Planificación y organización de eventos

Evento
 Es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en
tiempo y lugar preestablecidos, que desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un
mismo objetivo para estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.
 Herramienta de gestión táctica del área de marketing y rrpp. Brinda beneficios para el logro de los
objetivos comerciales o sociales, como para los comunicacionales e institucionales. Genera
consecuencias funcionales y disfuncionales.

Eventualidad
 Si bien un evento es un acaecimiento, una eventualidad, un hecho imprevisto también es un “Suceso
importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”.
 La eventualidad no reside en la falta de previsión de lo que pudo y debió ser previsto, sino en, la
inspiración, predisposición e impronta de los disertantes en una conferencia o congreso; en la
creatividad, entrega y dedicación de un deportista en una competencia; en la empatía de actores y
espectadores durante un espectáculo teatral o artístico, en un contexto socioeconómico adverso,
producto de variables no controlables, que afectan la capacidad de compra de los potenciales
asistentes a una feria o exposición, en la apreciación, percepción e impacto que las obras de arte
expuestas generan en el público.
 Los Imponderables mencionados transforman cualquier acontecimiento especial en un Evento.
 Poco atrayente sería un acontecimiento en el que pudiera preverse lo que debiera surgir
naturalmente.

Organizador profesional de eventos

 Son idóneos: son profesionales que se fueron dando cuenta de cómo se hace a partir de la experiencia
utilizando el ensayo y error. La falta de rigor genera consecuencias negativas para el cliente y el
organizador.
 Debe poseer creatividad.
 La organización exitosa de un evento requiere más allá de la experiencia y práctica de un sustento
teórico que garantice que los objetivos perseguidos estarán en concordancia con las estrategias e
imagen de la organización
 Debe tener características tales como un natural manejo de las relaciones públicas, y virtudes tan
contrapuestas como autoridad y paciencia, disciplina y pasión, a la vez que fuera minucioso y
exigente pero conservando siempre un perfecto autodominio.
 Hay que tener en cuenta que…
 La organización exitosa de un evento requiere de un sustento teórico que garantice que los objetivos
que se persiguen estarán en concordancia con los objetivos, estrategias e imagen de la organización.
- No hay espacio para la improvisación.
- Las herramientas que diferencian a un OPE son la visión transdisciplinaria, capacidad de trabajar en
equipo, planificación estratégica, capacidad de adaptarse a nuevos entornos
- Puede adelantar cosas y anticiparse ante diferentes situaciones: cosmovisión, personalidad
proactiva, respeto por las normas de autoridad.
Herramientas de un OPE
 Pasión
 Proveedores confiables:
- Contar con una base de datos.
- El trabajo en equipo para el cumplimiento de los proveedores como requisito indispensable
 Manejo de los tiempos
 Obsesión:
- todos los detalles son importantes
 Creatividad:
- Ser original con la invitación, vestimenta, diseño de packaging, selección de sede, etc.
 Preocuparse por la excelencia:
- Verificar constantemente c/u de las áreas que componen el equipo
- Definir roles, asignar tareas y responsables, tener claro los objetivos del evento y los deseos del
cliente
- Gestionar los tiempos calculando imprevistos
- Obsesión y perfeccionismo
 Conocimiento del timing:
- Hora por hora de lo que va a ser el evento
- Organizar y diagramar minuto por minuto ayuda a reconocer cómo está el público y a definir
horario de inicio y finalización
 Conducción
 Sincronización
- Sincronización en el grupo para que todos estén al tanto.
 Motivación
 Responder a las expectativas
- Ofrecer lo que se prometió.
 Sorprender
- Que el público sepa que va a pasar algo diferente
 Base de datos completa
- Incluye a los proveedores, sedes, etc.
 Autodominio
- Saber controlarse ante imprevistos
- Buena gestión de emociones

Etapas para la organización de un evento

1. Investigación: requerir información a nuestros clientes para definir los objetivos del evento a través
de cuestionarios, entrevistas, focus group, etc. Definición de objetivos.
2. Planificación: cómo vamos a alcanzar y lograr el objetivo Comienza en el proceso de toma de
decisiones. Planificar es imaginar un escenario futuro.
3. Ejecución: puesta en práctica de las acciones planificadas. Realización de acuerdo a lo planeado en
la calendarización y al checklist del evento. Ensayo del evento al menos con 24 horas de
anticipación.
4. Evaluación: una vez concluido el evento, se verifica si los objetivos se cumplieron o no. Caso
contrario, se contemplan imprevistos y se toman como aprendizaje
Investigación
• Nombre de la empresa
• Actividad
• Productos o servicios que
comercializa
• Público al que apunta
(target group)
• Público global
• Público al que quiere
apuntar el evento
• Presupuesto con el que
vamos a contar
• Aspiraciones del cliente
(económicas, financieras).
BRIEF
• Conocer el tipo de evento
(saber su intención, su
propósito, qué se busca)
• Nómina de directivos de la
organización y su potencial
participación en el evento,
quiénes van a cumplir tareas
ejecutivas y quiénes van a
figurar en forma nominativa
• Fecha tentativa
• Oradores previstos
(nacionales, internacionales)
• Invitados especiales
• Base de datos
Lugares alternativos de
realización
• Financiación del evento
• Probables sponsors o
patrocinadores
• Auspicios nominativos
• Determinación de
cantidad de participantes
matriculados e invitados
especiales
• Organigrama actual de la
organización

