EA 05 2021 Novedades Facturacion Nomina Electronica

Especiales
Actualícese
IMPUESTOS
NOVEDADES EN
FACTURACIÓN
Y NÓMINA
ELECTRÓNICA
MAYO 26 DE 2021
Documento autorizado para: DOMINICAS HIJAS DE NTRA SRA DE NAZARETH DOMINICAS HIJAS DE NTRA SRA DE NAZARETH
hlupitarobles@gmail.com
Especiales Actualícese – Impuestos
TABLA DE CONTENIDO
GENERALIDADES ........................4 Obligados a facturar electrónicamente............................................................................ 5
Obligación de expedir factura es independiente de

la naturaleza jurídica de la entidad............................................................................... 6
Calendario de implementación permanente................................................................ 6

Mecanismos para facturar electrónicamente............................................................... 7
Documentos aún procedentes para soportar costos y gastos......................... 7
Sistemas de facturación electrónica........................................................................... 8
Factura en papel expedida durante contingencia del facturador.................. 9
Facturas de papel expedidas durante períodos de

inconvenientes tecnológicos se pueden entregar
por correo electrónico........................................................................................................... 10
NOVEDADES EN EL Nuevas pautas generales para la factura electrónica............................................. 11

SISTEMA DE FACTURACIÓN Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no
ELECTRÓNICA .............................11 obligados a expedir factura...................................................................................................... 13
Anexo técnico de la factura electrónica.......................................................................... 14
DOCUMENTO SOPORTE DE ¿Qué es el documento soporte?.................................................................................... 16

PAGO EN OPERACIONES CON Características del documento soporte.................................................................. 16
SUJETOS NO OBLIGADOS Obligados a adoptar el anexo técnico de documento soporte................ 17
A EXPEDIR FACTURA O Generación del documento soporte.......................................................................... 17
DOCUMENTO EQUIVALENTE....15 Inconvenientes tecnológicos........................................................................................... 17
Documento soporte en la importación de bienes............................................ 17
Documento soporte en operaciones con no residentes
en Colombia................................................................................................................................. 17
Documento soporte debe ser expedido electrónicamente

a partir de julio 1 de 2021............................................................................................................. 17
Obligación para las entidades no declarantes de renta........................................ 18
ACTUALÍCESE • Especiales 2
Especiales Actualícese – Impuestos
DOCUMENTO SOPORTE Periodicidad del documento soporte........................................................................ 20

DE PAGO DE NÓMINA Obligados a generar y transmitir el documento soporte............................. 20
ELECTRÓNICA .............................19 Información que debe contener el nuevo documento soporte.............. 22
Plazos para la implementación....................................................................................... 22
Habilitación para generar y transmitir el documento soporte......................... 24

Generación del documento soporte y las notas de ajuste................................. 24
Código único del documento soporte de pago de nómina

electrónica –Cune–.................................................................................................................25
Transmisión del documento soporte para validación

por parte de la Dian........................................................................................................................ 25
Inconvenientes tecnológicos ...........................................................................................25
Validación del documento soporte de pago de nómina...................................... 25
RADIAN..........................................27 ¿Cómo funciona el Radian?................................................................................................ 27

Administrador del Radian....................................................................................................28
Componentes del Radian....................................................................................................28
Requisitos para la inscripción de la factura electrónica
de venta como título valor..................................................................................................28
Eventos que se registran en el Radian.......................................................................28
Usuarios del Radian.................................................................................................................29
Especiales Actualícese – Impuestos Volver al contenido
GENERALIDADES
L
uego de casi un año de inicio de la implementación y funcionalidad del sistema de
facturación electrónica por parte de los sujetos llamados a facturar de acuerdo con las
disposiciones de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, el 9 de febrero de 2021 la Dian
expidió la Resolución 000012 con el propósito de efectuar ciertos ajustes a la reglamentación Además de
inicialmente contenida en dicha Resolución 000042. Las modificaciones se realizaron en
relación con algunas de las definiciones empleadas para la implementación de la facturación
la obligación
electrónica, así como en los requisitos con los que deberán contar las facturas. de facturar
Tal resolución, adicionalmente, vuelve a expedir el anexo técnico para la implementa- electrónicamente,
ción de la factura electrónica y expide por primera vez el anexo técnico para la imple- la Dian incorporó
mentación del nuevo documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a
expedir factura de venta o documento equivalente. al sistema de
facturación la
Ahora bien, además de la obligación de facturar electrónicamente, la Dian incorporó al
sistema de facturación la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina elec- funcionalidad
trónica, estableciendo todos los parámetros necesarios para su implementación. del documento
El soporte se suma a las medidas de control y seguimiento a las empresas por parte del soporte de pago de
Gobierno nacional con el propósito de forjar los procesos de inspección y rastreo de nómina electrónica,
las operaciones comerciales realizadas en el territorio nacional. Así se logra una mayor
transparencia en las actividades desarrolladas y se recopila información respecto a los estableciendo
pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una rela- los parámetros
ción laboral o legal y reglamentaria.
necesarios para su
Así pues, a continuación abordaremos cada una de las novedades presentes en el sistema implementación
de facturación electrónica, además de los nuevos detalles respecto al documento soporte
en compras a no obligados a facturar y la nómina electrónica, lo cual permitirá compren-
der todos los aspectos relacionados con su correcta implementación y manejo.
• Responsables del impuesto nacional al consumo –INC–.

Obligados a facturar
electrónicamente • Todas las personas o entidades que posean la calidad de
comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios
Antes de analizar las novedades introducidas por la Resolu- inherentes a estas; o quienes enajenen bienes producto de la ac-
ción 000012 de 2021 a la Resolución 000042 de 2020 respecto al tividad agrícola o ganadera independientemente de su calidad
sistema de facturación electrónica es necesario tener en cuenta de contribuyentes de impuestos administrados por la Dian.
algunos aspectos generales relacionados con esta obligación.
• Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en
De acuerdo con el artículo 615 del Estatuto Tributario –ET– y las ventas a consumidores finales.
los artículos 6 y 8 de la Resolución 000042 de 2020, se encuen-
tran obligados a expedir factura electrónica con validación
• Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA,
previa, por todas y cada una de las operaciones realizadas, los
atendiendo las indicaciones previstas en el parágrafo 3 del
sujetos señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016,
artículo 437 del ET.
entre los que figuran:
• Responsables del IVA (antiguo régimen común). • Contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación.
Sujetos no obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes
Empresas constituidas como personas

Bancos, corporaciones financieras
y compañías de financiamiento. 1 5 jurídicas o naturales que presten el
servicio de transporte público urbano
o metropolitano de pasajeros.
Cooperativas de ahorro y crédito,

organismos cooperativos de grado
2 6
Personas naturales, por los ingresos
superior, instituciones auxiliares
provenientes de una relación
del cooperativismo, cooperativas
laboral, legal o de pensiones.
multiactivas e integrales, y los
fondos de empleados.
Personas naturales que únicamente
3 7
vendan bienes excluidos o presten
Personas naturales no
servicios no gravados con IVA y
responsables del IVA.
hubiesen obtenidos ingresos brutos
totales inferiores a 3.500 UVT.
Prestadores de servicios
4 8
Personas naturales no responsables del electrónicos o digitales desde
impuesto nacional al consumo –INC–. el exterior, sin residencia fiscal
en Colombia.
Obligación de expedir factura es independiente de la

naturaleza jurídica de la entidad
De acuerdo con el artículo 615 del ET, en materia tributaria todas las personas o
entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesionales liberales
o presten servicios inherentes a estas, o quienes enajenen bienes producto de la
actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente y su
copia por cada una de las operaciones realizadas, independientemente de su calidad
de contribuyentes de impuestos administrados por la Dian.
A su vez, en relación con el artículo 618 del ET y el artículo 5 de la Resolución 000042

de mayo 5 de 2020, expedir factura de venta o documento equivalente es una obli- Tener en cuenta que…
gación tributaria de carácter formal que comprende su generación, transmisión y
validación para el caso de la factura electrónica de venta, por todas y cada una de las Los sujetos obligados a facturar
operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien o la prestación del servicio. electrónicamente podrán expedir
factura en papel cuando se presenten
inconvenientes tecnológicos o
Para atender dicha obligación se deben cumplir los requisitos establecidos para estos se encuentren en el proceso de
documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de implementación de la factura electrónica.
facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos
desarrollados por la Dian.
En este orden de ideas, a través del Concepto 159 de febrero 11 de 2020 la Dian con-
cluyó que la expedición de la factura de venta o documento equivalente constituye
una obligación fiscal sin importar la naturaleza jurídica de la entidad, su calidad de
contribuyente o la clase de contrato que se indique. Respuestas
Así, el deber legal de facturar se cumple al momento de la entrega del documento ¿Quiénes venden por plataformas de
original al comprador o adquiriente, dado que se respaldan los costos, gastos o im- internet como Mercado Libre también
puesto descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del ET. deben respaldar sus ventas con facturas
electrónicas?
Calendario de implementación Ingresa aquí
permanente
Si bien el proceso de implementación de la factura electrónica finalizó en el año
2020, el numeral 3 del artículo 20 de la Resolución 000042 de 2020 fijó un calenda-
rio de implementación permanente el cual deberán atender aquellos sujetos que Si una persona jurídica vende un bien raíz
obtengan la calidad de obligados a facturar electrónicamente después de la entrada que tenía registrado como “activo fijo”,
en vigor de la mencionada resolución. ¿debe expedir la factura electrónica de
venta o es suficiente con haber elaborado
la escritura pública de compra venta?
Implementación de factura electrónica – calendario
de implementación permanente Ingresa aquí
Fecha de inicio de
Fecha máxima para iniciar
registro y habilitación
Grupo expedición de factura Otros sujetos
en el servicio
electrónica de venta
informático de factura
Los nuevos sujetos
Para el inicio del registro y el procedimiento de habilitación en el
que adquieran
servicio informático de factura electrónica de venta, cuentan con
la obligación de
un plazo máximo de dos (2) meses, plazo que también aplica para
expedir factura
iniciar la expedición de esta factura.
1 electrónica de venta
con posterioridad a la
El plazo inicia a partir de la fecha en que se adquiera el deber
entrada en vigor de
como sujeto obligado a expedir factura de venta y/o documento
la Resolución 000042
equivalente.
de 2020.
Mecanismos para facturar

