Consultoría

Etapas de un proyecto:

1. Análisis
2.- Diseño

3.-Capacitación

Capacitación Change Management

4.-Implementación

5.-Documentación
Material de Apoyo

Metodología PASER

Empecemos por la definición de sistema de trabajo. Un sistema de trabajo son los aspectos operacionales de una
actividad de trabajo: estructura de tareas, instrucciones para realizarlas, su orden correlativo, su sincronización, su flujo
de información que soporta las tareas y el seguimiento al cumplimiento de las tareas.

Dejando esto claro, pensar en la reingeniería de procesos como el diseño de micro sistemas que conforman un macro
sistema es correcto, siempre y cuando se cuide que dichos procesos mantengan un fin común: los objetivos de la
organización.

Entonces, ¿Qué significa PASER?

ORGANIZARÁ la forma actual de trabajo y permitirá controlar efectivamente el flujo del proceso.

GARANTIZARÁ que cualquier modelo de trabajo diseñado e implementado proporcione información confiable y
consistente.

Sirve de UBICACIÓN para el área donde se requiera trabajar o afinar el sistema.

PASER es un método que utilizamos dentro del desarrollo de los proyectos con nuestros clientes, y que está basado en
asegurar que todos los sistemas de trabajo de un área y las actividades que lo conforman cuenten con los siguientes
elementos:

• P - Planeación

La planeación deberá estar enfocada en los objetivos generales de la organización, en un análisis que cuestione el ¿Hacia
dónde quiero llegar? ¿Qué espero obtener? ¿Cómo llegaré a ese resultado? ¿Qué necesito hacer? ¿Cuánto tiempo debo
tardarme?, ¿Qué recursos necesito? entre otros cuestionamientos.

• A - Asignación

Después haber realizado la planeación, el siguiente paso es contar con una asignación formal hacia los responsables de
ejecutarlo. ¿Cómo garantizo que no haya dudas en la aplicación de todo lo planeado? Se debe transmitir de manera
adecuada los tiempos y el volumen esperado de lo que se realizará.

• S - Supervisión

Sin una supervisión activa y con las herramientas necesarias, lo controlable se saldrá de las manos y los resultados no
serán los adecuados. El seguimiento de lo que se ejecuta debe de ser constante con el objetivo de detectar desviaciones
y tomar las acciones requeridas inmediatamente.

• E - Evaluación

Si ya se ejecutaron los planes, ¿cómo sé si las cosas salieron de acuerdo a lo establecido? La respuesta es sencilla, se
deben medir. Los indicadores son un punto crítico dentro del sistema de trabajo. La información es esencial, sin datos,
las decisiones se tornan erróneas o al azar.

•
• R - Retroalimentación

Es el último eslabón y sirve para que haya un aprendizaje y este sea útil para mejorar el sistema, es decir, que nos sirva
de base para planear futuras acciones.

El Sistema de Gestión de Riesgos PASER (Planeación, Asignación, Seguimiento, Evaluación, Retroalimentación) está
basado en dos pilares: el primero en el ciclo de Deming. (Planear, Hacer, Verificar, Actuar); y el segundo en la
gestión por procesos.Se considera las siguientes hipótesis:Aplicando un Sistema de Gestión de Riesgos PASER
permitirá obtener sistemas de trabajos esbeltos,

Planificación:

Determina en el tiempo las acciones necesarias para conseguir los objetivos definidos.

Establece los objetivos y definir los pasos a seguir.

¿Qué?

¿Cuándo?

¿Cuánto?

¿Cómo?¿Dónde?

¿Quién?¿Con que recursos humanos y materiales?

Asignación:

Definir en espacio y tiempo los recursos humanos y materiales.

Transmisión de las instrucciones necesarias para la ejecuciónde las actividades .

Completa.

Con expectativas de calidad.

Con un objetivo claro y alcanzable.

Con tiempos de ejecución.

Con los medios materiales requeridos.

Con los conocimientos necesarios.Determinar el tiempo disponible del subordinado en el periodo de asignación.

Estimar el volumen del trabajo del periodo a asignar.

Verificar que el empleado cuenta con los medios para llevar acabo las tareas asignadas.

Medios materiales.

Conocimiento .

Ciclos de Mejora.
Una característica importante dentro del concepto de mejora continua es que sea importante representarlo como un
concepto de nunca acabar, o lo que es lo mismo, como un proceso de cuestionar y re-cuestionar el funcionamiento
detallado de una actividad. Un ciclo. En la práctica se utilizan muchos y diferentes ciclos, pero a continuación se
describen dos de los ciclos más importantes que se emplean hoy en día en las actividades de las organizaciones, y que
están sujetos a las actividades de mejora.
El ciclo PDCA: Planear (P=plan), hacer (D=do), verificar (C=check) y actuar (A=act). En realidad el proceso es muy simple y
es el siguiente. En la primera etapa – Planear – es en donde tratamos de localizar, recuperar, recopilar y analizar los
datos necesarios para llevar a cabo un plan de acción que tiene la finalidad o el objetivo de mejorar el rendimiento. En la
siguiente etapa – Hacer – tratamos de llevar a cabo el plan de mejora que hemos acordado y que hemos desarrollado
durante la etapa anterior. Es cuando nos vamos al escenario de los hechos para aplicar las mejoras que hemos pensado.
Posteriormente pasamos a la etapa de – Verificar – y es aquí en donde evaluamos si esta nueva solución o conjunto de
mejoras realizadas en la etapa anterior han tenido el resultado esperado, y el rendimiento previsto. Por último nos
encontramos con la etapa – Actuar –. Durante esta etapa, consolidamos las mejoras y estandarizamos todo el proceso
en el caso de que hubiera tenido éxito. Por el contrario, si no estamos satisfechos con los resultados, no nos queda más
remedio que aprender la lección, formalizarlo, y volver a empezar el ciclo con la experiencia del resultado obtenido en el
ultimo proceso de mejora.

