Digitalización de documentos

de archivo

Juan Daniel Guzman Guzman

Aprendiz

Pedro Ramos
Instructora

2141209
Ficha

29 de Enero de 2021
Fecha
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA CENTRO GESTION ADMINISTRATIVA
COORDINACION DE GESTION DOCUMENTAL
TENCNIO ASISENTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
Nombre y explique dos características que habla en la introducción de la
guía cero papel que va orientada a la oficina sin papel.

1. La disponibilidad y productividad que se desarrolla en el ámbito

laboral (en producción masiva de documentos) al reducir costos,
tiempo y almacenamiento de información, pues al evitar el papel y
seguir con herramientas tecnológicas ocasionamos beneficios al
medio ambiente y a la economía de cada productor.
2. La integridad de los archivos es fiable pues son entregados
completos y no existen modificaciones en los mismos, se asegura la
autenticidad.

Mencione y explique va uno de los objetivos de la guía cero papel 1.

1. Promover entre los servidores públicos un sentido de
responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del
país.
2. PROMOVER ENTRE LOS DIRECTIVOS DE LAS ENTIDADES UN
COMPROMISO CON LAS Políticas de eficiencia administrativa y Cero
Papel en la administración pública.
De una apreciación personal del alcance de la guía.
1. La guía está dirigida tanto a los responsables de la toma de
decisiones en las entidades como a los servidores y servidoras
públicos, con el propósito de que las buenas prácticas promovidas
se extiendan a la empresa privada y a la sociedad civil.
Explique con sus palabras ¿Qué es cero Papel?

1. El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona

con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución
de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos.
2. Es un aporte de la administración electrónica que se refleja en la
creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en
soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.
¿Qué entiende por Gobierno Electrónico?

1. El Gobierno Electrónico se define como el uso de las Tecnologías de

la Información y las Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios
e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y
eficacia de la gestión pública e incrementar la transparencia del
sector público y la participación ciudadana.1

¿Qué entiende por Gobierno en Línea?

1. La estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia

tiene como objetivo contribuir con la construcción de un Estado
más eficiente, más transparente y participativo, y que preste
mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del uso
de las Tecnologías de la Información y la Comunicación2 . Se orienta
bajo los siguientes principios:

 Gobierno centradoen el ciudadano.

 Visión unificada del Estado.

 Acceso equitativo y multicanal.

 Protección de la información del individuo.

 Credibilidad y confianza en el Gobierno en línea.

Nombre los Beneficios que se esperan obtener al implementar

oficinas cero papeles.
 procesos y servicios más alcances y eficientes.
 aumento de la productividad.
 uso óptimo de los recursos.
 Buenas Prácticas EN Gestión Documental.
  disminución de los costos asociados a la administración de papel
tales como almacenamiento y materiales.
 Mejorar El Acceso a La Información Dentro y Entré Las Entidades.
 Mayor Control y Seguridad En El Manejo De la Información .
 Eliminar La Duplicidad De Documentos.
 disminuir Los Tiempos De Localización De Los Archivos.
 reducir las necesidades de espacio de almacenamiento.
 mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en las
entidades.

¿Cómo podemos hacer realidad la oficina cero papeles?

1. El Gobierno Nacional se encargará de adquirir e implementar las
herramientas tecnológicas o equipos, sin olvidar los ajustes
normativos necesarios. Por su parte las entidades deberán
promover activamente el cambio de cultura y ajustar los procesos y
procedimientos que se requieran.

¿Cómo podemos reducir la utilización de papel?

 Imprimir por ambos lados del papel.
 Reducir el tamaño de los documentos, es decir solo utilizar lo
necesario.
 Elegir la fuente adecuada, que sea adecuada para el lector.
 Realizar las correcciones vía electrónica, guardar los archivos que
no sean impresos.
 Reciclar el papel además de conocer el uso de las impresiones,
para evitar las hojas de ensayo.

¿Qué herramientas tecnológicas debemos promover para llegar

a lograr una oficina cero papeles?

 Inducciones al uso correcto del correo electrónico.

 Inducciones a las múltiples redes internas de cada central de
administración.
 La gestión documental, da la posibilidad de un lenguaje y nuevas
características que permite las vías tecnológicas de una manera
sencilla.