EL EXPEDIENTE

Tipos de Expedientes

Expediente laboral
Expediente judicial
Expediente administrativo
Expediente clnico

EXPEDIENTE LABORAL
Es un Instrumento para comprobar las condiciones generales de trabajo y la antigedad en
el empleo. En la prctica, tanto el proceso de contratacin de personal como el
determinacin de relaciones laborales representan operaciones medulares para toda
empresa, especialmente para el departamento de recursos humanos, por los datos y
documentos de los trabajadores que debe no obtenerse en tales procesos y conservarse por
un periodo determinado. Ello significa que c es idneo para requerir a los nuevos elementos
la documentacin necesaria (copia del acta de nacimiento, constancia de inscripcin ante el
IMSS, expedida por el ltimo empleador, comprobante de domicilio, cartas de

recomendacin,etc.) para integrar a cabalidad un expediente laboral donde constarn las

condiciones generales de trabajo y la antigedad del trabajador en el empleo. As mismo, el
momento de separacin o despido es oportuno para recabarlas cartas de renuncia, las actas
administrativas y los avisos de rescisin que amparen los finiquitos o liquidaciones
laborales, con el fin de evitar conflictos de trabajo ante las autoridades competentes por
falta de los mismo, ya que el artculo 784 de la LFT dispone que en caso de que exista una
controversia laboral, la Junta de Conciliacin y Arbitraje (JCA) eximir al trabajador de la
carga de la prueba y requerir al patrn la exhibicin detales documentos, como los
siguientes:
1. Fecha de ingreso del trabajador.
2. Antigedad.
3. Inasistencias.
4. Causas de rescisin de la relacin laboral.
5. Trmino del vnculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado, segn
lo sealado en la LFT.
6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa del despido.
7. Contrato de trabajo.
8. Duracin de la jornada laboral.
9. Pago de das de descanso y obligatorio.
10. Disfrute y pago de vacaciones.
11. Pago de las primas dominical, vacacionar y de antigedad.
12. Monto y pago del salario.
13. Pago de la PTU.
14. Incorporacin y aportacin al Fondo Nacional de la Vivienda.

Por tanto, al momento de contratar personal es importante requerir a los nuevos elementos
la documentacin necesaria para integrar su expediente personal, el cual se continuar
mientras perdure la relacin laboral. A pesar de la importancia de recopilar dicha
informacin, la mayora de las empresas descuida este aspecto, pues consideran innecesario
formar un expediente que jams se utilizar. As, los datos requeridos por las autoridades
laborales, en un momento dado, se localizan en diversos documentos, los cuales deben
identificarse y tenerse al alcance para evitar inconvenientes.
Expediente Judicial
Estos documentos deben estar ordenados cronolgicamente y foliados en forma de libro,
adems de ser provistos de una cartula destinada a su individualizacin. Tambin deben
sujetarse a las normas vigentes para su formacin y conservacin.
Un expediente judicial es un instrumento pblico que contiene los documentos que
registran toda la historia de un proceso.
Su importancia radica en que son base fundamental en los procesos, pues la Ley especifica
que de todo proceso se deber formar un expediente.
PARA QUE SIRVE UN EXPEDIENTE JUDICIAL?
Los expedientes judiciales hacen constar por escrito, las actuaciones que se van sucediendo
en un proceso judicial.
Los expedientes judiciales sirven para:
Soportar o justificar las actuaciones judiciales
Presentar las acusaciones en los juzgados o tribunales y
Para registrar las decisiones tomadas.
Expediente Administrativo
No existe en el mbito procesal ni en las normas que regulan el procedimiento
administrativo, una definicin de lo que debe entenderse por expediente administrativo. Esa
circunstancia impide precisar cual ha de ser el contenido del mismo: si deben remitirse

todos los antecedentes existentes en la Administracin o exclusivamente los referidos a la

