Portada asistente administrativo

Ficha: 2205685
 Entregable elaborar documento

Presentado por:

Luz Andrade García

Emily Ferrer Márquez

Valentina Celis castilla

Yuleisis julio moreno

Presentado a:

Ana marrugo Pérez

Elaborar documento de acuerdo con las normas técnica

Tco. Asistencia administrativa

Ficha: 2205685

Servicios administrativos

Centro de comercio y servicios

Servicio nacional de aprendizaje

Sena –atlántico

2021
 LISTA DE CHEQUEO ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Actividad A.A. 3.5.1. de
contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.
Elaboración de documentos organizacionales

EVIDENCIA DE
APRENDIZAJE:
PROGRAMA: TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Desempeño y
Producto
210601024 ELABORAR DOCUMENTOS DE ACUERDO CON TÉCNICA E
NORMAS TÉCNICAS INSTRUMENTO
COMPETENCIA: Resultados de Aprendizaje
21060102405 corregir los textos y documentos redactados teniendo en
cuenta las observaciones, las normas gramaticales, técnicas y las políticas
*Lista de Chequeo
de la organización
2205685 FECHA ENTREGA:
FICHA:

INSTRUCTOR: ANA MARRUGO APRENDIZ:YULEISIS MARIA JULIO MORENO

INSTRUCTIVO: Estimado aprendiz, en esta actividad usted aprenderá a cotejar los diferentes documentos
organizacionales producidos por su equipo de trabajo y comprobar que estos cumplan con la norma GTC 185,
identificando el tipo de documento, las partes, estilos, redacción, gramática, ortografía de estos, verificando
que el documento y texto cumpla con los procedimientos, normas técnicas y las políticas organizacionales; en
caso de tener falencias, deberá corregirlos siguiendo lo estipulado en la GTC 185. Recuerde que usted es el
UNICO protagonista de su propio proceso de formación. ¡Éxitos!
CUMPLE
Nº INDICADORES OBSERVACIONES
si no
Aplica las Normas Técnicas Colombianas (GTC185) en los
A
documentos elaborados:
CARTAS: X
- Razón social, sigla o acrónimo, logotipo en
caso de tenerlo. X
Zona 1,
1 . Número de Identificación Tributaria (NIT).
Espacio destinado X
para el membrete, - ubicado en el encabezamiento Medidas: 14
que incluye: cm. horizontales, desde el borde izquierdo de
la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el
borde superior. X
Dirección, apartado X
Correo electrónico, Sitio web X
Zona 2,
Fax, teléfono X
Espacio destinado
2 Lugar de origen, y país X
para la impresión
que incluye: Ubicado en el pie de página, medidas: entre 1,5
cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y
centrado. X
Zona 3: Espacio superior derecho destinado al registro y radicación
3
del documento; es complementaria de la zona 1. X
 Superior entre 3 cm y 4 cm X
4 Márgenes Inferior entre 2 cm y 3 cm X
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm X
Lateral derecho entre 3 y 2 cm X
Código: escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero
a una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete,
según el estilo. Sistema convencional que identifica el
departamento, el área o la sección que produce el documento con
5 sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad. Hace referencia a la
identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la
dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en
caso de que exista X
Lugar de origen y fecha de elaboración: escribir estos datos a una o
dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de:
6
nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin X
separarlo con punto), según el estilo
Interlíneas libres: A partir del lugar de origen y
la fecha de elaboración, se recomienda dejar de
dos a tres interlíneas libres X
Denominación o título académico: utilizar
mayúscula inicial. Para escribir los nombres de
las denominaciones o títulos académicos. Se
escribe en la primera interlínea libre X
Nombre del destinatario: escribirlo con
mayúscula fija; de preferencia se escriben los
dos apellidos. los datos del destinatario se
dirijan en forma personalizada, es decir, a un
funcionario específico. Se ubica en la segunda
interlínea libre. X
Cargo: escribirlo con mayúscula inicial. Los
nombres de cargos muy extensos se pueden
distribuir en dos líneas para guardar proporción
Datos del visual con los otros datos. Se ubica en la tercera
7 interlínea libre X
destinatario
Organización: Se escribe en la interlínea libre
siguiente al cargo, con la denominación más
ampliamente conocida, es decir, razón social,
sigla o acrónimo. En caso de nombre completo,
la escritura se efectúa con mayúscula inicial o
sostenida, de acuerdo con el registro efectuado
ante la entidad competente y respetando las
denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda
contener la razón social. Las siglas y acrónimos
se escriben en mayúscula sostenida X
Dirección: en este espacio se escribe la
dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o
el correo electrónico. No se utilizan
abreviaturas. Para designar el número en la
dirección se recomienda dejar tres espacios
entre la designación principal y la X
 nomenclatura. Cuando la dirección contiene
información complementaria como bloque,
interior, apartamento, entre otros, para su
designación se recomienda escribir la palabra
completa
Nombre del lugar de origen: lugar de origen,
como ciudad, municipio u otros, por su nombre
y se escribe el departamento separado por una
coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar
de origen de esta, es necesario escribir el
