Sistema de Gestión de Documentos: Un Camino Hacia Lo Digital Transformación

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Jordan, S., Sternad Zabukovšek, S., Šišovska Klančnik, I. NAŠE GOSPODARSTVO / NUESTRA ECONOMÍA 68 (2) 2022
Sistema de gestión de documentos: un camino hacia lo digital
Transformación
, Simona Sternad Zabukovšekb , Irena Šišovska Klančnikc
Sandra Jordana
a, b, cUniversidad de Maribor, Facultad de Economía y Negocios, Razlagova 1420, 2000 Maribor,
Eslovenia sandra.jordan@student.um.si, simona.sternad@um.si, irena.sisovska@um.si
INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO Abstracto
Artículo científico original Una de las actividades clave de cualquier empresa es la gestión de los documentos,
que se crean a diario. La gestión documental clásica no puede seguir las
Historial del artículo: necesidades del mercado de las empresas con afán de agilidad y modernidad. Por
Recibido Abril 2022 lo tanto, las empresas deben ofrecer a los empleados una solución que les permita
Revisado mayo 2022 almacenar y archivar cuidadosamente la documentación y, al mismo tiempo, darles
Aceptado en junio de 2022 tiempo suficiente para realizar sus principales tareas diarias.
La gestión electrónica de documentos no solo influye en los flujos de trabajo, el
Clasificación JEL: ahorro y la adaptación a las necesidades del mercado de las empresas, sino que
M10 también influye en su transformación digital. También es necesario considerar las
M15 influencias sobre el medio ambiente. La influencia de la producción y el uso del
L86 papel en el día a día ha supuesto una gran carga para el medio ambiente en el
pasado y ya es hora de que se aborde este asunto. La implementación de un
Palabras clave: sistema de gestión de documentos (DMS) es ahora casi imprescindible para las
Sistema de gestión de documentos (DMS) empresas que quieren ser competitivas en el mercado y desean digitalizar sus
Factores críticos de éxito (CSF) procesos, y seguramente también es un buen paso en la dirección correcta para el
Implementación del sistema de gestión medio ambiente. El objetivo de este artículo es definir las ventajas y desventajas de
de documentos. un DMS como parte de la transformación digital de las empresas, así como
Transformación digital, digitalización proporcionar una visión general del proceso de implementación y analizar las
tendencias y predicciones futuras en este campo. Para una mejor comprensión, los
UDK: 659.2:004:930.25 autores también incluyeron algunos ejemplos de la implementación de un DMS en empresas
DOI: 10.2478/ngoe20220010
Citar este artículo como: Jordan, S., Sternad
Zabukovšek, S. y Šišovska Klančnik, I.
Introducción
(2022). Sistema de gestión de documentos: un
camino hacia la transformación digital. Naše
Hoy en día las empresas necesitan digitalizarse si quieren permanecer y competir
Gospodarstvo/Nuestra Economía, 68(2), 4354.
en el mercado. Las llamadas empresas 'esbeltas' ya han buscado procesos internos
DOI: 10.2478/ngoe20220010.
que consumen mucho tiempo y los han reemplazado con versiones digitales, al
mismo tiempo que se aseguran de que el proceso cumpla con todos los estándares
©2022 Los autores. Publicado por Sciendo en
y leyes necesarios.
nombre de la Universidad de Maribor, Facultad de
Economía y Negocios, Eslovenia. Este es un
Karna (2016) define un proceso de negocio como un conjunto de actividades con
acceso abierto
una entrada específica al principio y un resultado al final de un proceso. Además,
artículo bajo la licencia CC BYNCND
define la digitalización de un proceso comercial como la conversión de una serie de
(http://creativecommons.org/licenses/byncnd/4.0/).
entradas y salidas analógicas de un proceso en electrónico o digital y afirma que
una visión clara y un plan estratégico bien definido son clave para el éxito. En general,
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la digitalización significa apoyar el proceso comercial con la ayuda y desventajas de un SGD, describir el proceso de implementación,
de las tecnologías de la información disponibles (Toman, 2018). analizar los factores críticos de éxito y mostrar algunos ejemplos de
Ensinger et al. (2016) ven la digitalización principalmente como un la implementación de un SGD en las empresas. Entre los términos
apoyo para lograr una mayor eficiencia, una mejor rentabilidad y que se encuentran y utilizan con frecuencia en la literatura existente
productividad, así como una ayuda para reducir los costos operativos. relacionada con DMS se encuentran: EDMS (Sistema de gestión de
Según Koščak (2017), la digitalización pretende eliminar las tareas documentos electrónicos) (Rosa et al., 2019), (Sprague, 1995),
recurrentes de los empleados, permitiéndoles así realizar tareas que Gestión de contenido (Jurubescu, 2008) y Gestión de documentos.
son cruciales para el funcionamiento de la empresa. Ernst & Young Software (Ferrill, 2019).