actuacin administrativa que origina la actuacin judicial, es decir, el recurso contencioso
administrativo.
No obstante, puede encontrarse una definicin de expediente administrativo en el artculo
164.1 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades
Locales, entendiendo por tal "el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que
sirven de antecedentes y fundamento a la resolucin administrativa, as como las
diligencias encaminadas a ejecutarla". Concepto ste que es complementado con un
apartado 2, sealando que "los expedientes se formarn mediante la agregacin sucesiva
de cuantos documentos, pruebas, dictmenes, decretos, acuerdos, notificaciones y dems
diligencias deban integrarlos, y sus hojas tiles sern rubricadas y foliadas por los
funcionarios encargados de su tramitacin."
La definicin del expediente administrativo como materializacin del procedimiento es
aceptada por los Tribunales en las sentencias del Tribunal Supremo de 23 de abril de 1986 y
28 de octubre de 1988, calificndolo como "la serie de actuaciones administrativas
debidamente documentadas que reflejan el procedimiento del que el acto o disposicin trae
causa".
Quiz esta afirmacin convendra matizarla tras la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora
de la Jurisdiccin Contencioso Administrativa, que incluye como objeto del recurso
contencioso no solo los actos administrativos y las disposiciones generales o reglamentos
sino tambin la inactividad y la va de hecho de la Administracin (artculo 25 Ley
29/1998).
El expediente administrativo permite, por otra parte, el cumplimiento de la funcin revisora
que realizan los Tribunales administrativos (artculo 106.1 de la Constitucin), el control de
los emplazamientos llevados a cabo por la Administracin durante el procedimiento de la
reclamacin y envo del expediente (artculo 64 de la Ley Reguladora de la Jurisdiccin
Contencioso-Administrativa), velar por el cumplimiento de los presupuestos procesales
(artculo 62 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdiccin Contencioso-

Administrativa), y la resolucin de cuestiones probatorias en aquellos casos en los que las

partes se han servido de los documentos obrantes en el expediente.
II. REMISIN DEL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO AL RGANO JUDICIAL
Una de las mayores preocupaciones de la ley Jurisdiccional ha sido la de agilizar la
resolucin de los litigios y como uno de los aspectos en los que la tramitacin del
procedimiento se demoraba de forma injustificada era en el envo del expediente
administrativo al Tribunal que conoce del recurso contencioso administrativo se han
introducido mecanismos a fin de, como indica la Exposicin de Motivos de la Ley "poner
definitivamente coto a prcticas administrativas injustificables y demasiado extendidas que
alargan la tramitacin de muchas causas".
Ha de recordarse que el recurrente se limita a presentar un simple escrito de interposicin al
Juzgado o Tribunal indicando la actuacin administrativa frente a la que recurre, el rgano
Judicial, una vez admitido a trmite el recurso reclama el expediente administrativo al
rgano autor de la actuacin impugnada y tan pronto se recibe el expediente lo entrega al
recurrente para que formalice la demanda. Este sistema es el que se sigue en el llamado
Procedimiento Ordinario. Sin embargo, en el Procedimiento Abreviado, regulado en
el artculo 78 de la Ley de la Jurisdiccin Contencioso-Administrativa que se utiliza para
asuntos de menor complejidad, el recurrente presenta directamente la demanda, y, una vez
admitido a trmite el recurso, el rgano judicial reclama el expediente y, una vez recibido lo
pone de manifiesto al recurrente para que a la vista del mismo pueda solicitar determinados
medios de prueba o introducir en el acto de la vista nuevos motivos impugnatorios.
1. Garantas

a) El expediente se reclama al rgano administrativo autor de la actuacin

administrativa impugnada. En la Ley Jurisdiccional de 1956 se reclamaba
genricamente a la Administracin lo que generaba en muchas ocasiones una
considerable prdida de tiempo. En la actualidad, se reclama directamente al
rgano correspondiente (art. 48.1 Ley 29/1998).

b) El expediente ha de remitirse en el plazo improrrogable de 20 das a contar

desde que la comunicacin judicial haya entrado en el registro general del

rgano requerido, y la fecha de entrada ha de comunicarse al rgano judicial. De

este modo, el Juzgado o Tribunal correspondiente puede computar el plazo de los
veinte das, que es improrrogable, a partir de la fecha en la que conste que se ha
comunicado al rgano administrativo la reclamacin judicial del expediente (art.
48.3 Ley 29/1998).

c) Transcurrido el plazo de remisin del expediente se reitera la reclamacin y, si

no se enva en el plazo de diez das computado igual que en el caso anterior, y
previo apercibimiento a la autoridad o empleado responsable, se le impondr una
multa coercitiva que puede ser reiterada cada veinte das hasta que se remita el
expediente. Si no fuera identificada la persona responsable, se impondr la multa
a la Administracin, que podr repercutir su importe al responsable del retraso u
omisin (art. 48.7 Ley 29/1998).

