EMPRESA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS

METRO S.A.
DIVISIÓN DE PROYECTOS DE EXPANSIÓN

PROCEDIMIENTO
SISTEMA DE CODIFICACIÓN PARA ENTREGABLES
DIVISIÓN PROYECTOS DE EXPANSIÓN

2 16/03/2018 Uso R. Villagrán I.Medina J. Adasme

REV
FECHA EMITIDO PARA ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
N°

Página
1 de 10
DPE200-00-6GD-PRO-0001
Revisión
2

Este Documento es propiedad de METRO S.A.

Código Template DPE-200-00-6CA-FOR-0010 Rev. 0 del 28/12/2016
Se prohíbe su reproducción y exhibición, sin el consentimiento de METRO S.A.
El Documento, una vez impreso, se considera una copia NO CONTROLADA y puede estar obsoleta.
Consulte la revisión actual en Departamento de Procesos y Calidad de la DPE.
 Rev. 2
SISTEMA DE CODIFICACIÓN| Fecha: 16-03-2018

CONTENIDO

CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................ 4
1. OBJETIVO ..................................................................................................................... 5
2. ALCANCE ...................................................................................................................... 5
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................. 5
4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 5
5. DEFINICIONES. ............................................................................................................. 6
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO. ..................................................................................... 7
6.1. Estructura de la Codificación ................................................................................................... 7
6.2. Estructura de codificación DPE ............................................................................................... 8
6.3. Campos de la codificación para entregables de proyecto.......................................... 8
6.3.1. Línea
6.3.2. Identificador del Plan de Cuentas .......................................................................................... 8
6.3.3. Fase o Etapa ................................................................................................................................... 8
6.3.4. Áreas
6.3.5. Unidad DPE..................................................................................................................................... 9
6.3.6. Tipos de Entregables .................................................................................................................. 9
6.3.7. Correlativo ...................................................................................................................................... 9
6.4. Información Adicional o Metadata...................................................................................... 10
7. FLUJO DEL PROCESO ................................................................................................. 10
8. REGISTROS ................................................................................................................. 10
9. ANEXOS ...................................................................................................................... 10

DPE200-00-6GD-PRO-0001 Página 3 de 10
 Rev. 2
SISTEMA DE CODIFICACIÓN| Fecha: 16-03-2018

CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Punto Título Modificación Realizada

2 6.1 Estructura de la Se elimina de la estructura de
Codificación codificación, conceptos que serán
parte de la información adicional o
metada, que se registrará en la
herramienta de gestión documental
definida por la DPE.

2 6.3.3 Fase o Etapa Se incorpora el concepto de la fase en

la estructura de codificación.

DPE200-00-6GD-PRO-0001 Página 4 de 10
 Rev. 2
SISTEMA DE CODIFICACIÓN| Fecha: 16-03-2018

1. OBJETIVO

Proporcionar las directrices para la elaboración de la codificación de los entregables que se

generan internamente y por las empresas colaboradoras participantes de un proyecto
ejecutado por la División de Proyectos de Expansión de Metro S.A. (DPE)

Este procedimiento se complementa con los instructivos y procedimientos emitidos por el

proyecto.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es aplicable a todos los proyectos de la DPE.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código Título
DPE200-00-6GD-PRO-0002 Emisión y Revisión de Entregables
Tabla 1: Documentos de Referencias

4. RESPONSABILIDADES

Gerente División Proyectos de Expansión: Velar por el cumplimiento de este

procedimiento en su gerencia, además de proveer una herramienta de gestión documental
para la gestión, emisión, control y trazabilidad de los entregables de los proyectos de la
DPE.

Gerentes y Sub-Gerentes DPE: Responsable de asegurar y garantizar que este

procedimiento se utilice en los proyectos de manera interna como por las empresas
colaboradoras.

Jefe de Proyecto, Jefe de Tramo, Administrador de Contrato: Responsable de exigir a

sus equipos de trabajo y empresas colaboradoras la aplicación de este procedimiento, en
los contratos que estén a su cargo.

DPE200-00-6GD-PRO-0001 Página 5 de 10
 Rev. 2
SISTEMA DE CODIFICACIÓN| Fecha: 16-03-2018

Empresas Colaboradoras: Responsable de utilizar este procedimiento para la codificación

de todos los entregables comprometidos, incluidos los documentos generados para la
administración del contrato.

Jefe de Gestión Documental: Responsable junto a su equipo de trabajo de verificar que

este procedimiento se aplique correctamente, además de entregar el soporte a la DPE y
empresas colaboradoras para el correcto uso de éste.

5. DEFINICIONES.

Entregable: Documento o plano generado para el proyecto de manera interna o externa,

independiente del propósito de la emisión. El listado de documentos del proyecto se
define en el listado de entregables o documentos.

Emisión: Propósito o fin para la elaboración o desarrollo de un documento o plano.

Emisión Controlada: Todo entregable visible para consulta en el gestor documental de la

DPE.

Emisión No Controlada: Todo entregable, en formato impreso o digital almacenado o

gestionado, fuera del gestor documental de la DPE.

Empresa Colaboradora: Toda organización participante de uno o más proyectos de la

DPE, con la obligación de entregar o emitir entregables, cumpliendo en calidad y tiempo
durante un período definido y controlado.

Listado de Entregables: Reporte en formato Excel con el listado detallado de planos y

documentos codificados a ser emitidos en una fecha definida y que da cumplimiento a los
hitos del contrato.

Gestor Documental: Plataforma utilizada por la DPE en sus proyectos para el control,
emisión, revisión, aprobación y firma de los documentos que se emiten de manera interna
y externa. Además de ser la plataforma que almacena, protege y recupera la
documentación del proyecto.