electrónicamente
Los obligados a facturar electrónicamente podrán implementar la facturación elec-
trónica mediante cualquiera de las siguientes tres opciones:
1. Solución gratuita
Consiste en un servicio gratuito dispuesto por la Dian para que los facturadores efectúen
la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica, Tener en cuenta que…
así como las notas débito, crédito y demás documentos electrónicos derivados de ella.
Las facturas electrónicas deben firmarse
2. A nombre propio con un mecanismo expedido por una
entidad de certificación abierta, motivo
Se realiza a través de un desarrollo informático a la medida que podrá ser ejecutado con
por el cual no se puede utilizar la firma
la ayuda de un equipo de personal técnico, siguiendo las orientaciones de las normas ex- electrónica con la que se presentan las
pedidas por la Dian. Otra forma por la cual puede cumplirse esta obligación es mediante declaraciones tributarias y la exógena,
un software contable que cuente con la característica de conectarse con la Dian. pues no se encuentra acompañada de un
certificado digital.
3. Proveedor tecnológico
El certificado de firma digital debe
Se efectúa recurriendo al apoyo de personas jurídicas habilitadas por la Dian para adquirirse con una de las entidades
actuar como proveedores tecnológicos autorizados para la prestación de los servicios certificadoras autorizadas en Colombia por
relacionados con la facturación electrónica. el Organismo Nacional de Acreditación de
Colombia –ONAC–. Será obligatorio para
Nota: en nuestra Cartilla Practica Operatividad de la factura electrónica en Colombia firmar las facturas de manera digital y
abordamos todos los detalles relacionados con la implementación de la factu- garantizar su autenticidad e integridad.
ración electrónica mediante el mecanismo de software gratuito de la Dian. Allí
detallamos el paso a paso que deberá seguirse en el proceso de registro y habilita-
ción como facturador electrónico.
Documentos aún procedentes para

soportar costos y gastos Modelos y formatos
De acuerdo con lo indicado en el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del ET, el Simulador del límite de costos y
porcentaje máximo de costos y gastos que podrán soportarse sin factura electrónica gastos no soportados en factura
será del 30 % en 2020, 20 % en 2021 y del 10 % en 2022. electrónica
Con este simulador en Excel se podrá
Porcentaje máximo de costos y gastos que conocer cuál sería el porcentaje máximo
podrá soportarse sin factura electrónica que podrá soportarse sin factura electrónica
por los años 2020, 2021 y 2022.
2020 30 % 70 %
Además, incorpora la referencia
normativa emitida a 2020 que contempla
2021 20 % 80 % diferentes novedades sobre el sistema de
facturación electrónica.
2022 10 % 90 %
Ingresa aquí
0%
2023 100 %
Porcentaje de costos y gastos que deberá

soportarse con factura electrónica
Nota: el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del ET expone porcentajes máximos
para soportar costos y gastos sin factura electrónica hasta 2022. Interpretamos que
faltó ubicar el texto “2022 y siguientes” para que el porcentaje fuera del 10 % desde
2023 en adelante o, en su defecto, incluir una acotación donde se dejara completa-
mente claro si el porcentaje que aplicaría es del 0 % desde el año gravable 2023.
Así, el artículo 80 de la Resolución 000042 de 2020 establece operaciones que se implementarán en el sistema de facturación
que, para efectos de lo indicado en el parágrafo transitorio electrónica, según el parágrafo 6 del artículo 616-1 del ET:
anteriormente mencionado, y de conformidad con lo previsto
en el artículo 1.6.1.4.27 del DUT 1625 de 2016, adicionado por el
Parágrafo 6. <Parágrafo modificado por el artículo 18 de la
Decreto 358 de 2020, el porcentaje máximo que podrá sopor-
Ley 2010 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema de
tarse sin factura electrónica para la procedencia de impuestos
facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y
descontables, costos y gastos deducibles será aquel soportado
venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable
en los siguientes documentos:
a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exporta-
ciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del
• Documentos equivalente vigentes, salvo el generado median- impuesto sobre las ventas (IVA).
te máquinas registradoras con sistema POS (ver artículo 13
de la Resolución 000042 de 2020 y el artículo 1.6.1.4.26 del
DUT 1625 de 2016). Las operaciones que la Dian implementará en el sistema de fac-
turación electrónica corresponden a los siguientes documentos:
• Documentos que constituyen soporte en adquisiciones
efectuadas a no obligados a facturar (ver artículo 55 de la • Documento equivalente electrónico.
Resolución 000042 de 2020 y el artículo 1.6.1.4.12 del DUT
1625 de 2016). • Venta de bienes y/o prestación de servicios que se debe garanti-
zar con la factura electrónica de venta y los demás sistemas de
• Facturas de venta de talonario o de papel en los casos cuan- facturación derivados de estos sistemas.
do se deba utilizar este sistema.
• Compra de bienes y/o servicios, incluyendo los pagos a favor de
• Importaciones y demás soportes regulados en las disposicio- no responsables del IVA, que se deben garantizar con los do-
nes vigentes respecto de la adquisición de bienes y servicios cumentos soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no
que se realicen fuera del territorio aduanero nacional y de obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
zona franca.
• Registro de las facturas electrónicas de venta consideradas
como títulos valores para su consulta y trazabilidad.
• Demás documentos soporte de costos, deducciones e im-
puestos descontables en la adquisición de bienes y servicios,
• Pagos por rentas de trabajo, incluyendo los aportes parafis-
de los cuales no se exija la factura de venta y/o el documento
cales, seguridad social y demás erogaciones relacionadas con
equivalente.
la nómina.
Ahora bien, mediante el Concepto 1348 de octubre 23 de 2020, • Exportaciones e importaciones y otros documentos relacio-
la Dian señaló que los documentos anteriormente enlistados nados con las operaciones aduaneras.
continúan siendo soporte de costos, gastos e impuestos descon-
tables mientras no se implementen en el sistema de facturación • Registro fiscal de compras y ventas, contabilidad y, en gene-
electrónica. ral, los soportes de costos, gastos, deducciones y otro tipo de
soportes electrónicos que faciliten el cumplimiento de las
La Dian también precisa, para efectos de la importación de bie- obligaciones tributarias.
nes, el documento soporte que prueba la respectiva transacción
y da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, es la En ese orden, mientras los documentos soporte mencionados en
declaración de importación presentada conforme a la normativa, el artículo 80 de la Resolución 000042 de 2020 no sean incluidos
siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con en el sistema de facturación electrónica, estos deberán seguirse
o entre usuarios de zonas francas (ver parágrafo 2 del artículo 55 expidiendo de forma física. No obstante, es importante precisar
de la Resolución 000042 de 2020). que, mediante las resoluciones 000012 y 000013 de 2021, la Dian
implementó y desarrolló en el sistema de facturación la funcio-
nalidad del documento soporte en compras con no obligados a
Sistemas de facturación electrónica facturar (ver página 15) y el documento soporte de pago de nómi-
na electrónica (ver página 19), especificando todos los requisitos,
De acuerdo con lo mencionado, es preciso destacar que el herramientas y demás aspectos necesarios para la adaptabilidad y
artículo 90 de la Resolución 000042 de 2020 señala el listado de cumplimiento de estas obligaciones.
Documentos soporte aceptados mientras no se implementen

en el sistema de facturación electrónica
El porcentaje máximo aceptable sin factura electrónica para la procedencia

1 de costos y gastos deducibles aplicará sobre los documentos señalados en el
artículo 80 de la Resolución 000042 de 2020.
Sin embargo, con el Concepto 1348 de octubre 23 de 2020 la Dian señaló que
2
dichos documentos continúan siendo soporte de costos, gastos e impuestos
descontables, mientras no se implementen en el sistema de facturación electrónica.
3
Tales documentos no hacen parte de la limitación del porcentaje máximo a
soportar sin factura electrónica mencionado en el parágrafo transitorio 1 del
artículo 616-1 del ET.
4
Para efectos de la importación de bienes, el documento soporte que
prueba la respectiva transacción y da lugar a costos y gastos deducibles
es la declaración de importación.
Factura en papel expedida 1. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos establecidos

en el TITULO VII de esta resolución, tratándose de sujetos
durante contingencia del obligados a expedir factura electrónica de venta, o
facturador 2. En los casos establecidos en los parágrafos 1 y 2 del artículo 8
de esta resolución.
De acuerdo con lo contemplado en el artículo 9 de la Resolución
000042 de mayo 5 de 2020, una vez que todos los obligados a Parágrafo. La factura de venta de talonario o de papel se deberá
facturar electrónicamente hayan iniciado con dicho proceso, la generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a
factura de venta en papel o por computador solo se podrá utilizar través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la
en los siguientes casos: interacción, en cuyo caso se entenderán cumplidos los requisi-
tos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto
Artículo 9. Sujetos obligados a expedir factura de venta de talo- Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4 y
nario o de papel. Los sujetos obligados a facturar podrán expedir 12 del artículo 12 de esta resolución.
factura de talonario o de papel, así: (Los subrayados son nuestros).
Como puede observarse, la factura de venta en papel o elaborada