La imposicin de tales multas ha de realizarse mediante un auto motivando las

razones que justifican su imposicin. El auto que as lo acuerde es susceptible de
recurso de reposicin.
Si pese a la imposicin de las multas coercitivas no se remitiese el expediente
completo, una vez impuestas las tres primeras multas, la Ley contempla que el Juez o
Tribunal competente ponga los hechos en conocimiento del Ministerio Fiscal, a los
efectos de incoar un procedimiento contra la autoridad o empleado responsable. El
requerimiento cuya desatencin puede dar lugar a la imposicin de la tercera multa
coercitiva contendr el apercibimiento de la posibilidad de actuacin por la va penal
(art. 48.10 Ley 29/1998). Por otra parte, las multas coercitivas, una vez firmes, sern
hechas efectivas por la va de apremio (art. 48.9 Ley 29/1998).

d) Otras medidas asegurativas. La ley pretende evitar que la falta de envo del
expediente constituya un impedimento para el recurrente que imposibilite el
avance del proceso. Por esa razn, prev la posibilidad de que el recurrente
solicite se le conceda plazo para formalizar la demanda y, una vez verificado, si
con posterioridad se recibe el expediente se le haga entrega del mismo a la parte
demandante y, en su caso, a la demandada, para que puedan efectuar las
alegaciones complementarias que consideren oportunas (art. 53 Ley 29/1998).

Para este caso se prev que si la demanda se hubiera formalizado sin haberse
recibido el expediente se emplazar a la Administracin demandada para
contestar apercibindola de que no se admitir la contestacin si no va a
acompaada del expediente (art. 54.1 Ley 29/1998).
Tambin se prev que la Administracin no puede hacer uso del trmite de
alegaciones previas si no hubiera acompaado el expediente administrativo (art. 58
Ley 29/1998).
2. Forma
La ley 29/1998 ha pretendido resolver algunos de los problemas que se haban planteado
bajo la vigencia de la anterior Ley Jurisdiccional de 1956. As, el expediente ha de remitirse
completo, foliado y con un ndice de los documentos que contiene. Puede ser el original o
una copia autentificada, y siempre ha de conservar la Administracin el original o una copia
autentificada de los expedientes que enve (art. 48.4 Ley 29/1998).
Contempla asimismo la Ley la posibilidad de solicitar el envo del expediente de
elaboracin de la disposicin general (reglamento) en el supuesto de recurso contencioso
administrativo interpuesto contra ella (art. 48.5 Ley 29/1998). El expediente ha de contener
el proyecto de reglamento, al que se acompaar el informe sobre la necesidad y
oportunidad de aqul, as como una memoria econmica que contenga la estimacin del
coste a que dar lugar. Adems, los informes, dictmenes y aprobaciones previas
preceptivos, cuantos estudios y consultas se estimen convenientes para garantizar el acierto
y la legalidad del texto etc. Tambin se prev el envo de este expediente en el caso del
planteamiento de una cuestin de ilegalidad.
Contiene la ley una previsin para el caso en que el expediente incluyera documentos
clasificados como secreto oficial, en cuyo caso podrn ser excluidos del expediente
mediante resolucin motivada. Parece que el artculo 48.6 de la Ley de la Jurisdiccin
Contencioso Administrativa que introduce esta previsin se refiere a la Ley 9/1968, de 5 de
abril, modificada por la Ley 48/1978, de 7 de octubre de Secretos Oficiales, que atribuye la
facultad de calificacin de un asunto como materia clasificada al Consejo de Ministros y a