ENTREVISTAS INVESTIGACIÓN DEL OBJETIVO

• Con personalidades clave.
• Directivos
• Representantes del sector
• Líderes de opinión
• Muestra representativa del
Target del evento
• Las preguntas pueden ser
abiertas, cerradas, con alternativas
fijas, y/o escalas de opinión
MERCADO
Investigaciones operativas
• Cómo opera el mercado desde
un punto de vista cuantitativo:
hoteles, salas de reuniones o
convenciones, servicios,
elementos auxiliares,
conformación del público
Investigaciones motivacionales
• Son de orden cuali-cuantitativo
• Se busca determinar gustos,
preferencias, deseos y (corto, mediano, largo plazo)
motivaciones del público real y
potencial.
• Intención – qué quiero alcanzar.
• Debe ser posible, creíble y
realizable
• Medida – debe ser medible
• Se determina la porción o
porcentaje que está previsto
alcanzar
• Plazo
• En cuánto tiempo se estima
alcanzar la meta cuantificada

Planificación
 Es organizar algo conforme a un plan.
 Es la disposición general de un proyecto.
 Es una actividad de un alto nivel de versatilidad que incluye tareas como relaciones públicas,
administración de recursos, ambientación, manejo de grupos, supervisión general, etc. Por lo cual, se
requiere de una correcta planificación y organización profesional para poder competir y lograr
excelencia en la calidad del servicio. Un evento que no ha sido organizado en forma profesional, si
sale bien, más que nada será producto de la buena suerte.

Consta de 6 etapas:

1. Previsión: implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, con lo cual sería
imposible hacer planes y actuar. Es el elemento que basado en metas establecidas previamente,
resultado del análisis y la investigación, determina el curso de acción óptimo a seguir. Esto implica
que en un estudio previo a la realización de un evento, disminuye el riesgo. La fijación de objetivos
debe ser clara, pues establecerá los lineamientos a seguir.
  Objetivos generales: están por encima de otros y abarca de forma más amplia los intereses
fundamentales de la empresa, asociación o persona particular. Pueden ser:
- Formativos: (actualización , capacitación o perfeccionamiento)
- Informativos: (comunicación actualizada de técnicas, conceptos, procesos)
- Motivacionales: (estado mental positivo hacia la empresa).

 Objetivos particulares:
- Para la empresa: imagen, ingresos, prestigios.
- Para el invitado: Formación y capacitación, interrelaciones profesionales, participación.

2. Planeación: es la determinación del camino que se tomará para lograr los objetivos señalados. Es el
curso de acciones a seguir de modo que se establezcan: la secuencia de las operaciones para
efectuarlas, la determinación de tiempos, elementos y presupuestos con qué lograrlos.
 Principios de planeación:
- Principio de Precisión: toda planeación debe ser concreta y detallada, pues regirá acciones
específicas.
- Principio de Flexibilidad: toda planeación debe dejar un margen de elasticidad sujeto a cambios
imprevistos y fuera de control.
- Principio de Unidad: se debe diseñar una planeación para cada área y coordinar todas entre sí
 Programa o plan de trabajo:
- Se recomienda recurrir a los colaboradores más cercanos. Se hace un primer borrador y después
se hacen las revisiones que sean necesarias. Una vez hecho, se reagruparán las acciones por rubro
o área comprendida en el evento para que luego sean ejecutadas por el comité correspondiente.
 Presupuesto:
- Egresos fijos. Gastos que necesariamente se harán (alquiler sede, por ej.).
- Egresos variables: condicionados por el número final de asistentes (portafolios, carpetas, etc.).
- Presupuesto: abierto o cerrado.
- Punto de equilibrio: los ingresos compensan los egresos.
 Cronograma: herramienta que señala la secuencia cronológica más eficaz para obtener mejores
resultados.

3. Organización: se puede definir como la estructuración de acciones y funciones, la asignación de

jerarquías para lograr los objetivos establecidos previamente con la máxima eficiencia y ahorro de
RRHH, recursos materiales y económicos.
 Principios de organización:
- Principio de Especialización: la división de acciones a desarrollar limitada por la especialización
y en forma concreta, rinde mayor eficiencia y destreza.
- Principio de Unidad de mando: para cada función debe existir un solo jefe o responsable. Nadie
puede rendir si recibe instrucciones de más de una persona.
- Principio de Equilibrio autoridad –responsabilidad: ejercer autoridad sin responsabilidad
trastorna gravemente la organización.
- Principio de equilibrio dirección – control: para cada nivel jerárquico deben existir los controles
de dirección a fin de corregir errores, orientar acciones y en el último de los casos, limitar
responsabilidad o reubicar al responsable.

4. Integración: se empieza a implementar todo el proceso. Se relaciona y llevan a cabo las pautas
establecidas en el plan de trabajo, también se puede requerir del plan eventual, como así también
contrataciones a terceros, como viajes, etc.
 5. Dirección: Es la etapa de ejecución o actuación. se ejerce mediante la delegación de autoridad y
responsabilidad por medio de eficaces canales de comunicación y con una supervisión ágil.
 Principios de dirección:
- Coordinación de intereses: con la habilidad y efectividad de cada comité, para que continúen
subordinados al interés general establecido.
- Principio de las vías jerárquicas: los canales jerárquicos deben ser inviolables.
- Principio de resolución de conflictos: sin alterar la disciplina del grupo y con el mínimo disgusto
de las partes. Los disgustos sin resolver causan incertidumbre y son un obstáculo en la
coordinación.
- Principio de aprovechamiento de conflictos: se debe aprovechar para aplicarlo a otros casos o
áreas similares.

