Onboarding

Guía fundamental 1
 ¿Qué es un proceso de onboarding?
3

¿Por qué es importante el onboarding?

4

Objetivos del onboarding

6

Los 6 pasos para un onboarding exitoso

10

Consejos para incorporar al nuevo colaborador

17

Conclusiones
22

Checklist del proceso de onboarding

23

Tabla de
contenido
2
 ¿Qué es un proceso de

onboarding?
Onboarding es el proceso que permite ayudar a los em-
pleados recién contratados a aclimatarse a su nuevo
lugar de trabajo de manera oportuna y a ponerlos en línea
con la estrategia, cultura y valores de la empresa, con la
comprensión del funcionamiento del trabajo, los procesos
y las tareas que debe empezar a ejecutar y con la interac-
ción y construcción de confianza con el equipo de trabajo.

Un proceso de onboarding incluye varias etapas que ayu-

dan al nuevo colaborador a entender exactamente lo que
se espera de él y lo que le ofrece la organización para
desarrollar su carrera profesional. El objetivo principal de
este proceso es que la persona adquiera y cultive los co-
nocimientos, habilidades y comportamientos necesarios
para convertirse en un miembro destacado, comprometi-
do, satisfecho y reconocido en su nueva organización.

3
¿Por qué es importante el

onboarding?
Encontrar los mejores candidatos es solo el primer paso
para construir un equipo de trabajo de alto nivel. El pro-
ceso de incorporación de los nuevos empleados es uno
de los factores más importantes para garantizar que
los talentos contratados se conviertan en trabajadores
productivos y satisfechos.

En un mercado tan competitivo y globalizado como el ac-

tual, las empresas hablan de la lucha por el talento, de
cómo atraerlo y cómo mantenerlo. Pero en medio de todo
ese ruido, hay un elemento que conecta la contratación de
nuevos empleados con su retención efectiva: el proceso
de onboarding.

4
La importancia del onboarding radica en que permite que
los empleados comprendan su misión en la compañía,
entiendan la importancia de su trabajo, aceleren su
tiempo de adaptación y minimicen el tiempo que les
toma ser productivos en su nuevo puesto, lo cual permi-
te mejorar visiblemente las tasas de retención y rotación
de talento.

Aumentar la retención impulsa una mayor credibilidad

y continuidad en los procesos de la compañía, mejora el
posicionamiento en el mercado, al tiempo que permite
optimizar la productividad de los equipos de trabajo y re-
ducir el tiempo y dinero invertido en continuos procesos
de reclutamiento y selección.

5
 Objetivos del

onboarding
Lograr que los nuevos colaboradores se apropien de los
valores corporativos y se integren al equipo y a la cul-
tura de la organización desde el primer día es el gran
objetivo de un proceso de onboarding.

Para conseguirlo, se debe planear una estrategia cuyo fin

sea brindar la mejor información, herramientas y acom-
pañamiento al colaborador para que pueda sentirse como
en casa desde el primer día.

Estos son algunos de los objetivos principales de una

estrategia de onboarding efectiva:

6
 Aclimatar
Aclimatar a un nuevo empleado significa mucho más que
mostrarle donde están las salas de reuniones, las de des-
canso, la cocina o la cantidad de estacionamientos dispo-
nibles en el edificio. Cada organización tiene su propia
personalidad, objetivos, cultura y filosofía. Por ello, los
nuevos colaboradores deben comprender lo que la com-
pañía espera de ellos y el rol especifico que desempeña-
rán para lograr superar los objetivos y desafíos planteados.
Al mismo tiempo, las personas recién contratadas deben
tener claras las situaciones administrativas más bási-
cas, tales como fechas de pago de salario, políticas de
bonos, ascensos y reconocimiento, disponibilidad de re-
cursos tecnológicos, logísticos y de transporte y periodos
y formas de evaluación del desempeño, cumplimiento de
objetivos y promoción interna.
7
 Comprometer
El compromiso de los colaboradores con su organización
es vital para optimizar el desempeño global e individual
en una compañía. Las personas comprometidas con su
trabajo son más felices, están más satisfechas y son me-
nos propensas a abandonar la organización, lo cual con-
duce a elevar notablemente las tasas de productividad
y retención del talento humano en la compañía. Un plan
de onboarding eficaz ofrece una oportunidad inmejorable
para cultivar el compromiso de los empleados a través
de la creación de una relación de apoyo y confianza entre
el nuevo empleado y la empresa, que debe aprovechar
el onboarding para recalcar su compromiso con el cre-
cimiento personal y profesional de sus colaboradores
y demostrar que valora y reconoce el desempeño y los
resultados obtenidos por sus equipos.
8
 Retener
La retención de personal es un indicador indispensable
para minimizar la rotación laboral y lograr estabilidad y
continuidad en las empresas, dos elementos clave que
permiten mantener su competitividad en un mercado glo-
bal, cambiante e hiperconectado como en el que vivimos
en la actualidad. Las altas tasas de rotación restan cre-
dibilidad en la compañía y provocan inestabilidad e in-
comodidad entre los colaboradores.
El proceso de onboarding busca aumentar la retención
por medio de la entrega transparente de información y
herramientas necesarias para que el nuevo colaborador
pueda adaptarse a la compañía, al tiempo que se apropia
de su rol, de los desafíos que va a asumir y de los valores
y la cultura organizacional. El acompañamiento inicial es
clave para que las personas asuman inmediatamente el
compromiso con su nuevo trabajo.
9
 Los 6 pasos para un
onboarding exitoso

