Manual de protocolo y eventos de Corporación Autónoma

Regional del Centro de Antioquia CORANTIOQUIA

Oficina Asesora de Comunicaciones

Introducción

Un evento corporativo refleja la esencia de una organización, es la posibilidad de dar a

conocer y exponer su imagen, sus decisiones, resultados y aportes que vinculan
directamente a la comunidad. La importancia de realizar adecuadamente una actividad de
este tipo permite mostrar todas aquellas acciones en beneficio de una comunidad, en este
caso los logros alcanzados en pro del patrimonio ambiental de todos los antioqueños en los
80 municipios de nuestra jurisdicción.

Actualmente, Corantioquia realiza diferentes eventos al año entre ellos su aniversario,

encuentros, talleres, charlas, inauguraciones,firma de convenios, conferencias, reuniones,
conferencias y ruedas de prensa y desayunos y almuerzos de trabajo que posibilitan
socializar en diferentes contextos los resultados y logros alcanzados con la comunidad.

En este sentido, la Corporación propone este Manual de Protocolo y Eventos Institucional

que permite por un lado, aprovechar potencial de actividades que se desarrollan anualmente
con la comunidad y por otro, facilitarle a la población interna y externa una herramienta
útil, práctica y clara a la hora de realizar un evento en el que la imagen institucional se vea
involucrada.

Este Manual está planteado para que sea entendido y puesto en práctica por cualquier
profesional que requiera orientaciones de cómo realizar estratégicamente un evento.
Eventos institucionales como herramienta de comunicación

Los eventos son un mecanismo efectivo para entregarle a un grupo específico de personas
información de interés general. Corantioquia dentro de sus actividades considera estos
espacios como una herramienta importante para encontrarse con la comunidad y socializar
objetivos, metas, retos, resultados y logros alcanzados en pro de fortalecer los procesos en
el territorio.

Los beneficios para la comunidad son:

 Conocer qué proyectos se están desarrollando para su beneficio

 Vincularse a procesos participativos
 Acercar los servicios de la Corporación a los 80 municipios de la jurisdicción
 Movilizar acciones para la preservación del medio ambiente

Nuestros eventos institucionales

 Asamblea General
 Audiencia Pública
 Distinción Vida
 Inauguraciones de sedes
 Presencias Institucionales
 Presencias Sectoriales
 Encuentro de Periodismo Ambiental
 Declaratorias de áreas protegidas
 Apertura y cierre de eventos de marcas corporativas (Piragua, Hogares Ecológicos,
Mercado Verde, Iniciativas Educativo Ambientales, Humedales de Vida y PSA)
 Paso a paso para realizar un evento

Etapa 1: Planeación
En esta etapa el responsable del evento debe determinar ¿cuál es el objetivo de la
actividad?, ¿qué se quiere comunicar con él?, y ¿qué tipo de evento se realizará? Además,
el organizador deberá solicitar acompañamiento a la Oficina Asesora de Comunicaciones
para recibir orientaciones y seguir lineamientos específicos de acuerdo a la actividad.

El organizador debe tener en cuenta y dar respuestas a los siguientes criterios:

 Tipo de evento
 Presupuesto
 Objetivo
 Imagen
 Planeación
 Definición de entregables o souvenir (si es del caso)
 Lugar, hora, fecha
 Cantidad de público
 Atención a los invitados (servicio de alimentación)
 Requerimientos técnicos
 Logística y montaje
Para dar respuesta a estos componentes se anexa el formato básico para eventos
Corantioquia, que debe ser diligenciado y enviado a la Oficina Asesora de
Comunicaciones.