(2021) cree que la digitalización de procesos ofrece nuevas formas
y oportunidades para las empresas/bancos y, por lo tanto, una
ventaja competitiva sobre
otros. Antecedentes teóricos
Las soluciones de información empresarial juegan un papel La historia de la gestión documental se remonta a finales del siglo
importante en la transformación digital. Las organizaciones utilizan XIX con la invención del archivo. En 1898, Edwin Grenville Seibels
estas soluciones para digitalizar sus procesos comerciales y flujos diseñó un sistema de archivos verticales. Este método siguió siendo
de trabajo. Entre las soluciones de información empresarial más la principal forma de almacenar documentos en el mundo empresarial
importantes que se implementan en las empresas se encuentran durante la mayor parte del siglo XX (Biels document management,
(Sternad Zabukovšek et al., 2020): ERP (Enterprise Resource 2021). Encontrar documentos específicos entre pilas de papel
Planning), CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply requería mucho tiempo y energía, así como archivar manualmente
Chain Management), DMS (Document Management System) , BPM entre resmas de papel. Encontrar y modificar documentos a menudo
(Business Process Management), HRM (Human Resource significa que los empleados, gerentes y dueños de negocios no
Management) y MES (Manufacturing Execution System). pueden concentrarse en otras tareas importantes. Aún peor, sin
embargo, es el hecho de que los documentos en papel podrían
Dado que una de las actividades clave de cualquier empresa que perderse rápidamente en caso de accidente, como un incendio o
vaya a digitalizar sus procesos es la gestión de documentos, los una inundación. Sin embargo, la mayoría de las veces, los
autores de este trabajo decidieron describir y analizar la importancia documentos en papel simplemente se almacenaban (gestión de
de los Sistemas de Gestión Documental (SGD). documentos de Biels, 2021). El desarrollo de la tecnología de la
La gestión documental clásica no puede seguir las necesidades del información contribuyó a que la documentación en papel comenzara
mercado de las empresas con afán de agilidad y modernidad. Por lo a tomar forma electrónica. En 1980, las formas primitivas comenzaron
tanto, las empresas deben ofrecer a los empleados una solución que a evolucionar hacia sistemas más modernos con la aparición de los
les permita almacenar y archivar cuidadosamente la documentación sistemas de procesamiento de imágenes de documentos (DIP).
y, al mismo tiempo, darles tiempo suficiente para realizar sus Estas eran las versiones electrónicas de los gabinetes de archivo donde se almacenaba
principales tareas diarias. Por otro lado, un DMS no es solo una Los sistemas ligeramente más avanzados hicieron posible enrutar
aplicación de software práctica, sino que también permite la documentos dentro de la organización. Un ejemplo común fue el
digitalización de los procesos comerciales en primer lugar. correo entrante que se escaneó y distribuyó dentro de una
Esto significa que las empresas pueden beneficiarse de lo siguiente: organización (Zebec, 2010). La gestión de documentos cambió
implementación de procesos digitales, automatización de flujos de drásticamente en la década de 1980 con la creciente disponibilidad
trabajo, habilitación de decisiones basadas en datos, aumento de la de tecnología informática. El desarrollo de servidores permitió a las
eficiencia, mayor flexibilidad y garantía de la seguridad jurídica y de organizaciones almacenar electrónicamente documentos en
los datos (Easy Software, 2020). computadoras centralizadas. Esto marcó el comienzo del DMS.
Mientras tanto, la invención de los escáneres hizo posible convertir
Como es bien sabido, la gestión de documentos no solo influye en documentos en papel en documentos digitales. El auge de las
los flujos de trabajo internos de la empresa, el ahorro y la adaptación computadoras personales permitió a las empresas crear y almacenar
a las necesidades del mercado, sino que también influye en el documentos en las computadoras de la oficina. Juntos, estos
entorno (Docxellent, 2019). La influencia de la producción y el uso desarrollos han impulsado la transición de la gestión de documentos
de papel en el trabajo diario ha supuesto una gran carga para el físicos a la digital. Sin embargo, la distribución de las computadoras
medio ambiente en el pasado y ya es hora de que se aborde este personales estaba muy desestructurada. Debido a las deficiencias
asunto. La implementación de un DMS, que ahora es casi de la red, no había control de versiones, pistas de auditoría ni
imprescindible para las empresas que desean ser competitivas en el seguridad. Se necesitaba un DMS mejor y más potente (Biels
mercado, es sin duda un buen paso en la dirección correcta. document management, 2021). El primer sistema de gestión de
registros electrónicos (en adelante: ERMS) apareció en la década
El objetivo de este artículo es definir las ventajas de 1990. La gran mayoría de los sistemas administran contenido
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indexación. Los estándares ERMS se desarrollaron a mediados de la Solución DMS comercial: estas soluciones son utilizadas principalmente
década de 1990 y las instrucciones para Europa se escribieron en MoReq por empresas que tienen mucha documentación. Semejante
(Modelo de requisitos para la gestión de registros electrónicos) e IDA soluciones permiten un control mucho mejor sobre los documentos como
(Intercambio de datos entre administraciones). En 2006, la empresa Serco así como un acceso mucho más elaborado a los documentos.
Consulting, junto con varios expertos, comenzó a desarrollar actualizaciones
del documento MoReq2, que luego reemplazó al documento base. Los Solución DMS industrial: estas son las soluciones más desarrolladas. Son
principales problemas del documento básico de MoReq eran que no había utilizados principalmente por grandes empresas. Las soluciones consisten
herramientas adecuadas para mantener y desarrollar recomendaciones, en varios repositorios en conjunto con los sistemas de una empresa para
así como para probar el cumplimiento del software con los requisitos de proporcionar suficiente
MoReq (Zebec, 2010). Un DMS y un ERMS están interconectados pero bases de datos
ciertamente son diferentes. El estándar global de gestión de registros ISO
15489 se publicó por primera vez en 2001 (la Parte 1 se revisó en 2016). La mayoría de las organizaciones se enfrentan a una cantidad cada vez
Este estándar incluye los conceptos básicos para registros, sistema de mayor de información, tanto en papel como en formato electrónico. Las
registros y metadatos para registros, políticas, control de registros y organizaciones entienden por qué se necesita con urgencia la
procesos para crear, capturar y administrar registros (ISO, 2016). La digitalización, ya que encuentran que almacenarla requiere mucho más
diferencia entre un DMS y un ERMS es que un documento se puede tiempo si la información está en papel. También señalan que el entorno
cambiar mientras que un registro no se debe cambiar. Mirando el DMS, es más seguro con el uso de un DMS, lo que es un argumento adicional
cada documento puede ser procesado por un período de tiempo más para utilizar una forma de negocio electrónica (Docxellent, 2019).