nombre del lugar de origen. No se utilizan los
términos La ciudad o Presente. X
País: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe
el nombre del país en la misma interlínea libre
del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la
interlínea libre siguiente, dependiendo de la
extensión de los datos. X
Asunto: Escrito con mayúscula inicial, seguida de dos puntos, sin
negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas
libres, a partir del último dato del destinatario. Constituye la síntesis
8
del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo
de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o
preposiciones sin que se afecte el sentido. X
Saludo: se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto.
Se utiliza precedido del título: para las damas, el nombre sencillo o
compuesto, según aparece en el destinatario; para los caballeros,
9
los apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se
recomienda la despedida seguida de coma; si el saludo es extenso,
se recomienda que la despedida termine en punto. X
Texto: Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del
saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado
sencillo; a una interlínea libre entre párrafos y para efectos de
redacción y presentación:
- tratar un solo tema por comunicación, redactar en forma clara,
10 precisa, concreta y concisa, usar tratamiento respetuoso y cortés,
redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de
usted en singular o
plural, emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar
los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
distribuir el texto de acuerdo con su extensión. X
Despedidas breves seguidas de coma (,).
Atentamente,
Cordialmente,
Despedida: Se
Sinceramente,
escribe a una o
Respetuosamente X
dos interlíneas
11 despedidas con frase de cortesía terminada en
libres del texto.
punto (.).
Para utilizar las
Agradecemos su gentil colaboración.
despedidas más Nos despedimos atentamente y esperamos su
usuales respuesta antes ……
Hasta una nueva comunicación X
 La firma debe ubicarse en la parte superior del
nombre del remitente. Estos elementos se
Datos del ubican de acuerdo con el estilo elegido. X
Remitente y El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas
12 firmas libres de la despedida en mayúscula sostenida,
responsables: de preferencia se escriben los dos apellidos. Se
recomienda no utilizar negrilla X
el cargo se escribe en la línea siguiente con
mayúscula inicial sin centrar X
Anexos: a dos interlíneas libres del remitente,
se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos
puntos (:) A un espacio se enuncia la cantidad;
entre paréntesis se relaciona el número de
hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en
forma continua horizontalmente y separados
Líneas especiales: por coma (,). X
escribirlas a dos Copias: se escribe con mayúscula inicial, sin
interlíneas libres abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a
de los dos interlíneas libres del cargo del firmante o a
datos del interlineado sencillo de anexos, si los hay,
13
remitente, en la contra el margen izquierdo. A un espacio se
misma fuente y relacionan los destinatarios alineados así:
con un tamaño de tratamiento de cortesía o título, cargo y
letra menor al organización. Si se dirige a un funcionario de la
utilizado en el misma entidad, se omite el nombre de la
texto organización. Todo ello sin abreviar X
Identificación del Transcriptor: A dos interlíneas
libres del remitente o a una interlínea libre de
anexos y copias se escribe el nombre y el
apellido de las personas que participaron en la
redacción, trascripción X
CUMPLE
Nº INDICADORES OBSERVACIONES
si no
MEMORANDOS
Razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso
Zona 1: Espacio de tenerlo X
destinado para el ubicado en el encabezamiento Medidas: 14
1
membrete, que cm. horizontales, desde el borde izquierdo de
incluye: la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el
borde superior. X
Zona 2, Ubicado en el pie de página, medidas: entre 1,5
Espacio destinado cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y
2
para la impresión centrado. Frase de Posicionamiento
que incluye: empresarial X
Denominación del documento: De cero a una
Encabezado interlínea libre de la zona 1 o margen superior,
3
se escribe la palabra memorando en
mayúscula sostenida y centrada X
Código: Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior,
4 dejando de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el
logotipo o membrete, según el estilo. Sistema convencional que X
 identifica el Dpto, el área o la sección que produce el documento
con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad. Hace referencia a la
identificación numérica, alfabética,
alfanumérica y otros, de la dependencia en la empresa, seguida de
la serie documental, en caso de que exista
Lugar de origen y fecha de elaboración: escribir estos datos a una o
dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de:
5
nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin
separarlo con punto), según el estilo X
PARA: A dos o tres interlíneas libres de la fecha
de elaboración y contra el margen izquierdo, se
ubica la preposición para en mayúscula
sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente
se escriben los datos del destinatario con
mayúscula inicial.