Visita de avanzada
Es la actividad de observación que se hace días previos a la realización del evento en la que
deben abordarse todos los aspectos logísticos, de protocolo e infraestructura que
comprometen el desarrollo de la actividad.
Es importante tener en cuenta los siguientes elementos:
1. Bandera: la bandera de Colombia hace parte de los símbolos patrios y por lo tanto
debe guardase el respeto que corresponde. Si es un evento protocolario, se debe
tener la bandera de Colombia y Antioquia, ser ubicadas detrás del atril del
presentador y a la derecha de la mesa principal. Si la actividad se está realizando en
algún municipio de la jurisdicción de la Corporación se recomienda que estén las
banderas de Colombia, Antioquia y del municipio, su ubicación es de acuerdo con
las precedencias manejadas en el evento.
Gráfico 1. Orden con 3 banderas Gráfico 2. Orden con 3
banderas

2. Himnos: el acto comienza con una introducción del evento, seguido se interpreta el
himno de Colombia. Si el evento se realiza en un municipio de la jurisdicción solo
se hace uso de dos himnos: Antioquia y municipio. Haciendo apertura el del
Departamento. Se sugiere en los eventos protocolarios carta el coro, la primera
estrofa y se finaliza con el coro
¡Oh, gloria inmarcesible!
¡Oh, júbilo inmortal!
En surcos de dolores
El bien germina ya

Cesó la horrible noche

La libertad sublime
Derrama las auroras
De su invencible luz.
La humanidad entera,
Que entre cadenas gime,
Comprende las palabras
Del que murió en la cruz.

¡Oh, gloria inmarcesible!

 ¡Oh, júbilo inmortal!
En surcos de dolores
El bien germina ya

3. Atril: debe ser ubicado a la derecha ceremonial de quien preside el acto.

4. Mesa principal: las personas deben estar ubicadas de acuerdo con las precedencias
y tener su respectivo porta nombre indicando su lugar en la mesa. Esta debe ir
vestida con mantel azul oscuro o verde billar; en ningún caso hacer uso del mantel o
sobre mantel de color blanco.

Gráfico 3. Ubicación mesa principal Gráfico 4. Marcación porta

nombre
5. Fila de honor: se utiliza esta manera de organización, cuando las personas que
serán ubicadas en la mesa principal exceden el número sugerido (siete), en este caso
se recurre a utilizar la fila de honor, en la que se debe conservar la precedencia de la
mesa. Los puestos deben ir marcados en el respaldo de la silla con tarjetas de
puesto.

Gráfico 5 Fila de honor Gráfico 6. Tarjeta de puesto

6. Imagen institucional: los eventos deben estar acompañados mínimo con un

pendón, (que será facilitado en la Oficina Asesora de Comunicaciones o en las
Oficinas Territoriales) y ser ubicado estratégicamente de acuerdo al espacio y, que
sea visible al público asistente.

7. Intervenciones culturales: de utilizarse, se debe contextualizar a la Oficina Asesora

de Comunicaciones del porqué de las intervenciones, además de entregar guiones de
las obras teatrales y repertorios musicales. Las agrupaciones deben referenciar los
requerimientos técnicos para ser entregados al operador. Además, se sugiere que los
colectivos artísticos que intervengan en el acto hagan parte de los procesos
culturales del municipio o la región donde se realiza el evento.

8. Espacios auxiliares: es importante considerar espacios alternos para realizar

reuniones o encuentros con actores estratégicos del territorio.
9. Convocatoria: Es el mecanismo mediante el cual se hace público el día, hora del
evento y su finalidad. Debe realizarse de manera cuidadosa y clara, debido a que la
asistencia masiva depende en gran medida de una buena convocatoria.
 Esta actividad se hace a actores estratégicos como: representantes e integrantes de la
mesa ambiental, líderes de acción comunal y acueductos veredales, guardianes de la
naturaleza, directores, coordinadores y docentes de instituciones educativas,
administración pública y personas naturales o jurídicas que estén comprometidas
con el medio ambiente en cada municipio, con la finalidad de que por medio de
ellos se extienda la invitación al resto de la comunidad.

Siempre se hace mediante llamadas telefónicas, se refuerza con el envío de un

correo electrónico y por las redes sociales oficinales de la Corporación.
10. Montaje (tarima, sillas, carpas, sonido y ayudas audiovisuales): es necesario
establecer con claridad los elementos de montaje y acondicionamiento del lugar
para llegar a acuerdos con el proveedor y ajustar estas necesidades al contexto del
evento.