por computador (sistema informático) se podrá expedir cuando a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministra-
se presenten “inconvenientes tecnológicos”, tales como proble- da por el adquiriente en el procedimiento de habilitación en
mas en la plataforma de la Dian donde se validarán las facturas formato digital de representación gráfica, o
o fallas en la electricidad del facturador, en su Internet o en la b) De manera física.
integridad física de sus computadores (que pueden ser afectados
por virus, incendios o inundaciones), etc. 2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electróni-
cos: con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por
Al respecto, de acuerdo con el artículo 31 de la misma resolución, el cual se autoriza la entrega, así:
una vez se superen los inconvenientes tecnológicos el facturador a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada
solo tendrá 48 horas para transmitir a la Dian los datos de todas por el adquiriente en formato digital de representación gráfica, o
y cada una de las facturas en papel o por computador que haya
expedido durante los días, semanas o meses cuando se presenta- b) De manea física.
ron los inconvenientes. Parágrafo 1. Para efectos de las representaciones gráficas en formato
digital, los obligados a facturar deberán utilizar formatos que sean de
Es un lapso muy reducido pues, mientras más haya durado el incon- fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura
veniente, mayor será el volumen de facturas acumuladas por trans- se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a
mitir. Por lo tanto, lo mejor sería que la Dian modifique el artículo 31 otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
de la Resolución 000042 para incluir una tabla similar a la contenida
en el artículo 11 de la Resolución 000019 de febrero de 2016 (norma Las representaciones gráficas en formato digital o físico deberán con-
que regulaba la anterior factura electrónica sin validación previa tener como mínimo los requisitos del artículo 12 de esta resolución.
del Decreto 2242 de noviembre de 2015), la cual concedía hasta 1.440 Para efectos de lo establecido en el parágrafo del artículo 9 de esta
horas para hacer la transmisión de las facturas elaboradas en papel resolución, en caso de que la factura de venta de talonario o de
durante los períodos de inconvenientes tecnológicos. papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos, en la
representación gráfica se debe incluir el código de respuesta rápida
En todo caso, permanece la evidencia de que en los períodos de
–código QR–, de conformidad con las condiciones, términos y me-
inconvenientes tecnológicos los facturadores deberán enfrentar
canismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Admi-
el desgaste de hacer facturas en papel para luego sentarse a trans-
nistrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
mitirlas a la Dian.
-Dian, en el “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta”.
Facturas de papel expedidas Parágrafo 2. El correo electrónico de que trata el literal a) del
numeral 1 del presente artículo registrado por el adquiriente en el
durante períodos de inconvenientes proceso de habilitación deberá cumplir con las condiciones, térmi-
tecnológicos se pueden entregar por nos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado
correo electrónico en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Parágrafo 3. La información de la factura de venta de talonario o de
Cuando el facturador electrónico deba recurrir obligatoriamente papel y/o del documento equivalente, deberá ser remitida a través del
a la factura de venta en papel o por computador, justamente por servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administra-
causa de los inconvenientes tecnológicos, deberá tener presente tiva Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian,
lo establecido en el artículo 33 de la Resolución 000042, en el conforme lo indicado en los artículos 34 y 35 de esta resolución.
cual se indican las dos formas como podrá hacer llegar esa factu-
ra de venta en papel a sus clientes: Parágrafo 4. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia
física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de
venta. Las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y
Artículo 33. Expedición de la factura de venta de talonario o de pa- contables contemplados en las leyes pertinentes. Cuando se expi-
pel y/o documento equivalente. Se entiende cumplido el deber formal dan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7
de expedir factura de venta de talonario o de papel y/o de documen- y 12 del artículo 13 de esta resolución, se deberá dar cumplimiento
tos equivalentes de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto 1625 de 2016
artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda.
Materia Tributaria y el numeral 17 del artículo 1 de esta resolución, y
cuando la misma sea entregada al adquiriente, con el cumplimiento
de los requisitos a través de los siguientes medios: Como se observa, la norma permite que la factura en papel se
pueda enviar por correo electrónico a los diferentes adquirientes
1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: con la
(para lo cual primero deberá convertirla en un archivo en PDF o
entrega al adquiriente, al momento de efectuar la venta o
JPG). Si no se puede hacer de esa forma (pues puede ocurrir que
prestación del servicio. El adquiriente facturador electrónico
no se tenga electricidad o Internet), se deberá entregar en forma
recibirá la entrega de la factura de venta de talonario o de
física usando, si es el caso, el correo urbano, pues la factura se
papel y/o del documento equivalente, así:
debe hacer llegar al comprador con bastante oportunidad.
NOVEDADES EN EL SISTEMA DE
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
M
ediante la Resolución 000012 de febrero 9 de 2021, la Dian introdujo nuevas
modificaciones a la Resolución 000042 de 2020, la cual regula todos los procesos
relacionados con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción
de la factura electrónica de venta, las notas débito y crédito, así como los demás docu-
mentos derivados del sistema de facturación electrónica.
Respuestas
Recordemos que los últimos ajustes realizados a la Resolución 000042 se efectuaron con
las resoluciones 000094 de septiembre 30 de 2020 y 000099 de octubre 30 de 2020, ex- ¿Cuáles fueron los ajustes que
pedidas simplemente para otorgar más plazos a las entidades públicas y a los ganaderos la Dian efectuó a la facturación
para iniciar con su facturación electrónica. electrónica y a su anexo técnico?
La Resolución 000012 de 2021, por su parte, efectuó tres ajustes relacionados con el Ingresa aquí
contenido general de la factura electrónica, además de reexpedir el anexo técnico para
su implementación.
Nuevas pautas generales para la factura

electrónica
A través de los artículos 2 al 4 de la Resolución 000012 de 2021 se modificaron los artícu-
los 11 y 39 de la Resolución 000042 de 2020, estableciendo nuevas pautas que aplican en
forma general a todos los obligados a expedir facturación electrónica:
1. El artículo 2 de la Resolución 000012 adicionó un inciso 3 al numeral 3 del artículo 11 de la Resolución 000042 en relación con los
requisitos de la factura electrónica de venta, y así se establece que, cuando la entrega del bien o servicio se realice en el exterior, el
registro de la dirección no será obligatorio.
Versión anterior de la norma Nueva versión de la norma
Artículo 11. Requisitos de la factura electrónica de venta: Artículo 11. Requisitos de la factura electrónica de venta:
(…) (…)
3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así: 3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:
a) De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto a) De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario,
Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de
Número de Identificación Tributaria –NIT– del adquiriente de los Identificación Tributaria –NIT– del adquiriente de los bienes y servicios.
bienes y servicios.
b) Registrar apellidos, nombre y número de identificación del
b) Registrar apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el
adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este
adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria –NIT–.
numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria –NIT–.
c) Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre, y el
c) Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre, y el número “222222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o
número “222222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o b) de
servicios que no suministren la información de los literales a) o b) de este numeral.
este numeral.
Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del
Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación servicio cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede del negocio,
del servicio cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del
del negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la adquiriente corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral.
identificación del adquiriente corresponda a la señalada en los literales b) y c)
de este numeral. Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la
dirección no será obligatorio.
2. El artículo 3 de la Resolución 000012 modificó el texto del numeral 6 del artículo 11 de la Resolución 000042 (la cual contiene
todos los requisitos que deben cumplirse en la elaboración de la factura electrónica).
Artículo 11. Requisitos de la factura electrónica de venta: Artículo 11. Requisitos de la factura electrónica de venta:
(…) (…)
6. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, 6. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario,
deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a
la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que
se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente
artículo. Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada artículo. Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por
por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN o cuando se utilice el Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, se tendrá como fecha
procedimiento de factura electrónica de venta con validación previa con y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
reporte acumulado, se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada
en el numeral 5 del presente artículo.
Como se evidencia, el cambio consistió en eliminar de la norma aclara que quienes decidan usar prefijos en sus facturas (algo
la confusa frase que hacía referencia al procedimiento de factura obligatorio por lo menos para quienes tengan más de un esta-
electrónica de venta con validación previa y reporte acumulado. blecimiento) no están obligados a que dicho prefijo siempre
esté formado por 4 caracteres (los cuales pueden ser letras,
3. El artículo 4 de la Resolución 000012 adicionó un nuevo números o una combinación de ambos). En realidad, cuatro
parágrafo al artículo 39 de la Resolución 000042, el cual regula (4) es el límite máximo de caracteres que se pueden utilizar
las disposiciones en torno a la numeración consecutiva em- para diseñar los mencionados prefijos.
pleada en la facturación electrónica. Así, el nuevo parágrafo
Artículo 39. Numeración consecutiva. Corresponde a un sistema de Artículo 39. Numeración consecutiva. Corresponde a un sistema de
numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado, en los documentos numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado, en los documentos
establecidos en los numerales 1 al 4 del artículo 38 de esta resolución, el cual establecidos en los numerales 1 al 4 del artículo 38 de esta resolución, el cual
está compuesto por: está compuesto por:
1. Numero consecutivo. 1. Numero consecutivo.
2. Prefijo compuesto por cuatro (4) letras, números o su combinación. 2. Prefijo compuesto por cuatro (4) letras, números o su combinación.
3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración. 3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.
Tratándose de prefijos, los mismos deberán ser utilizados por los sujetos Tratándose de prefijos, los mismos deberán ser utilizados por los sujetos
obligados como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de obligados como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de
comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus
actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento
equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a
sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
Parágrafo: Los sujetos obligados a la utilización del prefijo de que trata el

numeral 2 de este artículo podrán utilizar prefijos de hasta cuatro (4) letras,
números o su combinación; en todo caso, podría utilizarse un número menor
de prefijos, atendiendo al número de establecimientos de comercio, sedes,
oficinas, locales, puntos de venta o lugares donde desarrollen sus actividades
económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente
y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no
obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; conforme a lo
anterior, las autorizaciones de numeración de facturación expedidas hasta con
cuatro (4) letras, números o su combinación tendrán validez.
Documento soporte en Artículo 55. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a

sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento
adquisiciones efectuadas a no equivalente.
obligados a expedir factura (…)
A través del artículo 55 de la Resolución 000042 de 2020 se regula Parágrafo 4. Para efectos de lo establecido en el inciso segundo y
el contenido del documento equivalente soporte para compras el parágrafo tercero del presente artículo, cuando el adquirente
a los no obligados a facturar (ver página 16). Hasta el momento sea facturador electrónico, el documento soporte en adquisiciones
se había permitido que dicho documento se elaborara en papel efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o
(incluyendo, en especial, una numeración previamente autori- documento equivalente deberá generarse y transmitirse para
zada por la Dian; ver artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016). Sin validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de
embargo, la entidad dispuso que a partir de agosto 1 de 2021 (ver Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian en forma electrónica,
artículo 2 de la Resolución 000037 de mayo 5 de 2021) solo quie- atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tec-
nes sean facturadores electrónicos deberán elaborar el mencio- nológicos establecidos en el anexo técnico proferido por la Unidad
nado documento de forma electrónica, y para ello se dieron las Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Na-
respectivas instrucciones, las cuales quedaron contenidas en el cionales -Dian, en lo sucesivo “Anexo técnico Documento Sopor-
Anexo técnico de documento soporte – versión 1.0 (ver artículo 8 te” de que trata el título XIV de esta resolución, que contiene los
de la Resolución 000012 de 2021). términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para
la generación, transmisión y validación electrónica del documen-
El parágrafo 4 del artículo 55 señala: to soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a
expedir factura de venta o documento equivalente.
El citado anexo se deberá adoptar a más tardar el primero (1) de

agosto de 2021.
Anexo técnico de la factura electrónica Respuestas

De acuerdo con el artículo 72 de la Resolución 000042 de 2020, los diferentes gremios
¿Los contribuyentes que compran y
económicos pueden solicitarle a la Dian que se incluyan algunos campos especiales en venden criptomonedas en el ejercicio
el cuerpo de la factura electrónica con miras a tener un mejor control de sus operacio- de esta función deben emitir factura
nes. Por esto la Dian aceptó las solicitudes que al respecto le propusieron los gremios electrónica?
del sector transporte, cárnico, de profesionales de cambios, fiduciario y de notarías.
Ingresa aquí
Como consecuencia de ello, a través de los artículos 6 y 7 de la Resolución 000012
de 2021 se modificaron los artículos 68 y 69 de la Resolución 000042, estableciendo
que a partir de febrero 9 de 2021 las facturas electrónicas se elaborarán, trasmitirán
y validarán siguiendo las instrucciones del nuevo Anexo técnico de factura electrónica
versión 1.8 (ver páginas 379 a 1.083 de la Resolución 000012 de febrero de 2021), el cual
reemplaza en su totalidad al Anexo técnico de factura electrónica 1.7 con el cual se expi- Un contribuyente realizó una compra y le
dió inicialmente la Resolución 000042. entregaron provisionalmente un tiquete
POS, pero un mes después le enviaron
Por tanto, en las páginas 686 a 704 del nuevo anexo técnico versión 1.8 se puede ob- por correo la factura electrónica con la
servar el detalle de los nuevos campos que contendrán las facturas electrónicas de fecha del mes actual. ¿En qué mes se debe
quienes pertenezcan a los gremios mencionados. Además, entre las páginas 11 a 14 realizar la causación de esta compra?
de este anexo se puede observar el resumen de los demás ajustes técnicos adicio-
Ingresa aquí
nales que también se le introdujeron.
DOCUMENTO SOPORTE DE
PAGO EN OPERACIONES CON
Modelos y formatos
SUJETOS NO OBLIGADOS Modelo en Excel del documento
A EXPEDIR FACTURA O soporte para operaciones con no
obligados a facturar
DOCUMENTO EQUIVALENTE Con este formato tendrás una base para

elaborar el documento soporte requerido
en la adquisición de bienes o servicios con
E
l 5 de marzo de 2020 el Ministerio de Hacienda expidió el Decreto 358 con el propósito no obligados a facturar.
de reglamentar todos los asuntos relacionados con la expedición, solicitud y aceptación
fiscal de las facturas de ventas, facturas electrónicas y documentos equivalentes. Además, conocerás material relacionado
sobre el sistema de facturación
electrónica y las novedades de las
El artículo 1 del Decreto 358 de 2020 sustituyó al artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016
resoluciones 000012 de febrero 9 y
para fijar pautas respecto al documento soporte para las adquisiciones efectuadas a suje- 000037 de mayo 5 de 2021.
tos no obligados a expedir factura de venta y formalizar la cuenta de cobro.
Ingresa aquí
Cabe destacar que este documento soporte no es algo nuevo, ya se ha venido consoli-
dando en las empresas al momento de realizar compras o adquirir servicios de personas
no obligadas a facturar, sin perder de vista que la cuenta de cobro no es considerada un
documento equivalente válido para la aceptación fiscal de costos y gastos (ver artículo 13
de la Resolución 000042 de 2020).
En este orden de ideas, la Dian, a través del artículo 55 de la Resolución 000042 (y en

concordancia con los artículos 1.6.1.4.12 y 1.6.1.4.13 del DUT 1625 de 2016 y 771-2 del ET),
estableció una serie de instrucciones con el propósito de unificar el tratamiento del
documento soporte.
Con el ánimo de incluir el documento soporte en compras a no obligados a facturar

electrónicamente dentro del sistema de facturación electrónica de que trata el artículo
90 de la resolución en mención, la administración tributaria, me- ¿Qué es el documento soporte?

diante la Resolución 000012 de 2021, adicionó un parágrafo 4 al
artículo 55 de la Resolución 000042, y prescribió el anexo técnico El documento soporte es el medio con el cual el adquiriente
del documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con
a expedir factura, señalando las funcionalidades y reglas de va- un proveedor no obligado a facturar. Por tanto, no es el vendedor
lidación que permitirán cumplir con la generación, transmisión quien expide el documento soporte, sino, por el contrario, es el
y validación de dicho documento por parte de los facturadores adquiriente quien debe expedirlo.
electrónicos y/o proveedores tecnológicos.
Documento soporte en compras a no obligados a facturar electrónicamente

Mediante la Resolución 000012 de 2021, la Dian expidió el anexo técnico para la generación y transmisión
electrónica del documento soporte en compras a no obligados a facturar.
Esto es lo que debes saber al respecto:
Cuando el adquiriente sea facturador electrónico

o respalde sus operaciones con el documento
1 soporte, este deberá generarse en forma
electrónica atendiendo las condiciones, términos
y mecanismos establecidos por la Dian.
Para la generación y trasmisión electrónica

del documento soporte deberán atenderse
las especificaciones del Anexo técnico de 2
documento soporte 1.0, el cual deberá ser
adoptado a más tardar el 1 de agosto de 2021.
Deberán adoptar el anexo técnico de documento

