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Invitaciones
Invitaciones
🞇Doc umento mediante el c ual se invita a Actos abiertos, la invitac ión se hac e
alguien a un acto o evento (coloquio, mediante:
ceremonia, conferencia, jornada, etc.)
🞇 Anuncios
🞇Lainvitac ión oficial es un doc umento de 🞇 Carteles
carácter protocolario, con un contenido 🞇 Dípticos

que permite poca variación 🞇C orreos elec trónic os

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Invitaciones Formas de invitar

Actos cerrados, se debe asistir previa 🞇Actos abiertos:
invitación: 🞇C arta personalizada a un grupo
determinado.
🞇Tarjetón blanc o 🞇Envío de tarjetones no personalizados a un
🞇Telegrama amplio grupo.
🞇C arta 🞇Public idad a través de medios de

🞇C orreo elec trónic o c omunic ac ión (abierto al públic o, entrada

🞇Teléfono
libre, etc .)
🞇Personalmente

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Formas de invitar Formas de invitar

🞇Actos públicos con invitación (grupo 🞇Actos de asistencia reducida:
limitado pero superior a 50):
🞇C arta personalizada a un grupo reduc ido. 🞇C arta personalizada a personas c onc retas.
🞇Envío de tarjetones a nombre de la 🞇Llamada telefónica o correo electrónico
persona o del cargo. directo de la persona que invita.
🞇Si estuviera abierto al seguimiento
periodístic a se enviará un tarjetón al
direc tor del medio y al periodista de la
sección.

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Formas de invitar Formas de invitar

🞇Actos urgentes (muy bien justificados):
🞇Tarjetón a través de un medio inmediato i
llamada telefónica (explicarnos)
🞇Invitac ión por teléfono
🞇Telegrama (malas notic ias)
🞇Para los olvidos (inevitables):
🞇 Carta urgente
🞇 Llamada telefónica
En cualquier caso, justificar el envío a última
hora (no culpar a subordinados).

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Elementos en la invitac ión
🞇 Logotipos empresa
🞇Anfitrión: c argo y si el anfitrión quiere
nombre
🞇A quién invita (si es personalizada)
🞇A qué invita: Título del ac to y breve
desc ripc ión (ej. Nombre del
c onferenc iante o autoridad, si está
confirmada)
🞇Lugar, fe cha y hora
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Invitación primera piedra
🞇C argo y nombre del anfitrión
🞇Fórmula: Tiene el gusto de invitar a:
🞇 Nombre de la persona invitada
🞇 Dónde: al acto de colocación de la
primera piedra del hospital X
🞇Lugar, fe cha y hora
🞇 Dirección
🞇Se ruega c onfirmac ión (teléfono o mail)
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Otros elementos
🞇 Advertenc ia que se debe llegar c on antelac ión
🞇 Etiqueta
🞇 C onfirmac ión y detalle de c ontac to
🞇 Zonas de aparc amiento c erc anas
🞇 Evento c omplementario (tras la inaugurac ión se
servirá una c opa de c ava)
🞇 Puerta de entrada al evento
Hora
La hora se puede indicar del 1 al 12
a.m./p.m. o del 1 al 23 sin precisar nada
más. E.g.: A las 23.00 o bien a las 11.00 p.m.
En c astellano 12.14 ó 12:14 ó 12.14 h ó 12:14 h
En c atalán 12.14 ó 12.14 h

🞇 Durac ión del ac to, programa

Si se pone el símbolo h después del horario,
🞇 Nec esidad de c redenc iales

🞇 Asignación de asientos
va sin punto (excepto si es final de frase)

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Elaboración invitación
🞇Tono formal y de cortesía, debido a
su carácter protocolario.
🞇El tratamiento personal:
🞇Emisor:Terc era persona del singular (usted):
invita, se c omplac e a..., etc .
🞇Destinatario: Terc era persona del singular
(usted): le invita, invitarlo, etc .
🞇Destinatario en c atalán: també la segona
persona del plural (vós): us invita, c onvidar-
vos, etc .
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Elaboración invitación
Fórmulas de invitación:
- ... se c ompla c e a invitarle a ...
- ...tiene el honor de invita rle a...
- ...le invita a...
Fórmulas para indicar el día, hora y lugar:
- ...que se c elebrará/que se llevará a c a bo/que
tendrá luga r en..., el... , a las... hora s...
Fórmulas para expresar otras informaciones:
- ...el a c to lo presidirá...
- ...bajo la presidencia de...
- ...c on la asistenc ia de...
- Por favor, c onfirme la a sistenc ia.
- Se pide c onfirmar la asistenc ia .
- Es nec esario presenta r la invita c ión.
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A tener en c uenta A tener en c uenta