6. Control: Es la etapa final del proceso. En ella la función del equipo de trabajo es la de recolectar,
analizar, y comparar los datos necesarios para evaluar el logro de las metas establecidas al comienzo.
Permite Medir los resultados de las distintas acciones, las que serán referencias de eventos futuros,
fundamentalmente.
 Medios de control personal: tanto la supervisión desde cada una de las áreas como la supervisión
general, se consideran medios de control personales.
 Medios de control instrumentales: se aplican a través de formas, cuestionarios o encuestas.
 3 aspectos fundamentales:
- Finanzas: se aplican los medios adecuados para evaluar la administración de los recursos
financieros
- Cantidad de asistentes: en el caso de que el evento haya sido de convocatoria abierta esto será
determinante de futuros eventos.
- Desarrollo del programa: esencia real del evento. Aplicamos medios de control personales e
instrumentales. Para cerrar el proceso corresponde hacer un informe de evaluación.

Comercialización de los eventos

 Financiación interna: se aplica para los casos que el cliente es el encargado de aportar los fondos
para la realización del evento.
 Financiación externa: modalidad de mayor dificultad. Se trata de conseguir la totalidad de fondos
necesarios para cubrir a nivel de expectativas planteado por los responsables institucionales del
evento al momento de definir las metas presupuestarias.
 Financiación mixta: se trata de conseguir externamente la totalidad de los recursos económicos. Los
responsables institucionales deben aportar un capital inicial para realizar las primeras acciones de la
organización del evento.
 Fijación de precios: analizar las variables, nivel de ingreso y poder adquisitivo de las personas
que conformas el target definido para el evento.
 Definición de precios: los dos precios más importantes para determinar son los correspondientes
a inscripción y patrocinios.
- Precio de inscripción de entrada al evento: el procedimiento más sencillo es el de dividir el costo
total del evento por la cantidad de público que acudirá al evento.
- El interés de los asistentes: relacionada con el valor agregado a la propuesta, originalidad en el
contenido y tratamiento del evento que el mismo no se superponga con otros, calidad y
conveniencia percibida por el público sobre la propuesta.
- La finalidad es que una vez considerados estos múltiples factores estaremos condicionados de
determinar si el precio al que llegaremos es uno que nuestro público esté dispuesto a pagar.
- Inscripción temprana: metodología financiera relevante para adelantar el flujo de ingresos.
 - Precio para patrocinadores: se debe realizar una lista de los potenciales patrocinadores en virtud
del interés que nuestro evento puede representar tanto comercial como institucional.
- Precio para patrocinadores según espacios comerciales: participación en caterlería del escenario,
mención en carteles de fachada, banderas en ubicaciones varias, colocación del logo del
patrocinio en avisos publicitarios, acciones de marketing promocional, etc.
- Definición de categorías patrocinarias: main sponsor, sponsor secundario, apoyos especiales. Es
aconsejable contar con más de un patrocinio principal. La propuesta puede adquirirse en forma
de packs, cada uno con un detalle de los espacios publicitarios a los que se accede.
- Flujo de fondos: los recursos económicos no necesariamente deben ingresarse en el mismo
momento por lo que resulta primordial con el detalle cronológico en el que se espera que se
hagan efectivo determinados ingresos y egresos.
 Honorarios del organizador:
- Porcentaje fijo: Se aplica una comisión de agencia que, por lo general, es un porcentaje que
oscila entre un 10 y un 15% de lo que se invertirá en el evento. Para este caso se aconseja que los
costos de los proveedores y servicios que se contraten, corran por cuenta y orden del organizador.
- Canon fijo: Se estipula un canon o monto fijo que debe cubrir los costos del personal involucrado
en la tarea de la organización, más una rentabilidad deseada. No incluye los costos de
proveedores y servicios externos. Este es un riesgo que cada OPE decide correr.
 Participación de los media partners: el hecho de contar con un impulsor de gran magnitud
potencia todo el proceso de comercialización y venta de un evento. La contraprestación que
reciben los medios de comunicación o grupos multimedia consiste en la participación con su
slogan en las distintas herramientas con las que se promocione el evento

Tipos de eventos - ACADÉMICOS

- Congreso
 Reunión periódica en la que los miembros de una asociación se encuentran para tratar temas
predeterminados y tomar decisiones. Se aplica a reuniones internacionales de ciencias médicas o
profesionales, sin excluir otro tipo de organizaciones.

 Abiertos: de libre acceso, se participa a todas las personas, entidades, etc. relacionadas con el
tema.
 Cerrados: relacionados con organismos oficiales, solo son para invitados especialmente
participados.
 Mixtos: los invitados especiales no abonan la inscripción pero el resto de los participantes sí.

Características

- Se agrupan según diferentes áreas temáticas: Social, Cultural, Científica, etc.

- Los congresos internacionales deberán anunciarse hasta con 24 meses de anticipación.
- Los latinoamericanos o internacionales se anuncian con 12 meses de anticipación y los
nacionales con 10 meses.
- Es uno de los eventos más complejos de organizar por su duración (que generalmente es de 2 a 5
días) por la cantidad de participantes o disertantes, por la modalidad y la diversidad de las
reuniones.
- Se realizan en hoteles, centros de convenciones, palacios o burós.
- Se persigue la información y actualización profesional y también la generación de Relaciones
(Networking).
 - Generalmente se realizan 3 sesiones plenarias, la Inaugural, acto de apertura, se informa sobre la
finalidad y los temas a tratar; la media donde se consideran los trabajos preliminares y las
condiciones; y la etapa Final se informan los resultados del congreso.