largo por múltiples usuarios, mientras que el registro en sí permanece sin
cambios. En la actualidad, se pueden encontrar sistemas destinados Un estudio de 1998 sobre gestión de documentos realizado por Coopers
principalmente a la gestión de documentos con la ayuda de un sistema & Lybrand indicó que el 90 % de los documentos se mezclan, un
de información: DMS. El progreso de los sistemas de información que documento se copia 19 veces en promedio, el 7,5 % de todos los
soportan la operación de DMS es rápido, está en constante evolución y documentos se pierde con frecuencia, el 3 % de los documentos se
su significado está ganando importancia. archivan incorrectamente, un empleado profesional pasa casi el 515% de
su tiempo leyendo documentos y el 50% de su tiempo buscando
documentos, y un empleado promedio pasa de 30 minutos a 2 horas al
día buscando un documento. El presidente de la Asociación para la
El término DMS significa Sistema de gestión de documentos, lo Gestión Inteligente de la Información (AIIM), John Mancini, ha especulado
que significa un sistema de información de gestión de documentos. que estos números no tienen base ni fundamento (Scan123, 2012).
Los sistemas de información, por lo tanto, monitorean los Mientras se lleva a cabo
documentos a lo largo de todos los ciclos de vida desde la creación investigación para este artículo los autores encontraron que hay una
hasta el archivo (Hrašovec, 2011). Un SGD, por tanto, representa pocos estudios que cubran DMS, incluidas las estadísticas actuales y las
un sistema de información que permite la captura, gestión y predicciones futuras.
almacenamiento de datos. La tarea clave de un DMS es hacerlo
fácil de usar y permitir que se acceda a la información de manera rápida
y D
Un eficiente.
MS ofrece a las organizaciones muchas ventajas, pero también
También permite un flujo simple de documentos dentro de la algunas desventajas. Canteli (2021) resume las ventajas más importantes:
organización y el almacenamiento a largo plazo de la
documentación (Odobašić, 2016).
1. Ahorro de costos: la gestión de documentos de big data representa un
En general, las soluciones DMS se pueden dividir en cuatro tipos básicos alto costo financiero para cualquier empresa.
(Cracraft, 2021): Con un DMS, una empresa puede facilitar de forma automática,
sencilla y rápida la gestión de determinados procesos, lo que reduce
Solución básica de DMS: estas soluciones se encuentran principalmente significativamente los costes, como impresión, uso de recursos
en pequeñas empresas. Tales soluciones son bastante simples de usar. humanos, etc. Esto puede ser utilizado para procesos de negocio
A menudo, solo se usan para compartir archivos, mientras que otros más rentables.
programas se pueden usar para la protección. Una solución básica no es 2. Ahorro de tiempo: un DMS permite a las empresas brindar acceso
adecuada ya que carece de la funcionalidad de registro de auditoría, rápido a la información sin tener que ir a la oficina. Esto es algo que
certificación y firma, así como del historial de información. beneficia a todos los usuarios de DMS y los libera para concentrarse
en otras actividades que necesitan realizar.
Solución Archival DMS: estas soluciones se encuentran a menudo
en universidades o grandes bibliotecas, donde se utilizan para almacenar 3. Mejorar los procesos comerciales: un buen DMS reduce la cantidad de
artículos. Esta solución no permite la edición, pero ciertamente facilita la pasos necesarios para realizar un proceso o procedimiento, lo que
búsqueda y lectura de artículos. contribuye directamente a aumentar la
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agilidad y eficiencia de los procesos de negocio. De este modo, los el sistema existente. La adaptación representa no solo un cambio
empleados pueden encontrar más rápidamente la información o los sistémico, sino también un cambio de los procesos de trabajo
documentos que necesitan para su trabajo. existentes de la empresa para cumplir con el DMS.
4. Cumplimiento de las regulaciones: garantizar el cumplimiento de las
normas y regulaciones legales, así como proporcionar Según AIIM, el 50% de las implementaciones de DMS no tienen éxito.