DE: a una interlínea libre se ubica la preposición

de, en mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos (:) y al frente se escriben los datos del
remitente, con mayúscula inicial.
Encabezamiento:
conformado por NOTA PARA TENER EN CUENTA: Los datos del
las palabras PARA destinatario y remitente van alineados respecto
a los dos espacios siguientes a los dos puntos
(es decir,
de la palabra asunto
destinatario), DE
(es decir,
Tener en cuenta :
remitente) y
a) primera opción: Destinatario: denominación
asunto, todas
6 o título, nombre y cargo. Este último separado
escritas en
por coma - Remitente: nombre y cargo
mayúscula separados por coma. Al final sólo aparece su
sostenida, las firma. No se traza raya alguna para delimitar la
cuales pueden ir firma.
impresas o
digitadas a dos b) segunda opción: Destinatario: denominación
interlíneas libres y o título, nombre y cargo. Este último separado
seguidas de dos por coma - Remitente: cargo y dependencia o
puntos (:). cargo solamente. Al final la firma del remitente
aparece sobre el nombre mecanografiado o
digitado al final del texto, con mayúscula inicial
y conservando el estilo elegido
c) tercera opción: Destinatario: cargo y
dependencia o cargo solamente- Remitente:
cargo y dependencia o cargo solamente, al final
la firma del remitente se escribe sobre el
nombre mecanografiado o digitado al final del
texto con mayúscula inicial y conservando el
estilo elegido. X
 ASUNTO: Esta palabra se escribe en mayúscula
sostenida seguida de dos puntos, a una
interlínea libre de la preposición de
(remitente).
TEXTO: Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto
que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una
7
interlínea libre entre párrafos. Para efectos de presentación y
redacción X
Despedida: escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su
8
ubicación varía según el estilo elegido X
Remitente y firmas responsables: Cuando se aplican las opciones
segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del
remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con
mayúscula sostenida
9
La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente;
estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido.
Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma
del remitente X
Anexos: a dos interlíneas libres del remitente, se
escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos
Líneas (:) A un espacio se enuncia la cantidad; entre
especiales: paréntesis se relaciona el número de
escribirlas a hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma
dos continua horizontalmente y separados por coma (,).
interlíneas Copias: se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y
libres de los seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlíneas
datos del libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo
remitente, de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un
10
en la espacio se relacionan los destinatarios alineados así:
misma tratamiento de cortesía o título, cargo y organización.
fuente y Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se
con un omite el nombre de la organización. Todo ello sin
tamaño de abreviar
letra menor Identificación del Transcriptor: A dos interlíneas libres
al utilizado del remitente o a una interlínea libre de anexos y
en el texto copias se escribe el
nombre y el apellido de las personas que participaron
en la redacción, trascripción X
CUMPLE OBSERVACIONES
Nº INDICADORES
si no
ACTAS
Razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso
Zona 1: Espacio de tenerlo
destinado para el ubicado en el encabezamiento Medidas: 14
1
membrete, que cm. horizontales, desde el borde izquierdo de
incluye: la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el
borde superior. X
Zona 2, Ubicado en el pie de página, medidas: entre 1,5
2 Espacio destinado cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y
para la impresión centrado. Frase de Posicionamiento X
 que incluye: empresarial

