Cómo elaborar un plan de mejora en 7 pasos

Escrito por Nancy Rodrigues

Mejora tu organización con esta plantilla de organización de procesos.

Liderar el trabajo en equipo para lograr los objetivos establecidos no siempre es fácil, sobre todo cuando
la gestión de procesos empresariales no funciona de manera correcta. Los procesos en los negocios son el
conjunto de tareas que conforman el flujo de trabajo y constituyen un elemento fundamental para que el
producto o servicio llegue al cliente. 

Por eso los procesos son el sustento de cualquier negocio y es necesario analizarlos e identificar cualquier
deficiencia que te permita implementar un plan de mejora. Este tiene el propósito de ayudarte a optimizar las
actividades individuales y a impulsar el proceso, de tal manera que se pueda asegurar el éxito del mismo.

La forma de mejorar los procesos está relacionada entonces con la implementación de un plan de mejora que te
permitirá hacer un análisis profundo del proceso que te ayudará a identificar las deficiencias para corregir el
camino a tiempo.

Se trata de una técnica de gestión de proyectos efectiva, pero si aún no la has implementado en tu negocio, en
este artículo te diremos cómo llevarla a cabo. Aprende a crear tu plan de mejora en 7 pasos y ponlo en práctica
en cuanto sea posible. 

¿Qué es un plan de mejora?

Es un documento que contiene información, tácticas y tareas que pueden potenciar los procesos, una vez que
han sido analizados a profundidad. Impulsa el rendimiento de las organizaciones y facilita la optimización de
procesos.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un plan de mejora de procesos?

El plan de mejora es una técnica que permite analizar de manera constante los procesos que integran una
compañía y ofrece una manera iterativa de perfeccionarlos, ya que permite aprender de ellos al mismo tiempo
que van analizándose. Dentro de sus beneficios se encuentran:

1. Operaciones más eficientes

Implementar un plan de mejora en los procesos permite aplicar acciones correctivas a procesos deficientes.
Ayuda a eliminar aquellos componentes que consumen mucho tiempo y que además son innecesarios; de esta
manera los procesos se vuelven más eficaces. 

2. Mejora la gestión de la organización

Los planes de mejora implican esfuerzos en equipo a partir de la gestión de los procesos y sus funciones. Esto
permite que haya un funcionamiento exitoso del proceso y una mejora en la organización.

3. Permite tomar mejores decisiones 

Sin duda uno de los grandes beneficios de implementar planes de mejora en los procesos es la toma
de decisiones informadas que impulsan la optimización. 

4. Mejora la productividad
Por medio de un plan de mejora en el proceso se pueden implementar aplicaciones de automatización para que
los empleados mejoren su productividad. Al simplificar tareas repetitivas, su tiempo valioso lo podrán dedicar
a labores más estratégicas. De esta forma se impulsa la productividad en general. 

5. Satisfacción de empleados

Cuando los procesos funcionan de manera correcta ayudan a motivar a los miembros de los equipos que
destinan su tiempo en la implementación de los mismos. Por el contrario, un proceso ineficiente podría generar
frustración en los empleados, pues les hace sentir que sus esfuerzos no valen la pena. Un plan de mejora de
procesos bien elaborado podría mejorar la satisfacción de los empleados y hacer que participen de manera
positiva en el proceso. 

6. Satisfacción del cliente

El plan de mejora es un proceso con enfoques interno y externo. El resultado final de cada proceso es cubrir las
necesidades de los clientes y el punto de vista de los consumidores del producto o servicio. La implementación
de este análisis aumenta el valor de los procesos y asegura su éxito. 

Cómo diseñar un plan de mejora de procesos empresariales en 7 pasos

1. Identifica el proceso a mejorar
En este primer paso debes identificar cuál es el proceso que necesitas mejorar. Ubícalo en un diagrama de flujo
que ilustre cuáles son los pasos que se están llevando a cabo para ese procedimiento en particular. De esta forma
podrás localizar fácilmente cuáles son los puntos débiles. 

2. Analiza el proceso
Una vez que tengas trazado el proceso que vas a analizar, examina detalladamente cuáles son los aspectos que
integran cada paso e identifica dónde pueden existir las fallas. Una vez que hayas localizado esos puntos débiles
analiza a fondo qué es lo que está sucediendo y cuáles son las causas de la deficiencia en el proceso.  

3. Reformula el proceso
Ahora que conoces cuál ha sido la raíz del problema es momento de replantear el proceso. El objetivo de este
paso es mejorar lo que tenías y evitar el problema que encontraste. Reúne a tu equipo de trabajo para que juntos,
desde su experiencia, encuentren la solución. 

4. Redacta un plan de mejora

Ahora que han elegido la solución, es momento de redactar el plan de mejora del proceso. Este incluye la
solución y asigna los recursos necesarios para llevarlo a cabo; señala los cambios que se deben aplicar gracias a
la información detallada que has recabado y cómo deben implementarse. Incluso puedes realizar otro diagrama
que ilustre las tareas, los entregables y los recursos que deben llevarse a cabo en el proceso. 

5. Comunica el plan de mejora

Una vez que tengas el documento con la información del plan de mejora es momento de comunicarlo al equipo.
Asegúrate de que todos hayan recibido esta información y que estén de acuerdo en las tareas que les han sido
asignadas: mantente flexible ante los comentarios y escucha las reflexiones de todos. 

6. Ejecuta el plan de mejora

Ahora es momento de poner en práctica el plan de mejora en el proceso. Lleven a cabo al pie de la letra cada
una de las tareas y asignaciones que se diseñaron en el plan de mejora para obtener los mejores resultados.

7. Supervisa el plan de mejora

Una vez que se está ejecutando el plan de mejora según el proceso que hayas seleccionado, es importante que
supervises que el equipo esté realizando las mejoras propuestas. Al mismo tiempo debes identificar las fallas
que puedan surgir con base en un análisis en tiempo real, así podrás mejorarlas como parte de un método
continuo. 

Puedes tomar la tabla que te mostramos como plantilla y llenarla con los datos correspondientes a tus procesos y
recursos. Tenerla cerca en todo momento del plan te ayudará a realizar más mejoras a tus procesos y permitirá
que perfecciones tu plan para cualquier proceso que requiera de un plan de mejora en el futuro.

Publicado originalmente el 21 de junio de 2021, actualizado el 21 de junio de 2021

Topics:
Mejora de procesos