I.E.S.

Pedro Muñoz Seca

LA SUPERVISIÓN DE LOS
EVENTOS
Gestión de eventos y productos turísticos
 ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS

- Experto en planificación y coordinación

- Experto en administración
- Buen profesional de la dirección
- Excelente relaciones públicas y comercial
1. FUNCIONES DEL ORGANIZADOR DE EVENTOS

Organiza y
Planifica eventos
gestiona eventos

Controla y coordina Vende y promociona

el timing del evento eventos
 PLANIFICA EVENTOS

- Identifica al cliente del evento

- Define el evento y los objetivos del mismo
- Realiza el presupuesto y el programa preliminar
- Determina un cronograma inicial de planificación del evento
 ORGANIZA Y GESTIONA EVENTOS

- Gestiona y administra los recursos humanos, materiales,

económicos y técnicos del evento
- Revisa y cumple el cronograma
- Intermedia con los proveedores de servicio y el cliente
CONTROLA Y COORDINA EL TIMING DEL EVENTO
- Supervisa, coordina, y dirige el evento
- Controla el cumplimiento del timing
- Controla la entrada y salida de los asistentes
- Dispone y controla todos los recursos humanos, materiales,
económicos y técnicos
- Evalúa los resultados y calidad del evento
 VENDE Y PROMOCIONA EVENTOS

- Analiza e identifica al público objetivo que irá al evento

- Elabora la publicidad y promoción del evento
- Comercializa y vende el evento, ofreciendo una serie de
servicios de carácter general
2. SUPERVISIÓN Y CONTROL DURANTE EL EVENTO
Coordina de forma general
Funciones principales
Coordinación con la secretaría técnica
Coordinación con el área de administración
Coordinación con el área de Comercialización
Coordinación operativa
Coordinación con las relaciones públicas
Coordinación con el área de finanzas
 COORDINA DE FORMA GENERAL

- A los asistentes, ponentes, invitados especiales y expositores

- Las peticiones de alojamiento
- Especificaciones sobre las instalaciones del evento
- Fechas y horarios
- Los resultados de otros eventos para realizar una comparativa
 FUNCIONES PRINCIPALES

- Definir el evento: nombre, logotipo, y lema

- Establecer los objetivos y estrategias
- Definir procedimientos y tareas
- Contratar a los proveedores de servicios. Contrastar precios.
- Buscar patrocinadores y entidades colaboradoras
- Definir la metodología de trabajo
 FUNCIONES PRINCIPALES
- Elaborar un presupuesto inicial y un balance final de resultados
- Establecer unas estrategias de comercialización y promoción, y
seleccionar los medios de comunicación
- Elaborar, ejecutar y supervisar el plan de seguridad
- Elegir las actividades sociales más adecuadas
- Elaborar los programas del evento
- Coordinar y cerrar el evento
 COORDINA CON LA SECRETARÍA TÉCNICA
- Propone el tema del evento
- Planifica, elabora y difunde los procedimientos de trabajo
- Selecciona, invita y coordina a los ponentes
- Coordina la instalación de los equipos y materiales técnicos
- Información técnica a los asistentes
COORDINA CON EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN

- Ayuda a la elaboración de las actividades del programa del evento

- Participa en la elección de la sede
- Selecciona, contrata y reserva el transporte, el hospedaje y la
manutención para los asistentes
- Contrata los servicios de fotografía y video
COORDINA CON EL ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN

- Define las estrategias de comercialización

- Define la cuota de inscripción del evento
- Diseña y elabora el folleto
- Define y contacta con los medios de comunicación que se van a
usar
 COORDINACIÓN OPERATIVA
- Recursos materiales y humanos
- Medios de transporte y alojamiento
- Señaliza con indicadores y rótulos el evento
- Planifica y coordina el montaje de las salas o recintos
- Distribuye los materiales de información y promoción
- Organiza y controla los servicios de seguridad y sanitarios
- Realiza simulacros
- Ayuda en la recogida de resultados del evento
COORDINACIÓN CON LAS RELACIONES PÚBLICAS

- Atiende y asiste a los invitados

- Elabora y dispone los discursos que se realicen durante el evento
- Se relaciona con los medios de comunicación y los ubica
- Se encarga del protocolo en el acto
COORDINACIÓN CON EL ÁREA DE FINANZAS

- Elabora y controla el presupuesto del acto

- Controla los ingresos y los gastos
- Busca y solicita apoyos financieros
 3. PERFILES PROFESIONALES DEL EVENTO
Jefe de prensa Moderador

Jefe de recursos
Relaciones Públicas
Coordinador humanos
general Personal auxiliar
Jefe departamento
economía de salas

Jefe de seguridad
OTRO PERSONAL QUE TRABAJA EN EL EVENTO

- Profesionales que componen los diferentes comités:

administrativos, ejecutivos, secretarias
- Personal de relaciones públicas y protocolo
- Personal de ayuda: Chóferes, ascensoristas
- Operarios: personal de limpieza, técnicos
- Servicio de catering: Camareros, cocineros
 4. DOCUMENTACIÓN DEL EVENTO

ANTES DURANTE DESPUÉS

- Cartas de - Contratación de - Cartas de
convocatoria servicios agradecimiento
- Boletín de inscripción - Credenciales - Cuestionarios de
- Programa preliminar - Ponencias, etc. satisfacción
- Soportes
informáticos, etc.
KIT DEL PARTICIPANTE
- Boletín de inscripción
- Programa oficial
- Compendio de abstracts
- Guías turísticas de la ciudad
- Obsequios
5. SOPORTES PUBLICITARIOS E INFORMATIVOS
TIPO DE SOPORTE

FUNCIONALIDAD

Material publicitario: cartas, folletos,

Informativo

catálogo, material audiovisual...

Uniforme del

personal Imagen corporativa

Información y publicidad
Quioscos interactivos

y publicitarios

Gestión de documentación
Portafolletos, display con soportes,
mostradores promocionales,

muebles Muestra publicidad

automontables
Soportes y expositores

gráficos Publicidad en imágenes

y videos en vivo
Degustaciones y demostraciones Promociona ciertas
empresas y destinos

gastronómicas
USO DE LAS REDES SOCIALES
USO DE LAS REDES SOCIALES
 COMPONENTES

- Imágenes
- Eslóganes
- Videos
- Logotipo de la empresa
- Patrocinadores
 FUNCIONES GENERALES

- Decoran y ambientan el lugar de la reunión

- Equipan las salas, creando una imagen de calidad
- Atraen la atención de los asistentes, ya que les da la sensación
de ser acogidos
- Motivan a los asistentes a participar de forma activa y querer
consumir los productos o servicios que se ofrecen
 UBICACIÓN

- Entradas a salas y pabellones

- Stands y exposiciones
- Recepciones de los lugares donde se suelen acoger eventos
- Puertas de entradas y salidas
- Áreas cercanas a la presidencia
- Zonas de paso, hall de entrada e intersecciones de pasillos