conformado por el nombre del grupo que se

3 reúne. Se ubica centrado a una o dos
Título
interlíneas libres del margen superior X
A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra
Denominación del
acta, en mayúscula sostenida, centrada y a
4 documento y
continuación el número consecutivo que le
número corresponda
X
Lugar de origen y fecha de la reunión: Contra el
margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres
de la denominación del documento, se escribe
la palabra fecha, en mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la
ciudad o municipio donde se ha realizado la
reunión y la fecha
Hora: Contra el margen izquierdo, a una
interlínea libre de la fecha se escribe la palabra
hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio
y de finalización de la reunión
Lugar: Contra el margen izquierdo, a una
interlínea libre de la hora se escribe la palabra
lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos
puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la
reunión
Encabezamiento:
Asistentes: Contra el margen izquierdo, a una
Estos datos van
interlínea libre del lugar se escribe la palabra
alineados después
asistentes, en mayúscula sostenida y seguida
de dos espacios
de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título
5 siguientes a los
o vocativo seguido de los nombres y apellidos
dos puntos de la
completos con mayúscula inicial, a
palabra asistentes,
interlineación sencilla. El cargo que desempeña
en mayúscula
cada uno en la reunión se separa del nombre
sostenida
con coma (,) y se sigue el orden jerárquico
establecido para la reunión. En caso de igual
jerarquía, los nombres se presentan en orden
alfabético por apellidos.
Invitaciones: A continuación de la lista de
asistentes, a una interlínea libre del último
nombre se escribe la palabra invitados, si los
hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los
nombres y apellidos completos se escriben con
mayúscula inicial, a interlineación sencilla y
después del tratamiento
Ausentes: Contra el margen izquierdo, con
mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
(:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a
una interlínea libre del último nombre. Es
conveniente indicar si la ausencia es justificada X
 o no
Orden del día: Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres
del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase
orden del día, seguida de dos puntos (:). A una interlínea libre y
6
contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la
reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números
arábigos, todos a interlineado sencillo X
Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a una o dos interlíneas
libres del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la
palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas libres
y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema
7
identificándolo con número arábigo - A una interlínea libre del título
del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a
interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. La
primera actividad debe ser la verificación del quórum, X
8 Compromisos y Convocatoria
Firmas, nombres y cargos: El nombre completo de los firmantes
responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula
inicial, de cuatro a cinco interlíneas libres a partir de la última línea
del acta. El cargo se escribe a interlineación sencilla del nombre, con
mayúscula inicial y sin centrar
9
Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten
de manera que el de mayor
jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el
mismo renglón hacia la
derecha X
10 Líneas especiales X
Páginas Subsiguientes: Línea de identificación (Margen
11
izquierdo)Número de página (Margen derecho X

Demuestra habilidades para organizar de forma correcta las

B comunicaciones organizacionales dándole la secuencia lógica a la
mismos X
Demuestra habilidades para redactar de forma coherente, clara y
C precisa los documentos organizacionales dándole la secuencia
lógica a la mismos X
Utiliza los signos ortográficos y de puntuación de manera adecuada
D en la redacción y transcripción de los documentos organizacionales
dándoles la secuencia lógica a la mismos X

Observaciones Generales:
Se cumple con todos los requisitos de los documentos.

________________________ Yuleisis Julio M

Firma del Instructor Firma del Aprendiz
 № 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 456321- 8

GG-01-100

Barranquilla, 15 de junio de 2021

Ingeniera
LUZ MARY ANDRADE GARCIA
Gerenta
Bancolombia

Calle 51b # 78-94

Barranquilla, Atlántico

Asunto: Solicitud crédito

Estimada ingeniera Luz Mary Andrade

Nuestra empresa en expansión en el territorio nacional, requiere de un apalancamiento

financiero; por lo que comedidamente le solicitamos un préstamo por la suma de $500.000.000,00
(Quinientos millones de pesos), para el estudio del crédito anexamos los documentos requeridos
por usted. Cualquier aclaración con gusto será atendida por la suscrita.

Esperamos una pronta y positiva respuesta.

Atentamente,

JUAN CARLOS VELASCO KASIMIR

Gerente General

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
 № 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 456321- 8

GG-01-101

Barranquilla, 15 de junio 2021

Doctor
JHON ERICK CABARCA JULIO
Gerente
Banco Bogotá

Carrera 93 # 93-47
Barranquilla, Atlántico

Asunto: Solicitud crédito

Respetado doctor Cabarca Julio

Nuestra empresa en expansión en el territorio nacional, requiere de un apalancamiento

financiero; por lo que comedidamente le solicitamos un préstamo por la suma de $500.000.000,00
(Quinientos millones de pesos), para el estudio del crédito anexamos los documentos requeridos
por usted. Cualquier aclaración con gusto será atendida por la suscrita.

Esperamos una pronta y positiva respuesta.

Atentamente,

JUAN CARLOS VELASCO KASIMIR

Gerente General

Anexos: (solicitud de crédito, escritura de constitución, pagaré, balance general y estado de resultados a marzo 2021
estado de flujo de caja a mayo 2021, extractos bancarios) 25 folios.

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
 № 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 456321- 8

Transcriptor: Katerine Barrios – Gerente Administrativo

Anexos: (solicitud de crédito, escritura de constitución, pagaré, balance general y estado de resultados a marzo 2021
estado de flujo de caja a mayo 2021, extractos bancarios) 25 folios.

