Propuesta Proyecto

“Convertir medios magnéticos – audiovisuales – a

formato digital, actualizarlos, convalidarlos, catalogarlos
y elaborar el inventario documental de los mismos.
Aplicar los instrumentos archivísticos, Tablas de
Retención Documental, Tablas de Valoración
Documental”.
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digital, actualizarlos, convalidarlos, catalogarlos y elaborar el CÓDIGO
inventario documental de los mismos. Aplicar los
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Contenido

1. ANTECEDENTES ...................................................................................................................... 3
2. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 4
3. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 6
3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................................... 7
4. ALCANCE ................................................................................................................................. 7
5. COSTOS OPERATIVOS – ADMINISTRATIVOS........................................................................... 8
6. TIEMPOS Y PROCESO DE ENTREGA ...................................................................................... 14
7. FORMA DE PAGO.................................................................................................................. 14
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1. ANTECEDENTES

En 1980 la UNESCO reconoció la salvaguarda y conservación de los archivos sonoros y audiovisuales

como patrimonio de la nación, compuesto por las voces, las imágenes, las músicas, los sonidos de
nuestro entorno y los paisajes que están presentes en nuestra cotidianidad1. Este reconocimiento
fue oficializado al declararse el 27 de octubre como el día internacional del patrimonio audiovisual,
aprobado mediante la resolución 33C/55, firmada en el marco de la 33ª Conferencia General (Paris,
2005).

La Constitución Política de Colombia contempla que el patrimonio cultural de la Nación está bajo la
protección del Estado (art. 72), puesto que son bienes culturales que conforman la identidad nacional.
Es deber del Estado y de los ciudadanos “proteger los recursos culturales y naturales del país y velar
por la conservación de un ambiente sano” (art. 95 Lit. 8). Recursos culturales en los cuales se incluyen
aquellos representados en los acervos audiovisuales y sonoros que hacen parte de la memoria e
identidad de la Nación. A los documentos dispuestos en los archivos y considerados como públicos,
tienen acceso todas las personas salvo los casos que establezca la ley (art. 74).

El Congreso de la República de Colombia posee una larga tradición histórica como lugar privilegiado
para la discusión y solución de los problemas nacionales. La sociedad colombiana y la realidad
nacional le plantean hoy un reto al Congreso para que desde su seno se desarrolle un proceso
constante e integral de modernización y fortalecimiento legislativo y administrativo. A la par, debe
garantizar una transformación moral y ética que garanticen transparencia, inclusión y equidad,
mediante una dinámica permanente de debate público con su interlocutor natural: la comunidad. El
objetivo de ese proceso es que la institución legislativa y de control político se transforme y se
convierta en el verdadero eje de la democracia.

Dentro de la Estructura del Estado, la Cámara de Representantes hace parte del Congreso de la
República, como máximo órgano de la Rama Legislativa del poder público, de conformidad con lo
establecido en los Artículos 113 y 114 de la Constitución Política de Colombia. Dentro del Reglamento
Interno del Congreso de la República se estableció la publicidad y difusión de las sesiones y comisiones
de cada una de las cámaras que componen este organismo. En tal caso la Cámara de Representantes
ha atesorado en registros de audio y video, buena parte de la actividad legislativa del siglo XX e inicios
del XXI; con ello se conformó el “Fondo Audiovisual”, considerado como patrimonio histórico de la
Rama Legislativa del poder público y uno de los archivos audiovisuales inéditos más importantes del
país. Esta documentación se registró en diferentes formatos audiovisuales, como U-MATIC - ¾
PULGADA; BETACAM S; BETACAM L; VHS; MINI DV; VIDEO 8; DVD; CINTAS LTO; MINIDV, entre otros.