- Simposio
 Es un compendio de expertos en el que se expone y desarrolla un tema de forma completa y
detallada, enfocándolo desde diversos ángulos a través de intervenciones individuales, breves,
sintéticas y de sucesión.
 De 3 a 6 integrantes plantean diferentes aspectos de un problema, a veces coordinados por un
moderador. Cada experto expone de 15 a 20 minutos.
 Se permite la intervención del público para que pregunte sobre el tema.

Características

- Voz tomada del griego sympósion

- Eran los almuerzos que realizaban los médicos para discutir una enfermedad, un diagnóstico o
- un tratamiento.
- Los expositores no defienden posiciones (como en la mesa redonda de un debate), sino que
suman información al aportar los conocimientos propios de su especialización.
- Resulta una excelente oportunidad para que el público posea una visión integrada de la
- materia tratada.

- Seminario
 Es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica, el objetivo es el de realizar
un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere interacción entre los
especialistas.
 Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los
discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de
investigación o análisis sobre determinados temas o issues propios de la actividad.
 La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días)

Características:

- El tema propuesto se desarrolla íntegramente y con profundidad.

- Los disertantes no necesitan estar de acuerdo ni divergir (no estarlo).
- Al final, se puede entregar un certificado que acredite la participación.
- Se puede integrar también como evento subsidiario (reemplaza o apoya), en el desarrollo de un
Congreso.

- Jornada
 Es una reunión informativa de trabajo, investigación o estudio en la que, bajo la modalidad de
talleres, conferencias o encuentros que a veces duran varios días, se resuelve un problema planteado
ante un auditorio interesado, cuyas resoluciones y resultados se publican posteriormente.
 Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar
sobre el tema tratado a través de talleres o workshops.
 Esta denominación se debe a que cada tema se resuelve en un día: se expone, se debate y se arriba a
conclusiones finalizando la propuesta en esa misma jornada.

- Foro
  técnica de comunicación oral, en un lugar físico o virtual, que se emplea para reunirse, intercambiar
ideas o discutir sobre diversos temas de interés común.
 Su función principal, es permitir a un grupo de personas comunicarse entre ellas, hablar sobre lo que
les interese y de igual forma, permite averiguar la evolución de las opiniones sobre una temática a lo
largo del tiempo.
 Participan todos los presentes de una reunión.
 Generalmente es la parte final de simposios o mesas redondas de debate.
 Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las
intervenciones y los tiempos.

Participantes del foro:

1. Moderador: es quien determina el tiempo de la reunión, además presenta a los participantes

expositores, explica con precisión el asunto que se va a discutir y los objetivos generales. Realiza un
seguimiento continuo mientras se desarrolla el foro y debe; explicar las normas previstas para la
participación y velar la sucesión de mensajes que se refieren a un mismo asunto.
2. Ayudante: es quien observa y anota ordenadamente a los participantes que solicitan la palabra.
3. Participantes: son aquellos que intervienen dando su opinión sobre el tema o problema, realizando o
respondiendo preguntas.
4. Expositores: Son aquellos que responden ante las preguntas de los participantes.

- Debate
 Es una reunión informal que dura entre 50 a 60 minutos en la que un grupo de entre 10 a 20 personas
intercambian ideas.
 Suele ser guiada por un moderador o conductor y puede darse luego de una asamblea, coloquio,
simposio, etc.
 Los portavoces de cada grupo expresan sus opiniones de acuerdo con sus reglas de tiempo y temas
de discusión.
 Puede ser presenciada por el público y también, transmitida directamente por medios de difusión.

- Panel
 Es la reunión en la que un grupo de hasta 8 personas conversan libremente entre si, para dar su
opinión sobre un tema determinado; no disertan sino que debaten de una manera informal.
 Actúa siempre un moderador que les va dando la palabra y marcando los tiempos durante un periodo
determinado aproximadamente 1 hora.
 Al finalizar, los participantes pueden sintetizar sus ideas y se ofrece un espacio al auditorio para las
preguntas.
 Al establecerse la interrelación auditorio-disertantes se convierte en foro, los panelistas pueden
retirarse y continuar la sesión solo con el auditorio y el moderador.

Tipos de eventos – EMPRESARIALES

- Rueda de negocios
 Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde una representa la
oferta y la otra la demanda.
 Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita.
 Habitualmente, se realizan en el marco de congresos y exposiciones con exposiciones paralelas.
- Workshop
  Del Inglés, “Reunión de Trabajo”.
 Es para profesionales del mismo rubro, actividad o profesión.
 Puede hacerse en los salones de un hotel.
 Cada expositor ofrece un espacio de diálogo y de información a los profesionales del rubro.
 Es una reunión cerrada por invitación.

- Desayuno de trabajo
 Reunión, a primeras horas de la mañana, de un grupo de personas para hablar sobre un tema
predeterminado durante una hora y media a dos horas.
 El servicio de desayuno es sencillo.
 Hay un conductor pero no necesita demasiada formalidad.
 Si se invita a más personas es conveniente que haya más conductores o coordinadores, pues ya se
trata de un intercambio de ideas, se hacen preguntas y se plantean propuestas.
 Se pueden realizar en el ámbito de la empresa, fábrica, institución o en una confitería, el restaurante
de un hotel, etc.