Transcriptor: Katerine Barrios – Gerente Administrativo

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
 № 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 456321- 8

GG-01-100

Barranquilla, 15 de junio de 2021

Ingeniera
LUZ MARY ANDRADE GARCIA
Gerenta
Bancolombia

Calle 51b # 78-94

Barranquilla, Atlántico

Asunto: Solicitud crédito

Estimada ingeniera Luz Andrade

Nuestra empresa en expansión en el territorio nacional, requiere de un apalancamiento

financiero; por lo que comedidamente le solicitamos un préstamo por la suma de $500.000.000,00
(Quinientos millones de pesos), para el estudio del crédito anexamos los documentos requeridos
por usted.

Lo anterior atendiendo la circular No. 192244 emanada por la Presidencia de la República,

para atender el apoyo y sostenimiento de las empresas ante la contingencia del covid-19.

Cualquier aclaración con gusto será atendida por el suscrito y quedamos atentos a una pronta
y positiva respuesta.

Cordialmente,

JUAN CARLOS VELASCO KASIMIR

Gerente General

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
 № 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 456321- 8

GG-01-101

Barranquilla, 15 de junio de 2021

Doctor
JHON ERICK CABARCA JULIO
Gerente
Banco de Bogotá

Carrera 93 # 93-47
Barranquilla, Atlántico

Asunto: Solicitud crédito

Respetado doctor Cabarca Julio

Nuestra empresa en expansión en el territorio nacional, requiere de un apalancamiento

financiero; por lo que comedidamente le solicitamos un préstamo por la suma de $500.000.000,00
(Quinientos millones de pesos), para el estudio del crédito anexamos los documentos requeridos
por usted.

Lo anterior atendiendo la circular No. 192244 emanada por la Presidencia de la República,

para atender el apoyo y sostenimiento de las empresas ante la contingencia del covid-19.

Cualquier aclaración con gusto será atendida por el suscrito y quedamos atentos a una pronta y
positiva respuesta.

Cordialmente,

JUAN CARLOS VELASCO KASIMIR

Gerente General

Anexos: (solicitud de crédito, escritura de constitución, pagaré, balance general y estado de resultados a marzo 2021
estado de flujo de caja a mayo 2021, extractos bancarios) 25 folios.

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
 № 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 456321- 8

Transcriptor: Yuleisis julio – Gerente Administrativo

JUAN CARLOS VELASCO KASIMIR

Gerente General

Anexos: (solicitud de crédito, escritura de constitución, pagaré, balance general y estado de resultados a marzo 2021
estado de flujo de caja a mayo 2021, extractos bancarios) 25 folios.

Transcriptor: Katerine Barrios – Gerente Administrativo

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
INTERCOVAL
NIT: 699-45321- 8

GG-01-100
Barranquilla, atlántico
Marzo 21-2021

SEÑOR.
Doctor José Antonio Salgado Caballero
Director del centro de iniciativas tecnológicas e innovadora de Colombia
Presente.

Asunto: Evento de feria tecnológica

Estimado señor director

Me pongo en contacto con usted, en calidad de presidente del departamento de
innovación tecnológica de la empresa INTERVOCAL, con la intención de invitarlo
cordialmente a nuestra primera feria tecnológica e innovadora, que busca encontrar
y resaltar en nuestra sociedad nuevos proyectos que vayan acorde a las necesidades
de nuestra región.
Teniendo en cuenta su gran labor en la parte tecnológica de nuestro país y su paso
como asesor en nuestra empresa, seria de nuestro agrado contar con su presencia y
la de sus estudiantes como participantes ante este evento.
A la espera de su confirmación quedo a su dispoción para cualquier cosa que
necesite.

Atentamente,

ALBERTO ROMERO MORA

Presidente (INTERVOCAL)

Transcriptor: Yuleisis julio

 № 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 456321- 8

MEMORANDO

GG-01-100

FECHA: Barranquilla, 24 DE MARZO 2021

DE: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

PARA: JEAN CARLOS ESPAÑA MIRANDA

ASUNTO: Descuento salarial por falta injustificada

Por medio del presente se le informa que en esta quincena vera aplicado un descuento
correspondiente a un día de salario en su volante de nómina. Esto con motivo de la falta
injustificada que tuvo el día 20 de marzo del presente año.

Se le recuerda que esta es la segunda falta de este tipo de lo que va del mes, por lo cual
está usted recibiendo este memorando a forma de advertencia; que sirve para recordarle que
de acumular una falta injustificada mas, puede causar baja definitiva de su puesto.