actualizaciones, es esencial para todas las empresas. Sin embargo, Mientras investigaban los factores críticos de falla (CFF), los autores de
cumplir con estas obligaciones puede ser complicado, especialmente este artículo encontraron que no se ha llevado a cabo mucha
en organizaciones que además están sujetas a disposiciones investigación en este campo, o que las que se han realizado se realizaron
legales. Un DMS comercial apropiado respaldará la implementación hace más de 10 años. Las implementaciones fallidas o las
del marco regulatorio y legal mientras protege los datos y la implementaciones fallidas a menudo son el resultado de varios factores
información. y numerosos autores las explican de manera diferente. Fortune & Peters
5. Pista de auditoría electrónica: una de las consecuencias de la última (2005), por ejemplo, creen que si el sistema implementado no cumple
crisis financiera fue un aumento de las auditorías, tanto con los requisitos de los empleados, se considera un fracaso. Downing
internos y externos – que muchas empresas tienen que realizar (2006) cree que los empleados (usuarios finales) juegan un papel
para confirmar que se han cumplido todas las normas y leyes importante y si no se los incluye desde el principio es más probable que
establecidas. Un DMS permite el registro de todos los pasos la implementación fracase. Patel (2010) da algunas razones para esto,
necesarios para la ejecución de una actividad específica dentro del quien cree que hay varias razones críticas por las que fallan las
DMS. implementaciones. Estos son:
Algunas otras estadísticas (Finanzas en línea, 2021) explican por qué el
uso de algunas funciones en un DMS es crucial para las empresas y sus • proceso incompleto de implementación, que permite
empleados (el uso principal es para las firmas electrónicas). A solo uso parcial del sistema
continuación, también se muestran las pérdidas de productividad debidas • los usuarios no quieren usar el nuevo sistema con toda su funcionalidad,
a la gestión manual de documentos. o no saben cómo usarlo; por lo tanto, es muy importante que los
El riesgo más alto (92 %) es el de perder archivos, mientras que la usuarios se involucren en la implementación del sistema desde el
recreación de documentos faltantes representa el 83 %, el tiempo principio • clasificación incorrecta de los documentos, por lo
perdido en la preparación de documentos es del 50 %, etc. El último tanto, es importante armonizar el sistema de organización y el sistema
gráfico muestra que los servicios en la nube más solicitados por los DMS
empleados son: intercambio de archivos (80 %), comunicación (40 %),
redes sociales (38 %), intercambio de contenido (27 %), gestión de • problemas de integración en casos donde las soluciones son
contenido empresarial (20 %), desarrollo de TI (20 %), marketing (20 %), incompatibles entre si
productividad de ventas (18 %) e inteligencia de negocios (16%). • las soluciones a menudo se implementan en etapas, lo que significa
que la tecnología del sistema debe ser modular •
Las desventajas enumeradas a continuación son del estudio de caso de las personas que realizan la integración no están lo suficientemente
Higl (2011), quien señala lo siguiente: capacitadas para trabajar con la nueva tecnología • el proceso
no se describió de manera adecuada y completa durante la preparación
1. Inversión inicial: la inversión inicial muy alta se basa principalmente para la implementación del DMS
en la compra de equipos como computadoras, impresoras,
escáneres, servidores, etc. Muchas de estas desventajas de un DMS, así como las implementaciones
2. Costos de capacitación del personal (para usuarios finales y personal fallidas o parcialmente exitosas, se pueden prevenir. Esto se puede
técnico): la capacitación del personal técnico y los usuarios debe lograr mediante una preparación suficiente previa a la implementación
realizarse antes de la implementación de un DMS; de lo contrario, de un sistema, mediante la participación temprana de los usuarios en la
no es posible iniciar con éxito todo el proceso. implementación, definiendo correctamente la compatibilidad del sistema
de la organización con el DMS, con un buen gerente de proyecto y
3. Mal funcionamiento del sistema: en caso de mal funcionamiento del expertos en integración de sistemas, así como apoyo gerencial en la
sistema, el proceso puede detenerse por completo, por lo que se implementación del DMS.
requiere el apoyo del personal técnico.
4. Distribución incorrecta del trabajo entre los usuarios: el trabajo suele
estar mal distribuido entre los usuarios, por lo que puede haber un Con base en la investigación sobre las ventajas y desventajas de
retraso en el proceso, que además interrumpe todo el proceso de implementar un SGD en las empresas, así como en la revisión de la
trabajo. literatura, los autores de este trabajo realizaron un análisis FODA, el cual
5. Adaptación – un desafío muy importante en el proceso de se muestra en la Figura 1. Como se puede observar, el análisis FODA
implementación de un SGD en una empresa es la adaptación a muestra la mayoría importantes fortalezas, debilidades,
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Figura 1
Análisis DAFO DMS
Fuente: Análisis del propio autor
oportunidades y amenazas en el proceso de implementación y • participantes seleccionados correctamente (tanto expertos
adopción de un nuevo SGD en una organización. internos como externos)
• la forma apropiada de introducir un DMS, así como la estrategia de
digitalización elegida apropiadamente
Discusión sobre el proceso de implementación de DMS Ante todo, un proyecto que abarque a toda la organización debe
estar bien planificado. Al principio, es necesario preparar un
El proceso de digitalización de los negocios es un área muy compleja, documento de lanzamiento del proyecto, que incluya toda la
que incluye tanto un cambio en el proceso como tal, como un cambio información clave del proyecto, que cubra (Fajdiga, 2011):
en el pensamiento de los usuarios. Si no se asegura la reciprocidad
de los dos, la implementación no será tan exitosa como podría ser. • puntos de partida del proyecto
• organización del proyecto
• cronograma del proyecto por fases individuales
La implementación de un DMS requiere la participación de muchas • plan financiero del proyecto •
personas y una gran cantidad de tiempo. Las claves para la supervisión del proyecto •
implementación exitosa de un proyecto DMS son: el equipo que liderará el proyecto • supervisión
del proyecto
• un gerente de proyecto bien y cuidadosamente elegido
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Para implementar con éxito un proyecto, se deben considerar los Por lo tanto, es muy importante que la implementación de un DMS venga
siguientes lineamientos básicos (Raynes, 2002): con el apoyo de la alta dirección de la empresa. Muchos autores
identifican diferentes factores críticos de éxito (CSF) para DMS o ERP
• definición clara del objetivo del proyecto • el equipo (Enterprise Resource Planning), algunos de los cuales se describen a
del proyecto no debe ser demasiado grande y debe incluir miembros con continuación.
