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PROCEDIMIENTO DE VENTAS
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TABLA DE CONTENIDO

ITEMS TITULO

1.0 OBJETIVO
2.0 ALCANCE
3.0 DOCUMENTOS ASOCIADOS
4.0 DEFINICIONES
5.0 PROCEDIMIENTO
6.0 REQUISITOS DE SEGURIDAD
7.0 CONTROL DE PROCEDIMIENTO

CONTROL DE CAMBIOS

Número de Fecha de
Modificaciones
Revisión Actualización
1 04-07-2006 Se complemento el procedimiento, se incluyo como responsable a la representante de Ventas.

Se incluyó la tabla para el control de los cambios del documento, se incluyo en el encabezado un
1 04-07-2006
espacio para visualizar el número de la revisión.

1 20 -10 -2006 Cambio de razón social

2 05-03-2007 Se incluyo un nuevo responsable para la facturación

3 08-08-2007 Se definió el procedimiento de ventas para Suministros y para Servicios

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Se aclaro las responsabilidades de ventas de cada uno de los procesos, los criterios para los
consecutivos de las cotizaciones y el control de estas.
Se identificó claramente los requisitos para facturar y el control de facturación.

4 20-11-2007 Cambio de logo, cambio de empresa.

5 20-07-2008 Se incluye la secuencia para la Venta del Servicio de Rental de Tubulares y herramientas.

Se incluye la realización de las cotizaciones mediante Great Plains. Se actualiza la codificación del
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Procedimiento P-VE-001.

1.0 OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para la venta de los servicios de Superior Energy
Services.

2.0 ALCANCE
Aplica a los servicios de venta de Suministros, Inspección – Reparación -
Mantenimiento y Alquiler de equipos, tubulares y herramientas de manejo propiedad de
SESCO.

3.0 DOCUMENTOS ASOCIADOS

Norma ISO 9001:2000

4.0 DEFINICIONES
Información: Documento que suministra elementos para tomar decisiones o realizar cálculos.
Ejemplo: Planos, listas de precios, descripciones de cargo. En esta categoría se pueden
clasificar los documentos de origen externo.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.

5.0 PROCEDIMIENTO
VENTAS DE SUMINISTROS
La secuencia de este procedimiento está descrita a continuación:
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
1 Inicio
Recepción de solicitud de
Coordinador de Bandeja de e-
2 cotización vía teléfono, e-
ventas mail recibidos
mail o fax
3 Gestión de la solicitud de Coordinador de Se verifica si lo que solicitan lo tenemos en
cotización y verificación ventas stock, o toca hacer un pedido a nuestros
del inventario proveedores determinando el tiempo de
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No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

entrega y el precio.
El coordinador de Ventas es el responsable
Coordinador de de elaborar la cotización en Great Plaíns.
Elaboración y control
4 ventas La cotización se debe realizar especificando
de Cotizaciones
claramente las características del producto,
precio y el tiempo de entrega.
Orden de Al recibir la orden de compra vía telefónica,
Recepción de Orden de Coordinador de
5 compra del fax o email, inmediatamente se procede a
Compra ventas
cliente gestionar dicha orden.
De acuerdo a la orden de compra se elabora
Empaque de pedido y la remisión y se alista el material para ser
Coordinador de
6 elaboración de la Remisión entregado, verificando que cumple con las
ventas
remisión características especificadas y la cantidad
determinada por el cliente
Al tener listo el material, la orden de compra
del cliente y la remisión esta se entrega a la
responsable de la facturación quien elabora la
factura y se descarga del inventario los
materiales vendidos.
En el caso de las ventas personales, aquellas
en que el cliente viene a las oficinas y hace la
compra directamente; la coordinadora de
ventas solo presenta la remisión y la persona
responsable de la facturación, debe aclarar en
la factura que fue una orden personal.
En las facturas también se debe aclarar los
Coordinador de
siguientes criterios de pagos establecidos por
Elaboración de factura y ventas Factura de
7 la Gerencia General.
descargue de inventario Responsable de venta
Facturación Valor ventas Criterio de
Clientes
(V.v) pagos
Cheque al día o
V.v<$499.000 transferencia
Clientes bancaria
permanentes Cheque 30 días o
V.v>$500.000 transferencia
bancaria
Clientes con
Independiente del
demora en Contado
monto
los pagos