VALENTINA CELIS CASTILLA

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Transcriptor: Yuleisis julio

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
INTERCOVAL
NIT: 699-45321- 8

MEMORANDO
GG-01-100

Barranquilla, 19 de junio de 2021

PARA: Trabajadores de la empresa.

DE: Gerente General

ASUNTO: Reunión de trabajo.

Por medio del presente se le informa que en esta quincena verá aplicado un descuento de un día de
salario en su recibo de nómina. Esto con motivo de la falta injustificada que tuvo el 21 de junio del
presente año.

Se le recuerda que esta es la segunda falta de este tipo en lo que va del mes, por lo cual está
usted recibiendo este memorando a forma de advertencia; que sirve para recordarle que de acumular
una falta injustificada más, puede causar baja definitiva de su puesto.

Esperando contar con su colaboración, agradecimientos.

Atentamente,

Yuleisis Julio.
Yuleisis Julio.

Transcriptor: Valentina Celis.

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
 INFORME № 001 – 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 456321- 8

Departamento de Redes y Telecomunicaciones AA-508

Administración de los equipos principales de telecomunicaciones, acceso a los
servicios de red y sistemas de información.

Barranquilla, 28 agosto 2021

Señora:
Ana María Boyan Martínez
Gerente general de Intercoval

Informar sobre la continuación del proyecto de cobertura a nivel municipal en cuanto a

internet inalámbrico.

Atentamente informamos sobre la continuación del proyecto de cobertura en los

municipios de chipiae y sinaloe del departamento de Caquetá en cuanto a internet
inalámbrico.
Se ha analizado el área del departamento, tomando las medidas requeridas y hemos
implantado el área de cobertura máxima para la cristalización del proyecto en dichas
zonas.
Se requerirá la misma cantidad de materiales utilizados y el mismo número de
trabajadores ya dispuestos para comenzar con el departamento del Caquetá en sus
principales municipios, el mismo que se verá concluido a finales del mes de noviembre.
Dado que, se cubrió 1/3 parte del municipio de chipiae para el mes de marzo, el proyecto
se suspendió durante 2 meses, ya se encuentran retomadas desde el mes de junio.
En el mes de abril, no se logro continuar por problemas en los materiales, dado que
estos se encontraban en mal estado, de mala calidad y no eran los solicitados por la
empresa.
Informe sobre el proyecto de cobertura de telecomunicación y redes para el
departamento del Caquetá, dado que solo 1/3 parte de la población cuenta con internet
inalámbrico.

Elaborado transcriptor
Emily Cecilia Ferrer Márquez valentina Celis Castilla
 INFORME № 001 – 2021- INTERCOVAL
NIT: 699- 45321- 8

Departamento de Redes y Telecomunicaciones AA-508

Administración de los equipos principales de telecomunicaciones, acceso a los
servicios de red y sistemas de información.

Barranquilla, 28 agosto 2021

Señora:
Ana María Boyan Martínez

Hago llegar a usted la información sobre el proyecto de cobertura a nivel municipal.

Se tomo en cuenta el área del lugar y según los trabajadores dispuestos para
elaborarlo son suficientes, también en cuanto a materiales.
El proyecto se varó durante dos meses, porque los materiales no eran los adecuados,
el estado en el que estaban era muy malo y la empresa no solicito esos, pero
retomamos nuevamente, dado que solo una parte de la población tiene internet. Por lo
que hay que terminarlo prontamente.
Esperemos que el proyecto continúe como hasta ahora y cubrir el resto del
departamento.
Este fue in informe sobre el proyecto de cobertura.

Elaborado transcriptor
Emily Cecilia Ferrer Márquez valentina Celis Castilla
 COMPARACIÓN ENTRE INFORME CORRECTO E INCORRECTO

INFORME CORRECTO INFORME INCORRECTO

* contiene buen lenguaje, claro y *Presenta lenguaje informal, mal

formal. redactado, enredado y uso repetido de
palabras.

*Texto justificado y bien organizado *Texto sin justificar y en desorden

*Cargo de la persona a la cual va *No lleva el cargo de la persona a la cual

dirigido el informe. va dirigido el informe.

*Hay mucha más información en cuanto *No hay información clara y especifica
a avance del proyecto y lo que se ha de que se ha hecho y lo que hace falta.
hecho hasta el mes en curso.

* Expone el tema a tratar en el informe *No expone el tema a tratar en el

informe.

*Número correcto del nit *Número de nit incompleto

 ¿Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi
empresa?

