Diseño de un procesos y gestión documental

Presentado por

Henao Montoya Leidy

Hernández Vacca Vanessa

Lascarro Escorcia Alberto Augusto

                                                

Presentado a:

Heriberto Guacheta Poveda

Corporación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

03/10/2022
 Introducción

El siguiente trabajo tiene como primicia aplicar los diferentes conceptos de la innovación en los

procesos, toda la estructuración del trabajo se va realizar de forma colaborativa en la toma de

decisiones para la mejora del proceso de una de las empresas analizadas anteriormente en la

actividad evaluativa del eje 2, en el análisis arrojado podemos ver la oportunidad de mejora en

los procesos ayudando a establecer una gran capacidad de proactividad en la empresa. De esa

forma espera impactar de forma favorable la optimización de los procesos, favoreciendo la

productividad y la mejora continua de los mismos todo esto mediante la aplicación de conceptos

adquiridos durante todo el proceso de aprendizaje y el análisis de datos los cuales van

encaminados a mitigar los riesgos de producción y el retrocesos en las actividades que realicen

las diferentes organizaciones.

 Objetivo general

Analizar y rediseñar los procedimientos para el mejoramiento de los procesos ejecutados en las

diferentes operaciones, que ajustados al funcionamiento del proceso de la empresa en estudio

favorezcan los tiempos de producción, nivel de servicio al cliente y estándares requeridos.

 Taller

1. 1. Seleccionar una de las empresas de las ya trabajadas en el EJE 2, con el fin de

proponer un ejercicio de cambio e innovación de un proceso.

Alberto Lascarro:Labora en un negocio de razón social Pronto New York Style Pizza, la
cual su principal actividad comercial en general es ofrecer diferentes tipos de alimentos
como lo es pizzas, hamburguesas, sándwiches, alas de pollo, bebidas tipo soda o gaseosa
y cervezas entre otras, es un negocio de ambiente familiar ubicado en la ciudad de Dania
Beach, Florida, Estados Unidos, que ofrece los servicios de consumir el alimento en el
lugar, ordenar para recoger el alimento o domicilios, además de las diferentes
aplicaciones a través de internet que permite al cliente observar el menú y solicitar una
orden.

Ejercicio de cambio e innovación: En general este es un negocio donde las personas que
llegan a consumir los alimentos ofrecidos esperan no solo obtener alimentos
deliciosostambién esperan un servicio rápido y de calidad, bien sea para consumir en el
restaurante, para llevar o recibirlo en la comodidad de su casa a domicilio. Por esta razón
es importante realizar cambios e implementar procesos de innovación que permitan al
cliente obtener el mejor de los servicios en la menor cantidad de tiempo posible.

 Proceso de producción: Este proceso es clave para hacer que el servicio sea
rápido por esa razón es importante tener un proceso de alistamiento previo para
cada una de las operaciones que se ejecutan dentro del área de producción:

- Materia prima disponible: Revisar que toda la materia prima esté disponible
para realizar la preparación de los alimentos, hacer un proceso de transición o
abastecimiento cada 2 horas en las diferentes áreas de preparación con el fin
de tener disponibles cada uno de los ingredientes y agilizar el proceso de
ensamble de los alimentos.

- Personal operativo y administrativo: Tener el personal disponible para cada

una de las estaciones de preparación, pero lo más importante es tener un líder
 operativo en cada una de las áreas, es decir en cocina, servicio y un líder
general responsable de organizar y garantizar el cumplimiento de los
estándares de servicio y calidad, todo esto se logra por medio de una
planeación previa al turno es decir asignando el personal responsable de
liderar cada una de las áreas (servicio y cocina), personal a cargo de:
alistamiento previo de los alimentos y abastecimiento cada 2 horas de las
áreas de preparación, cajeros, alistamiento y entrega de pedidos, alistamiento
y entrega de domicilios por las diferentes aplicaciones, domiciliarios propios
y líder encargado del servicio y calidad en general.

- Maquinaría funcionando en óptimas condiciones: Antes de iniciar el turno es

muy importante la revisión, calibración, temperaturas y funcionamiento
óptimo de cada una de las maquinas usadas para la preparación de los
alimentos, esto se hace por medio de pruebas realizadas a cada uno de los
alimentos donde se verifique que la temperatura de cocción sea optima no
solo para tener un alimento de calidad sino realmente seguro para el consumo
humano.