Los referenciados archivos sonoros (grabaciones magnetofónicas), audiovisuales y los documentos

electrónicos de archivo resultantes de los procesos legislativos y administrativos de la Corporación,
presentan tipos de soporte que, en su gran mayoría, dependen técnicamente de una máquina de
reproducción que permita su visualización, que para su análisis requiere de una lectura mediada por
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un equipo, aspecto que de por sí ya marca una gran diferencia con otros tipos de documentos de
archivo cuya lectura es directa, lo cual ocasiona, un inadecuado acceso a la información en ellos
contenida.
Sumado a la anterior problemática de acceso directo, se tiene que, el estado físico del soporte de los
archivos sonoros (grabaciones magnetofónicas) y audiovisuales, presentan en cuanto a su calidad de
imagen y sonido y su integridad física, deterioros, daños físicos o químicos, humedad,
desprendimiento de cubiertas, entre otros aspectos que interfieran en su legibilidad, ocasionando
pérdidas de información de las actividades legislativas de la Corporación.

Debido al inadecuado procedimiento de organización y conservación de los archivos sonoros

(grabaciones magnetofónicas) y audiovisuales, y a la falta de aplicación de criterios archivísticos de
clasificación, ordenación y descripción, sumado a la no existencia de un criterio único de organización
y condiciones ambientales adecuadas para su conservación, se presenta la posibilidad de pérdida de
información relevante de los procesos misionales de la Corporación.

Con base en la relación del fondo acumulado sonoro y de video de La Cámara de Representantes se
encuentra que los documentos de audio y video están sin proceso de catalogación e identificación de
su contenido, y en general no cuentan con un sistema de clasificación con normas de archivo que
permitan una ubicación fácil cuando se requieren. Por otro lado, algunas cintas presentan desgaste
de sus componentes, sin que exista un proceso de copias generándose la posibilidad de riesgo de
pérdida total de la información legislativa del país.

2. DEFINICIONES

Se presenta a continuación los conceptos en que se enmarca el proyecto:

 Archivo sonoro y audiovisual: un archivo es un lugar físico o virtual en donde se encuentran

almacenados o guardados ordenadamente documentos, que dependiendo de su contenido y
soporte pueden ser textos, imágenes en movimiento, sonidos, o combinaciones de éstos.
Adicionalmente un archivo audiovisual y sonoro puede ser visto como “una organización cuyo
cometido, que podrá estar establecido por ley, consiste en facilitar el acceso a una colección de
documentos audiovisuales y del patrimonio audiovisual mediante actividades de acopio, gestión,
conservación y promoción”1

 Conservación: “Conjunto de elementos necesarios para garantizar la accesibilidad permanente

(indefinida) de un documento audiovisual en el máximo estado de integridad. Puede constar de
una larga lista de procedimientos, principios, actitudes, instalaciones y actividades, como por
ejemplo la conservación y la restauración del soporte, la reconstrucción de la versión definitiva,
la labor de copia y procesamiento del contenido visual y/o sonoro, el mantenimiento de los

1 EDMONDSON, Ray. Filosofía y principios de los archivos audiovisuales. París. UNESCO, 2004. Pág. 27.
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soportes en condiciones de almacenamiento adecuadas, la recreación o emulación de

procedimientos técnicos, equipo y entornos de presentación en desuso y la investigación y el
acopio de información con vistas a prestar apoyo a estas actividades”. Conservar implica entonces
tener en cuenta procesos organizativos que definan criterios, políticas, procedimientos; técnicos,
encaminados a la preservación del soporte, sea fotoquímico, magnético, óptico, digital o
electrónico que contiene el material audiovisual o sonoro y difusión que promueva el uso de los
acervos sonoros y audiovisuales, velando en todo momento por el máximo estado de integridad
de su contenido.

 Derecho patrimonial: es un derecho trasferible y/o renunciable, que permite identificar quién es
el propietario de la obra audiovisual o sonora, el cual tiene el derecho exclusivo de realizar,
autorizar o prohibir su exportación, difusión, reproducción, comunicación pública, traducción o
adaptación. Para este caso el propietario de los derechos patrimoniales puede ser una persona
natural o jurídica.
En Colombia estos derechos se adquieren al momento de la creación de la obra audiovisual
y/o sonora y pueden ser registrados ante la Dirección Nacional de Derechos de autor, adscrita
al Ministerio del Interior.

 Derecho de uso: es un derecho que tiene el propietario de la obra audiovisual o sonora para
autorizar a un tercero para que utilice el documento en una actividad o producción específica sin
que esto signifique la transferencia total o parcial de los derechos patrimoniales.