🞇Laspersonas que invitan no se deben 🞇Cuándo la máxima autoridad de un

poner tratamiento (D. Dña. Exc mo. Sr. organismo no va a asistir al ac to que
Sra.) sólo el c argo: organiza se puede seguir esta fórmula

El Alcalde del Ayuntamiento de Málaga El Sr. Ministro de Educ ac ión

Y en su nombre
El Sec retario G eneral de Educ ac ión

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Invitaciones Confirmaciones
🞇Envío c on suficiente antelac ión.
🞇Mínimo tres semanas antes,
espe cialmente si necesitamos C uando el anfitrión quiere saber c on
confirmación. antelac ión quién va a asistir al evento
🞇El sobre con logotipo de la institución
o con la imagen corporativa del
evento (mejor impreso dire ctamente
que c on etiquetas)

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Confirmaciones. Motivos Confirmaciones. Motivos

🞇 Capacidad de la sala 🞇Por seguridad
🞇Regalos para los asistentes 🞇Por ac reditac ión

🞇 Saludo personalizado del anfitrión 🞇 Actos complejos (servicios médicos, atascos

🞇 Encargar comida (pausa-café, comida, etc.)

en los ac c esos, traslado en autobús, medios
audiovisuales)
🞇Informar a les medios de c omunic ac ión
🞇Para organizar el protoc olo
🞇 Personalidades de gran relevancia

🞇C oloc ac ión de presidenc ias (no ubic ar en la

presidencia a alguien que no ha confirmado)

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Confirmaciones Por c ortesía

🞇Nosiempre es ne cesario hac er que 🞇No es ne cesario, pero el invitado puede
confirmen la asistencia (no abusar) informar si ac epta o no la invitac ión
🞇Especificar fecha límite para c onfirmar aunque no le pidan confirmación.
🞇Indicarmedio (teléfono o correo 🞇Puede agradecer que se le haya invitado

electrónico) para confirmar y si quiere alegar los motivos por los que
🞇Normalmente 3-4 días de antelación para
no puede asistir
actos sencillos, en actos complejos o con
cátering 5-8 días antes
🞇 Se puede utilizar las siglas S.R.C.

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No confirmar Invitados
🞇Muc has personas asisten sin c onfirmar 🞇Base de datos actualizada, los problemas
🞇 Recomendable en actos con ceremonial principales:
riguroso ac abar de c onfirmar por teléfono 🞇 Duplicidades
🞇Si aún así, alguien de rango alto se 🞇Domic ilio inc orrec to

presenta en el ac to se tendrá que 🞇Tratamiento inc orrec to

solucionar 🞇C ambio de titular (c argo c ambiado)

🞇Advertirlo que no se le esperaba y 🞇 Defunciones

buscarle un lugar

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El rector de la Universitat de Lleida es complau a convidar-vos a l’acte de

Nuevas tec nologías Inauguració del curs acadèmic 2011/12

que tindrà lloc el dijous 13 d'octubre, a les 18 hores, a la sala d'actes de l'Edifici del
Rectorat de la Universitat de Lleida (plaça de Víctor Siurana, 1, 2n pis).
🞇 Agenda centralizada
🞇 Elaboración invitaciones

🞇 Inscripciones PROGRAMA DE L'ACTE

Memòria del curs acadèmic 2010/11,a càrrec de la Dra. Maria Teresa Areces Piñol,
🞇Reservas hoteleras secretària general
🞇Distribuc ión asistentes a eventos
Lliçó inaugural: “Comunicació i política”, a càrrec del Sr. Iñaki Gabilondo Pujol
🞇 Control presupuestario Intervenció del Sr. Ramon Roca Enrich, president del Consell Social
Intervenció del Sr. Antoni Castellà Clavé, secretari d'Universitats i Recerca del
Departament d’Economia i Coneixement de la Generalitat de Catalunya
Discurs del Rector Magnífic Roberto Fernández Díez
Gaudeamus Igitur
Refrigeri

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Cal confirmar assistència a l'acte abans del 7 d'octubre a les

13 hores al telèfon 973702013 o a:
protocol@rectorat.udl.cat.
S’informa que les persones que no hagin confirmat
l’assistència no podran accedir a la sala d’actes.
Cal imprimir aquesta invitació i presentar-la a l'entrada de
l'acte.
Es demana als assistents a l'acte que ocupin els seients abans
de les 17.30 h.