El ciclo DMAIC: Definir (D=Define), Medir (M=Mesure), Analizar (A=Analyze), Mejorar (I=Improve), Control (C=Control).
Este enfoque también es conocido como el enfoque Six Sigma Improvement Cycle, y es un enfoque un poco más
intuitivo y obvio, ya que sigue un proceso un poco más empírico. El primer punto empieza con la etapa de – Definición –
del problema en donde se intenta comprender el alcance de lo que va mal y lo que hay que hacer para poder llegar a
definir con exactitud los requisitos de la mejora de procesos. Identificación del proyecto y selección del equipo
adecuado. Después de la etapa de definición nos movemos a la etapa de – Medición –. Este es un punto importante en
este enfoque, porque la idea general es asegurarse de que el problema es realmente un problema que merece la pena
resolver, y que al realizar las mediciones establecemos pruebas contundentes de que esto es así. Establecemos
requisitos, características clave y parámetros de funcionamiento. Una vez se ha medido, ya podemos pasar a la siguiente
etapa de – Análisis –. Generalmente esta etapa se utiliza para desarrollar hipótesis sobre cuales son las causas del
problema en realidad. Relaciones causa efecto, análisis de históricos y reales, etc. Una vez que las causas del problema
se verifican e identifican, el trabajo puede comenzar el proceso de – Mejora –. Las ideas que se han desarrollado para
eliminar los problemas y las causas de estos, pasan a probarse y las soluciones que parecen funcionar se acaban
implementando y estandarizando, midiendo los resultados finales. Una vez que se ha implementado el proceso
mejorado, debemos – Controlar –, monitorizar, documentar su rendimiento y su funcionamiento para comprobar que la
mejora se mantiene y es fiable. Después de llegar a esta etapa, el ciclo comienza de nuevo y define nuevos problemas
que puedan impedir una mejora adicional.

Recordemos que lo importante de estos ciclos de mejora, es la llegada al último punto en ambos casos. Ese punto en
donde el ciclo comienza de nuevo y literalmente nunca para, por lo que se convierte en parte del trabajo de cada
persona.

Flujogramas en la Gestión de Proyectos

Una de las herramientas más útiles y valiosas para manejar proyectos es el uso de Diagramas de Flujo o
Flujogramas.
Los Diagramas de Flujo son una representación gráfica de las tareas, movimientos y recursos, siguiendo
una secuencia lógica, que permite viasualiar rápidamente los requisitos o actividades que preceden y
suceden a las demás durante el proceso y la relación lógica entre las mismas.
Aplicar Diagramas de Flujo en la Gestión de los proyectos que manejamos nos ofrece los siguientes
beneficios:
 Mayor eficiencia para la comprensión de las tareas a realizar para los empleados o las personas
involucradas en el proyecto
 Obtener la documentación adecuada y necesaria para la correcta ejecución de las actividades
 Identificar responsables de fallas en el flujo de trabajo o “set people accountable”
 Crear sentido de compromiso en el equipo, identificando rápidamente las tareas que se pueden ver
afectadas con retrasos (al ver las actividades sucesoras).
 El equipo trabaja mejor cuando puede ver claramente en qué consiste el proyecto
 Expresar rápidamente y de manera eficaz el tiempo necesario en cada tarea y del proyecto
completo.
Es importante destacar el Flujograma debe definirse de una manera reallista, asegurando contemplar todos
los recursos y tareas necesarias y asumiendo tiempos reales que permitan minimizar los riesgos de
retrasos y aumnetos en costos. De igual modo, es vital que todo encargado de proyectos esté consciente
de que el Flujograma en sí no asegura el éxito del proyecto, para ellos se deben identificar y ejecutar las
medidas de control adecuadas, definir correctamente los objetivos del proyecto y medir efectivamente los
riesgos y alcance del proyecto y sus tareas.
Utilizar Flujogramas en nuestros proyectos puede ser una herramienta muy útil, sobre todo para el proceso
de Iniciación, contribuynedo a llevar a cabo una planificación clara, para su posterior ejecución.

https://www.eoi.es/blogs/mintecon/2012/11/18/flujogramas-en-la-gestion-de-proyectos/

https://www.pdcahome.com/6167/metodologias-agiles-para-gestion-de-proyectos/