Existen clientes especiales como Ismocol de

Colombia S.A., BJ Services a quien se le ha
otorgado un crédito de 45 días y Pride a 60
días.
El material no debe ser entregado si no se ha
radicado la factura. El responsable de
facturación debe archivar todas las facturas
Envió de Pedido y Responsable de
8 con su respectivo radicado, además
radicación de Factura facturación
diligenciar el cuadro de control de facturación
y entregarlo mensualmente a la Gerente
Administrativa.
9 Pagos de facturas Gerente En el caso, de pago de facturas en efectivo o
Administrativa con cheques pos fechados, dicho dinero debe
ser recibido UNICAMENTE por la Gerente
Administrativa, en caso de su ausencia, se le
debe entregar a la Asistente Administrativa
quienes entregaran los fondos al mensajero
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No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

para que los deposite en las cuentas de la
empresa.
Estas personas son las responsables de
consignar el dinero y los cheques en las
cuentas de la empresa.
NOTA: EL DEPARTAMENTO DE VENTAS NO
DEBE MANEJAR NINGÚN TIPO DE DINERO SEA
EN EFECTIVO O EN CHEQUE.

VENTAS DE SERVICIOS DE INSPECCIÓN, MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN

La secuencia de este procedimiento está descrita a continuación:
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
1 Inicio
Recepción de solicitud Gerente General
Bandeja de e- Se informa telefónicamente o vía E-mail de
2 de cotización vía Gerente Operaciones
mail recibidos Recepción Solicitud de Cotización
teléfono, e- mail o fax Jefes de bases
Se realiza la cotización especificando
Gerente General
Elaboración de claramente las características del producto,
Gerente de
3 Cotización y envió de la Cotización precio y el tiempo de entrega.
Operaciones
misma En el caso de la licitaciones se debe llevar a
Jefes de bases
cabo el procedimiento P-VE-002
Orden de
Recepción de Orden de Gerente de Se recibe la orden y posteriormente se
5 servicio del
Servicio Operaciones procede a gestionar la prestación del servicio.
cliente
Reportes de
La Cuadrilla designada se traslada hasta el
Inspección
sitio y desarrolla el trabajo, posteriormente
6 Prestación del servicio Cuadrilla designada Formatos HSE
entrega el reporte del trabajo realizado para
Formatos
proceder a facturar.
Calidad
Se elabora una factura pro forma y se envía al
Gerente de
Elaboración de la factura Factura pro cliente, con el fin de que este verifique las
7 Operaciones
pro forma forma cantidades, precios, tipos de trabajo y
Jefes de base
apruebe a facturar.
Para elaborar una factura con concepto de
servicios es necesario presentarle a la
asistente contable los siguientes documentos:
 Orden de servicio
 Factura pro forma
Factura de
8 Elaboración de factura Asistente Contable  Reportes de Inspección Originales
venta
En el caso de una anulación de factura es
necesario presentar:
 Factura original anulada
 Soporte escrito de la razón de la
anulación.
9 Radicación de Factura Gerente de Factura de La factura debe ser radicada, con todos sus
Operaciones venta soportes:
Reportes de  Original de reportes de inspección
inspección  Actas de inicio y finalización
 En el caso de gastos reembolsables,
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No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

