NORMAS

ISO 30300:2011
ISO 30301:2019
 SISTEMAS DE GESTIÓN
CARACTERÍSTICAS

Certificables
Compatibles con
otras normas

30301
2019
 2 2
0 0
1 1
9
1 1

 Términos y  Especifica los requisitos.

definiciones  Desarrollo e
 Describe un enfoque implementación de
de procesos política de registros.
 especifica los roles  Información sobre la
de la alta dirección. medición y el monitoreo
del desempeño.
 2.FUNDAMENTOS 3. TÉRMINOS Y
DE UN SGR DEFINICIONES

Relación
entre el SGR Términos
y el sistema relacionados
de gestión con registros

Contexto de
Términos
la
relacionados
organización
con gestión

1. OBJETO Y Términos
Necesidad
CAMPO DE de un SGR
relacionados
APLICACIÓN con procesos
de gestión
ISO 30300
Enfoque de Términos
procesos al relacionados
con procesos
SGR de gestión
para registros

Rol de la alta Términos

dirección relacionados
con el SGR

Relaciones
con otros
sistemas de
gestión
 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
 Establecer, implementar, mantener y mejorar un
Sistema de Gestión para registro (SGR) como
apoyo para su organización

 Demostrar la conformidad con esta norma

internacional
 2.1 RELACIÓN ENTRE EL SGR Y EL
SISTEMA DE GESTIÓN
• Establece la estructura de la política, objetivos y
directivas

• Establecer procesos y controles

• Establecer, implementar y monitorear

• Gestionar registros del sistema de gestión

2.2 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Una organización puede usar cualquier elemento o
todos los elementos de las normas sobre SGR, de
acuerdo con su contexto y requisitos comerciales, que
incluyen:

• Tamaño y complejidad de la organización

• El nivel de riesgo del negocio relacionado con tener
controles inadecuados de los registros
• Motivación de la mejora interna, para satisfacer la
demanda de las partes interesadas
• Demandas o expectativas específicas de las partes
interesadas
 2.3.1 NECESIDAD DE UN SGR:
PROPÓSITO
• Cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios y
de rendición de cuentas.

• Facilitar el funcionamiento efectivo de una organización

en el caso de desastre

• Proporcionar protección y apoyo en los litigios

• Soportar las actividades de investigación y desarrollo

• Mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar

la responsabilidad social
 2.3.2. REGISTROS CONFIABLES,
AUTÉNTICOS Y UTILIZABLES
Alcanzar los objetivos supone la creación y
control de documentos:

 Fiables
 Auténticos
 Íntegros
 usables
 2.4. PRINCIPIOS DE UN SGR

Enfoque
cliente

partes
interesadas
2.4. PRINCIPIOS DE UN SGR
Participación del personal
2.5 ENFOQUE DE PROCESOS AL SGR
 2.6. ROL DE LA ALTA DIRECCIÓN .
1.

2.
 2.6. ROL DE LA ALTA DIRECCIÓN
3.

4.
2.7. RELACIONES CON OTROS SISTEMAS
DE GESTIÓN
La integración de SGR con otros sistemas de gestión
de una organización tiene como objetivo:

 Optimizar los procesos

 Apoyar la toma de decisiones basada en evidencia

 Promover la coherencia entre los sistemas de

gestión

 Cumplir y mejorar la evidencia de cumplimiento de

los requisitos establecidos
 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Sistema de gestión
Sistema de gestión para Responsabilidad, rendición de
cuentas
los documentos Sistema No conformidad
Gestión de documentos
de Gestión Organización
Aplicación de gestión Política de gestión documental
documental
Gestión Alta dirección
Sistema

Acceso
Clasificación
Conversión
Destrucción
Archivos
Disposición Procesos de Activo
Documentar
Gestión Documento
Indización Registro
de Registros Documentación
Migración
Evidencia
Conservación
Metadatos
Registro
Trazabilidad
Transferencia
 ISO 30301:2019
4. CONTEXTO DE
LA 5.LIDERAZGO 6. PLANIFICACIÓN 7. APOYO
ORGANIZACIÓN

Comprensión Acciones para

de la Liderazgo y
organización y Compromiso
abordar Riesgos y Recursos
su contexto Oportunidades

Comprensión de Objetivos de
las necesidades Registros y
y expectativas de Política
Planificación para Competencia
las partes
interesadas lograrlos

Determinación Roles,
del alcance Responsabilidades y Toma de
Autoridades en la Conciencia
del SGR Organización

Sistema de
Gestión de Comunicación
Registro

Información
Documentada
 ISO 30301:2019

9. EVALUACIÓN DEL
8. OPERACIÓN 10. MEJORA
DESEMPEÑO

Seguimiento,
Planificación y No Conformidad y
Medición, Análisis y
Control Operacional Acción Correctiva
Evaluación

Determinación de los
Auditoría Interna Mejora Continua
registros a crear

Diseño e
Implementación de
Revisión por la
procesos,
Dirección
instrumentos y
aplicaciones de SGR
 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

• Identificación del contexto

interno y externo que afecta al
SGD.
• Identificación de requisitos de
negocio, legales y de otra
índole.
• Determinación del alcance
Fuente: Carlota Bustelo. Serie ISO. Sistema de Gestión para los Documentos, 2011
 5. LIDERAZGO