10
1
Enfocarse en lo
verdaderamente importante

Los nuevos colaboradores quieren aprender cómo deben

hacer su trabajo, conocer las herramientas de producti-
vidad que usan sus equipos, comprender la estrategia y
objetivos de la organización, entender la distribución de
las tareas, los roles de sus compañeros y las responsa-
bilidades que van a asumir, además de informarse sobre
los métodos de evaluación de desempeño, su funciona-
miento y periodicidad.

Ofrecer almuerzos, snacks y café está bien y puede ayudar

a la adaptación y satisfacción del colaborador, pero esas
no son las cosas que hacen la diferencia para acoplarlo
correctamente a las dinámicas laborales de la organiza-
ción. Las personas necesitan conocer el funcionamiento
de su nueva organización y empezar cuanto antes a de-
mostrar su potencial, aportar su conocimiento y hacer un
trabajo provechoso y significativo.

11
 2
Acoger a la
nueva contratación

Los nuevos colaboradores necesitan sentirse valorados y

acogidos por parte de los miembros de su nuevo equi-
po de trabajo en el menor tiempo posible. Para acelerar
esa integración, es necesario que sus compañeros estén
entusiasmados con la llegada de la nueva persona y que
conozcan su trayectoria, sus habilidades, las tareas que
va a desempeñar y el papel que va a ocupar en el orga-
nigrama de la compañía.

La mejor forma de conectarse con el nuevo empleado

es programar un almuerzo con el equipo para compartir
experiencias, preparar reuniones para introducirlo en la
dinámica laboral de sus compañeros y ubicarlo cerca de
su equipo para mantener una comunicación abierta. Algo
muy importante es que todos los involucrados tengan cla-
ras sus responsabilidades, roles y tareas, así se mantendrá
la armonía y se evitarán malentendidos y rumores.

12
3
Establecer las
responsabilidades

Los nuevos empleados necesitan saber exactamente

cuáles son sus responsabilidades y tareas. Si existen
procesos documentados, se deben compartir con los co-
laboradores antes que asuman sus nuevos cargos, además
de presentarles al equipo de trabajo, los roles y funciones
de cada uno de ellos y las herramientas que se usan para
medir el avance y cumplimiento de los proyectos.

El colaborador también necesita saber la forma en la que

será medido su desempeño. Todos quieren empezar a ha-
cer su trabajo de la mejor manera, pero para ello nece-
sitan tener claro cuáles son las metas que se les van
a evaluar, cuáles indicadores se usarán para medirlas y
cuáles competencias deben consolidar para alcanzar un
alto nivel de desempeño. Toda esta comunicación debe
ser transparente, precisa y abierta antes de empezar a
trabajar.

13
 4
Entrenar al
nuevo colaborador

Una de las cosas más importantes que buscan las perso-

nas al aceptar un nuevo trabajo es encontrar un sitio en el
que puedan desarrollar su carrera profesional, adquirir
nuevas competencias y potenciar su talento para llevar-
lo al siguiente nivel. La organización tiene la responsabili-
dad de crear un programa de entrenamiento que permita
al colaborador obtener nuevos conocimientos y afianzar
sus habilidades.