- Asamblea
 Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos, reuniones que
buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.
 Asambleas Ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.
 Asambleas Extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no está prevista en el
estatuto.

- Lanzamiento de producto
 Es un evento que parte de la estrategia de comunicación y marketing de una organización.
 El objetivo principal es comunicar al mercado la existencia de un nuevo producto-servicio así
 como sus propiedades.
 La duración es de entre 2 y 3 horas.
 30 minutos se disponen para presentar el producto. Se debe contar con soporte audiovisual
 para la presentación.
 Se debe invitar con 30 días de anticipación e incluir en la invitación la necesidad de confirmar
 asistencia.
 Los invitados son clientes reales y potenciales, prensa, influencers, embajadores de marca, socios
comerciales y compromisos, entre otros.
 El producto o servicio debe ser el protagonista.

- Capacitaciones
 La capacitación no solo es importante para cualquier empresa, es vital. La motivación hace que el
retorno de la inversión de las capacitaciones y el desarrollo de los empleados, crezca
exponencialmente.

Beneficios

- Mejor desempeño de los empleados.

- Mejora de la satisfacción y la moral de los empleados.
- Abordaje de las debilidades y refuerzo de las fortalezas.
- Consistencia para favorecer un aumento de la eficiencia en los procesos.
 - Mayor productividad y adhesión a los estándares de calidad.
- Mayor innovación en nuevas estrategias y productos.
- Reducción de la rotación de empleados.
- Mejora la reputación y el perfil de la empresa.

- Participación en ferias y exposiciones

Ventajas en las participaciones:

 Espacio para el Networking.

 Contacto directo con potenciales clientes, no hay intermediarios (teléfonos, mails, etc.)
 Permiten aumentar las exportaciones y abrir la empresa a nuevos mercados.
 Conocimiento de la competencia.
 Consolidación tu imagen de marca.

Tipos de eventos – SOCIALES

- La casa es una fiesta
 Preparación de la reunión cuando excede una cantidad de un grupo mínimo de 4 a 6 invitados.
 La congregación puede ser formal e/o informal.
 Definir el objetivo de la reunión.
 Cuando se realice una reunión formal, conviene tener prevista una cantidad mínima y máxima
 para evitar situaciones engorrosas.
 Lo ideal, es enviar las invitaciones con 10/15 días de anticipación, asegurándose su recepción,
 por vía telefónica.
 Así mismo, corresponde a los invitados contestar antes de las 48hs. de su hora prevista.
 En este tipo de reuniones, con ubicaciones prefijadas en las mesas, es importante conocer con
 anticipación la cantidad exacta de personas que concurrirán, ya que hay que establecer un plano de
comensales, según precedencias y jerarquías de los asistentes.
 Por ejemplo, a la derecha del dueño de casa va la señora invitada principal.
 En alguna situación, principalmente a la que concurren niños y adolescentes se podrá recurrir a vasos
y platos descartables, sin mayores problemas.
 En todos los casos habrá situaciones comunes que requieren solución. Los problemas de seguridad
para los asistentes, tanto en el estacionamiento de vehículos como la guarda de abrigos o accesorios
impermeables.
 Igualmente ocurre con los accesos. Si se hacen reuniones en un Country, en una casa en el campo o
embarcación, habrá que avisar a los controles de acceso.
 Prever que haya un plano y que los caminos no presten confusiones y estén adecuadamente
señalizados.

- Aniversario
 De una persona, de un Lugar, de una situación.
 Se realiza una reunión para conmemorar un hecho anual, ya sea un nacimiento, la creación o la
fundación de algo.
 Puede tener un fundamento social o motivación comercial, cultural, etc.
 También se designa con este nombre al acto que se celebra al cumplirse la fecha del fallecimiento de
una persona, en este caso la ceremonia tiene el cariz que corresponde al recuerdo, reconocimiento,
evocación, con la emoción y el recogimiento que la situación merece.
 En ambos casos se dicen una breves palabras, preferentemente leídas; pueden hablar 2 o 3
 personas cuidando su extensión, con mayor razón si los invitados están de pie.

- Inauguración
 Siempre es una reunión festiva, donde se comentan los pasos y logros que permitieron alcanzar ese
objetivo.
 Se invitará a conocer y recorrer el lugar y se ofrecerá un convite adecuado a las instalaciones, al
horario y el espíritu que desee darse.
 Es ideal ofrecer elementos audiovisuales para la presentación y/o durante el transcurso del evento.
 A veces se invita a autoridades.
 Los creyentes suelen hacer bendecir el nuevo espacio por un sacerdote o pastor.

- Presentación de libros
 Puede hacerse en una librería, un auditorio, una biblioteca o salón de un hotel.
 La Feria del Libro también es un lugar elegido para este fin, ya que presta un marco adecuado: allí
está el público interesado directamente que desea estar en contacto con el autor.
 Generalmente, una o dos personas presentan al autor y hablan sobre su obra.
 Pueden leerse uno o varios párrafos; en el caso de libros de poemas, algunas poesías, si se trata de un
texto teatral, representarse una escena.
 Se invita a Familiares y Amigos, a críticos literarios, a alumnos de talleres y a periodistas de las
secciones especializadas de los medios.
 No es obligatorio servir nada. Según donde se realice, se puede servir un vino de honor.
 Generalmente, se dispone de un sector para la venta del libro, ahí el autor firma ejemplares.