 Compromiso de la dirección: SGD compatible

con la dirección estratégica de la
organización. (roles organizativos,
competencias y responsabilidades)
 Integración de los requisitos del SGD dentro
de los procesos de negocio.
 Provisión de los recursos para diseñar,
implementar, mantener y mejorar el SGD.
 Divulgación de la importancia del SGD.
 POLÍTICA SGR
 Apropiada para el La política de registros debe:
propósito de la
 Estar disponible como
organización
información documentada
 Proporciona un marco  Comunicarse dentro de la
para establecer los organización
objetivos de los registros
 Estar disponible para las
 Incluye el compromiso partes interesadas, según
de satisfacer los corresponda
requisitos aplicables e
incluir un compromiso de
mejora continua del
SGR
 EJEMPLO POLÍTICA
DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO:

El SDG como líder de la formulación y seguimiento de las políticas

públicas orientadas al fortalecimiento de la gobernabilidad democrática
en el ámbito distrital y local, garante de los derechos humanos y
constitucionales, la convivencia pacífica y el ejercicio de la ciudadanía, y
promotora de la paz y la cultura, se compromete a implementar las
mejores prácticas de gestión documental, observando la normativa, los
principios y procesos archivísticos para gestionar los documentos que se
produzcan o ingresen a la entidad, en el marco del concepto de archivo
total, usando las tecnologías de la información y programas de gestión
electrónica de documentos, bajo los estándares de seguridad de la
información y mejorando continuamente su gestión documental como
instrumento estratégico del modelo de buen gobierno, soporte de la
gestión por resultados y aporte a la innovación institucional.
 6. PLANIFICACIÓN
 Objetivos de GD (acordes con la política
institucional, medibles, supervisión y
actualización).
 Planes (qué, quién, cómo, cuándo, con
qué)
 Riesgos y oportunidades: contexto y
requisitos del negocio, legales y otras
regulaciones.
 7. APOYO
Recursos:

 asignar responsabilidad al personal

competente para desempeñar las funciones
asignadas,
Revisión periódica de las competencias y
capacitación de ese personal
Mantenimiento y sostenibilidad de recursos e
infraestructura técnica
 7. APOYO
Recursos:

 asignar responsabilidad al personal

competente para desempeñar las
funciones asignadas,
Revisión periódica de las competencias y
capacitación de ese personal
Mantenimiento y sostenibilidad de
recursos e infraestructura técnica
 7. APOYO
Competencia:

 Determinar la competencia necesaria de la (s) persona (s) que

realizan, bajo su control un trabajo que afecta al desempeño de
sus procesos y sistemas de registros

 asegurarse de que estas personas sean competentes sobre la

base de una educación, formación o experiencia adecuadas

Toma de conciencia:

Actividades individuales y contribución al logro de los objetivos,

conformidad con la política y los procedimientos del SGD, roles y
responsabilidades, consecuencias de no acatar los procedimientos
 7. APOYO
Competencia:

 Determinar la competencia necesaria de la (s) persona (s) que

realizan, bajo su control un trabajo que afecta al desempeño de
sus procesos y sistemas de registros

 asegurarse de que estas personas sean competentes sobre la

base de una educación, formación o experiencia adecuadas

Toma de conciencia:

Actividades individuales y contribución al logro de los objetivos,

conformidad con la política y los procedimientos del SGD, roles y
responsabilidades, consecuencias de no acatar los procedimientos
Comunicación:
7. APOYO
 La organización debe determinar la comunicación interna y
externa relevante para el sistema de Gestión de Registros,
incluyendo:

 sobre lo qué comunicará

 cuándo comunicarse
 con quién comunicarse
cómo comunicarse

Información Documentada:

Creación, actualización y control de la información

documentada
 8. OPERACIÓN
Planificación y Control Operacional
La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos
de registros necesarios para cumplir los requisitos e implementar las
acciones determinadas, mediante:

• El establecimiento de criterios para los procesos de registros

• Implementar el control de los procesos de registros de acuerdo con

los criterios

• Mantener la información documentada en la medida necesaria

para tener confianza en que los procesos de registros se han
llevado a cabo según lo planeado
 8. OPERACIÓN
Determinación de registros a crear
La organización debe determinar qué, cuándo y cómo se deben crear
y capturar registros para cada proceso empresarial, mediante:

 El análisis del proceso comercial para determinar los requisitos

para la creación, captura y gestión de registros en relación con las
operaciones continuas, y para satisfacer la responsabilidad y los
intereses de otras partes interesadas

 La evaluación de los riesgos en los que se podría incurrir si no se

controlan los registros auténticos, confiables y utilizables para este
proceso comercial y para proteger la integridad de esos registros

Los resultados de este análisis deben ser documentados y

autorizados por la alta dirección.
 8. OPERACIÓN
Diseño e Implementación de procesos, instrumentos
y aplicaciones de SGR
La organización debe diseñar e implementar procesos, controles y sistemas
de registros

Los procesos y controles de registros, deben implementarse, teniendo en

cuenta los recursos de la organización y los riesgos identificados, que se
puede gestionar mediante la creación, captura y gestión de registros
 9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Seguimiento, Auditoria Revisión por la

Medición,
Interna Dirección
Análisis y
Evaluación

• Tendencias, • Conformidades • Mejora de

resultados /No la política y
adversos conformidades objetivos
• Acciones • Acciones
previas a la correctivas
no • Riesgos/oportu
conformidad nidades de
• Indicadores mejora
establecidos
 10. MEJORA
No conformidades y acciones Mejora continua
correctivas
Cuando ocurre una no conformidad, la La organización debe mejorar
organización debe: continuamente la idoneidad,
 Reaccionar ante la no conformidad y, según adecuación y eficacia del
corresponda: Sistema de Gestión de
 tomar medidas para controlarla y Registros
corregirla y
 hacer frente a las consecuencias

Evaluar la necesidad de acción para eliminar la
(s) causa (s) de la no conformidad a fin de que
no vuelva a ocurrir, mediante:
 revisión de la no conformidad;
 determinar las causas de la no
conformidad;