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YISELL DAYANNA CORREA MEDINA

Ensayo

Capacitadora

Delcy Garnica

Instituto De Educación Tecnológica Multitech

Asistencia Administrativa

Bucaramanga

2019

CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO

LEY 594 DE 2000...................................................................................................................................3

CONCLUCIÓN .......................................................................................................................................9

BIBLIOGRAFIA.................................................................................................................................... 10
LEY 594 DE 2000
Es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formar
profesionalmente en la administración y para todos los que desean crear su propia
empresa, esta legislación nos permite dar a conocer los conceptos sobre los
distintos tipos de archivos como los son el archivo público, privado, total, entre
otros. Sin esta ley una entidad sería muy desorganizada y no sabrían en dónde
están los distintos documentos que se generan dentro de la empresa, institución,
municipio, departamento, e incluso de un país. Además esta ley nos enriquece en
dichos conocimientos como lo es saber que el documento de archivo lleva el
registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en
razón de sus actividades o funciones. También comprende la función archivística
las cuales son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer
archivístico, allí se expone la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.
También este estatuto regula el proceder de los funcionarios y enseña cómo se
archivan y como se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro
de una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc., Esta
norma igualmente nos enseña sobre el patrimonio documental. Son los
documentos conservados por su valor histórico o cultural los cuales son unos de
los más importantes que pueda contener dicha ley.
De igual forma la gestión documental hace parte de los parámetros fundamentales
de las actividades administrativas, pues son estas las técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Al mismo tiempo esta ordenanza permite por medio del sistema nacional de
archivos que los ciudadanos podamos acceder a algunos documentos o
información que requiramos en su momento y así mismo a la protección de
escritos que sean confidenciales en las organizaciones u empresas.
En la Ley 594 del 2000, se definen conceptos técnicos que tienen que ver con el
vocabulario archivístico, esto con el propósito de que las empresas se familiaricen
con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. Es muy importante que
tanto los directivos de una empresa como el personal encargado directamente de
manejar archivos, conozcan muy bien los términos que se manejan en un archivo.
 La Ley incluye los principios generales que rigen la función archivística, con
estos principios se pretende lograr que las empresas tomen conciencia de
la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas. Estos
principios son:
Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la
documentación organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación
de la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el
ciudadano, cumpliendo así con un servicio al que tiene derecho la
comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organización de
archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre
de organizar los archivos, solo si somos persistentes y damos ejemplo
podemos soñar con que algún día Colombia, contará con el orden como
parte de sus políticas de gobierno.
 La importancia de los archivos: conocer el valor de la información tanto
para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, está
incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de
un archivo. Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora
debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de
proteger y perpetuar nuestra historia, además de respaldar cualquier
gestión.
 El principio de institucionalidad e instrumentalidad: se refiere a que los
documentos donde reposa la información de una empresa o ciudadano son
el soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades
tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino
también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y
pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de
derechos y núcleos de información.
 El principio de responsabilidad: para los servidores públicos con respecto a
la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto
quiere decir que tanto las entidades públicas como las privadas con
funciones públicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley
para afianzar la eficiencia de su gestión.
 El principio de dirección y coordinación de la función archivística: el
gobierno ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado
de orientar y coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y
las vigiladas por este, con el fin de difundir la cultura de la organización de
los documentos, proteger y conservar el patrimonio nacional, pues un país
sin historia o una ciudad sin ella, puede desaparecer sin dejar ningún rastro.
Esta entidad ha sido designada para esta tarea teniendo en cuenta que es
una obligación del estado proteger la riqueza cultural, propender por una
gestión transparente tal y como lo indica la Constitución Política del país.
 El principio de administración y acceso: siendo una responsabilidad del