facturas originales de dichos gastos.
Debe ser guardada una copia de los reportes
en la carpeta del cliente con el fin de mantener
un archivo físico.
Las facturas radicadas deben ser archivadas
en la AZ de facturación vigente, y al final del
mes el Auxiliar contable debe presentar la AZ
Responsable de Facturas de
con todas las facturas radicadas, además
facturación venta
debe diligenciar el cuadro para el control de la
facturación y presentarlo a la Gerente
administrativa.
La Gerente Administrativa es la responsable
de velar por el recaudo de toda la cartera de la
organización.
Esta persona debe verificar cuales son los
horarios y fechas de pagos de nuestros
clientes y comunicarse continuamente para
Gerente Formato control presionar el pago.
10 Recaudo de facturas
Administrativa de proveedores En el caso de clientes que superen el doble
del tiempo estipulado para pago, OILTEK
COLOMBIA se comunicará con el cliente para
identificar las razones de la demora del pago.
Si las razones que presentan no son validas,
se procederá a hacer el respectivo cobro por la
vía legal.
Todos los clientes de inspección realizan el
pago consignando directamente en las
cuentas de la empresa.
Gerente
11 Pagos de facturas NINGUN FUNCIONARIO DE LA EMPRESA
Administrativa
ESTA AUTORIZADO A RECIBIR DINERO EN
EFECTIVO POR PAGO DE NUESTROS
SERVICIOS.

SERVICIO PARA EL ALQUILER DE TUBULARES Y SUS HERRAMIENTAS DE MANEJO.

La secuencia de este procedimiento está descrita a continuación:

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

1 Inicio
Recepción de solicitud de Gerente de
Bandeja de e-
2 cotización vía teléfono, e- Operaciones de Rental
mail o fax. / Desarrollo Negocios mail recibidos
Verificación del inventario
y notificación al cliente de Gerente de Se verifica la disponibilidad en el inventario del
3
disponibilidad de Operaciones de Rental Sistema de lo que el cliente está solicitando.
equipos.
Elaboración de la Se realiza la cotización bajo las especificaciones
Gerente de Desarrollo
4 cotización, incluir de Negocios
del cliente y los requerimientos que señalan en
términos y condiciones su solicitud.
Revisión y Vo.Bo. en Gerente de Revisada por el gerente de Operaciones de
5
casa matriz Operaciones de Rental Rental y se envía a casa matriz para su Vo.Bo.
El cliente revisa la Cotización (Incluye
Entregar cotización al Bandeja de e- modificaciones en caso de que surjan al
6 Cliente
cliente, vía e-mail. mail recibidos momento de la revisión) y envía una Orden de
Servicio o aprueba la Cotización vía e-mail.
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No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

Es responsabilidad del que elabora la cotización
registrarla en el formato de control de
Llenar registro de Gerente de Desarrollo Quote Log
7 cotizaciones de servicios con el fin de realizar
cotizaciones de Negocios (OPUS)
un seguimiento a todas las cotizaciones
presentadas. (Quote log)
Una vez aprobada la cotización y recibida la
Listado de solicitud de servicio del cliente, se da inicio a la
Aprobación de la Gerente de equipos
8
Operaciones de Rental (Equipment List -
planificación del trabajo de acuerdo al despacho
cotización
OPUS) del equipo requerido. Elaborando el Listado de
equipos (Equipment list),
De acuerdo a la orden de servicio / Listado de
equipos (Equipment List) se elabora el
Despacho
Jefe de Base / Coord. despacho y se alista el material para ser
9 Prestación del Servicio De Operaciones Rental (Delivery
entregado, verificando que cumple con las
Ticket)
características especificadas y la cantidad
determinada por el cliente
Elaboración de factura y Gerente de Opera. El descargue del inventario se hace a través del
10
descargue de inventario Rental / Facturación Sistema OPUS.

6.0 REQUISITOS DE SEGURIDAD

El almacenamiento de los materiales debe cumplir con las condiciones necesarias para la preservación
de estos y con los requisitos de seguridad, con el fin de que no se presenten accidentes de trabajo.

7.0 CONTROL DEL PROCEDIMIENTO

FECHA DE
REV No. ELABORADO POR REVISADO APROBADO
APROBACIÓN

Sandra Guanumen Sandra Guanumen Fabio Méndez

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Coordinadora QA/QC Coordinadora QA/QC Gerente General