Codificación: Estructura de códigos, que permite la fácil recuperación e identificación de

la información.

Codificación DPE: Exclusivo de Metro. Estructura de codificación creada para los

documentos o planos generados y emitidos por la DPE a ser utilizados en sus proyectos.
DPE200-00-6GD-PRO-0001 Página 6 de 10
 Rev. 2
SISTEMA DE CODIFICACIÓN| Fecha: 16-03-2018

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.

La metodología de codificación, según se describe en este procedimiento, es de carácter

obligatorio para todos los proyectos de la DPE, en el cual todos los entregables
desarrollados internamente o por las empresas colaboradoras deben contar con una
codificación única e irrepetible para cada proyecto, según lo definido en este
procedimiento.

La estructura de codificación de la DPE consta de campos que proporcionan información

acerca del proyecto, emisor, área, disciplina y otros tipos de datos, que se complementan
con los registrados en la herramienta definida para la emisión, gestión y control de los
entregables internos y externos del proyecto en ejecución.

El emisor de un entregable debe indicar en la carátula (documentos) o viñeta (planos) de

manera legible la incorporación del código bajo la estructura definida en este
procedimiento.

6.1. Estructura de la Codificación

El código o estructura de codificación está compuesta por siete campos que pueden variar
por exclusiva necesidad del proyecto, requiriendo en este caso de la aprobación del
Gerente de la DPE, para la revisión y compatibilidad (setting) con la herramienta de
emisión, gestión y control de los entregables.

Campos 1 2 3 4 5 6 7
Plan de Unidad/
Título Línea Fase Área Tipo de Entregable Correlativo
Cuentas Disciplina
Ejemplo L5 C16011 ID 165 3EN PLA 0001
Tabla 2: Campos Codificación Proyectos DPE

De acuerdo a la tabla anterior, el código para el entregable es:

L5-C16011-ID-165-3EN-PLA-0001

DPE200-00-6GD-PRO-0001 Página 7 de 10
 Rev. 2
SISTEMA DE CODIFICACIÓN| Fecha: 16-03-2018

6.2. Estructura de codificación DPE

Corresponde a los entregables desarrollados de manera interna por la DPE

Campos 1 2 3 4 5
Unidad/ Tipo de
Título Gerencia Área Correlativo
Disciplina Entregable
Ejemplo DPE200 00 2CI CRD 0001
Tabla 3: Campos Codificación Entregables desarrollados por la DPE

De acuerdo a la tabla anterior, el código para el entregable es:

DPE200-00-2CI-CRD-0001

Es importante destacar que los entregables codificados como documentos corporativos de

la DPE, excluyen el campo Línea debido a su condición de entregable general que aplica a
uno o más proyectos de la DPE.

6.3. Campos de la codificación para entregables de proyecto

De acuerdo a la estructura establecida en el punto 6.1, se procede a definir cada uno de los
campos que la componen:

6.3.1. Línea

Campo que identifica la(s) línea(s) de Metro S.A. para la cual fue creado o diseñado el
entregable.

6.3.2. Identificador del Plan de Cuentas

Campo compuesto por el tipo de actividad y especialidad del plan de cuentas del proyecto
y un correlativo identificador. Este campo es desarrollado y administrado por el área de
Presupuestos de la DPE.

6.3.3. Fase o Etapa

Identifica la fase de ingeniería o etapa para la que fue diseñado el o los entregables.

DPE200-00-6GD-PRO-0001 Página 8 de 10
 Rev. 2
SISTEMA DE CODIFICACIÓN| Fecha: 16-03-2018

6.3.4. Áreas

Campo que representa la(s) área(s) del proyecto definidas por la DPE. Este listado de áreas
puede variar en cantidad, pero no en su estructura para los proyectos de la DPE.

Este campo identifica el área al cual aplica o para el cual fue elaborado y diseñado un
entregable. Según la necesidad o particularidad de cada proyecto, se pueden utilizar todas
las áreas definidas por la DPE o parte de ellas, descritas en el “Listado de Áreas” del
proyecto.

6.3.5. Unidad DPE

Campo que identifica a la gerencia responsable del entregable

6.3.5.1. Disciplina

Se utiliza para identificar la naturaleza técnica del entregable.

Según sea la necesidad o particularidad de cada proyecto se pueden utilizar todas las
disciplinas definidas por la DPE o parte de ellas, siendo descrito en el “Listado de
Disciplinas” del proyecto.

6.3.6. Tipos de Entregables

Campo que representa el tipo de entregables o documentos que se emiten para el

proyecto, definidos en el “Listado de Documentos” del proyecto.

6.3.7. Correlativo

Campo que representa la secuencia numérica asignada a cada entregable. La

segmentación del correlativo, de acuerdo al tipo de disciplina, la propone el consultor, con
la aprobación del jefe de proyecto o administrador del contrato de la DPE de Metro S.A..

Este acuerdo se debe comunicar y publicar para conocimiento de todo el proyecto. Este
acuerdo se verá reflejado en el gestor documental definido por la DPE.

DPE200-00-6GD-PRO-0001 Página 9 de 10
 Rev. 2
SISTEMA DE CODIFICACIÓN| Fecha: 16-03-2018

6.4. Información Adicional o Metadata

Corresponde a la información adicional requerida por la DPE, para la gestión, búsqueda y

almacenamiento de la información.

La definición de la información adicional o metadata, está regida por el setting o

configuración de la herramienta de gestión documental definida por la DPE. Este
requerimiento es de carácter obligatorio para todos los entregables registrados y emitidos.

7. FLUJO DEL PROCESO

No Aplica.

8. REGISTROS

No Aplica.

9. ANEXOS

No Aplica.

DPE200-00-6GD-PRO-0001 Página 10 de 10