la Junta de Jefes de Estado Mayor. No contempla la ley ninguna otra exclusin respecto de
documentos que integran el expediente administrativo.
Puede suceder que una vez remitido el expediente administrativo al Juzgado o Tribunal y
hecha su entrega a las partes bien para formalizar la demanda bien para contestarla, estimen
estas que el expediente est incompleto en cuyo caso, pueden pedir dentro del plazo para
formalizar la demanda o contestarla que se reclamen al rgano de la Administracin
correspondiente los antecedentes necesarios para completarlo (art. 55 Ley 29/1998). Esta
peticin normalmente solo la hace la parte recurrente que estima que el expediente est
incompleto para formalizar la demanda. La solicitud de ampliacin del expediente suspende
el transcurso del plazo para formalizar o contestar la demanda pero no rehabilita el plazo ya
transcurrido. Quiere ello decir que si la solicitud de ampliacin del expediente se efecta el
da decimoquinto de los veinte que otorga la Ley al recurrente solo restarn cinco das para
formalizar la demanda.
No hay que confundir la ampliacin del expediente con la obtencin de datos necesarios
para justificar o robustecer el fundamento de la pretensin. Es decir, la solicitud de
ampliacin del expediente se justifica en la medida en que se trata de documentos o
antecedentes que necesariamente han de formar parte del mismo pero no a otras
actuaciones que pueden conseguirse al acordarse la apertura del periodo probatorio.
III. EXPEDIENTE ELECTRNICO
Por otra parte, La Ley 11/2007, de 22 de junio, sobre Acceso Electrnico de los Ciudadanos
a los Servicios Pblicos, (vase "Administracin electrnica") define el expediente
electrnico como el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un
procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan; el
foliado de este tipo de expedientes se lleva a cabo mediante un ndice electrnico, firmado
por un responsable de la administracin, rgano o entidad actuante y siguiendo los trmites
que procedan. Este ndice es el que garantiza la integridad del expediente electrnico
permitiendo su recuperacin siempre que sea necesario, pues adems se admite que un
mismo documento forme parte de diferentes expedientes electrnicos.

La remisin de expedientes podr ser sustituida por la puesta a disposicin del expediente
electrnico, adems el interesado tambin tiene derecho a obtener copia del expediente.
La Ley tambin regula la realizacin de diversos tipos de copias:
Copias realizadas por medios electrnicos de documentos electrnicos emitidos por el
ciudadano o por la administracin: tienen consideracin de copias autnticas, tengan o no
tengan el formato original, siempre que, cumplindose los requisitos del artculo 46 de la
Ley 30/1992, de Rgimen de Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, el documento electrnico original se encuentre en poder de la
administracin y que la informacin de firma electrnica y sellado de tiempo permitan
comprobar la coincidencia con dicho documento.
Copias realizadas por las Administraciones Pblicas utilizando medios electrnicos de
documentos emitidos originalmente por las Administraciones Pblicas en soporte papel:
tienen consideracin de copias autnticas siempre que se cumplan los requisitos del artculo
46 de la Ley 30/1992, de Rgimen de Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn.
Las Administraciones Pblicas pueden obtener imgenes electrnicas de documentos
privados aportados por los ciudadanos que tienen la misma validez y eficacia en el
procedimiento administrativo. Esta obtencin puede realizarse de manera automatizada
mediante el correspondiente sello electrnico.
Las copias realizadas en soporte papel de documentos pblicos emitidos por medios
electrnicos y firmados electrnicamente tienen la consideracin de copias autnticas,
siempre que incluyan la impresin de un cdigo generado de modo electrnico u otros
modos de verificacin que permitan contrastar su autenticidad mediante acceso a los
archivos electrnicos de la Administracin o entidad que hubiera emitido el documento
electrnico original.
La Ley 11/2007 de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos dedica un
ttulo completo a la gestin electrnica de los procedimientos disponiendo que la gestin
electrnica de la actividad administrativa debe respetar la titularidad y el ejercicio de la
competencia por la Administracin, rgano o entidad que la tenga normativamente

atribuida, as como el cumplimiento de requisitos formales y materiales establecidos en la