Teniendo en cuenta cada uno de los ítems anteriores podemos ver como el
planificar el turno hace que las operaciones se vuelvan más eficaces y podamos
ofrecer un servicio rápido y de calidad que al final es lo que espera el cliente que
nos visita y no cuenta con mucho tiempo para consumir los alimentos ofrecidos,
con la implementación de este proceso de mejora podemos llegar a ser uno de los
restaurantes más innovadores en servicio rápido y de calidad.
 2. Analicen el informe final del análisis comparativo de los procesos presentados en el
trabajo del EJE 2, con el fin de identificar falencias y aspectos que se puedan
mejorar.
Proceso de Producción
Operaciones:
Este ítem nos demuestrade
implementar de manera física la
misión y visión del negocio
demostrando al cliente que todo lo
planeado se lleva acabo de manera
óptima y profesional.
Visión:
Implementar en el estado de
Florida un estilo nuevo de pizza
proveniente de New York,
posesionándose como líder la
mejor pizza en la ciudad con un
estilo nuevo ante la competencia.
Innovación:
Posesionar el nombre del negocio
para abrir nuevas sucursales,
capacitar más a los nuevos
colaboradores además de
aplicaciones tecnológicas,
implementar materia prima de
mejor calidad otorgado al cliente
siempre un producto totalmente
fresco y justo a tiempo para su
degustación.
Falencias Aspectos por mejorar
-No se realiza una
-Tener disponible un formato
preparación del turno donde donde se realice la planificación
se verifique la disponibilidad
del turno, teniendo en cuenta la
de materia prima, personal disponibilidad de materia prima,
administrativo y operativo, ypersonal disponible tanto para
maquinaria disponible y en liderar cada una de las
óptimas condiciones. operaciones y para ejecutarlas,
revisión de maquinaria donde se
-Faltan asignar una persona pueda evidenciar temperaturas,
encargada de garantizar el calibración y pruebas de cocción.
cumplimiento de los
estándares de servicio y -Asignar 3 líderes de turno
calidad en general del responsables de garantizar el
restaurante. cumplimiento de estándares y
calidad de servicio, con el
-Asignar líderes encargados objetivo de cubrir cada uno de los
de garantizar la óptima turnos y tener disponible esta
operación de cocina y persona siempre que es
servicio. restaurante esté operando.
-Asignar 6 líderes encargados de
cada una de las áreas operativas
(cocina y servicio) encargados de
garantizar el posicionamiento de
cada una de las personas en las
estaciones de producción y
servicio, así mismo garantizando
el 100% del tiempo el
abastecimiento de la materia
 prima, el personal disponible y la
maquinaria funcionando. Cada
líder de turno debe tener su líder
de operaciones en servicio y
cocina con el fin de generar una
comunicación efectiva y hacer
más rápida la operación.

3. Elaboren un análisis, en donde se resalten primero las falencias encontradas y

segundo, en donde postulen los aspectos que consideran se deben mejorar. Luego,
deben resaltar las ventajas que se pueden obtener con estos cambios en la empresa,
en la productividad y finalmente en la competitividad de la empresa.

Con la implementación del procedimiento de planificación del turno se busca generar una visión
más amplia del negoció donde la asignación de nuevos roles de liderazgo permitan a los
colaboradores adquirir conocimiento en cada una de las operaciones ejecutadas al interior del
restaurante, con eso se busca tener una mayor efectividad en cada una de las operaciones
ejecutadas haciendo que el restaurante tenga un servicio rápido y de calidad. En el punto anterior
pudimos evidenciar las falencias que se tienen en el proceso de producción ejecutando y las
posibles mejoras que se deberían implementar para llevar el restaurante a otro nivel haciendo que
este sea más eficaz y productivo, ya que si los colaboradores tienen las herramientas en tiempo y
forma pueden realizar su trabajo y hacer que este sea más rápido, al tener la organización de la
planificación de turno se espera optimizar tiempos de servicio y producción y así poder generar
más ventas para hacer que nuestros empleados sean más productivos y enfocados en cada una de
las tareas asignadas. Competitivamente nos va hacer más fuertes frente a la competencia ya que
no vamos a tener imprevistos operativos en cuanto al abastecimiento de materia prima, faltantes
de personal o maquinaria que no esté en condiciones de uso ya que se encuentra averiada, este
tipo de incidentes generan retrasos en la operación y con ayuda de nuestro planificador de turno
podemos mitigar el riesgo de que suceda de forma inmediata y no saber cómo actuar, la idea es
tener todo previamente planificado y saber que si no contamos con algo lo podemos reemplazar
de inmediato y no ocasionar molestias con retrasos en tiempos de producción o servicio a
nuestros clientes. El ser rápidos y manejar un servicio de calidad excelente va generar
fidelización en nuestros clientes y esta es la razón por la que vamos a ser más competitivos y
vamos a sobresalir frente a los demás establecimientos que presten un servicio similar.

4. Complementando el trabajo y la información anterior, observen y hagan un análisis

en una página sobre el proceso de automatización de los procesos y su aplicabilidad
a los procesos presentados.

El proceso de automatización se puede presentar mediante un dispositivo electrónico que nos

permita saber la aplicabilidad de los planes de mejora establecidos y cómo están impactando al

negocio, sin embargo tenemos claro que nada de esto es posible sin la capacitación al personal

encargado de ejecutar el proceso, haciendo que se cumpla en tiempo y forma y así de esta

manera poder ver los cambios en los números del restaurante tanto en productividad como en la

venta ya que al tener estos procesos automatizados el nivel de venta incrementará y esto solo se

podrá evidenciar con los datos que arroje el proceso después de ser implementado. Es importante

resaltar el apoyo por parte del personal que se encuentra dentro del restaurante ellos son parte

fundamental de la aplicación del proceso y por esta razón es muy importante que ellos tengan la
inducción adecuada. La planificación del turno es base para poder llegar al resultado que

queremos en cuanto a la rapidez y eficacia de las operaciones, al tener este proceso aplicado en

su totalidad y hacerlo como una rutina diaria podremos evidenciar un cambio positivo en toda la

operación del restaurante y también en el servicio que se le está dando al clienta ya que

claramente será más rápido y con una calidad superior.

Conclusiones

En la culminación de este trabajo como grupo hemos concluido que todos los procesos necesitan
mejoras ya que por medio de estos cambios se pueden evidenciar impactos positivos para los
negocios en los números y en los indicadores de las compañías, es importante resaltar la
participación del personal y la capacitación adecuada para que se implementen de forma correcta
dichas mejoras y podamos tener un impacto positivo para el negocio.