiencia, se ahorra dinero y permite
proteger y compartir los archivos de manera más rápida; por consiguiente, se
ahorra espacio y se podría utilizar ese lugar de una mejor manera, en vez de tener
documentos acumulados en físico. En ese sentido la OMS comenta:

‘’Es importante establecer medios de protección frente a la pérdida de datos.

En los sistemas en papel, esto implicará el uso de materiales seguros para
registrar y almacenar los registros de forma adecuada. En los sistemas
computarizados, los procesos programados o periódicos de copia de
seguridad se convierten en elementos muy importantes.’’ (p.200).

Otros beneficios que nos puede traer el digitalizar los documentos es que podemos
ubicarlos en segundos, más no en horas de búsqueda, no se emplea demasiado
tiempo; se ahorra dinero al reducir los tiempos de búsqueda, ayuda a disminuir la
carga laboral permitiendo que los colaboradores accedan a los documentos en
tiempo real y de manera segura.

CAPÍTULO III

INVESTIGACIÓN Y SOLUCIÓN

3.1. Investigación
La presente investigación se desarrolla con el enfoque cualitativo; así
mismo, se determinó la utilización del diseño narrativo. Para lograr el
objetivo se recopiló información a través de las siguientes técnicas.
Se realizó análisis documental, en el cual se ha seleccionado documentos
como los cuadernos en los que se registran los títulos que son necesarios
para la investigación, la cual brinda conceptos donde se puede estructurar el
presente trabajo.
Asimismo, se realizó una serie de preguntas a la Notaría, la cual facilitó
información y dio a conocer más del objeto de estudio, donde se pudo
comprender diferentes aspectos de la problemática.
El análisis de la información representa la manera en cómo los datos
recopilados nos proporcionan respuestas a nuestro objeto de estudio.

CUESTIONARIO A MIIEMBROS DE LA NOTARÍA

1. ¿En un mes, cuántos documentos se presentan aproximadamente a
Registros Públicos?
Al mes se presentan aproximadamente entre 150 y 200 títulos para su
inscripción en Registros Públicos.

2. ¿Qué tipo de documentos se gestionan de manera digital y cuáles

físicamente?
Debido a la pandemia, Registros Públicos complemento la plataforma
digital que ya tenían, permitiendo la presentación de más actos
inscribibles presentados de manera digital como la compraventa,
adjudicaciones, donaciones, anticipos de legítima, anotación de sucesión
intestada, sucesión intestada definitiva, modificación de estatutos,
nombramientos de representantes, etc.
Los títulos que tienen documentos conexos como planos, memorias
descriptivas, constancias de catastro u otros, se presentan de manera
física en una oficina registral.

3. ¿Cuál es el proceso de documentación al momento de registrar el

número de título y el estado del documento?
A la presentación del documento ya sea de forma digital o física,
Registros Públicos le genera un número de título. Este número de título
se registra a mano en un cuaderno, adicionando el nombre del cliente,
 número de Kardex, fecha de presentación, número de teléfono del cliente
y el estado de la calificación en Registros Públicos.

4. ¿Quiénes tienen acceso al sistema de almacenamiento de los archivos?

El personal autorizado es el que tiene acceso al sistema de
almacenamiento.

5. ¿Qué herramientas utilizan para gestionar los documentos?

Las herramientas que se utilizan para gestionar los documentos digitales
son:
 Cuaderno donde se registran los documentos.
 Una computadora que esté incorporada a la red de la Notaría.
 Documentos digitalizados en PDF.
 Recibo de pago de los derechos registrales.
 Cuenta bancaria para realizar los pagos en la plataforma de
Registros Públicos.
 Correo electrónico vinculado a la plataforma, donde Registros
Públicos envía información respecto al estado del documento.
 Cuenta en la plataforma SISNOT (Sistema Notarial), la cual
permitirá presentar los documentos de manera digital.
 El lector de DNI para la firma electrónica del Notario con la que se
podrá presentar los títulos en la plataforma de Registros Públicos.

Las herramientas que se utilizan para gestionar los documentos digitales

son:
 Se utiliza el mismo cuaderno en el que se registran los
documentos digitales.
 Traslados notariales en papel autorizados.
 Formulario registral.
 Recibo de pago de los derechos registrales.

6. ¿Qué problemas o dificultades existen al buscar documentos?

 Conforme pasa el tiempo es más complicado buscar de manera manual
en los cuadernos índice no digitales, ya que mientras más se demoren
en recoger los documentos los clientes, se tienen que buscar la
información en más cuadernos índice no digitales, además en estos
cuadernos se registran los datos según la fecha en que se realizó el
trámite y no alfabéticamente, esto también dificulta la búsqueda del
documento debido a que se tiene localizar el nombre del cliente.