conocimientos y experiencia en todos los campos necesarios
Beheshti et al. (2014) destacan los 12 CSF más importantes de un DMS:
• definición clara de las personas responsables apoyo de la alta dirección, gestión de proyectos, comunicación
• plazos claramente definidos para la implementación del proyecto interdepartamental, formación y educación de usuarios, metas y objetivos
• definición clara de los recursos financieros claros, plan de gestión de cambios, reingeniería de procesos empresariales
• el proyecto no debe ser demasiado grande (el proyecto debe ser (BPR), apoyo de proveedores, uso de consultores , personalización
dividido en fases individuales) mínima de ERP, participación del usuario en la evaluación, modificación
• la implementación de un SGD no debe ser externalizada en su totalidad, e implementación y cultura organizacional.
ya que no conoce el sistema interno, las necesidades de los
usuarios, el trabajo de la organización y su cultura
Un estudio realizado por Alshibly et al. (2016) encontraron que 37 factores
Implantar un nuevo DMS en las empresas es algo más que instalar un son críticos para el éxito de la implementación de DMS, que se agrupan
software. No todos los usuarios del nuevo sistema estarán felices de en seis categorías. Estos LCR son
aceptar la nueva forma de hacer negocios. se muestra en la Tabla 1.
tabla 1
Categorización de CSF para la implementación de DMS
Grupo de factores CSF
Preparación tecnológica preparación de la arquitectura; preparación de la infraestructura; Preparación del proceso
La alta dirección, el liderazgo y el compromiso con el DMS. El estímulo de la alta dirección para la utilización del DMS. Se
desarrolla una misión clara con respecto a los objetivos comerciales.
Apoyo de la alta dirección Estímulo de la alta dirección hacia la comunicación formal/informal
Obtener el compromiso y el apoyo de los directores ejecutivos Planificación y gestión de proyectos
Brindar a los empleados información adecuada sobre los principios relacionados con el DMS a través de la
capacitación.
Capacitación adecuada y soporte para los usuarios.
Los empleados están capacitados en habilidades específicas del trabajo de DMS
Formación e implicación
Involucrar a los usuarios finales de DMS
Gerencia siempre actualizando sus conocimientos
Involucrar a todos los niveles dentro de la organización y partes interesadas externas
Fomentar activamente la participación de los empleados en las decisiones relacionadas con DMS
Existencia previa/desarrollo de la infraestructura necesaria Suficientes recursos
financieros proporcionados para apoyar la implementación del DMS Disponibilidad de recursos
Disponibilidad de recursos humanos Se proporcionan recursos
técnicos (por ejemplo, software, equipos) Planificación de adquisiciones basada en
requisitos
funcionalidad DMS; Efectividad de DMS; Eficiencia de DMS; Facilidad de uso de DMS;
Factores relacionados con el sistema Usabilidad y comprensibilidad de la salida; Integración de sistemas y tecnología; Demostración de beneficios; Pilotaje y
pruebas
Políticas y directrices; Comunicación; Alinear proyectos con objetivos de negocio;
Ambiente de trabajo y cultura. Asegurar que un proyecto tenga una agenda clara; Gestión del cambio; Compartiendo experiencia; Un espíritu de cooperación
y trabajo en equipo; Apoyar los enfoques basados en equipos para la resolución de problemas.
Fuente: Alshibly et al., 2016
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Downing (2006) identifica siete CSF clave para implementar un DMS en una están divididos en sus opiniones, ya que el 43% de ellos cree que el DMS ha
organización: ayudado a mejorar la velocidad de preparación de datos, mientras que el 39%
opina que se requiere más tiempo.
1. Hacer que el proceso sea transparente 2. El 18% restante cree que la preparación de los documentos requiere el mismo
Gestionar las expectativas de los tiempo en ambos casos (Gráfico 2). Los resultados pueden cambiar porque
usuarios 3. Centrarse en la investigación se llevó a cabo poco después de la implementación, cuando
las personas 4. Centrarse en los empleados apenas se estaban familiarizando con el sistema. Los análisis
los procesos 5. Educar a las personas para que trabajen muestran que el proceso de procesamiento, distribución y gestión de
con los procesos 6. Mantener la vista en el documentos es mucho más rápido que la forma clásica de procesamiento.
panorama general 7. Comprender las dinámicas de comunicación cambiantes
Todos los autores mencionaron la importancia de las personas a la hora de Figura 2
implementar un SGD en las empresas: personas en la alta dirección, usuarios Rapidez en la preparación y distribución de documentos en formato
con sus expectativas, experiencia y formación, así como la cultura electrónico frente a la forma clásica de trabajo
organizacional en la empresa. Todos ellos también destacaron la importancia
de la funcionalidad del DMS que se implemente.
Se puede decir que los CSF tienen un impacto significativo en la
implementación de un SGD en las organizaciones, principalmente porque son
factores clave en el éxito de la implementación de un proceso en particular.
Por lo tanto, es importante que los CSF se identifiquen lo antes posible y se
consideren durante el proceso de implementación de un DMS. Al realizar una
búsqueda utilizando las palabras clave 'factores críticos de éxito' y 'DMS' a
través de la base de datos Scopus, solo se encontraron ocho unidades
bibliográficas. Los autores (Sternad Zabukovšek et al., 2020) solo encontraron
seis unidades bibliográficas al realizar una búsqueda con las palabras clave Fuente: Hrašovec, 2011
'transformación digital' y 'DMS'. Por lo tanto, se puede concluir que existe una
falta de Una de las preguntas de la encuesta estaba relacionada con qué empleados
del área esperan el mayor progreso luego de la adopción del nuevo DMS. Los
investigaciones y artículos relacionados con el campo de los CSF como parte resultados se muestran en la Figura 3. Como se puede ver a continuación, el
del proceso de implementación y de un DMS y como parte de la transformación 38% de los encuestados cree que el DMS contribuirá más en términos de
digital. tiempo, el 29% cree que contribuirá más en términos de costos, el 21% en el
campo de la ecología, mientras que solo el 12% cree que el DMS está
A continuación, los autores describen la implementación de un DMS en dos destinado principalmente al control de los empleados.
empresas en Eslovenia: Correos de Eslovenia y Telekom
Eslovenia.
figura 3
Correo de Eslovenia Áreas donde los encuestados esperan un mayor progreso
Una de las empresas en Eslovenia que decidió implementar un DMS es
Correos de Eslovenia, que optó por implementar el Sistema Gama eDocs en
base a una licitación.