- Ferias
 La diferencia con las exposiciones es que, además de los stands de venta, incluye atracciones
(entretenimientos, shows, juegos, espectáculos)
 En Argentina, entre las más importantes se destacan: Feria Internacional de Buenos Aires
 “El Libro, del Autor al Lector” (Feria del Libro), Feria Puro Diseño (La Rural) FEMATEC, Feria del
Sol (Feria de Artesanos), etc.

- Reuniones y acciones con la prensa

 Las conferencias de prensa se utilizan para difundir una información determinada.
 Cuando es cerrada, es sólo para medios de comunicación, si es mixta, es para público y prensa.
 La forma y lugar para desarrollarla puede tener distintas características. Tradicional, en algún salón o
cualquier otro lugar: desde un crucero o pasar un día de campo.
 Una vez elegidos los medios, se cursan las invitaciones y luego se confirma asistencia. Deberá
aclararse si asisten fotógrafos o camarógrafos.
 En la entrada, una recepcionista tomará nota de las personas que asisten, a qué medios corresponden
y cuáles son sus necesidades.
 Al inicio, una persona de la institución explica el motivo de la reunión, se puede complementar con
videos y/o imágenes. Según el horario se ofrece una comida o cocktail.
 Al terminar, a los convocados, se les entrega material informativo y algún obsequio.
 Es conveniente disponer de un espacio para entrevistas privadas.

 Media trips
  Es un viaje que se organiza con el objetivo que la prensa u otros participantes realicen una acción
posterior. Ya sea fidelizar clientes, lograr difusión, etc.
 Es un viaje pago 100% por el organizador.
 Este evento implica llevar a nuestros invitados a un destino y ofrecerle atracciones relacionadas
desde algún punto con la organización, para que antes, durante y/o luego, esto se pautará
previamente, se comunique y postee lo vivido y la información necesaria de acuerdo a las
necesidades de la organización.
 Los invitados pueden ser sólo prensa o sumarse celebrities, influencers, clientes especiales.
 Además de actividades tradicionales locales o visitas a casas matrices, se incluyen sorpresas cenas o
brindis especiales, regalos, sorteos.

Tipos de eventos – CULTURALES

- Conciertos
- Festivales
- Exposiciones
- Congresos

Características

 Están diseñados y pensados para el entretenimiento y disfrute de un público gralmente. Amplio o de

público específico. Están relacionados con alguna rama del arte, la cultura y/o los valores.
 Tienen como finalidad propagar y difundir temas culturales y pueden hacer referencia a las distintas
artes como las escénicas, musicales, fotografía, literatura, gralmente. Se organizan festivales o
jornadas para una temática en particular.
 Cada tipo de evento requiere un espacio físico adecuado a sus características, una determinada
implementación técnica y una estrategia de difusión determinada.
 Estos eventos suelen ser llevados a cabo por corporaciones o agrupaciones culturales, y también, por
empresas especialistas en marketing promocional.
 Los eventos culturales son actividades que estimulan la creación, difusión y reproducción de actos
que permiten un conocimiento, comprensión y fortalecimiento de la identidad cultural de individuos
y comunidades.
 La elección de la Sede depende del tipo de evento que se quiere realizar y del impacto del objetivo
que se busca.
 Deben contar con modernas instalaciones, iluminación adecuada, amplitud de espacios, y todos los
servicios que se requieren para que el evento sea cómodo, accesible al público con estacionamiento
adecuado al número de personas que se espera que asistan.
 Los temas a tratar deben tener trascendencia cultural, académica, científica, política, económica y/o
social.

Ejemplos:

- Inauguraciones de centros culturales: Evento de inauguración de cualquier centro que tenga una
relación directa con la cultura. Se centra sobre todo en inauguraciones de museos, centros
artísticos, escuelas de danza, etc.
- Exposiciones de obras artísticas: Exposiciones principalmente relacionadas con el arte: pintura,
escultura, música, etc.
 - Festivales culturales: Existe una variedad de fiestas que tienen que ver con la cultura y que, por
lo tanto, se pueden catalogar como eventos culturales. Por ejemplo, festivales de música, de
teatro o de danza.
- Espectáculos callejeros: Espectáculos de malabarismo, de magia o de danza, son espectáculos de
calle que se pueden definir como eventos culturales y que están cada vez más presentes en
nuestro día a día.
- Cursos artísticos: La realización de cursos de pintura, de música, de danza, de lectura, escritura u
otra actividad relacionada con la cultura también se consideran eventos culturales.

Tipo de eventos – DEPORTIVOS

 Son acontecimientos atléticos que fundamentalmente se diferencian por tres cosas: por estar dotados
“de una poderosa imagen específica”, por “generar emociones compartidas” y porque su “desenlace
es incierto”.
 Se llevan a cabo en el marco de un sistema social compuesto por al menos tres grandes sistemas
interdependientes:
- El sistema de eventos, conformado por todos los especialistas que producen el espectáculo.
- El sistema deportivo, federaciones internacionales, federaciones nacionales, ligas y clubes.
- El sistema relativo al territorio lugar donde se desarrolla el evento, conformado por gobiernos,
estructuras ministeriales y entes territoriales locales.