7. ¿Con qué frecuencia se realiza el seguimiento de los títulos presentados

a los registros públicos?

El seguimiento es diario, sin embargo, los títulos que ya han obtenido

una calificación registral, y aún no han sido recogidos por el cliente, se
realiza cuando lo solicita el interesado.

8. ¿Como es el proceso de trazabilidad de los documentos que ya tienen

bastante tiempo archivados y/o almacenados?

No se hace un seguimiento debido a que es muy tedioso revisar todos

los cuadernos donde se registran los títulos presentados, ya que una vez
que el documento ha sido calificado en registros públicos, se cumple con
comunicarse con el cliente para que recoja el documento.

9. ¿Existe alguna base de datos digital donde se pueda buscar los

documentos tramitados ante los Registros Públicos?

Por el momento no hemos implementado esa base de datos.

10. ¿Piensan implementar una base de datos digital para el seguimiento de

los documentos?

Si, porque hemos investigado que facilita el seguimiento de los títulos

presentados ante los Registros Públicos.

3.2. Resultado
Se asignó a un trabajador en específico para que elabore un Excel en un
drive para que todos los que trabajan en la oficina puedan acceder cuando
necesite buscar algún documento que fue presentado a Registros Públicos.
Este documento en línea solo podrá ser editado por la persona a la que se
le asignó esa responsabilidad, por eso, al compartir el link del documento,
se debe restringir la edición a otros usuarios para evitar cualquier
inconveniente. Con este documento se podrá hacer el seguimiento de una
manera más efectiva, ya que facilitará la ubicación de los documentos
antiguos y recientes, además se usa un sistema de colores para saber el
estado del documento que fue presentado en Registros Públicos: rojo -
observado, plomo - tachado, verde - inscrito, celeste - reingresado, amarillo -

calificación. El Excel que se desarrolló permite localizar los documentos de

distintas maneras, esto es posible porque al presionar en el teclado “Control
+ F” puedes buscar cualquier palabra en el documento, la cual puede ser el
nombre de los intervinientes, número de título, número de Kardex, estado
del documento, fecha y oficina registral.
 CONCLUSIONES

1. Entendemos que la digitalización trae muchas ventajas para los archivos,

entre ellas la reducción de copias, fácil localización y manipulación de la
información, garantiza seguridad y confiabilidad.
2. Desarrollar un sistema digital de búsqueda eficiente, utilizar herramientas
innovadoras, que entreguen una atención rápida y la transformen en una
experiencia satisfactoria va a permitir mejorar el servicio brindado a los
clientes.
3. Asimismo, sabemos que digitalizar los documentos con valor legal nos da la
seguridad de contar con archivos digitales de aquellos papeles que antes
nos quitaban espacio físico y demandaban recursos; todo ello, con el mismo
valor de su original, según el decreto Legislativo 681.
4. Por último, el sistema de gestión busca establecer en todas las notarías una
estructura tecnológica uniforme que integrará, en el marco de un mecanismo
seguro y moderno, cumplimiento las relativas entregas de ficheros y
soportes informatizados de la oficina notarial en caso de cese del notario y
de la consiguiente entrega del protocolo.

RECOMENDACIONES

● Para empresas pequeñas donde las ganancias no son tan elevadas como
para implementar un sistema digital, se recomienda uso de tablas Excel.
● Se recomienda adaptarse a las nuevas implementaciones tecnológicas
porque es fundamental para que las empresas ganen prestigio.
● Se recomienda utilizar sistemas operativos digitales ya que genera mayor
organización internamente en las empresas.
● Se sugiere conocer los tipos de atención al cliente ya que ayudará a las
gestiones de desarrollo de los sistemas digitales.

REFERENCIAS

● Sistema de gestión de calidad en el laboratorio (LQMS): Manual. (2016):

pág. 195. https://extranet.who.int/lqsi/sites/default/files/attachedfiles/LQMS
%2016-7%20Document%20storage_2.pdf
● Villalobos, M. (2011). Aplicaciones legales derivadas de la incorporación del
software libre en la función pública de los registros y notarías.
https://www.redalyc.org/pdf/993/99319225004.pdf
● La importancia de digitalizar los documentos en una empresa. (2019, 21
septiembre). Economía de Mallorca.
https://economiademallorca.com/art/23540/la-importancia-de-digitalizar-los-
documentos-en-una-empresa#:~:text=La%20importancia%20de%20la
%20digitalizaci%C3%B3n,de%20trabajo%20en%20un%20instante.
● Organización Mundial de la Salud. (s. f.). Sistema de gestión de la calidad

en el laboratorio. Pag. 200. Recuperado 25 de abril de 2021, de

https://apps.who.int/iris/bitstream/handle/10665/252631/9789243548272-

spa.pdf?sequence=1