ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Evidencia numero 3
Informe Sistema para organización de documentos

Presentado por:
Edier Hernán Giraldo Loaiza

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Pereira
Octubre de 2023
 INTRODUCCIÓN

La ordenación documental es un proceso que todas las empresas sin importar que
sean grandes o pequeñas, privadas o públicas, posterior a la clasificación, la cual
permite:

 Acceso a la información.
 Rápida localización del documento.
 Facilita la comprensión documental.
 INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Las entidades a diario tienen que administrar una gran cantidad de información de
todo tipo, incluyendo datos legales, así como información relacionada con el
funcionamiento interno.

Para el presente informe se estudiará la Policía Nacional De Colombia, esta

entidad es un cuerpo armado de seguridad pública que en conjunto con las
Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza Aérea) componen lo que se
denomina como la Fuerza Pública de Colombia.

La Policía Nacional tiene como misión permanente dar cumplimiento a lo señalado

en el artículo 218 de la Constitución Política de Colombia, que estipula: es un
cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, cuyo fin
primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de
los derechos y libertades públicas, y para asegurar que los habitantes
de Colombia convivan en paz.

Policía Nacional Resolución No. 05454 del 29 de noviembre 2019

“Por el cual se actualiza el Programa de Gestión Documental para la Policía

Nacional” …

Artículo 1°. Actualizar el Programa de Gestión Documental adoptado por la

Policía Nacional, con el propósito de cumplir con el ordenamiento legal vigente y
establecer los lineamientos en materia de gestión documental en la Institución…

Funciones del Área de Archivo General

Es la Dependencia de la Secretaría General encargada de generar los
lineamientos en materia de Gestión Documental, administrar y conservar la
documentación de carácter histórico de la Policía Nacional, la cual cumple las
siguientes funciones.

Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo General Grupo

de Administración y Conservación Documental

Es la Dependencia encargada de proyectarlas directrices y lineamientos en

materia archivística acorde con lo establecido por el Archivo General de la Nación,
como ente rector de la función archivística en Colombia y brindar asesorías en el
Proceso de Gestión Documental a las unidades de nivel país.

Grupo de Correspondencia y radicación complejo Dirección General de la

Policía Nacional
Se define como la Dependencia encargada de registrar y distribuir la
documentación recibida o salida de las dependencias del complejo de la Dirección
General.

Grupo de Información y Consulta

Esta es la Dependencia encargada de atender los requerimientos presentados por

parte de los usuarios internos y externos, relacionados con el Acervo Documental
que reposan en el Área de Archivo General.

Grupo Archivo Histórico

Esta es la Dependencia encargada de aplicar mecanismos que permiten la

Conservación de los Acervos Documentales en el Área de Archivo General, los
cuales corresponden a la Memoria Histórica de la Policía Nacional.

Conservación de Documentos

El proceso de conservación documental consiste en guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiada,
establecida en el Sistema Integrado de Conservación. Los edificios y locales
destinados como sedes de archivos deben cumplir con las condiciones de
edificación, almacenamiento, medio ambiental, seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los documentos

Distribución

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con los
elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los documentos

Las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta el

necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así
como las 100 relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos.

El almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de series, y estar

dispuestos en forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha, iniciando
arriba hacia abajo.

Aplicativo GEPOL – Gestor de Documentos Policiales.

Mediante Resolución 01000 del 31 de marzo de 2021, se implementa el Sistema

de Información Gestor de Documentos Policiales – GEPOL, cuya Misión
específica es garantizar la producción, radicación, conformación de expedientes,
trazabilidad y seguridad de la información gestionada al interior de la institución en
un ambiente digital y electrónico; cumpliendo con las características de un
documento electrónico de archivo.
 CONCLUSIÓN
La entidad debe crear una cultura organizacional alrededor de la gestión
documental, de tal forma, que tanto los funcionarios como los usuarios de los
archivos, la adopten como parte integral del desarrollo de sus actividades diarias,
logrando no solo contribuir al fortalecimiento de cada una de las operaciones, sino
que comprendan que emplear buenas prácticas de administración de los
documentos de la entidad, es desde la perspectiva estratégica, la mejor opción
para una adecuada gestión del conocimiento minimizando la perdida de
documentos y garantizando el cumplimiento de su misión a largo plazo.