estado velar por la administración de los archivos públicos, y cumplir con el
derecho de los ciudadanos del acceso a la información, deben
proporcionarse las condiciones y aplicar y utilizar los sistemas
correspondientes para la organización y administración de los archivos,
proporcionar igualmente el acceso a los documentos que él público solicite
con las excepciones de ley.
 El principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a
los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la
racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la
administración pública, permitiendo así, no solo descongestionamiento en
las oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e
información.
El principio de modernización: para el crecimiento de una nación, es
indispensable la modernización en procesos y sistemas no solamente para
estar a la par de lo que demanda el mundo entero, sino también para
garantizar la conservación y protección de la información, pues allí donde
reposa la razón de existir de una empresa. Son los documentos donde se
ha registrado información, sea cual fuere su soporte, los que pueden probar
o testimoniar las actividades o gestiones de un país entero. Es por ello que
la modernización es parte de la organización y aplicación del sistema de
archivos, así podrán cumplir con su función y se aprovechara mejor este
recurso.
 El principio de interpretación: para la adecuada interpretación y aplicación
de esta ley, el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la
capacitación y acompañamiento a las empresas públicas como a las
privadas con funciones públicas en la modernización y organización de sus
archivos. Esta entidad ha desarrollado una labor muy importante, su gestión
en este campo ya que está generando frutos pues hoy en día la acogida a
este llamado es nutrida y esta despertando a las empresas del letargo
nocivo como es el desconocimiento del valor de la información.
La información es el eje y la base de cualquier gobierno y cualquier
administración, en nuestro país donde sufrimos el flagelo de la corrupción todos y
cada uno de nosotros debemos contribuir no solo en nuestros empleos sino,
dando a conocer el tema a nuestra familia, amigos, en fin... para que aprendamos
a valorar la información. Crear conciencia acerca de su importancia no solamente
le compete al gobierno nacional ni a las empresas ya sean públicas o privadas,
igual nosotros como ciudadanos responsables debemos contribuir para que este
sueño se cumpla.
La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propósitos, presenta la categorización de
los archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según
organización del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos
organismos están obligados a organizar sus archivos.
Para la organización de los archivos de acuerdo a la ley, se debe contar con un
programa adecuado, bien estructurado con el fin de lograr el interés y participación
del personal encargado de los archivos, Directivos responsables y todo el personal
que en la empresa de una u otra forma maneja información.
En él título IV de esta Ley, además de que recuerda que es obligación conformar
los archivos públicos, también indica que cada administración pública es
responsable de que esto se cumpla. Deben dotar los archivos de los espacios e
instalaciones adecuadas y de acuerdo a los parámetros establecidos tanto
estructurales como climáticos, para la protección y conservación de la información.
La información pública debe manejarse con ética y para ello se requiere de
personal idóneo, por esa razón la responsabilidad de la organización y manejo de
los archivos es una responsabilidad integral y aunque la Ley es clara y sancionará
a los directos responsables en caso de que suceda algo contrario, es importante
tener muy claro cuáles son nuestras responsabilidades y obligaciones en esta
importante tarea.
La Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo los archivos públicos sino también
los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y estímulos
con el objeto de conservar y proteger dicha información. Para esto efectuará todos
los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna entidad o persona jurídica de
estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por ser parte de su
historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de información es
irrecuperable.

Para concluir, nosotros como empleados y como futuros profesionales, debemos


esmerarnos por conocer cuál es la situación de los archivos en la empresa para la
cual laboramos, si aún no se ha propuesto un programa de gestión documental, es
nuestra responsabilidad hacerlo aunque otras personas sean las encargadas y si
es nuestra función con mayor razón. Trabajemos con ahínco en este propósito
como empleados, como civiles y sobre todo como colombianos. Siendo
multiplicadores de este propósito de organizar los archivos, podemos contribuir a
que algún día nuestra Colombia sea diferente: halla orden y tengamos paz.
CONCLUCIÓN
La ley 594 de 2000 es una ley de mucha importancia ya que con esta vemos todos
los esquemas más importantes que se deben de tener en cuenta en el momento
de abrir una institución pública cuyo final es brindar un servicio a la comunidad ya
que con esta se pretende tener un buen orden a la hora de organizar todo archivo
que ingrese a nuestra institución dándole un uso adecuado.
BIBLIOGRAFIA

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf

http://archivocentralcamaracali.blogspot.com/2008/05/analisis-la-ley-594-de-2000.html