LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Hoy en da los archivos recopilan, conservan y difunden informacin registrada, y

recopilada por una entidad, grupo o persona de todas las actividades que sta
realiza.

Dicha informacin puede estar contenida en documentos sobre papel y/o en

medios legibles por equipos mecnicos o electrnicos, cintas o computadoras, etc

Actualmente, podra decirse, que desde unos aos el gobierno colombiano y las
empresas ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este
mismo.
En toda organizacin ya sea pblica o privada, se debe tener en orden el archivo,
es por esto que legalmente se debe tener personal especializado en el manejo del
mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en
Colombia y que hablan sobre la Organizacin del archivo.

La importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para:
la administracin, la investigacin, la comunidad, el desarrollo econmico, social,
cientfico y tecnolgico. Como podemos analizar que el archivo es importante
porque nos brinda el servicio para proceder en algn objetivo importante para la
entidad.
Continuando los archivos son estratgicos como no para generar ingresos,
eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
herramientas para poder asegurar una organizacin que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Actualmente el archivista moderno utiliza las tecnologas de la informacin

como medios para agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, conserva y
los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a los principios de la
archivstica los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el
de respeto al orden original,
Son fundamentales para la prctica archivstica, pues los principios permiten el
mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el
conjunto de la documentacin producida o recibida por personas fsicas o
jurdicas, organismos e instituciones pblicas o privadas en el libre ejercicio de sus
funciones y competencias.
El archivista moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se
encuentren.
De tal forma que la informacin contenida en los documentos est al servicio
del Estado, los investigadores y los ciudadanos
En el uso de estas nuevas tecnologas tambin es necesario e indispensable
mencionar la comunicacin rpida que las redes permiten a los archivistas
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.
Con el correo electrnico tenemos la posibilidad de intercambiar informacin de
manera rpida y eficaz, pues permite el envo de todo tipo de documentos, este es
utilizado en los archivos como medio de comunicacin: Entre el archivista y los
usuarios internos para solicitud de documentacin, coordinacin entre el archivo
central y los archivos de gestin, comunicacin de transferencias, Entre el
archivero y los usuarios externos para peticin de informacin. Entre el archivista
y los proveedores.
Tambin con la internet tenemos la ltima revolucin para el mundo de los
archivos, esto nos conlleva a tener infinitas posibilidades de difusin y
comunicacin de los archivos. Las utilidades que nos ofrece la internet son
amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que
nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo.

El archivo desde el punto de vista legal, en la actualidad hay oportunidades reales

para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros
que sean estratgicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor
experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estn
en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que vindolos desde el punto de
vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar
nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro. Esta
transformacin de un mayor valor empresarial comienza con un socio de eficacia
probada que comprenda los desafos de su compaa.