Objetivos

 Alcance multitudinario, por lo que algunos pueden ser considerados como megaeventos.
 Fusionar dos aspectos importantes: competencia y festividad.
 Conexión con el público específico --> objetivo de las marcas (patrocinio, medios).
 Importante: no centrarse solo en lo deportivo, sino en la experiencia (emociones) --> subir el valor
del evento.
 Atraer nuevos clientes, dar a conocer una marca, posicionarla, generar cohesión entre un grupo de
personas, generar conciencia sobre un tema determinado.
 Entretener
 Unir comunidades
 Salir de lo cotidiano
 Fomentar el turismo local o internacional
 Estimular el consumo en diversos sectores de la población
 Entre otros fines socioculturales, políticos, económicos, ambientales

Impacto

1. Aceleración del comercio local --> inversión en infraestructura: construcción de estadios, villa
olímpica - Ej.: JJOO de la Juventud Bs. As.
2. Reactivación del turismo --> difusión en Medios de Comunicación (favorece el crecimiento local e
internacional).
3. Ingresos de TV y Publicidad (Derechos).
4. Patrocinio, Promoción y Venta de Productos

Antes de solicitar o aceptar un evento deportivo:

  ¿Estoy en condiciones para ocuparme de organizar un evento?
 ¿Dispongo o puedo disponer de instalaciones adecuadas?
 ¿Cuento con la financiación para poner en práctica el evento?
 ¿Tengo recursos humanos suficientes y capacitados para el emprendimiento?
 ¿El tiempo previo al evento es el necesario?
 ¿Hay un medioambiente favorable para llevar a cabo el evento?
 ¿Los habitantes /socios /clientes del lugar se interesan por este deporte?
 ¿Los medios de comunicación se podrán interesar en el mismo?
 ¿Ya se celebró un evento similar? ¿Tuvo éxito?
 ¿Qué factores contribuyeron al éxito o al fracaso? ¿Se pueden repetir esos factores?
 ¿Mi organización, de acuerdo a su misión, está a favor de la organización del evento?
 ¿Contaremos con el apoyo del poder público en caso de necesitarlo?

Una vez adjudicado:

 Nombrar a una persona que cumpla el papel de coordinador en la organización del evento.
 Armado del comité organizador para empezar el proceso de planificación y control de las áreas
operativas más importantes:
1. Las instalaciones y el equipamiento
2. Aspectos técnicos: árbitros, entrenamiento, reglamento, programa de las pruebas.
3. Coordinación con los participantes, organismos deportivos y autoridades.
4. Transporte y alojamiento.
5. Prensa, publicidad, invitados y protocolo
6. Finanzas y control financiero.
7. Programa social y eventos culturales.
8. Atención médica, de deportistas y público en general.
9. Limpieza antes, durante y después del evento.
10. Evaluación e informe.

Pasos más importantes:

 Definir objetivo: ¿qué quiero lograr? ¿cuántas personas quiero que asistan? ¿cuántos participantes?
¿público?
 Definir locación: calles, estadio, clubes, entre otros.
 Plan de viabilidad: para que el evento sea rentable. Gastos: fijos y variables atraer nuevos clientes.
Fuentes de ingreso: patrocinadores, sponsors, etc.
 Infraestructura: vestuarios adecuados, sala de primeros auxilios, asistencia médica, gradas en buen
estado, entre otros.
 Permisos, licencias y seguros
 Fecha: del evento, límite de compra o inscripción. Chequear, otros eventos en simultáneo,
cumplimiento de proveedores.
 Plan de Comunicación / Difusión de los Eventos: Instagram, FbLive, Encuestas.
 Personal especializado: jueces, árbitros, seguridad, etc. Lista.
 Seguridad: pautas para garantizar la de los participantes y el público.
 Perfeccionar los detalles del evento: evaluar minuciosamente cada punto.
Tipo de eventos deportivos
DEPORTIVOS LOCALES DEPORTIVOS REGIONALES MEGAEVENTOS
O NACIONALES DEPORTIVOS
Eventos que casi no generan Eventos de tamaño medio pero de Eventos de gran tamaño que
ganancia económica, ya que Repercusión considerable, que tienen o pueden atraer grandes
interesan solo a algunos atraen a periodistas y turistas audiencias, al tiempo que generan
habitantes, no atraen mucha nacionales y cuya realización grandes impactos económicos y
atención mediática y su genera una ganancia económica sociales. Generan desarrollo y/o
repercusión se reduce a una significativa. regeneración urbana.
pequeña ciudad o región
geográfica.
Ejemplos: Torneos de fútbol, Ejemplos: A nivel nacional: Ejemplos: JJOO, Copa Mundial
carreras populares, torneos de Torneos de fútbol, boxeo, tenis, FIFA, Súper Bowl, Mundial de
golf, tenis, campeonatos de rugby, automovilismo, básquet. Rugby.
atletismo.

Mega eventos deportivos: Están estrechamente conectados con el proceso de comercialización del lugar
debido a la forma en que ese es frecuentemente utilizado como enfoque por el gobierno para una
remodelación regional, revitalización y estrategias de promoción

Sostenibilidad
 Satisface las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para
satisfacer sus propias necesidades.
 Tiene una dimensión económica, social y medioambiental.
 Se trata de garantizar una mejor calidad de vida para la población actual y futura.

Responsabilidad social empresaria

Responsabilidad que tienen todas las organizaciones ante los impactos que sus decisiones y actividades
ocasionan en la sociedad y el medioambiente mediante un comportamiento ético y transparente que:

 Contribuya al desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad.

 Tome en consideración las expectativas de sus partes interesadas.
 Cumpla con la legislación aplicable y sea coherente con la normativa internacional de
comportamiento (ISO 26000)
 Esté integrada en toda la organización y se lleve a la práctica en sus relaciones.