Alto consumo de papel:

A medida que nuestra empresa crece, también lo hace el volumen de papel, lo
que quiere decir más espacio ocupado, con riesgo a generar perdidas en la
información y la acumulación de papel innecesario.

Mal servicio al cliente:

El contar con grandes cantidades de documentos hace que varias personas
estén involucradas en el proceso, que se generen retrasos en los tiempos de
entregas por desconocimiento de la ubicación, y por ende demoras en dar
respuestas. En definitiva, podemos caer en un pequeño modelo burocrático
innecesario.

Pérdida de tiempo:
Una pérdida de tiempo empieza a correr cuando la búsqueda de un documento
tarda más de dos minutos. Según un estudio sobre gestión documental, los
empleados gastan el 30% de su tiempo laboral buscando documentos para
realizar sus actividades diarias.

Documentos duplicados:
Esta es una de las consecuencias que causa desorden dentro de una compañía.
Casi el 50% de los documentos de una empresa son duplicados o fotocopias.

Altos costos:
Las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden comprometer
aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su
documentación.
Sanciones legales:
Por ley todas las empresas colombianas que se rijan por la Superintendencia de
Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen
de manera clara las directrices en gestión documental y organización de
archivos. Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad
reguladora altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o
incumplimiento de la norma.

¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000?

• Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de
consulta nacional.
• Controlar los documentos, su disposición final y su
relevancia.
• Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
• Facilitar la gestión documental y garantizar su
transparencia.
• Promover la organización, conservación y consulta de los
archivos de interés económico, social y tecnológico.
• Consolidar una cultura de información nacional.
• Racionalización de la información y sus categorías.
¿Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos?
Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la
documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios
que la rigen y que se desarrollan son los siguientes:

• Finalidad del archivo: mantener una documentación

organizada ayuda y garantiza a conservar una información
con fácil acceso y recuperación.

• Importancia de los archivos: la ley establece y respalda

la importancia de la gestión y la administración de los
documentos, tanto para las empresas, como para quienes
deseen consultar información de interés nacional. De este
modo se categorizan de manera eficaz los documentos,
ayudando a depurar y a administrar lo que es necesario.

• Institucionalidad e instrumentalización: el uso de

instrumentos archivísticos y el manejo de los documentos y
su reposo o archivo, respalda las actividades de gestión,
 siendo las bases principales para procesos políticos,
económicos y legales, garantizando los derechos de
todos los involucrados en los procesos.

• Responsabilidad y organización: la ley respalda el uso

de la información, por lo que es enfática en el cumplimiento
de las normas descritas en ella, tanto en organizaciones
públicas como privadas con interés público.

• Dirección y coordinación: la ley designa al Archivo

General de la Nación como el principal ente de regulación,
con el fin de proteger la memoria histórica y cultural de la
nación.

• Administración y acceso: el Estado se responsabiliza por

la correcta gestión de la información y de garantizar el
acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.

• Racionalidad: establecido el orden, es necesario que el

manejo de los documentos sea realizado por personal
especializado o personal común, siempre y cuando sigan
las leyes y normas establecidas, de tal manera que su
consulta esté más que garantizada.

• Modernización: el crecimiento y la implementación de

nuevas estrategias, ayudan a las entidades a optimizar y a
automatizar de la mejor manera los procesos de gestión
documental.

• Interpretación: finalmente, con el fin de que la ley se siga

al pie de la letra, el AGN tiene la responsabilidad de brindar
asesoría a todo el interesado en llevar a cabo procesos de
administración de documentos.
 ACTA № 001 – 2021- INTERCOVAL
REUNION ORDINARIA
CONCEJO DIRECTIVO

FECHA: Barraquilla, 15 de junio del 2021

HORA: de 8:00 am a 12: pm
LUGAR: Sala de juntas de la sede principal

ASISTENTES: Alberto Romero Mora, Presidente

Carlos Villamizar, Vicepresidente
Andrés Bonilla, Tesorero
Cecilia Contreras, Secretaria
Vocales:
Félix Ariza Pareja
Juan Pablo Picalua Ávila
INVITADOS: Lucia Camargo, Asesora de Tecnícomunicaciones
Angie Gutiérrez, Asesora de intercomunicaciones
Camilo Montoya, Asesor de Tecni Diseño

AUSENTES: Juan Pablo Picalua Ávila, Vocal (sin excusa)

ORDEN DEL DIA

1. Saludo
2. Verificación de quórum
3. Lectura y apertura
4. Presentación de propuesta
5. Evaluación y análisis de propuestas
6. Elección de propuestas
7. Compromiso y acuerdos
8. Varios