La dirección de la empresa decidió implantar el sistema en tres fases. La
primera fase, que ya se completó, incluyó la implementación en el consejo de
administración de Correos de Eslovenia, donde se genera la mayoría de los
documentos diariamente.
Se realizó una investigación para preguntar a los empleados de la empresa
sobre su experiencia de usuario y satisfacción con el uso del nuevo DMS
(Hrašovec, 2011). Los principales hallazgos muestran que los empleados Fuente: Hrašovec, 2011.
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Los resultados del cuestionario mostraron que los empleados están muy satisfechos base para la implementación exitosa de un DMS. Dado que la tecnología de los
con el nuevo sistema, lo que podría atribuirse al hecho de que el nuevo sistema y, sistemas documentales está en constante evolución, la
en consecuencia, la nueva forma de trabajar, les ahorra mucho tiempo y Las tendencias más recientes asociadas con DMS se describen a continuación.
preocupaciones en términos de pérdida de documentos y búsquedas de archivos
que consumen mucho tiempo. Algo sorprendente fue el hecho de que la mayoría
de los encuestados creían que un documento firmado digitalmente podría ser
equivalente a un documento firmado físicamente. El resultado podría atribuirse a la
Tendencias en DMS
buena concienciación de los empleados de la empresa, a quienes los responsables
del Correo de Eslovenia mantienen informados periódicamente (Hrašovec, 2011). En los últimos años se han visto muchas nuevas tendencias asociadas a la era de
la transformación digital. Las nuevas versiones se diferencian de las anteriores,
principalmente en las nuevas funcionalidades que se agregan al sistema, que las
hacen aún más fáciles de usar. La digitalización es respetuosa con el medio
La buena práctica en Correos de Eslovenia también puede ser un incentivo para ambiente, algo por lo que un número cada vez mayor de organizaciones se
otras empresas eslovenas que tienen que lidiar con mucha documentación a diario. esfuerzan, proporciona un acceso rápido y fácil, una larga vida útil de los
La introducción de un DMS facilitaría el trabajo diario de los empleados, al mismo documentos al tiempo que reduce los costos de la organización y permite a los
tiempo que ahorraría mucho tiempo y costos. usuarios dedicar tiempo a cosas más importantes en su trabajo. Las tendencias
que pueden ser importantes en el futuro son: integración con dispositivos móviles,
trabajo en la Nube, seguridad y conectividad con diferentes aplicaciones y
Telekom Eslovenia colaboración. Estas tendencias se explican a continuación.
Telekom Slovenia es una de las empresas en Eslovenia que ha estado tratando de
lograr su objetivo en el campo de DMS durante más de una década. La empresa
cuenta con una filial para la introducción de operaciones sin papel, Avtenta, que es Integración con dispositivos móviles: para muchos usuarios, un teléfono inteligente
uno de los proveedores de soluciones para la gestión e implementación de es un dispositivo básico a través del cual pueden monitorear eventos comerciales
soluciones SAP y DMS en el mercado esloveno. Telekom Eslovenia se esfuerza y conectarse a ellos. La forma de trabajar no solo simplifica el acceso al correo
por mantener la creciente proporción de documentos en formato electrónico, por lo electrónico sino también a otras aplicaciones que están a disposición del usuario.
que utiliza firmas con un certificado calificado digitalmente para firmar documentos Además, en estos días, muchos usuarios viajan constantemente y requieren
y ofrece a los usuarios la opción de firmar documentos a través de una tableta acceso constante a documentos importantes. Por ello, cada vez es más importante
digital. que los DMS también sean accesibles desde dispositivos móviles (Pan Solutions,
2022). Las versiones móviles de DMS, por lo tanto, se centran principalmente en
Más del 70% de ellos son también documentos de entrada, que, en la facilidad de uso, que se adapta al dispositivo, y no ofrecen todas las
además de algunos otros conjuntos de documentos relacionados con los principales funcionalidades de todo el DMS. Esto suele englobar la posibilidad de revisar,
los procesos de trabajo de unidades organizativas individuales ya se están firmar documentos y comunicarse con los compañeros de trabajo (Žorž, 2019). El
digitalizando. Según los datos, en 2013 Telekom Eslovenia registró un costo anual desarrollo de nuevas versiones de dispositivos móviles permitirá el uso de la
de consumo de papel de 30 200 EUR, dos años después cayó a 22 800 EUR, creciente funcionalidad de los DMS en dispositivos móviles.
mientras que en 2017 los costos se redujeron aún más a 19 200 EUR (Bratanič,
2018).