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Invitac ión visitas ofic iales

🞇Invitac ión por c arta a una autoridad
🞇 Firmada por el máximo representante

🞇Expresar el interés, indicar datos y

informac ión que justifique la visita
🞇Se puede adjuntar un dosier

🞇Mejor no indicar fecha (dejarlo según

la disponibilidad de la autoridad)
🞇Tras la respuesta de la autoridad, siempre
contestar

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Invitac ión a partic ipar (ponente)
🞇 Formato de carta normal
🞇Explicar dónde queremos que participe
(breve historia de la ac tividad, tipo de
público, número de asistentes)
🞇Qué queremos que haga (concierto,
conferencia, tema)
🞇 Fechaabierta o cerrada
🞇Persona de c ontac to para los detalles
🞇Se puede adjuntar un dosier
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Edic ión material difusión
🞇 Indic ar en el material tema, título,
fec ha, lugar, ponentes, etc ., c on
total precisión.
🞇 Encargar el trabajo con suficiente
antelación.
🞇 No olvidarse de la identidad visual
y de los patroc inadores.
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Medios de comunicación Invitar a patroc inadores

🞇Invitac iones nominales 🞇 Formato de carta normal
🞇 Director del medio 🞇Explicar el c ontenido del evento

🞇Otros c ontac tos 🞇Solicitud de patroc inio

🞇 Contraprestación o beneficios

🞇Es personal,no sirve para dar por he cho 🞇Forma de contactar i persona de
que se han enterado del evento, c ontac to para los detalles
necesario comunicado de prensa 🞇Se puede adjuntar un dosier (años
anteriores o programa actual)

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Ejemplo de solicitud de
patrocinio
Benvolgut Sr. X,

Un cop més des del Vicerectorat d'Activitats Culturals i Projecció Universitària estem ultimant, la
preparació de la propera edició de la Universitat d’Estiu de la Universitat de Lleida, que celebra
enguany la seva setzena edició i que tindrà lloc del 10 al 20 de juliol de 2012 a la Seu d’Urgell i a
les subseus de Lleida, Tremp, Arbeca, Solsona, la Vall de Boí i Tàrrega. Edic ión material difusión
Creiem que els vincles de col·laboració entre la vostra entitat i la Universitat d’Estiu que es van
establir fa algunes edicions van ser força positius per totes dues institucions.

En aquests moments tenim enllestida la programació de l’edició de 2008, pel que també us
adjuntem la llista amb les propostes de cursos que han estat seleccionades a partir de les
presentades. Hem intentat millorar el nivell de qualitat i d’interès, ja existent.

És per això que us oferim, de nou, l’oportunitat de contribuir amb la Universitat d’Estiu com a
patrocinadors o com a col·laboradors amb una aportació econòmica, per la nostra part en
elaborar els llibrets informatius, els cartells i la publicitat de la Universitat d’Estiu, la vostra entitat hi
figuraria com a entitat patrocinadora.

Agraïm el vostre interès en totes les qüestions relatives a la Universitat d’Estiu i properament ens
posarem en contacte per concretar els termes de la col·laboració.

Rebeu una cordial salutació.

Nom i c ognoms
Càrrec
Loc alitat i data

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Edic ión material difusión

Actividad “Invitación”
Alcalde de Lleida
Día 30 desembre, hora 20.00 h
Lloc Palau de la Paeria
Ac te: Lliurament de premis “C iutat de
Lleida 2021”
Amb confirmació

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Bibliografia
🞇Fuente Lafuente, C . (2007). Protoc olo
para eventos. Técnicas de organización
de ac tos I. Ediciones Protoc olo
🞇Morueco G ómez, R. Invitac iones a
eventos c orporativos. Extret el 2 de
novembre des de
http://www.mailxmail.com/curso-eventos-
corporativos-organizacion/invitaciones-
eventos-corporativos

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