11. Hidratación: las botellas de agua para las personas que ocupan la mesa principal
deben estar selladas y con la etiqueta retirada, preferiblemente a temperatura
ambiente.

12. Composición floral: este elemento de decoración es opcional, de usarlo, debe

entregarse la descripción del mismo a la Oficina Asesora de Comunicaciones, para
no incurrir en una incoherencia misional al utilizar especies nativas vedadas.

Etapa 2: Durante el evento

Esta etapa consiste en ejecutar y poner en práctica todos los elementos determinados
previamente. Es importante tener en cuenta:

 Realizar el montaje del evento con suficiente anticipación

 Distribuir el equipo de trabajo según responsabilidades asignadas por el organizador
 Realizar lista de chequeo para considerar los recursos necesarios para la logística y
operación del evento
 Verificar guión e integrantes de la mesa principal con el presentador del evento
 Hacer pruebas de sonido, visualización de presentaciones, videos y fotografías
 Recibir y ubicar a los asistentes del evento en el lugar dispuesto para cada público
 Verificar identidad gráfica del evento
 El Director siempre debe ser recibido por el organizador o el anfitrión
(Subdirectores, Jefes de Oficina o Jefes Territoriales) de la actividad, para ultimar
detalles y hacer un resumen general de cómo se desarrollará del evento (cuando a
esta actividad asiste un representante de la Dirección General se conversa el mismo
protocolo)
Etapa 3: Evaluación

Se deberá evaluar si se logró el objetivo del evento. Además, se recomienda realizar una
revisión de los componentes centrales desde el académico, temático hasta el logístico y
financiero. Se sugiere entonces:

 Realizar una evaluación tanto logística como conceptual del evento. Dejando
soporte por escrito acerca de las fortalezas y aspectos a mejorar, que será un insumo
para futuros eventos.
 El equipo organizador debe garantizar que el espacio quede en las condiciones que
le fueron facilitadas. Además, responder por el desmontaje oportuno y organizado.
 Entrega de informe como reporte general del evento
 Establecer el presupuesto ejecutado
 Realizar seguimiento al pago de proveedores
 Enviar (de ser el caso) cartas de agradecimientos a los actores estratégicos del
territorio

Responsabilidades del organizador

 Convocatoria
 Logística e infraestructura
 Presentación del evento
 Acomodación de invitados
 Listado de asistencia
 Entrega de informe final del evento
Eventos en convenio

Cuando Corantioquia es anfitriona

Corantioquia es anfitriona en los eventos cuando oficia como la mayor aportante en un
convenio. Sin embargo, es el operador quien realiza la coordinación operativa y logística de
la actividad, recibiendo un acompañamiento permanente de la Oficina Asesora de
Comunicaciones. En este sentido, se debe tener en cuenta los aspectos logísticos
anteriormente mencionados y las siguientes recomendaciones:

 Debe resaltarse la imagen de la Corporación, visualizando además, las de los

conveniantes
 En la mesa principal el Director General preside (EJEMPLO DE MESA
PRINCIPAL) y es quien hace la última intervención en el acto protocolario
 En la mesa principal el Director está acompañado del Alcalde, Representante de la
entidad conveniante, representante de la comunidad
 Revisar protocolo, logística y montaje previamente con la Oficina Asesora de
Comunicaciones
 Respetar las precedencias, es decir, la acomodación asignada en la mesa principal
 Realizar registro fotográfico y reporterismo para suministrar información del evento
y ser enviada oportunamente para compartir en los medios oficinales de la
Corporación

Cuando Corantioquia es invitada (menores aportantes)

Hay ciertos casos en los que la Corporación tiene mínimos aportes en convenios, en este
sentido el protocolo debe ajustarse entre ambas organizaciones para que pueda existir un
equilibrio en acto. También, en muchas ocasiones el trato resulta equitativo porque son
instituciones con la misma razón social.
Precedencias
¿Qué es la precedencia?