La transición exitosa al uso de un DMS en Telekom Eslovenia también es evidente
a partir de los datos del año 2017, cuando la empresa recibió el 33,6 % de sus Trabajar en la nube: trabajar en la nube es una funcionalidad que ya utilizan muchas
facturas en formato electrónico, lo que representa 4,4 puntos porcentuales más organizaciones y empresas. La Nube asegura el acceso constante a la
que el año anterior. Dado que la empresa intenta constantemente enviar tantos documentación, independientemente de si un usuario está trabajando o no en su
contratos firmados y otros documentos como sea posible a los usuarios en formato propia computadora, el único requisito es una conexión a Internet. Se espera que
electrónico, también anima a sus proveedores a utilizar un DMS (Bratanič, 2018). el uso de la nube crezca en el futuro, ya que las organizaciones podrán prevenir
problemas relacionados con el espacio y brindar soluciones integradas y fáciles de
usar (Mirror Review, 2022).
Se puede concluir que la implementación de cualquier proceso nuevo en una
empresa es una tarea muy exigente, que necesita ser preparada muy
cuidadosamente. Muchas empresas ya han implementado un DMS u otro sistema Seguridad: hasta la fecha, la seguridad se ha limitado más o menos a la pista de
de documentos con éxito, sin embargo, todavía hay muchas que no tuvieron una auditoría, que informa sobre cada actividad relacionada con documentos e
implementación completamente exitosa. Los autores de este artículo creen que la información en un DMS. La seguridad adicional también puede permitir que se
identificación minuciosa de los CSF es un importante definan derechos accesibles y funcionales en varios niveles. Así, es posible para
ciertos
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grupos de usuarios para restringir el acceso a ciertos documentos o El mercado anterior y posterior a la pandemia es muy diferente, y
para realizar ciertas funciones, como imprimir, transferir o reenviar también lo será en el futuro. Entre las tendencias esperadas se
documentos (Mikroprimar, 2021). Los avances tecnológicos y las encuentran: procesos inteligentes y habilitados para IA, infraestructura
mejoras en varios sistemas también han provocado un aumento de los de aprendizaje automático y análisis aumentado (SoftAge, 2020;
delitos cibernéticos, que requerirán mejoras de seguridad adicionales Dermody, 2021).
en el futuro. Proveedores de
varias soluciones DMS seguirán siendo forzadas a
adaptar sus soluciones no solo para cumplir sino también para asegurar
negocios. Hoy en día, la mayoría de los proveedores de DMS ofrecen Predicciones sobre inversiones en DMS
soluciones seguras, con rutas bloqueadas a lo largo de las cuales se
ejecuta todo el DMS, sin embargo, esta área requerirá una actualización El mercado mundial de sistemas de gestión de documentos se valoró
como resultado de la implementación y el uso de la nube (Vrecl, 2019). en 5510 millones de USD en 2020 y se espera que alcance los 11470
La desventaja, sin embargo, es la protección de todo el proceso cuando millones de USD en 2026 y crezca a una CAGR del 13,05 % durante el
se redirige a la Nube o dispositivos móviles. período de pronóstico (20212026). El mercado de DMS está en
constante cambio, impulsado por la necesidad de una mayor eficiencia
Conectividad con diferentes aplicaciones y colaboración: muchas en el lugar de trabajo. Se espera que las tecnologías mejoradas y la
interfaces certificadas diferentes, como conectarse a Outlook, conectarse ejecución eficiente de DMS eliminen gradualmente el concepto de
a SAP, conectarse a Sharepoint y otras, permiten a los usuarios archivos en papel tradicionales (Mordor Intelligence, 2021).
conectarse a aplicaciones y dispositivos. Así, el intercambio de datos y
la integración con soluciones de contabilidad, recursos humanos, ERP, La Figura 4 muestra la tasa de crecimiento del mercado DMS por
CRM y BI son posibles para la mayoría de los productos generalmente geografía. Como se puede observar, la implementación de un DMS es
establecidos (Mikroprimar, 2021). Permitir que múltiples usuarios editen una prioridad en AsiaPacífico, donde el mayor crecimiento se registró
el mismo documento es una funcionalidad que requerirá un mayor en 2019, cuando Citi Bank lanzó el onboarding digital para clientes
desarrollo. Esta llamada colaboración es compatible con muchos institucionales en AsiaPacífico. La nueva solución digital ayuda a
sistemas, aunque solo parcialmente (Vrecl, 2019). reemplazar el proceso de documentación heredado manual basado en
La conectividad y la colaboración también serán importantes en el papel y mensajería y surge de un programa global de racionalización
futuro, ya que las organizaciones todavía usan muchas aplicaciones de la documentación que redujo más del 70 % de los acuerdos y
diferentes que actualmente no están conectadas a las interfaces y se formularios de servicio. el número aumenta cada año, lo que crea una
usan por separado. También parece que debido a la tendencia de oportunidad para que los proveedores de DMS accedan al mercado
trabajar desde casa y trabajar desde diferentes ubicaciones, la (Mordor Intelligence, 2021).
necesidad de colaboración seguirá creciendo a medida que las
organizaciones se esfuercen por formas de trabajo aún más rápidas.