soporte todos los sujetos que adquieran bienes
3 y/o servicios por parte de un proveedor no
obligado a expedir factura.
Características del documento soporte contratos suscritos con personas no residentes fiscales en el
territorio colombiano, no inscritos en el RUT, el requisito del
Cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a NIT será cumplido con la identificación otorgada en el país
expedir factura o documento equivalente, el documento soporte de origen del no residente.
que pruebe la respectiva transacción –para la aceptación fiscal de
costos, deducciones o impuestos descontables– deberá cumplir • Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del
con los siguientes requisitos: adquiriente de los bienes o servicios.
• Estar denominado expresamente como documento soporte • Llevar el número que corresponda a un sistema de nume-
en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. ración consecutiva de documento soporte, incluyendo el
número, rango y vigencia autorizado por la Dian.
• Tener la fecha de la operación, que debe corresponder a la
fecha de generación del documento. • Tener descripción específica del bien o servicio prestado.
• Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT • Detallar el valor total de la operación.
del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de
Además de los requisitos mencionados, se deberán cumplir las la Dian, no se tendrá contemplada la emisión del documento
siguientes exigencias: soporte electrónico. Sin embargo, una vez se restablezcan los
servicios, deberá efectuarse la respectiva transmisión a la Dian.
• Incluir firma del emisor del documento soporte al momento
de la generación. Documento soporte en la importación
• Utilizar el formato electrónico de generación fijado por la Dian. de bienes
Ahora bien, el parágrafo 4 adicionado al artículo 55 de la Resolu- Para el caso de importación de bienes, el documento soporte que
ción 000042 (modificado por el artículo 2 de la Resolución 000037 pruebe la respectiva transacción será la declaración de importación
de 2021) específica que, para efectos de la generación y transmisión presentada, la cual dará lugar a la aceptación de costos, deducciones
para la respectiva validación por parte de la Dian, deberán aten- o impuestos descontables. Esto siempre y cuando no corresponda a
derse los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológi- operaciones celebradas con o entre usuarios de zonas francas.
cos previstos en el Anexo técnico de documento soporte – versión 1.0, el
cual deberá ser adoptado a más tardar el 1 de agosto de 2021. Documento soporte en operaciones con
no residentes en Colombia
Obligados a adoptar el anexo técnico de
documento soporte El documento soporte será válido en los contratos celebrados con
personas o entidades no residentes en Colombia, y se deberán
Deberán adoptar el Anexo técnico de documento soporte – versión 1.0 cumplir los requisitos antes señalados.
todos los sujetos al adquirir bienes y/o servicios por parte de un
proveedor no obligado a expedir factura de venta. Esto con el propó- Para efectos de la procedencia del IVA descontable, será necesa-
sito de que puedan documentar la transacción y tener el soporte de rio acreditar que se practicó la respectiva retención en la fuente a
costos, deducciones o impuestos descontables, según sea el caso. título del IVA, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 437-2 del
ET o la retención a título de renta.
Es importante tener en cuenta que el documento soporte en
compras a no obligados a facturar solo deberá ser generado de
forma electrónica por parte de los adquirientes que sean factu-
Documento soporte debe ser
radores electrónicos y quienes soporten sus operaciones con este expedido electrónicamente a
documento. Sin embargo, si tanto el adquiriente como el provee-
dor no se encuentran obligados a facturar, el documento soporte partir de agosto 1 de 2021
podrá ser expedido en forma física cumpliendo los requisitos
La Resolución 000037 de 2021 dispuso que, a partir de agosto 1 de
previstos en el inciso 1 del artículo 55 de la Resolución 000042.
2021, solo quienes sean facturadores electrónicos deberán empezar a
elaborar el documento soporte en compras a no obligados a facturar
Generación del documento soporte de forma electrónica, y para ello se dieron las respectivas instruccio-
Para la generación, transmisión, validación, expedición y recep- nes contenidas en un el Anexo técnico de documento soporte – versión 1.0.
ción del sistema que conforma el documento soporte en compras
En efecto, en el nuevo parágrafo 4, que se adicionó al artículo 55
a no obligados a facturar, se deberán utilizar los siguientes docu-
de la Resolución 000042 de mayo de 2020, y fue modificado pos-
mentos del Estándar UBL (Universal Business Languaje):
teriormente con la Resolución 000037 de 2021, se lee lo siguiente:
• Invoice: documento soporte electrónico.
• Application Response: documento electrónico de propósito ge- Parágrafo 4. Para efectos de lo establecido en el inciso segundo y
neral mediante el cual se envían las validaciones realizadas el parágrafo tercero del presente artículo, cuando el adquirente
por la Dian al documento soporte. sea facturador electrónico, el documento soporte en adquisiciones
efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o
• Attached Document: documento electrónico mediante el cual documento equivalente deberá generarse y transmitirse para
se envían o entregan varios documentos electrónicos (conte- validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de
nedor electrónico). Impuestos y Aduanas Nacionales -Dian en forma electrónica,
atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tec-
Es importante tener en cuenta que el Estándar UBL, según el nológicos establecidos en el anexo técnico proferido por la Unidad
anexo técnico, busca estandarizar el documento soporte electró- Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Na-
nico de manera que se formalicen dichas transacciones imple- cionales -Dian, en lo sucesivo “Anexo técnico Documento Sopor-
mentando instrumentos electrónicos que permitan utilizar la te” de que trata el título XIV de esta resolución, que contiene los
información de manera eficaz, eficiente y efectiva. términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para la
generación, transmisión y validación electrónica del documento
Inconvenientes tecnológicos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expe-
dir factura de venta o documento equivalente; el citado anexo se
De acuerdo con el anexo técnico, cuando se presenten incon- deberá adoptar a más tardar el primero (1) de agosto de 2021.
venientes tecnológicos por parte del facturador o por parte de
En este orden de ideas, es claro que hasta el 31 de julio de 2021 dicho documento
podrá continuarse expidiendo de forma física tanto por facturadores electrónicos
como por quienes soporten sus operaciones con el documento soporte. Por lo tanto,
hasta la fecha en mención, este seguirá siendo soporte de costos, gastos e impuestos
Tener en cuenta que…
descontables y no estará sometido a la limitación señalada en el parágrafo transito-
rio 1 del artículo 616-1 del ET. Al examinar el anexo técnico especial
publicado por la Dian, se puede
Obligación para las entidades no comprobar que la versión electrónica
del documento soporte en compras a los
declarantes de renta no obligados a facturar contará con los
siguientes detalles básicos:
Es importante analizar si las entidades no contribuyentes de renta (independiente- • Aunque la norma no haya fijado un
mente de si presentan o no la declaración de ingresos y patrimonio) estarían obliga- plazo especial para ello, se entiende
das a cumplir con las normas de los artículos 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y 55 de que los interesados deberán agotar
la Resolución Dian 000042 de 2020, los cuales hacen referencia a la elaboración del primero el proceso de solicitud
documento soporte en los casos en que se efectúen compras de bienes o servicios a de habilitación para expedir el
terceros no obligados a facturar ni a expedir documentos equivalentes a factura. La documento soporte (ver artículo 8 de
elaboración de este documento soporte requiere incluso cumplir con la complejidad la Resolución 000012 de 2021), pues
adicional de solicitar primero a la Dian una autorización de numeración. será a través de dicho proceso como
se informará a la Dian si el documento
será elaborado con algún software
Al respecto, tal como lo destaca la Dian en el Concepto 1041 de agosto 25 de 2020, el do- propio o a través de los servicios de
cumento soporte, en cumplimiento de lo indicado en el inciso tercero del artículo 771-2 un proveedor tecnológico autorizado.
del ET, solo se debe elaborar cuando un declarante de renta o de ingresos y patrimonio
pretenda que la Dian le acepte como deducible el costo o gasto allí soportado. • Solicitará informar el régimen al
que pertenece el vendedor y su
En consecuencia, si pensamos, por ejemplo, en las entidades no contribuyentes de respectiva dirección.
renta que no presentan declaración de ingresos y patrimonio y, por tanto, nunca
deducirán costos y gastos, podemos concluir que estas entidades en realidad no están • Contendrá información sobre el IVA
obligadas a elaborar el mencionado documento soporte con todas sus complejidades. retenido (que actualmente solo aplica
en pagos por servicios gravados con
IVA a prestadores de servicios desde
Además, en las entidades no contribuyentes de renta que presentan declaración de
el exterior –ver numeral 3 del artículo
ingresos y patrimonio, si decidieran no elaborar el documento soporte, el costo o 437-2 del ET–).
gasto en que hayan incurrido no se podría llevar a la declaración (se convertiría en
un costo o gasto no deducible). • El documento electrónico contará
con su respectivo código único de
Dicha situación no representaría mayor inconveniente a estas entidades, puesto documento electrónico –Cude–.
que no liquidan impuesto de renta. Por tanto, en la práctica, estas entidades, si así lo
deciden, también podrían decidir no elaborar los documentos soporte en compras a
los no obligados a facturar.
DOCUMENTO SOPORTE DE
PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA
E
l 11 de febrero de 2021, la Dian expidió la Resolución 000013, mediante la cual se im-
plementó dentro del sistema de facturación electrónica (ver artículo 90 de la Resolu-
ción 000042 de 2020) un nuevo documento que servirá como soporte de pago de la
nómina electrónica acorde con las indicaciones previstas en el parágrafo 6 del artículo
616-1 del ET, adoptando, además, el anexo técnico para su implementación.
Documento soporte de pago de nómina electrónica Respuestas

Mediante la Resolución 000013 de 2021 (modificada parcialmente por ¿Para qué sirve que la Dian solicite el
la Resolución 000013 de 2021), la Dian expidió la reglamentación del reporte de la nómina electrónica si hace
documento soporte de pago de nómina electrónica. varios años viene solicitando el reporte de
exógena del formato 2276 en el cual se
informan los valores totales ganados por
los empleados en la empresa?
Obligados
Los contribuyentes del impuesto Ingresa aquí
de renta que realicen pagos o
abonos en cuenta derivados de una
vinculación laboral.
Periodicidad
El documento soporte de
pago de nómina electrónica deberá
generarse de forma mensual,
independientemente de que
el obligado realice pagos en
períodos diferentes. Tener en cuenta que…
Transmisión
La transmisión del documento Considerando que la Resolución 000013
soporte deberá efectuarse de 2021 implementa y desarrolla en el
dentro de los 10 primeros sistema de facturación el documento
días del mes siguiente al cual soporte de pago de nómina electrónica
corresponde el pago. desde el 11 de febrero de 2021, fecha de
entrada en vigencia de dicha resolución,
el documento soporte de pago de nómina
Plazo para habilitación será exigible a los sujetos obligados a su
El proceso de habilitación en la implementación, quienes deberán cumplir
plataforma electrónica de la Dian con los plazos previstos en el artículo
iniciará el 1 de agosto de 2021. 6 de la resolución en mención para su
habilitación, generación y trasmisión a la
Plazo para empezar Dian (ver página 23).
La fecha máxima para empezar
con la generación y transmisión
de dicho soporte será entre el 1
de agosto y el 1 de diciembre de
2021, dependiendo del número
de empleados.
Considerando que el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina,

de los cuales se genera el documento soporte de pagos de nómina electrónica y las notas
de ajuste derivadas del citado documento, este constituye el soporte de costos y deduccio-
nes en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según sea el caso, derivado
de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una
relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pensionados a cargo del empleador.
Tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste
que se deriven se deberán generar y transmitir a la Dian de manera independiente
para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado (ver
artículo 2 de la Resolución 000013 de 2021).
Periodicidad del documento soporte

El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse de forma men-
sual independientemente de que el obligado realice pagos en períodos diferentes.
Por tanto, quien se encuentre obligado a generar dicho documento deberá acumular Respuestas
la información acerca de los conceptos relacionados con las liquidaciones de nómina
Si un contribuyente persona natural no
realizadas en el mes inmediatamente anterior, de manera independiente para cada
está obligado a facturar electrónicamente,
uno de los beneficiarios de los pagos realizados. pero sí declara renta y tiene empleados,
¿también deberá elaborar el documento
Así pues, la transmisión del documento soporte deberá efectuarse dentro de los electrónico del pago de nómina?
10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago (ver artículo 8 de la
Resolución 000013 de 2021). Ingresa aquí
Obligados a generar y transmitir el documento

soporte
De acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021, se encuentran obliga-
¿Las empresas de servicios temporales
dos a generar y transmitir, para validación, el documento soporte de pago de nómina
están obligadas a implementar la nómina
electrónica los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que electrónica? Si la respuesta es afirmativa,
realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y ¿lo deben hacer por sus trabajadores de
reglamentaria, y por pagos a pensionados que requieran soportar los costos y de- planta, por los trabajadores en misión o
ducciones e impuestos descontables. Por tanto, esta obligación no recaerá sobre los por ambos?
contribuyentes del régimen simple.
Ingresa aquí
Contribuyentes del SIMPLE no deben implementar la nómina
electrónica
Mediante el Concepto 304 del 3 de marzo de 2021, la Dian señaló que los contribu-
yentes del régimen simple de tributación no están obligados a implementar el docu-
mento soporte de pago de nómina electrónica, toda vez que no son contribuyentes
del impuesto sobre la renta.
Sin embargo, cuando los contribuyentes del SIMPLE requieran soportar los impues-
tos descontables en IVA, deberán generar el documento soporte en adquisiciones Tener en cuenta que…
efectuadas con sujetos no obligados a expedir factura de venta en los términos del
artículo 55 de la Resolución 000042 de 2020. El documento soporte de nómina
electrónica constituye el soporte de los
costos y deducciones en el impuesto
Documento soporte de pago de nómina electrónica para las sobre la renta derivado de los pagos
cooperativas de trabajo asociado relacionados con la nómina; por tanto,
su implementación no genera nuevos
A través del Concepto 293 de 2021, la Dian precisó que los pagos de compensaciones tributos ni gravámenes.
efectuados por las cooperativas de trabajo asociado a los asociados en razón a la
prestación de un servicio no deberán ser soportados con el documento soporte de
pago de nómina electrónica.
Ahora bien, respecto a la forma como se deben soportar los pagos efectuados por
concepto de las compensaciones realizadas por las cooperativas de trabajo asociado
en razón a la prestación de un servicio, se aclara que ello depende de las característi-
cas de quien recibe el pago del citado servicio.
Lo anterior se da porque si el prestador del servicio es obligado a facturar, deberá

hacerlo electrónicamente en los términos indicados en la Resolución 000042 de
2020, siendo la factura electrónica el soporte de costos, deducciones e impuestos
descontables para el adquiriente del servicio de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 771-2 del ET.
Por otra parte, si el prestador del servicio es un no obligado a facturar, el documento

que soporta los costos, deducciones o impuestos descontables será el documento
soporte de adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura de venta o docu-
mento equivalente en los términos del artículo 1.6.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y el
artículo 55 de la Resolución 000042 de 2020 (ver página 15).
Respuestas
No obstante, si las cooperativas de trabajo asociado contratan a personas mediante
una vinculación laboral o legal y reglamentaria, éstas deberán generar y trasmitir ¿Las entidades no contribuyentes de
para validación el documento soporte de pago de nómina respecto a los pagos o renta deberán implementar la nómina
abonos en cuenta que se derivan de dicha vinculación. electrónica? ¿Cuál es la normativa que
reglamenta dicho trámite?
Nómina electrónica: Dian realiza precisiones Ingresa aquí
respecto a la implementación de los pagos