 Documento sonoro: toda fijación exclusivamente sonora de los sonidos de una representación o
ejecución o de otros sonidos. Las grabaciones gramofónicas y magnetofónicas se consideran
copias de fonogramas.

 Documento audiovisual: toda creación expresada mediante una serie de imágenes asociadas, con
o sin sonorización incorporada, que esté destinada esencialmente a ser mostrada a través
aparatos de proyección o cualquier otro medio de comunicación de la imagen y de sonido,
independientemente de las características del soporte material que la contiene.

 Formato AVI: El AVI, también llamado Audio Video Interleaved, es un formato de archivos que
combina los datos en audio y vídeo en un archivo con propósitos de reproducción sincrónica. Se
usa principalmente como contenedor para almacenar TVs, películas, y otros vídeos. El formato
AVI fue desarrollado por Microsoft en noviembre de 1992 y ahora se usa de forma común para la
transmisión de archivos y el almacenaje de pistas de audio y vídeo. Gracias a su gran
compatibilidad, los archivos AVI no sólo son compatibles con el sistema Windows, sino con
muchas otras plataformas principales, como Mac, Linux y Unix también. De forma parecida,
puede ser reconocida por la mayoría de reproductores de media como VLC Player.

 Formato MP3: Mp3 es la abreviatura de MPEG Audio Layer 3 y es un formato de compresión de

archivos de audio. El formato .mp3 se convirtió en el estándar utilizado para streaming de audio
y compresión de audio de alta calidad debido a la posibilidad de ajustar la calidad de la
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compresión, proporcional al tamaño por segundo (bitrate), y por tanto el tamaño final del archivo
podía llegar a ocupar hasta 15 veces menos espacio que el archivo original.

 Formato MP4: es un formato de codificación de audio asociado a la extensión mp4. MPEG4 es un

códec estándar internacional de vídeo creado especialmente para la web.

 Formato WAV: Se trata de un archivo de audio sin ningún tipo de compresión, el cual mantiene
el 100 % de la calidad del audio original. Es un formato estándar de audio, que almacena datos
como la frecuencia de muestreo o el número de pistas.

 Obsolescencia tecnológica: limitación para reproducir o duplicar un documento audiovisual o

sonoro por falta de equipos tecnológicos para formatos específicos. La obsolescencia puede
presentarse porque dejen de fabricarse los equipos tecnológicos para reproducción y duplicación
o porque no existan repuestos para reparar sus daños.

 Preservación: “Conjunto de medidas y pasos necesarios para garantizar el acceso permanente al

patrimonio documental”. Se puede decir que es el paso siguiente después de conservar, puesto
que va dirigido a garantizar la difusión y uso del contenido audiovisual o sonoro,
independientemente del soporte en el que se encuentre conservado.

 Soporte: es la unidad física independiente en que se almacena la información audiovisual o

sonora, por ejemplo, un disco, una cinta magnética o una cinta cinematográfica, entre otros. Una
única obra puede comprender uno o varios soportes y a veces un único soporte puede contener
más de una obra.

 Transferencia / Digitalización: procedimiento técnico por el cual se copia la información de

imágenes y/o sonidos de un soporte análogo (fílmico, magnético) a otro soporte análogo o a un
soporte digital (electrónico, magnético u óptico).

3. OBJETIVO GENERAL
Preservar la Memoria Institucional Legislativa de la Cámara de Representantes, soportada en los
registros sonoros y audiovisuales, desarrollando procesos técnicos de: cambio de medio de soporte,
digitalización, catalogación, acceso y divulgación.
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3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Identificar las características y el estado de los diferentes formatos y soportes que hacen parte
del acervo audiovisual (Inventario Documental – Diagnóstico Documental – Mantenimiento
Correctivo).

 Implementar técnicas y tecnologías para la conservación preventiva y correctiva de los archivos

sonoros y audiovisuales de la Corporación (acopio, conservación, documentación y acceso), a
través de los procesos de digitalización, indización, catalogación y plan de salvaguarda.