Figura 4
Tasa de crecimiento del mercado DMS por geografía (20202025)
Fuente: Inteligencia de Mordor, 2021
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Conclusión regulaciones y seguimiento de auditoría electrónico, todos los cuales
se dividen en ventajas medibles e inmensurables. Sin embargo,
también existen desventajas como: inversión inicial, costos de
Las empresas hoy en día buscan cada vez más transformar
capacitación del personal, mal funcionamiento del sistema, distribución
digitalmente sus procesos, ya que han descubierto que esta es la
inadecuada del trabajo entre los usuarios, adaptación, etc. Con base
única forma en que pueden ser competitivos en el mercado y
en la investigación, en la que se identificaron las ventajas y desventajas
beneficiarse de los beneficios de la transformación digital, que son:
de implementar un SGD en las empresas. descrito, y con base en la
recopilación de datos mejorada, gestión de recursos más sólida, data
literatura revisada, los autores también realizaron un análisis FODA.
conocimiento del cliente impulsado, mejor experiencia del cliente,
mejor cultura digital con colaboración, mayores ganancias, agilidad y
En la siguiente parte del estudio, los autores explican que el proceso
productividad (Virtru, 2021). El negocio sin papel es crucial para
de implementación de un DMS es muy complejo, al mismo tiempo que
cualquier negocio en estos días, no solo para reducir costos, sino
destacan los beneficios para las empresas, es decir, una reducción en
también para permitir que los empleados trabajen desde diferentes
el consumo de papel al tiempo que reducen el impacto negativo en el
ubicaciones, almacenen documentos en un solo lugar y controlen el
medio ambiente. Como ejemplo, los autores seleccionaron dos
acceso a la documentación (Paychex Work, 2015).
empresas eslovenas que ya han implementado un DMS y describieron
la experiencia de las empresas. Los empleados de estas empresas
El campo de DMS es muy amplio, aunque relativamente inexplorado.
creen que el DMS contribuirá más en términos de tiempo, costos y en
La implementación de un DMS permite a las empresas almacenar
el campo de la ecología.
documentos en un solo lugar y los sistemas son fáciles de usar.
El proceso de implementación requiere una buena preparación, que
incluye una buena estrategia así como la participación activa de los
Por lo tanto, se puede llegar a la conclusión de que si las empresas
usuarios (Abdulkadhim et al., 2015).
quieren seguir siendo competitivas en el futuro, deben digitalizar sus
procesos, ya que esto permite a los empleados trabajar de manera
Los autores de este artículo primero investigaron las tendencias y
más rápida y eficiente. El primer paso más común al introducir la
requisitos actuales para la transformación digital de las empresas.
digitalización en las empresas es eliminar las pilas de papel. De la
Descubrieron que una parte de la transformación digital se relaciona
investigación realizada, es evidente que la introducción de un negocio
con la implementación de diferentes soluciones, como ERP, CRM,
sin papel es adecuado para cualquier empresa, sin embargo, es
DMS, SCM, etc. En este estudio, los autores se centraron en DMS,
necesario determinar cómo dicha solución mejorará la eficiencia de
que se definen como sistemas que monitorean los documentos dentro
los procesos comerciales. Por otro lado, sin embargo, existen
de las empresas a través de todos. ciclos de vida desde la creación
numerosos casos de implementaciones fallidas o parcialmente
hasta el archivo. Por tanto, un DMS es un sistema de información que
exitosas de un
permite la captura, gestión y almacenamiento de datos. IBM (2022)
DMS en todas las áreas de soluciones de información empresarial. Desde el
define la gestión de documentos como un sistema o proceso utilizado
El campo del DMS es muy actual y se ha realizado relativamente poca
para capturar, rastrear y almacenar documentos electrónicos como
investigación hasta la fecha, los autores de este estudio creen que la
PDF, archivos de procesamiento de texto e imágenes digitales de
investigación de los CSF al implementar un DMS contribuiría a una
contenido en papel. A continuación, describen cuatro tipos diferentes
implementación y uso más exitosos del DMS por parte de las
de soluciones DMS: básica, de archivo, comercial e industrial.
organizaciones y a una reducción en la número de implementaciones
Encontraron que las ventajas más importantes de la implementación
fallidas o parcialmente exitosas.
de un DMS son: ahorro de costos, ahorro de tiempo, mejora de los procesos comerciales, cumplimiento de
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Sesttrendovvrazvojudokumentnihsistemov.
Upravljanje dokumentnih sistemov – pot do digitalne preobrazbe
Izvleček
Ena ključnih dejavnosti vsakega podjetja je upravljanje z dokumenti, ki nastajajo vsakodnevno. Klasično upravljanje z dokumenti ne more slediti
potrebam trga, če želimo imeti agilno in sodobno podjetje. Zato morajo podjetja zaposlenim ponuditi rešitev, ki jim bo omogočala skrbno shranjevanje
in arhiviranje dokumentacije, hkrati pa jim bo dala dovolj časa za opravljanje njihovih tekočih dnevnih nalog. Elektronsko upravljanje dokumentov ne
vpliva le na potek dela v podjetjih, varčevanje in prilagajanje potrebam trga, vpliva tudi na digitalno preobrazbo podjetja. Po drugi strani pa lahko
rečemo, da vpliva tudi na okolje. Vpliv proizvodnje papirja in uporabe papirja v vsakodnevnem poslovanju je v preteklih letih močno obremenil okolje
in skrajni čas je, da nekaj naredimo na tem področju. Uvedba informacijskega sistema za upravljanje z dokumenti (DMS) je zato skorajda nujna v
vsakem podjetju in vsekakor korak v pravo smer tudi za okolje, saj tako podjetja digitalizirajo svoje poslovne procese in postanejo konkurenčna na
trgu. Namen prispevka je predstaviti proces, uvedbo ter prednosti in slabosti upravljanja DMS kot del digitalne preobrazbe ter analizirati prihodnje
trende in napovedi na tem področju. Za boljše razumevanje vključujemo tudi nekaj primerov uvedb DMS v slovenska podjetja.
Ključne besede: upravljanje dokumentnih sistemov (DMS), kritični dejavniki uspeha (KDU), uvedba dokumentnih sistemov, digitalna preobrazba,
digitalizacija.
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Prohibida la reproducción sin permiso.

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