Mediante los conceptos 293, 304 y 311 de 2021, la Dian resolvió distintos
interrogantes, además de realizar precisiones respecto a la implementación
del nuevo documento soporte de pago de nómina electrónica.
A continuación, presentamos los aspectos más importantes en relación

con este documento.
Si las cooperativas
de trabajo asociado
Desde el 11 de febrero contratan a personas
de 2021 el documento
soporte de pago de
El documento soporte mediante una
de pago de nómina
nómina es exigible a electrónica debe ser vinculación laboral o
los sujetos obligados a generado mensualmente,
implementarlo, quienes independientemente de
legal y reglamentaria,
deberán cumplir con los
plazos previstos en el
que el sujeto obligado éstas deberán
realice pagos en períodos
artículo 6 de la Resolución diferentes. generar y trasmitir
000013 de 2021.
para validación el
documento soporte
Los contribuyentes del de pago de nómina
El documento de nómina
régimen simple no están
electrónica constituye el
obligados a implementar
soporte de los costos y
el documento soporte de
deducciones en renta; por
pago de nómina electrónica,
tanto, su implementación
toda vez que no son
no genera nuevos tributos.
contribuyentes de renta.
Los pagos de compensaciones

efectuados por las cooperativas
de trabajo asociado en razón de la
prestación de un servicio no deberán
ser soportados con el documento
soporte de pago de nómina
electrónica.
Información que debe contener el nuevo 2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numera-
ción consecutivo interno de quien la genera.
documento soporte
3. El número y la fecha utilizada para la generación del código
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá único de documento soporte de pago electrónico –Cune– del
contener como mínimo la siguiente información: documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual
hace referencia la nota de ajuste según el caso.
1. Estar denominado expresamente como “documento soporte
de pago de nómina electrónica”. 4. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor
devengado de nómina, conforme a lo establecido en el anexo
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT de quien se encuen- técnico de documento soporte de pago de nómina electrónica.
tre obligado a generarlo.
5. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a
3. Apellidos, nombre y número de identificación del beneficia- los valores deducidos de nómina, conforme a lo estableci-
rio del pago. do en el anexo técnico de documento soporte de pago de
nómina electrónica.
4. El código único de documento soporte de nómina electró-
nica –Cune–. 6. El valor total de diferencia, que corresponde al valor total de-
vengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
5. Un número que corresponda a un sistema interno de nume-
ración consecutiva, asignado por el sujeto obligado a generar 7. El Cune.
tal documento.
8. El tipo de nota de ajuste, según corresponda.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al
valor devengado de nómina. 9. La fecha y hora de generación.
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los 10. Los apellidos y nombre o razón social y NIT del sujeto que
valores deducidos de nómina. genera y transmite el documento soporte de pago de nómina
electrónica.
8. El valor total de diferencia, que corresponde al valor total
devengado de nómina menos el valor total deducido. 11. Los apellidos y nombre o razón social y número de identifi-
cación del beneficiario del pago.
9. El contenido del Anexo técnico documento soporte de pago de
nómina electrónica – versión 1.0, establecido en el artículo 20 12. La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite
de la Resolución 000013 de 2021. el documento soporte de pago de nómina electrónica, de
acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma
10. El medio de pago utilizado para hacer la entrega de la con- establecida por la Dian, como elemento para garantizar
traprestación económica de los servicios prestados por el autenticidad, integridad y no repudio del documento de
beneficiario del pago. nómina electrónica.
11. Fecha y hora de generación. 13. El Cune del documento de nómina electrónica que se
reemplaza.
12. La firma digital de quien genere el soporte, como elemento
para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del
documento de nómina electrónica. Plazos para la implementación
13. Apellidos y nombre o razón social y NIT del proveedor de Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento sopor-
soluciones tecnológicas y la identificación del software. te, y sus notas de ajuste, deberán cumplir con la implementación
de dicho documento teniendo en cuenta los plazos señalados en
el artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021.
Notas de ajuste al documento soporte de pago de
nómina electrónica
Calendario de implementación de acuerdo con el
Cuando se elaboren notas de ajuste al documento soporte de número de empleados
pago de nómina electrónica, estas deberán contener la siguiente
información: Es importante recordar que el 5 de mayo de 2021 la Dian expidió la
Resolución 000037 a través de la cual se ajustó el texto del artículo
1. Estar denominadas expresamente como notas de ajuste del 6 de la Resolución 000013 de 2021, ampliando de esa forma los
documento soporte de pago de nómina electrónica, según plazos para el inicio de las tareas relacionadas con la transmisión
corresponda. de la nómina electrónica y sus notas de ajuste contenidas en el
numeral 1 de dicho artículo 6, en el cual se había dispuesto que la

Fecha máxima
tarea de solicitar la “habilitación” como generador del documento para iniciar con
soporte de nómina electrónica debía realizarse a partir del 31 de Fecha de inicio
la generación
de habilitación
mayo de 2021; y luego, entre el 1 de julio y el 1 de diciembre de 2021 y transmisión
en el servicio
(dependiendo del número de trabajadores que se tuviera en el mo- Grupo informático
del documento
Otros sujetos
mento de realizar el trámite de habilitación) se empezaría con la soporte de pago
electrónico
de nómina
transmisión electrónica mensual del documento soporte del pago de la nómina
electrónica y de las
de nómina electrónica. electrónica
notas de ajuste de
este documento
Sin embargo, con la modificación introducida a través de la
Resolución 000037 de mayo 5 de 2021, y enfatizando que la Dian Los nuevos sujetos que
requiere más tiempo para ajustar sus plataformas virtuales para deban generar el documento
soporte de pago de nómina
los procesos de nómina electrónica, la entidad dispuso que la Tendrán un plazo de dos (2) meses, electrónica y las notas de
opción de nómina electrónica en el sistema de facturación estará contados a partir de la realización de los ajuste al citado documento
lista a partir del 1 de agosto de 2021 y solo a partir de dicha fecha se pagos o abonos en cuenta derivados de una como soporte para la solicitud
podrá empezar a realizar la tarea de solicitud de habilitación como vinculación laboral o legal y reglamentaria, y de costos y deducciones
1 los pensionados a cargo del empleador, para en el impuesto sobre la
generador del documento soporte de nómina electrónica. Además, llevar a cabo el procedimiento de habilitación renta y complementarios e
como se indicó, entre el 1 de septiembre y el 1 de diciembre de 2021 y comenzar con la transmisión del documento impuestos descontables en
se deberá empezar con la tarea de la transmisión electrónica men- soporte de pago de nómina electrónica y las Impuesto Sobre las Ventas –
sual del documento soporte del pago de nómina electrónica. notas de ajuste al citado documento. IVA–, cuando aplique. En este
calendario se incluyen aque-
llos sujetos que adquieren la
obligación de facturar.
Fecha de inicio Intervalo en
Fecha máxima para
de habilitación relación con
iniciar con la generación y
Grupo
en el servicio
informático
transmisión del documento el número de Calendario de implementación para no obligados a
empleados
electrónico
soporte de pago de nómina facturar electrónicamente
electrónica y de las notas de
de la nómina
ajuste de este documento Desde Hasta
electrónica Para quienes no se encuentran obligados a expedir factura electró-
1 1 de septiembre de 2021 Más de 250 nica de venta, la norma estableció el 31 de marzo de 2022 como fecha
de inicio de habilitación en el servicio informático electrónico de la
2 1 de agosto de 1 de octubre de 2021 101 250 Dian, teniendo el deber de empezar con la generación y transmisión
2021 1 de noviembre de 2021 11 100 de dicho documento a más tardar el 31 de mayo de 2022.
3
1 de diciembre de 2021 1 10
Fecha máxima
Calendario de implementación permanente Fecha de inicio para iniciar con
de habilitación la generación y
en el servicio transmisión del
La Resolución 000037 de 2021 también modificó el calendario Grupo informático documento soporte Otros sujetos
de implementación permanente contenido en el numeral 2 del electrónico de pago de nómina
artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021. de la nómina electrónica y de las
electrónica notas de ajuste de
Según la versión inicial del numeral 2 en mención, después del 11 este documento
de abril de 2021 (es decir, dos meses después de haberse expedido
Los sujetos no obliga-
la resolución) todos los facturadores electrónicos que inicia- 1
31 de marzo 31 de mayo
dos a expedir factura
ran por primera vez la operación de realizar pagos de nómina de 2022 de 2022
electrónica de venta
tendrían solo dos meses de plazo para cumplir con las dos tareas
(solicitar la “habilitación” como generador del documento sopor-
te de nómina electrónica y transmitirlo). Nota: la primera transmisión de los documentos soporte de
pago de nómina electrónica que deben realizar los obligados se
Sin embargo, con la modificación efectuada a través de la Reso- deberá efectuar dentro de los 10 primeros días del mes siguiente
lución 000037 de 2021 ya no se hace referencia a la fecha de abril a la fecha máxima de implementación prevista en el calendario.
11 de 2021, y solo se da a entender de forma genérica que a partir
de agosto 1 de 2021 (cuando la Dian haya ajustado su plataforma) Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen
quienes inicien operaciones de pagos de nómina tendrán solo una implementación anticipada. En este caso la primera
dos meses para cumplir con las dos tareas antes mencionadas transmisión corresponderá al mes siguiente a aquel en el cual
(solicitar la “habilitación” como generador del documento sopor- se lleva a cabo la habilitación (ver artículo 7 y parágrafo 2 del
te de nómina electrónica y empezar a transmitirlo). artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021).
Habilitación para generar y transmitir el Respuestas