4. ALCANCE

Convertir 42.924 medios magnéticos – audiovisuales – a formato digital, actualizarlos, convalidarlos,

catalogarlos y elaborar el inventario documental de los mismos; aplicar los instrumentos archivísticos,
Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental.

El alcance del Proyecto se plantea en tres (3) macro actividades:

 PREDIGITALIZACIÓN:
 Diagnóstico: Cuantificación y cualificación: condiciones de almacenamiento - estado
físico de los formatos o soportes - características particulares: humedad, hongos,
desprendimientos de soportes, etc.
 Inventario: inventario de los documentos audiovisuales.
 Recepción de Inventario: Cotejo del contenido de los soportes de audio y video con
el inventario documental (Formato de Recepción Documental); embalaje y entrega.

 DIGITALIZACIÓN:
 Alistamiento: Alistamiento de los documentos audiovisuales
 Mantenimiento correctivo: Primeros auxilios de los soportes -recuperación técnica;
limpieza y desinfección física de cada unidad de conservación.
 Digitalización: Pruebas de nivel de audio. Reproducción en tiempo real. Digitalización
con estándares de alta calidad. Almacenamiento sin compresión (WAV – MP3 – MP4
– AVI), en medios magnéticos.

 POSTDIGITALIZACIÓN:
 Indización – catalogación: descripción de los documentos audiovisuales, con
información sustancial exhaustiva, tanto de sus caracteres internos como externos
(basada en las Reglas de Catalogación normalizadas internacionalmente -Área de
Identificación, Contexto, Contenido y Estructura, Condiciones de Acceso y Utilización,
Documentación Asociada, Notas y Área de Control de Descripción).
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 Seguridad y Respaldo: esquemas que garanticen el acceso y utilización de los recursos

sólo por aquellos grupos de usuarios autorizados.
 Aseguramiento de la calidad: Verificación de los procesos técnicos y administrativos.
 Preservación de los documentos audiovisuales: Plan de Preservación Digital a Largo
Plazo. Preservación del soporte original

5. COSTOS OPERATIVOS – ADMINISTRATIVOS

El siguiente cuadro referencia los costos operativos y administrativos del proyecto:

FORMATO CANTIDAD ENTREGABLES VALOR VALOR TOTAL

PROPUESTA UNITARIO

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

U-MATIC ¾ 165 referente a las actividades de limpieza - desinfección física $ 192.620 $ 31.782.300
del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes)
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros
extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
Archivística –ISAD- G- y por la Norma Técnica Colombiana
NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso
y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión
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FORMATO CANTIDAD ENTREGABLES VALOR VALOR TOTAL

PROPUESTA UNITARIO

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

BETACM SP 227 referente a las actividades de limpieza - desinfección física $ 126.387 $ 28.689.849
del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes)
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros
extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
Archivística –ISAD- G- y por la Norma Técnica Colombiana
NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso
y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

BETACAM 58 referente a las actividades de limpieza - desinfección física $ 421.865 $ 24.468.170
DIGITAL L del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes)
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros
extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
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NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
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PROPUESTA UNITARIO

de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso

y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

VHS 498 referente a las actividades de limpieza - desinfección física
del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes) $ 52.028
$ 25.909.944
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros
extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
Archivística –ISAD- G- y por la Norma Técnica Colombiana
NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso
y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

MINIDVD 28.380 referente a las actividades de limpieza - desinfección física $ 44.425 $ 1.260.781.500
del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes)
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
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digital, actualizarlos, convalidarlos, catalogarlos y elaborar el CÓDIGO
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FORMATO CANTIDAD ENTREGABLES VALOR VALOR TOTAL

PROPUESTA UNITARIO

 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros

extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
Archivística –ISAD- G- y por la Norma Técnica Colombiana
NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso
y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

VIDEO 8 23 referente a las actividades de limpieza - desinfección física $ 75.027 $ 1.725.621
del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes)
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros
extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
Archivística –ISAD- G- y por la Norma Técnica Colombiana
NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso
y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión
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digital, actualizarlos, convalidarlos, catalogarlos y elaborar el CÓDIGO
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FORMATO CANTIDAD ENTREGABLES VALOR VALOR TOTAL