“La precedencia es, en fin, la preminencia o preferencia que se establece de acuerdo con
criterios como edad, antigüedad, jerarquía y orden alfabético, entre otras, para dar prioridad
en el tratamiento, paso y ubicación de las personalidades”

Los criterios para establecer precedencias son:

1. Criterios de antigüedad
2. Criterio de responsabilidad
3. Criterio de representatividad
4. Criterio alfabético
5. Criterio de alternado
6. Criterio de asimilación
7. Criterio de jurisdiccionalidad
8. Criterio de sentido común

Un ejemplo de precedencias en Corantioquia para una Presencia Institucional es:

Director General
Alcalde del municipio
Presidente del Concejo
Jefe de Oficina
Líder Social

Gráfico 7. Ejemplo de acomodación en mesa principal

Otros componentes del evento

 Fijación de placas
El diseño de las placas para las inauguraciones se realizará en la Oficina Asesora de
Comunicaciones. Estás deben ser fijada al ingreso de las instalaciones de la sede.

Dentro de los requerimientos técnicos están:

La placa debe medir 40x40 centímetros, en acero inoxidable con técnica de

impresión fotograbado, letras y marcos en tinta negra y logo Corantioquia a color.

 Develación de placas
La placa debe estar cubierta por una cortinilla de color verde Antioquia, uno de los colores
que componen nuestro logo institucional. Está deberá contar con un mecanismo para ser
descubierta y entregar las instalaciones de manera oficinal a la comunidad.

Se acostumbra ser develada por el Director General, en presencia de un representante de la

alcaldía y un integrante de la comunidad como símbolo del beneficio que esta obra
representa para la población.
En el anexo 5. Se comparta el diseño de la placa establecido por Oficina Asesora de
Comunicaciones

 Desanudar cintas
Los colores de la cinta para desanudar corresponden a los que conforman el logo de
Corantioquia: azul, verde y amarillo. En el momento de la inauguración de la sede deben
estar presentes el Director General, el alcalde del municipio e integrantes de la comunidad.

Manejo de símbolos patrios

Bandera:
No se debe hacer:

 La bandera no debe arrastrarse

 Deben conservar el mismo tamaño (ninguna sobresale)
 La bandera de Colombia no puede tener el escudo en el centro, a menos de que en el
evento se encuentra el Señor Presidente de la República
 Tendrán que conservar una altura superior a los elementos que acompañan el
escenario
Himno: se recomienda cumplir con los siguientes parámetros al momento de interpretarlos:

 Ponerse de pie y tener los brazos sueltos

 Descubrirse la cabeza si se tiene sombrero o gorra
 No moverse del sitio donde se encuentra
 Cantarlo
 No aplaudir la interpretación de ningún himno
 Se sugiere que se tenga al alcance la letra de los himnos por si hay una falla técnica,
otra persona que esté en la capacidad pueda interpretarlo
 La frase correcta para dar inicio a la interpretación del himno es: “Los invitamos a
ponerse de píe y cantar el himno del Departamento de Antioquia y el Municipio
(mencionar cual)”
Anexos

Anexo 1. Formato básico para eventos Corantioquia

Anexo 2. Orden del día en eventos
Anexo 3. Guión de un evento
Anexo 4. Tarjeta de invitación
Anexo 5. Diseño de placas para la entrega en sedes
Anexo 6. Lineamientos generales para el suministro de alimentación de eventos en la
Corporación
 Bibliografía

PULGARÍN RESTREPO, Luisa Fernanda. Protocolo apuntes para su fácil

comprensión. Medellín, 2015. Pág 24

ACEVEDO PUERTA, Luz Adriana. Manual de protocolo para Presencias

Institucionales de Corantioquia

VÉLEZ SARRAZOLA, Cristina Elena. Lineamientos generales para el suministro de

alimentación y logística de eventos en la Corporación