documento soporte
¿Una empresa que tiene a la mayoría
De acuerdo con el artículo 9 de la Resolución 000013 de 2021, la habilitación es el pro- de sus trabajadores en licencia no
cedimiento desarrollado en el servicio informático del sistema de facturación en el que remunerada por la crisis económica debe
se encuentra la funcionalidad de documento soporte de pago de nómina electrónica. incluirlos en la nómina electrónica?
Dicho procedimiento requiere ser realizado antes de la fecha máxima para iniciar Ingresa aquí
con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina y sus
respectivas notas de ajuste, cuando sea el caso, para lo cual se deberá cumplir con las
siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura elec-

trónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electró-
nicos. Allí deberá seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago Modelos y formatos
de nómina electrónica.
Calendario de implementación del
2. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcio- documento soporte de pago de
nalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, los medios de nómina electrónica
operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, Conoce nuestro calendario de
transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica implementación del documento soporte
y las notas de ajuste del documento soporte, si el software dispuesto para el do- de pago de nómina electrónica en el cual
cumento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio te explicamos si debes o no preparar y
o adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas. transmitir dicho documento y las fechas
que debes atender.
3. Para efectos del punto anterior, se deberá registrar la información del software
¡Descárgalo aquí y sigue los pasos!
cumpliendo con el siguiente procedimiento:
Ingresa aquí
• Indicar los nombres y apellidos o razón social y NIT del fabricante, y nom-
bre y código de identificación del software.
• Iniciar las pruebas mediante las cuales se demuestre que el software cumple
con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para
su generación, transmisión y validación, así como demás especificaciones
técnicas y funcionalidades indicadas en el anexo técnico del documento Tener en cuenta que…
soporte de pago de nómina electrónica.
Quienes de manera anticipada a lo
• Confirmar el resultado de las pruebas: en caso de que estas sean superadas, dispuesto en los calendarios señalados
en el sistema de facturación (dentro del cual se encuentra la funcionalidad opten por implementar el documento
del documento soporte) se actualizará el estado de “solicitado” a “habili- soporte de pago de nómina electrónica y
tado”; en caso contrario, se deberá continuar con las pruebas hasta que se las notas de ajuste del citado documento
adquiera la habilitación. podrán hacerlo; no obstante, deberán
cumplir con las disposiciones que regulan
• Una vez se encuentre habilitado, automáticamente se migrará a producción el documento soporte de pago de nómina
en operaciones. electrónica. Lo indicado no aplica para
los sujetos obligados señalados en el
calendario del numeral 3 del artículo 6 de
Generación del documento soporte y las la Resolución 000013 de 2021.
notas de ajuste
La generación del documento soporte es un procedimiento desarrollado una vez
cumplido el proceso de habilitación. Consiste en estructurar la información que
contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las respectivas El software empleado para la generación
notas de ajuste. Los documentos deberán generarse de manera independiente por del documento soporte de pago de
cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado a nómina electrónica debe incluir las
implementarlos para posteriormente ser transmitidos a la Dian para su validación. funcionalidades que permitan el
cumplimiento de su generación y
transmisión, así como de las respectivas
Nota: la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste y de las condiciones
las notas de ajuste se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos previstas en el anexo técnico de pago de
y mecanismos técnicos y tecnológicos de conformidad con el anexo técnico. nómina electrónica.
Código único del documento soporte de pago de

nómina electrónica –Cune–
En el proceso de generación del documento soporte, el sistema genera el código
único de documento soporte de pago de nómina electrónica –Cune–, el cual corres-
ponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimien-
to que utiliza los datos del documento de nómina electrónica. El procedimiento para
el cálculo e implementación del Cune y las especificaciones técnicas se encuentran
descritas en el respectivo anexo técnico. Respuestas
Igualmente, con este proceso se generará el Cune correspondiente a las notas de ¿Para la generación del documento
ajustes del documento soporte en mención. electrónico del pago de nómina también
se podrá usar el software gratuito de la
Dian utilizado para generar y transmitir la
Transmisión del documento soporte para facturación electrónica?
validación por parte de la Dian Ingresa aquí
El proceso de transmisión del documento soporte es realizado una vez se genera la infor-
mación relativa a la nómina electrónica, así como las notas de ajuste, según sea el caso.
Lo anterior consiste en transmitir a la Dian uno a uno los documentos soporte de pago
de nómina electrónica y sus respectivas notas, de todos y cada uno de los beneficios de ¿Al documento electrónico del pago
los pagos realizados por los contribuyentes obligados a implementar este documento de nómina se le debe hacer proceso de
(ver página 20), con el cumplimiento de la totalidad de los requisitos exigidos. solicitud de autorización de numeración
tal cual como con las facturas electrónicas
o las facturas en papel?
Inconvenientes tecnológicos
Ingresa aquí
Si al momento de la transmisión de la información se presentan inconvenientes
tecnológicos que impidan continuar con el proceso para la respectiva validación por
parte de la administración tributaria, el sujeto obligado a remitir esta información
deberá transmitir el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste en
un plazo máximo de 48 horas, contadas a partir del día siguiente a aquel en el cual
se restablezca el servicio informático del sistema de facturación (ver artículo 13 de la
Resolución 000013 de 2021).
Tener en cuenta que…
El impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológi-
cos presentados por parte de la Dian se configurará con el aviso del inconveniente Cuando el sujeto obligado a implementar
técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación de nómina el documento soporte de nómina genere
electrónica (ver página 119 del Anexo técnico documento soporte de pago de nómina y transmita el documento a través de un
electrónica – versión 1.0). tercero, este deberá estar previamente
habilitado por la Dian de conformidad
con los artículos 572 y 573 del ET.
Nota: la validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las Adicionalmente, el tercero deberá inscribir
notas de ajuste al documento soporte se realizará una vez sea transmitida en el esta calidad en el RUT una vez la Dian
plazo indicado, y así se entenderá cumplido el plazo para el cumplimiento pe- realice los ajustes informáticos necesarios.
riódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina, estableci-
do en el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021.
Validación del documento soporte de

pago de nómina
Después de la generación y transmisión de la información del documento soporte
de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste para cada uno de los benefi-
ciarios de los pagos, la Dian generará un documento electrónico que contendrá la
verificación de las reglas de validación de estos documentos, de conformidad con
la información transmitida y relacionada con los requisitos que deberán cumplirse
(ver artículos 5 y 17 de la Resolución 000013 de 2021). Dicho documento electrónico

tendrá la marca “Documento validado por la Dian” o “Documento rechazado por la Tener en cuenta que…
Dian”, dependiendo de si la información suministrada cumple con las condiciones
para su generación, transmisión y validación previstas en el anexo técnico del docu- La validación del documento soporte de
pago de nómina electrónica y las notas de
mento soporte de nómina electrónica.
ajuste tienen como alcance la verificación
de la información y contenido establecidos
Una vez el documento soporte y las notas de ajuste cumplan con las reglas de valida- en los artículos 5 y 17 de la Resolución
ción, la Dian registrará en sus bases de datos el documento electrónico con la marca 000013 de 2021, conforme a lo indicado
“Documento validado por la Dian”, y procederá a generar, firmar, almacenar y remi- en el anexo técnico del documento
tir un mensaje de validación, el cual se enviará al empleador obligado a implementar soporte de pago de nómina electrónica.
el documento soporte para su conservación.
La responsabilidad sobre la exactitud,
Si el documento soporte y las notas de ajuste no cumplieran con los requisitos para contenido y cumplimiento de requisitos
su validación, la Dian remitirá un mensaje con la marca “Documento rechazado por de tipo formal y sustancial de los
la Dian”, en el cual se indicarán las causas por las cuales la validación ha fallado; por instrumentos objeto de validación
corresponde al sujeto obligado a
tanto, el documento no estará validado. En este caso, se deberá solicitar nuevamente
implementar el documento; así mismo,
la verificación repitiendo el procedimiento correctamente hasta que se realice la será responsabilidad del sujeto obligado
validación con el valor “Documento validado por la Dian”. verificar que se cumplan las demás
disposiciones que exigen requisitos para
Nota: los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajus- los pagos o abonos en cuenta derivados de
te que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados por un período una vinculación por una relación laboral
mínimo de 5 años, de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del ET y el o legal y reglamentaria, y por pagos a
los pensionados a cargo del empleador,
artículo 46 de la Ley 962 de 2005 (modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de
de acuerdo con lo indicado en el ET y sus
2016), garantizando que la información conservada sea accesible para su poste- normas reglamentarias. Esto sin perjuicio
rior consulta y, en general, se cumplan las condiciones señaladas en los artículos de las facultades de fiscalización de
12 y 13 la Ley 527 de 1999. competencia conferidas a la Dian.
RADIAN
C
on el fin de mitigar el riesgo de lavado de activos y con la coyuntura que ofrece la
factura electrónica, en 2017 la Dian hizo un primer intento de uso de un sistema
informático denominado Refel, el cual pretendía ejercer el control sobre las
facturas circulantes en el territorio nacional; sin embargo, durante 2020 se concretó el Respuestas
lanzamiento de una plataforma de registro de facturas denominada Radian.
En el contexto de la facturación electrónica,
Así pues, con la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 se anunció esta nueva platafor- ¿en qué consiste el término Radian y cómo
funciona?
ma, la cual tiene el objetivo de consignar toda la información de los actores en la nego-
ciación del título valor y así controlar todas las operaciones de endoso que pueda tener el
Ingresa aquí
documento; esto con el fin de entregar información objetiva de operaciones de factoring
en Colombia, lo cual ayudaría a obtener indicadores de niveles de lavado de activos, entre
otros cruces de información financiera.
¿Cómo funciona el Radian?