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
 DESARROLLO
1. Saludo: El presidente de la junta administrativa recibe a los
miembros e invitados con un agradable saludo y una
calurosa bienvenida.
2. Verificación de asistencia: La secretaria realizo una
verificación sobre la asistencia de todos los convocados.
3. Lectura y apertura: El vicepresidente realizo la lectura y
verificación del acta anterior, con la cual se dio inicio a la
apertura de la reunión.
4. Presentación de propuesta: Los representantes de cada
empresa presentaron su propuesta de forma visual dando
a conocer sus ideas sobre la renovación de la
infraestructura de las oficinas.
5. Evaluación y análisis de propuesta: Los administrativos
evaluaron las propuestas y las analizaron en conveniencia
de las necesidades de la empresa.
6. Elección de propuestas: Se hizo la respectiva votación para
elegir la propuesta más conveniente, presentándose tres
votos a favor de TECNOCMUNICACIONES, un voto a
favor de intercomunicaciones y cero votos a favor de tecni
diseño, la propuesta ganadora fue la presentada por la
empresa TECNOCOMUNICACIONES.
7. Compromisos y acuerdos: La empresa ganadora
TECNOCOMUNICACIONES, se comprometió a llevar a
cabo este proyecto mientras que la empresa realizadora de
la reunión se comprometió con el apoyo financiero.
8. Varios: La reunión fue de carácter extraordinario y
asistieron todos los convocados.

CONVOCATORIA:
La próxima reunión se realizará el primer viernes de cada mes, 2 de
julio en el mismo lugar a las 8:00 de la mañana

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ALBERTO ROMERO MORA CARLOS VILLAMIZAR
Presidente Vicepresidente

ANEXO (Folio2)

ANDRES BONILLA CECILIA CONTRETAS

Tesorero Secretaria

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com
 INTERCOVAL

NIT: 699- 456321- 8

D - 108

Barranquilla, 24 de junio de 2021

GERENTE DE FINANZAS

HACE CONSTAR:

Que la ingeniera CAROLINA DURAN ESCOCIA, identificada con cédula de ciudadanía 22.463.122 de
Bucaramanga, labora en la empresa desde el 09 de marzo de 2002 hasta la fecha, desempeñando el cargo
de Asistente contable, devengando un salario mensual de $3.468.000,00 (tres millones cuatrocientos
sesenta y ocho mil pesos) más prestaciones de ley.

Esta constancia se expide a los 24 días del mes de junio de 2021. A solicitud de la interesada.

VALENTINA CELIS CASTILLA

Transcriptor: Emily Ferrer Márquez

Carrera 12ª 3 – 58 sur Teléfono: 289 463 25 Fax: 326 55 70 (4) Cuidad Bogotá D.C.
Intercoval@gmail.com
 INTERCOVAL

NIT: 699- 456321- 8

D-108

Bogotá D.C., 2 agosto de 2021

EL CONTADOR GENERAL

CERTIFICA:

Que, la SR DANIEL CORREA RUA, con cedula de ciudadanía 409.001.893 de Bogotá, laboro para nosotros
como técnico en sistemas, durante el periodo de 1 año y 6 meses, tiempo en el cual demostró,
responsabilidad, honestidad y cumplimiento en las labores encomendadas.

Este certificado se expide a solicitud del interesado, a los 2 días del mes de agosto de 2021.

FERNANDO LOPERA URIBE

Transcriptor: Emily Ferrer Márquez

Carrera 12ª 3 – 58 sur Teléfono: 289 463 25 Fax: 326 55 70 (4) Cuidad Bogotá D.C.
Intercoval@gmail.com
INTERCOVAL
NIT: 699-45321- 8

CIRCULAR.

GG-01-100

Barranquilla, 22 de junio de 2021

PARA POSTULADOS A PROCESO DE SELECCIÓN.

ASUNTO: Entrevista de empleo.

Se les informa a todos los postulados que la entrevista pautada para el día de
mañana no tendrá lugar por motivos ajenos al área de recursos humanos.
Esperamos sepan disculpar las molestias. Nos podremos en contacto con ustedes
en los días sucesivos para re-coordinar una nueva fecha.

Gracias por su positiva y Oportuna colaboración.

Saludos cordiales.

CAROLINA GUERRERO DIAZ.

Directora Talento Humano

Transcriptor: Yuleisis Julio.

Cra 1c # 19 – 82 Piso 4 Local 206 Teléfono (035) 3789744 Celular 3209870721

www.intercol.com E-mail intercol@gmail.com