Triple cuenta de resultados

- Aspectos económicos
- Aspectos sociales
- Aspectos ambientales

Se considera una triple cuenta de resultados para valorar y analizar la gestión de la organización. La RSE
supone asumir que el objetivo de funcionamiento de una organización va más allá del éxito en los resultados
económicos.

Principios
 Grupos de interés
  Respuesta ante la sociedad y el medioambiente
 Transparencia
 Principios éticos
 Modelo integrado de Gestión
 Voluntariedad
 Legislación aplicable
 Proactividad
 Derechos humanos
 Desarrollo sostenible

DECÁLOGO DE LA COMUNICACIÓN DE LA RSE

1. Comunicar RSC debe ser comunicar gestión empresarial, no sólo Acción Social
2. Comunicar, sí, pero con contenido y bases sólidas
3. Comunicar, teniendo en cuenta quien recibe (multistakeholder)
4. La comunicación como herramienta de Creación de Valor Compartido
5. La comunicación online gran pilar de la reputación empresarial en la actualidad
6. Comunicar a través de beneficiarios es sinónimo de credibilidad
7. Comunicar como estrategia de fortalecimiento de relaciones entre grupos de interés y no como un fin
en sí mismo
8. Dar espacio y visión a partners estratégicos en espacios de comunicación internos y externos de una
compañía también es trabajar en pro de la sostenibilidad
9. Mantener una estrategia de comunicación global pero adaptada a lo local
10. Comunicar construyendo historias, espacios de debate entre empresas, dando a conocer información
de valor de forma transparente, etc.

Evento sostenible
 Es aquel que se diseña, gestiona y lleva a cabo siguiendo los principios del desarrollo sostenible.
Esto quiere decir que deben minimizar el uso de recursos naturales y los impactos, para garantizar
que habrá suficientes recursos para seguir celebrando eventos en el futuro.
 Tiene en cuenta el impacto en el entorno de las acciones llevadas a cabo durante todo el proceso de
generación mismo.

Objetivos:

 Minimizar los impactos negativos, reduciendo al máximo la huella ecológica y aprovechando las
oportunidades que pueda aportar el entorno local en el que se lleva a cabo.
 Del mismo modo, han de maximizarse todos aquellos impactos o resultados positivos que se den con
el desarrollo del evento.

Evento responsable
Se planifica y desarrolla siguiendo los principios de responsabilidad social, es decir:

 Considera a los grupos de interés de la organización y del evento.

 Se realiza de forma voluntaria.
 Se desarrolla siguiendo una serie de principios éticos universales que incluyen el respeto de los
DDHH.
  Su puesta en marcha responde al desarrollo del modelo de gestión responsable y sostenible de la
organización que los promueve.
 Tiene en cuenta las consecuencias en el entorno social, económico y ambiental tanto inmediato como
general.
 Tiene entre sus objetivos fomentar y realizar una aportación al desarrollo sostenible a través del
evento.
 Es una herramienta para la transparencia de la organización de cara a sus stakeholders y a la sociedad
en general.

Ventajas y beneficios de los eventos sostenibles y responsables

1. Ahorro económico
2. Acceso a mercados cada vez más exigentes y especializados.
3. Demostración del compromiso público y moral con la sociedad, el medio ambiente y el futuro.
4. Mejora de la reputación y coherencia con la política de Responsabilidad Social y Sostenibilidad
5. Contribución al desarrollo sostenible de las acciones llevadas a cabo en el evento y a la
concienciación sobre el cambio necesario para lograrlo.
6. Permiten el diálogo con los diferentes grupos de interés.
7. Se basan en criterios de reutilización y reciclaje
8. Al tener en cuenta las repercusiones de los eventos en la comunidad local se puede actuar con ella
para evitar los efectos negativos y potenciar los positivos.
9. La inversión realizada revierte en el lugar de acogida del evento y se reducen los gastos asociados a
transporte y las emisiones de gases contaminantes producidas por éste.
10. Permiten la lucha contra el cambio climático y el efecto invernadero a través de la compensación de
las emisiones de CO2 producidas.
11. Reducen la cantidad de materias primas necesarias y apuestan por materiales menos contaminantes.
12. Tienen en cuenta el respeto por los Derechos Humanos y favorecen el uso de productos de comercio
justo al emplearlos como parte del catering o para los regalos a los asistentes.
13. La realización de eventos no puede escapar de la política responsable de la organización por lo que
pueden ser empleados como escaparate de las acciones puestas en marcha
14. Mejora el control que se tiene de las acciones llevadas a cabo por proveedores y contratistas
15. Se asegura una mayor satisfacción del cliente al establecer mecanismos de comunicación eficaces
para atender a las necesidades y expectativas de los clientes.
16. Este tipo de eventos se suman a la concienciación generalizada existente sobre la sostenibilidad.

Impacto económico

 Incremento de ingresos por el evento y turismo

 Nuevas infraestructuras
 Mejora de instalaciones
 Mejora de la imagen de destino

Impacto social

 Accesibilidad
 Acción social
 Promoción del destino
 Proveedores locales
 Comercio justo
Impacto ambiental

 Generación de residuos
 Consumo de energía para la iluminación, sonorización y elementos electrónicos
 Generación de gases de efecto invernadero para el transporte de materiales
 Consumo de agua y generación de aguas residuales
 Consumo de materias primas tales como papel, cartón, entre otras.
 Utilización de productos o materiales potencialmente riesgosos.