El Radian es una plataforma informática similar a la usada para recibir las facturas
electrónicas de los contribuyentes que se están emitiendo en este momento. Una vez la Tener en cuenta que…
factura electrónica sea validada por la Dian y el código único de facturación electrónica
–Cufe– sea correcto, puede ser registrada en la plataforma Radian. De acuerdo con el artículo 3 de la
Resolución 000015 de 2021, el Radian
El registro de facturas es similar al de realizar una nota crédito o débito, es decir, de permite el registro, consulta y trazabilidad
la operación de registro se deriva un código Cude, el cual va a enlazar el código Cufe de las facturas electrónicas de venta como
título valor que circulan en el territorio
generado al momento de expedir la factura. Cabe anotar que cada operación dentro del
nacional, así como los eventos asociados
Radian afectará dicha factura con tantos Cude como operaciones de endoso o negocia- a ellas. Esto de conformidad con lo
ción se realicen sobre dicho documento. El proceso terminará cuando el documento se establecido en el parágrafo 5 del artículo
encuentre cancelado y el último tenedor del título valor deberá realizar el proceso final 616-1 del ET y el numeral 12 del artículo
en el Radian para finalizar con la traza de negociación. 2.2.2.53.2 del Decreto 1074 de 2015.
Ahora bien, mediante la Resolución 000015 del 11 de febrero de 2021, la Dian fijó las
disposiciones que regulan el registro de la factura electrónica de venta como título valor,
expidiendo, además, el anexo técnico de registro de la factura electrónica como título valor.
Administrador del Radian 2. Endoso electrónico.
La Resolución 000015 de 2021, a través de su artículo 4, señaló a la • Endoso en propiedad.

Dirección de Gestión de Ingresos de la Dian (o a la dependencia
que haga sus veces) como el organismo competente para admi- • Endoso en garantía.
nistrar la plataforma Radian, para lo cual se deberán atender
las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos • Endoso en procuración.
establecidos en el anexo técnico en mención.
• Endoso con efectos de cesión ordinaria.
Componentes del Radian • Cancelación del endoso electrónico.
El Radian estará conformado por la factura electrónica de venta
3. Aval.
como título valor y los eventos que se asocian a ella, así como los
usuarios de la plataforma y las funcionalidades para el cumpli-
4. Mandato.
miento de la habilitación, generación, transmisión, validación,
entrega y registro de dichos eventos.
• Por documento.
Requisitos para la inscripción de la factura • Por tiempo.

electrónica de venta como título valor
• Terminación del mandato.
De acuerdo con el artículo 7 de la Resolución 000015 de 2021,
para efectos de la inscripción en el Radian de las facturas electró- 5. Informe para el pago.
nicas como título valor que circulan en el territorio nacional se
validarán los siguientes requisitos: 6. Pago de la factura electrónica de venta como título valor.
• Los requisitos señalados en el artículo 621 del Código de • Total.

Comercio, el artículo 617 del ET y el artículo 11 de la Resolu-
ción 000042 de 2020. • Parcial.
• Fecha de vencimiento de la factura electrónica de venta. 7. Limitación y terminación de la limitación para circulación
de la factura electrónica de venta como título valor.
• Acuse de recibo de la factura electrónica.
8. Protesto.
• Recibo del bien o prestación del servicio.
Nota: el registro del evento “protesto” para la factura electró-
• Aceptación expresa, aceptación tácita o reclamo de la factura nica podrá ser utilizado a partir de la fecha en que la Dian
electrónica de venta. habilite este evento en el Radian.
La generación, transmisión, validación, entrega y recibo de los
requisitos deberán cumplir los requisitos, condiciones, términos, Condiciones para el registro de los eventos
mecanismos técnicos y tecnológicos de conformidad con lo indi-
cado en el artículo 68 de la Resolución 000042 de 2020 – Anexo Para el registro de los eventos en el Radian se deberán atender las
técnico de factura electrónica de venta. siguientes condiciones:
• Registrar los eventos antes señalados cuando la factura elec-

Eventos que se registran en el Radian trónica haya cumplido con los requisitos para constituirse
como factura electrónica de venta como título valor, utilizan-
Los eventos asociados a la factura electrónica que pueden ser do para ello el evento denominado “Registro para circula-
registrados por parte de los usuarios del Radian son: ción de la factura electrónica de venta como título valor”.
1. Inscripción en el Radian de la factura electrónica de venta • Registrar los eventos que sean de competencia de los
como título valor que circula en el territorio nacional. usuarios del Radian, de conformidad con lo previsto en los
artículos 9 y 11 de la Resolución 000015 de 2021 y en el Anexo
• Primera inscripción de la factura electrónica. técnico Radian.
• Inscripción posterior de la factura electrónica. • Los eventos deberán estar validados por la Dian.
• La factura electrónica de venta como título valor no debe • Los tenedores legítimos de la factura electrónica de venta
tener limitaciones que impidan su circulación de conformi- como título valor.
dad con las normas comerciales que regulen la materia. Si
posterior a su registro se genera una limitación a la factura • El endosante de la factura electrónica de venta como título
electrónica de venta como título valor, no se podrán registrar valor.
aquellos eventos posteriores que permitan su circulación. • El endosatario de la factura electrónica de venta como
título valor.
• Que la obligación de pago contenida en la factura electrónica
de venta como título valor no se haya extinguido previamente. • Los sistemas de negociación electrónica.
• El mandante.
Usuarios del Radian
• El mandatario.
Son usuarios de la plataforma Radian:
• El avalista.
• La Dian.
• Las autoridades competentes.
• El emisor o facturador electrónico de la factura electrónica
de venta como título valor. • El factor.
• El adquiriente, deudor y aceptante. • Los proveedores tecnológicos.
Especial Actualícese: Novedades en facturación y nómina electrónica
ISBN: 978-958-5190-08-5
Editora actualicese.com Ltda.
Derechos reservados
© 2021 Editora actualicese.com Ltda.
Edición 2021, Cali-Colombia
Actualícese
Carrera 101 no. 15A-52
Ciudad Jardín
Cali-Colombia

EA 05 2021 Novedades Facturacion Nomina Electronica

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Especiales

GENERALIDADES ........................4 Obligados a facturar electrónicamente............................................................................ 5

Obligación de expedir factura es independiente de

Calendario de implementación permanente................................................................ 6

Sistemas de facturación electrónica........................................................................... 8

Factura en papel expedida durante contingencia del facturador.................. 9

Facturas de papel expedidas durante períodos de

NOVEDADES EN EL Nuevas pautas generales para la factura electrónica............................................. 11

DOCUMENTO SOPORTE DE ¿Qué es el documento soporte?.................................................................................... 16

Documento soporte debe ser expedido electrónicamente

DOCUMENTO SOPORTE Periodicidad del documento soporte........................................................................ 20

Habilitación para generar y transmitir el documento soporte......................... 24

Código único del documento soporte de pago de nómina

Transmisión del documento soporte para validación

Inconvenientes tecnológicos ...........................................................................................25

Validación del documento soporte de pago de nómina...................................... 25

RADIAN..........................................27 ¿Cómo funciona el Radian?................................................................................................ 27

• Responsables del impuesto nacional al consumo –INC–.

Sujetos no obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes

Empresas constituidas como personas

Cooperativas de ahorro y crédito,

Personas naturales que únicamente

Obligación de expedir factura es independiente de la

A su vez, en relación con el artículo 618 del ET y el artículo 5 de la Resolución 000042

Calendario de implementación Ingresa aquí

Mecanismos para facturar

Documentos aún procedentes para

Porcentaje de costos y gastos que deberá

Documentos soporte aceptados mientras no se implementen

El porcentaje máximo aceptable sin factura electrónica para la procedencia

Factura en papel expedida 1. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos establecidos

Como puede observarse, la factura de venta en papel o elaborada

Nuevas pautas generales para la factura

Versión anterior de la norma Nueva versión de la norma

Versión anterior de la norma Nueva versión de la norma

Versión anterior de la norma Nueva versión de la norma

1. Numero consecutivo. 1. Numero consecutivo.

Parágrafo: Los sujetos obligados a la utilización del prefijo de que trata el

Documento soporte en Artículo 55. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a

El citado anexo se deberá adoptar a más tardar el primero (1) de

Anexo técnico de la factura electrónica Respuestas

DOCUMENTO EQUIVALENTE Con este formato tendrás una base para

En este orden de ideas, la Dian, a través del artículo 55 de la Resolución 000042 (y en

Con el ánimo de incluir el documento soporte en compras a no obligados a facturar

90 de la resolución en mención, la administración tributaria, me- ¿Qué es el documento soporte?

Documento soporte en compras a no obligados a facturar electrónicamente

Cuando el adquiriente sea facturador electrónico

Para la generación y trasmisión electrónica

Deberán adoptar el anexo técnico de documento

Documento soporte de pago de nómina electrónica Respuestas

Considerando que el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina,

Periodicidad del documento soporte

Obligados a generar y transmitir el documento

Lo anterior se da porque si el prestador del servicio es obligado a facturar, deberá

Por otra parte, si el prestador del servicio es un no obligado a facturar, el documento

Nómina electrónica: Dian realiza precisiones Ingresa aquí

respecto a la implementación de los pagos

A continuación, presentamos los aspectos más importantes en relación

Los pagos de compensaciones

numeral 1 de dicho artículo 6, en el cual se había dispuesto que la

Habilitación para generar y transmitir el Respuestas

1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura elec-

Código único del documento soporte de pago de

validación por parte de la Dian Ingresa aquí