normativa que regula la actividad en cuestin.
En cualquier caso la Ley de acceso electrnico contiene un claro mandato a las
Administraciones Pblicas para que impulsen la aplicacin de medios electrnicos en la
gestin de los procedimientos y actuaciones, teniendo siempre en cuenta el criterio de
simplificacin administrativa, adems en la aplicacin de estos medios a la actividad
administrativa habr que tener en cuenta la dotacin de medios necesarios al personal que
utilice dichos medios electrnicos, adems de la formacin adecuada para ello.
Mediante Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre se ha desarrollado la Ley 11/2007,
de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos. Establece las reglas a las
que han de someterse los expedientes electrnicos en cuanto al cdigo que permita su
identificacin, su foliado mediante un ndice tambin electrnico, su interoperabilidad y
sujecin a un formato de larga duracin.
Toda esta normativa debe ponerse en relacin con la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora
del uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin en la Administracin de
Justicia, cuyo objetivo es regular la utilizacin de las tecnologas de la informacin por
ciudadanos y profesionales en sus relaciones con la Administracin de Justicia y en las
relaciones de la Administracin de Justicia con el resto de Administraciones y organismos
pblicos. En la misma se regula el rgimen del llamado "expediente digital", cuya finalidad
es sustituir la tramitacin de los procesos judicial en soporte papel y que exigir la
coordinacin de las actuaciones judiciales con la remisin a los tribunales, en especial
contencioso-administrativos, la recepcin por estos y su tramitacin, de expedientes
digitalizados procedentes de las Administraciones.
Expediente Clnico
Es el conjunto nico de informacin y Datos Personales de un paciente, que se integra
dentro de todo tipo de establecimiento para la atencin mdica, ya sea pblico, social o
privado, el cual, consta de documentos escritos, grficos, imagen lgicos, electrnicos, y de
cualquier otra ndole, en los cuales, el personal de salud deber hacer los registros,
anotaciones, en su caso, constancias y certificaciones correspondientes a su intervencin en

la atencin mdica del paciente, con apego a las disposiciones jurdicas aplicables. (NOM004-SSA3-2012)D.O.F.
-Los prestadores de servicios de atencin mdica de los establecimientos de carcter
pblico, social y privado, estarn obligados a integrar y conservar el Expediente Clnico.
Los establecimientos sern solidariamente responsables respecto del cumplimiento de esta
obligacin, por parte del personal que preste sus servicios en los mismos,
independientemente de la forma en que fuere contratado dicho personal.
-Todo Expediente Clnico, deber tener los siguientes datos generales: Tipo, nombre y
domicilio del establecimiento y en su caso, nombre de la Institucin a la que pertenece; en
su caso, la razn y denominacin social del propietario o concesionario y, nombre, sexo,
edad y domicilio del paciente.
Cmo se integra el Expediente Clnico?
-El Expediente Clnico se integra por toda la informacin generada de la atencin mdica
que se ha brindado al paciente desde su ingreso hasta la ltima consulta en el Instituto.
-El Expediente Clnico en nuestra Institucin est formado por los siguientes apartados:
1. Historia Clnica y Notas Mdicas
2. Resultados de laboratorio realizados en el Instituto
3. Resultados de estudio de gabinete realizados en el Instituto
4. Hojas de Trabajo Social
5. Otros Documentos:
Hoja de datos de egreso
Hoja de enfermera
Hoja de indicaciones mdicas

Requisitos de un expediente:
1) Numero de expediente
2) Secretaria a la que pertenece el expediente
3) Juzgado donde se sigue el proceso
4) Nombre del actor y el demandado
5) Clase de juicio o procedimiento
6) Nombre del juez o secretario
7) Fecha
8) Abogados Patronos
Importancia:
Su importancia radica en que son base fundamental de los procesos, pues l ley especifica
que todo por todo proceso se deber crear un expediente adems nos permite tener una
recopilacin cronolgica de datos sobre la situacin del cliente, los factores biolgicos,
emocionales, sociales y culturales que son base para la determinacin del plan de accin o
tratamiento social.
REFERENCIAS

http://guiasjuridicas.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?

params=H4sIAAAAAAAEAMtMSbF1jTAAAUMjM3MTtbLUouLM_DxbIwMDCwNzA
wuQQGZapUt-ckhlQaptWmJOcSoADD_3NzUAAAA=WKE
http://innsz.mx/opencms/contenido/transparencia/ExpedienteClinico.html
http://doctrina.vlex.com.mx/vid/expediente-instrumento-comprobar-edad-50001433
http://definicion.de/expediente/