Los programas de entrenamiento temprano permiten que

el nuevo empleado haga su trabajo con mejores herra-
mientas, además de brindarle un acompañamiento conti-
nuo y dedicado, lo cual garantiza una mejor capacidad de
respuesta ante los desafíos y problemas que se le van a
presentar en el desarrollo de su trabajo diario. Además de
optimizar el desempeño, el entrenamiento continuo me-
jora el compromiso y la retención de los colaboradores.

14
5
Asignarles
un mentor

Designar un mentor para el primer mes de la nueva con-

tratación hará que la adaptación al nuevo espacio de tra-
bajo sea más fácil, entretenida y amigable. Esta figura le
permite al colaborador ponerse al día con la cultura, es-
trategia y lineamientos básicos de la organización para
empezar a contribuir rápidamente con su talento, ade-
más de sentir una conexión y el apoyo inmediato de parte
de uno de sus nuevos compañeros.

El mentor debe estar disponible para responder las pre-

guntas, por obvias que parezcan, de su colega, estar
pendiente de que las reuniones de capacitación e in-
corporación programadas se hagan y cumplan con las
expectativas y revisar la forma en que el colaborador
cumple con sus primeras tareas. De esta forma podrá
entregarle retroalimentanción y consejos, ayudarle a opti-
mizar su desempeño y valorarle el esfuerzo realizado para
adaptarse a su nuevo trabajo.
15
 6
Entregar
feedback temprano

Una persona que acaba de ingresar a la compañía necesi-

ta contar con acompañamiento continuo y una orienta-
ción adecuada para empezar a cumplir con sus labores.
En este contexto, establecer una comunicación abierta
y transparente que impulse el reconocimiento temprano
de los pequeños logros y de las buenas prácticas es clave
para transmitir confianza al nuevo colaborador.

Para lograrlo, se deben establecer espacios de conversa-

ción que permitan a los líderes, e incluso a los compañeros
del nuevo colaborador, valorar y resaltar sus fortalezas,
sus cualidades, sus estrategias y la manera de integrar-
se al equipo, pero también sus errores, sus debilidades y
las equivocaciones que pudo haber cometido al principio
de su proceso de adaptación, todo esto en un marco de
total respeto y colaboración.

16
 Consejos para incorporar al

nuevo colaborador

Los siguientes consejos incluyen actividades que se pue-

den implementar para agilizar la adaptación de los nuevos
colaboradores e impulsar su satisfacción, productividad,
bienestar y compromiso.

17
Preparar su escritorio
de bienvenida

Tener el espacio de trabajo del nuevo colaborador listo

para cuando llegue puede parecer algo muy simple, pero
puede significar mucho para esa persona. Configurar
la conexión a internet, preparar su computadora con el
software adecuado, habilitar el ingreso a las cuentas de
correo y elementos como una libreta, esferos y demás
artículos de oficina hará que el comienzo del trabajo sea
más amable y productivo.

18
 Reducir los tramites
y el papeleo

Solicitar y tramitar la mayor parte de la documentación

requerida para formalizar la contratación antes del primer
día del colaborador es fundamental para evitar hacerle
perder tiempo en papeleo y agilizar su adaptación a la
compañía. Preparar copias electrónicas de toda la infor-
mación que necesita el empleado para desempeñar su
trabajo es otra forma de ahorrar tiempo y papel, esto in-
cluye manuales, reglamentos, etc.

19
Establecer una agenda
para la primera semana

Organizar una agenda, impresa y digital, que incluya to-

das las actividades, reuniones y capacitaciones, con sus
respectivos horarios, ubicaciones y participantes, a las
que debe asistir el nuevo colaborador en su primera se-
mana le permitirá estar informado y organizar su tiempo
para sacar el mayor provecho a estas sesiones. Usar estas
primeras reuniones para reforzar los conceptos básicos,
valores, estrategia y cultura es vital para el éxito del pro-
ceso de adaptación.
20
 Promover actividades
de team building

Una de las claves para el éxito de una incorporación es fa-

miliarizar al nuevo colaborador con la cultura y hacerlo
sentir parte importante de su equipo de trabajo lo más
rápido posible. Tener un juego de preguntas y respuestas
sobre esa persona para conocerla, hacer una caminata
por las oficinas y presentarle a sus compañeros o llevar-
lo a comer son ideas sencillas para empezar con el pie
derecho la construcción de nuevas relaciones laborales
fuertes y saludables.
21
 El éxito de convencer a un candidato de hacer parte de
una organización no termina con la firma del contrato, este
es apenas el comienzo de un largo camino que buscar
afianzar una relación laboral que permita el crecimiento
personal y el desarrollo profesional del nuevo colabo-
rador, así como la optimización de la productividad y del
cumplimiento de las metas establecidas por la compañía
para alcanzar el éxito y el reconocimiento esperados.