PROPUESTA UNITARIO

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

DVDS 8.224 referente a las actividades de limpieza - desinfección física $ 35.560 $ 292.445.440
del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes)
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros
extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
Archivística –ISAD- G- y por la Norma Técnica Colombiana
NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso
y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

CARRETES DE POR VALIDAR referente a las actividades de limpieza - desinfección física $ 232.745
AUDIO del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes)
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros
extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
Archivística –ISAD- G- y por la Norma Técnica Colombiana
NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
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FORMATO CANTIDAD ENTREGABLES VALOR VALOR TOTAL

PROPUESTA UNITARIO

de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso

y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión

 Diagnóstico de estado de conservación (documento

CASETTE DE POR VALIDAR referente a las actividades de limpieza - desinfección física $ 30.301
AUDIO del soporte - Mantenimiento correctivo de soportes)
 Inventario Documental (desarrollo de formato FUID –
implementación de TRD – TVD)
 Digitalización (Cambio de medio de soporte análogo a
digital), estándares: Audio: Formato de alta calidad: WAV
16 bites a 44.100 hz y en baja MP3 - Video: AVI en códec
MP4 640x480 y en baja resolución a 29 fotogramas x
segundo audio estéreo - Aseguramiento de la Calidad
(pruebas de respaldo y recuperación de productos)
 Encapsulamiento de archivos digitales en discos duros
extraíbles (discos duros para copia de preservación –WAV-
y para copia WEB -MP3-), características de los discos:
Samsung Ssd Portátil T5 - 2 Tb - Usb 3.1 Externo Ssd (mu-p)
 Indización - catalogación bajo estándares de la FIAT / IFTA,
por la Norma Internacional General de Descripción
Archivística –ISAD- G- y por la Norma Técnica Colombiana
NTC-4095 (Área de Identificación, Área de Contexto, Área
de Contenido y Estructura, Área de Condiciones de Acceso
y Utilización, Área de Documentación Asociada, Área de
Notas, Área de Control de Descripción.
 Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (Conservación y
preservación de los archivos audiovisuales)
 Informes de Gestión

CINTAS LTO 60 POR VALIDAR POR VALIDAR POR VALIDAR

 PROPUSTA PROYECTO
“Convertir medios magnéticos – audiovisuales – a formato
digital, actualizarlos, convalidarlos, catalogarlos y elaborar el CÓDIGO
inventario documental de los mismos. Aplicar los
VERSIÓN
instrumentos archivísticos, Tablas de Retención Documental,
Tablas de Valoración Documental”. FECHA 2023
PÁGINA 14 de 14

6. TIEMPOS Y PROCESO DE ENTREGA

ACTIVIDAD FECHA EJECUCION CANTIDAD EJECUTADA –

PRODUCTO FINAL
 Alistamiento material 12 – 14 de sept/2023 Todo el material a procesar
 Recepción de Material 15 – 18 de sept/2023 Todo el material a procesar
 1 Entrega material procesado 2 de octubre/2023 7.000 unidades
 2 Entrega material procesado 17 de octubre/2023 7.000 unidades
 3 Entrega material procesado 30 de octubre/2023 7.000 unidades
 4 Entrega material procesado 15 de noviembre/2023 7.000 unidades
 5 Entrega material procesado 30 de noviembre/2023 7.000 unidades
 6 Entrega material procesado 15 de diciembre/2023 7.924 unidades
 Entrega documentos – fichas 18 – 21 de diciembre/2023  Informe Final
Catalográficas – discos con  Plan de Preservación –
material procesado y Difusión
organizado TRD - TVD  Diagnóstico documental
 FUID total y por
Dependencias
 Fichas Catalográficas por
material – por
Dependencia
 Discos duros extraíbles
con archivos digitales –
total y por Dependencias

7. FORMA DE PAGO

Primer Pago: 30%: 15 DE SEPTIEMBRE AL INICIO DEL PROYECTO

Segundo Pago: 30%: 15 DE OCTUBRE/2023

Tercer Pago: 20%: 15 DE NOVIEMBRE/2023

Cuarto Pago: 20%: 21 DE DICIEMBRE/2023