Después de pasar días, e incluso semanas, evaluando y

entrevistando candidatos para ocupar una posición, final-
mente la persona que se ajusta a las necesidades de la
compañía ha decidido aceptar el cargo. El tiempo y los re-
cursos invertidos en esa búsqueda son valiosos, por ello
la incorporación del nuevo colaborador debe prepararse
con gran esfuerzo y dedicación.

El proceso de onboarding constituye una etapa fundamen-

tal para que esta nueva relación entre el colaborador y la
empresa empiece correctamente y se convierta en una

Conclu-
historia de éxito para las dos partes. Debe convertirse
en una inmersión total del empleado en la estrategia del
negocio, la cultura organizacional, los valores, sus objeti-

siones vos y prioridades. Sólo así se garantizará la productividad

y el compromiso que se esperan de la nueva contratación.

22
Checklist del proceso
de onboarding

Esta lista incluye los principales elementos y actividades que deben tener-
se en cuenta para realizar el proceso de onboarding del nuevo colaborador

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OFICINA

Asignación de espacio de trabajo/escritorio

Entrega de elementos de trabajo/papelería

Llaves/claves de ingreso a las instalaciones

CORREO Y CREDENCIALES

Creación correo corporativo

Creación de usuarios para plataformas tecnológicas

Asignación de permisos necesarios en cada plataforma

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RECURSOS HUMANOS

Documentos contractuales

Encuesta de bienvenida

Recorrido por las instalaciones

Organigrama y presentación de la plantilla

Explicación de fechas y formas de pago de nómina

Políticas de beneficios/bonos/ascensos

Sistema de evaluación de desempeño

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JEFE DIRECTO Y EQUIPO

Reunión personal con el jefe

Presentación del equipo de trabajo

Almuerzo/desayuno el primer día

TECNOLOGÍA

Configuración del nuevo equipo

Instalación y licenciamiento de software

Habilitación de líneas telefónicas/extensiones/celulares

Teclados/mouse/auriculares/accesorios
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 Soluciones tecnológicas

La nube se ha posicionado como un gran aliado para medir y gestionar la productividad

del talento humano de las organizaciones. La flexibilidad de uso, la agilidad en la apli-
cación, la capacidad de innovación y el almacenamiento seguro de los datos son algunas
de las ventajas de implementar un sistema de gestión de RR.HH. en la nube.

Acsendo Flex es una gran alternativa para

los profesionales de RR.HH. que quieren
optimizar los procesos de su área. El sis-
tema le entrega resultados fáciles de inter-
pretar con datos y estadísticas que le per-
miten hacer trazabilidad al desempeño de
los colaboradores para hablar el mismo
idioma que los directivos.

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 Metas Competencias Clima laboral
Alinee las metas estratégicas de su Descubra si sus empleados cuentan Conozca el nivel de satisfacción de
empresa con las de cada empleado o no con las habilidades y destrezas sus empleados con las condiciones
para aumentar la productividad. requeridas para ocupar sus cargos. de trabajo en su organización.

PID Reconocimiento
Ayude a sus colaboradores a cerrar Promueva el reconocimiento de los
sus brechas de desempeño con un logros entre sus colaboradores para
plan de actividades integrado. estimular su compromiso.

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 Autores
Felipe Cristancho
Edición
Comunicador
Creador de contenido
especializado para ayudar a
la gestión del talento humano
en Acsendo. Apasionado por
la escritura, la lectura y con
especial interés en recursos
humanos, social media,
tecnología, economía, negocios y
emprendimiento e innovación.
Catalina Segovia
Diagramación
Diseñadora
Diseñadora de Comunicaciones
en Acsendo. Interesada en
ayudar a las organizaciones
al desarrollo de su talento
humano a través del diseño
de contenidos y herramientas
fácilmente aplicables en el
entorno laboral.
29
 Simplifique los procesos de gestión humana de su
organización con ayuda de las herramientas digitales
de Acsendo Flex y obtenga resultados accionables y
fáciles de interpretar.

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www.acsendo.com/es