Unidad 2 / Escenario 2

Lectura fundamental

Ciclo de abastecimiento

Contenido

1 Compra

2 Recepción

3 Almacenamiento

Palabras clave: gestión de inventario, almacenamiento, trazabilidad, rotación de inventarios.

Introducción
La administración física del inventario es de gran importancia para las organizaciones, saber cuánto
pedir y cuando pedirlo es la parte esencial del proceso de aprovisionamiento. Sin embargo, la
administración adecuada de los materiales y el entendimiento de la estructura de costos permiten
aumentar la eficacia de las operaciones.

1. Compra
Como primera etapa del proceso de aprovisionamiento, las compras son consideradas como uno
de los aspectos claves para la rentabilidad de las compañías, ya que tiene una enorme trascendencia
sobre las necesidades financieras de las mismas y el flujo de caja, siendo este proceso en el que se
determina cuáles son los materiales requeridos para fabricar los bienes objeto de comercialización, o
comprar productos terminados para su venta u ofrecer servicios, así como la selección estratégica de
los proveedores (en función del costo, lead time, garantía, calidad, etc.).

En resumen, el proceso de compras se encarga de las siguientes funciones:

Planificación de las compras

Control de las compras Selección de proveedores

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Realización del pedido

Figura 1. Funciones del ciclo de compras

Fuente: elaboración propia

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 1. Panificación de las compras: mediante una planeación adecuada de compras, las compañías
pueden presupuestar sus años fiscales incluyendo las cantidades a adquirir, fechas en que se
realizarán las transacciones de compraventa, medios y plazos de pago, de tal forma que pueda
garantizar la suficiente liquidez en los momentos oportunos sin impactar el flujo de caja.

2. Selección de proveedores: la gestión de proveedores es considerada como una de las principales

fuentes de competitividad para las empresas, que puede lograr impactos positivos en términos
de reducción de costos, servicio al cliente y resultados financieros. Todo esto apalancado en la
estrecha relación que se tenga con los proveedores, por lo cual es tan importante establecer una
muy buena y rigurosa selección, viendo al proveedor como un socio estratégico.

3. Realización del pedido: es el inicio del proceso de ejecución de la compra como tal, que se realiza
en base a las necesidades reales para el ciclo de producción o de venta.

4. Control de las compras: una vez generada la orden de compra, es importante realizar un juicioso
seguimiento y control. Según los términos de negociación, desde el momento en el que el
proveedor despacha la mercancía requerida, debe certificar en cada momento la operación
comercial ante cualquier ente regulador con documentos soporte que amparan la mercancía
en tránsito y posteriormente permitirá contrastar lo que se recibe físicamente contra lo
despachado, siempre a la luz de la norma que en el caso de Colombia es el código de comercio.

Cuando este ciclo se completa y se verifican los datos de las existencias en la bodega tras el ingreso
de los nuevos materiales, se procede a hacer la actualización de la planificación de las compras y se
espera hasta que el consumo genere nuevas necesidades.

2. Recepción POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

La recepción adecuada de materiales es un proceso de mucha importancia, ya que es el momento en

que se auditan los materiales comprados, con el objetivo de garantizar que la cantidad y la calidad de
dichos artículos esté acorde a lo solicitado por el cliente. Dado que la precisión del inventario depende
principalmente de la recepción, se requiere una juiciosa comparación de la mercancía recibida contra
el manifiesto de envío o la orden de compra; además es importante comprobar que la mercancía esté
en buenas condiciones, identificando recipientes dañados y la cantidad de paquetes recibidos y acto
seguido realizar análisis de calidad.

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A continuación, se mencionan los principales métodos de despacho / recepción:

• Entrega o despacho directo: sucede cuando el proveedor entrega la mercancía directamente al

comprador. Es decir, no hay actores intermediarios. Esta práctica reduce el riesgo de novedades
en el proceso de recepción y facilita la gestión de reclamaciones en caso necesario. Además,
reduce la cantidad de transacciones a realizar al ser una relación uno a uno.

• Cross-Docking: esta actividad inicia en la recepción de despachos consolidados que se

desconsolidan de inmediato para volver a despachar a otros destinos y en cantidades más
pequeñas o mix de productos. En este tipo de recepción la planeación es muy importante;
incluso requiere notificaciones anticipadas de despacho para de esta forma poder planear de una
forma más fina los despachos consecuentes.

• Mercancía pre-certificada: en este método, el proveedor garantiza los niveles de calidad de

su mercancía, la cual se ampara en certificaciones de calidad. De esta forma, la inspección de
calidad en recepción se reduce drásticamente, haciendo simplemente controles aleatorios. El
objetivo del desarrollo de proveedores frecuentes o estratégicos es precisamente garantizar
estos niveles de calidad y certificación, optimizando los procesos de recepción.

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3. Almacenamiento
El proceso de almacenamiento, además de garantizar disponibilidad de inventario para los procesos
productivos o comerciales de las empresas, tiene como función la custodia de la mercancía en
condiciones específicas, como de seguridad, temperatura, exposición a luz solar, entre otros aspectos,
para que se mantengan las propiedades de los bienes adquiridos o fabricados evitando pérdidas, robos
y deterioros anteriores a su utilización o al cumplimiento de su vida útil. De esta forma, el
almacenamiento como proceso posterior a recepción se compone de los subprocesos que se
muestran en la Figura 3.

Slotting/determinar
Preparación/Paletización Putaway / ubicar
ubicación estratégica

Figura 3. Subprocesos de Almacenamiento

Fuente: elaboración propia

3.1. Preparación/Paletización

El almacenamiento arranca una vez se recibe la mercancía, con el alistamiento de unidades de

embalaje, reempaque y etiquetado con el fin de preparar la carga para facilitar su acomodo y
manipulación. Para ello, los almacenes deben disponer de andenes de recepción amplios o zonas de
puesta a disposición a piso donde se realizan estas tareas previas.

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3.1.1. Estiba

Es una plataforma horizontal que se utiliza como base para el armado de pallets, lo que facilita el
manejo, transporte y almacenamiento de mercancías en un solo movimiento, utilizando herramientas
de manipulación como montacargas o estibadores. Existen diferentes tipos de estibas de acuerdo a
su estructura, material o utilización. Existen normas técnicas que regulan y estandarizan los tipos de
estiba y sus especificaciones.

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Figura 4. Alimentos del mediterráneo
Fuete: AGE \ Universal Image Group (s.f)

3.1.2. Paletizar / Armado de Palet

Es el proceso de conformar sobre una estiba una agrupación de materiales. A la unidad de

almacenamiento conformada se le conoce como palet. Este procedimiento se considera una de las
mejores prácticas logísticas, ya que facilita el desempeño de las actividades como cargue y descargue,
transporte, movimiento y almacenamiento, generando mejoras importantes en uso de recursos y
tiempos. Es primordial garantizar la estabilidad y firmeza del palet utilizando estructuras de apilamiento
adecuadas a la carga, y de ser necesario, utilizar elementos de cohesión artificial como strech o
soportes adicionales, para de esta forma reducir riegos de roturas o de seguridad. Manejar la carga de
manera paletizada tiene beneficios importantes en la logística, los principales son:

1. Optimización de tiempos de preparación y cargue

2. Disminución de costos de cargue y descargue

3. Reducción del tiempo de recepción

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4. Mejora de la productividad en los procesos logísticos

5. Reducción de la manipulación de la mercancía

6. Optimización del espacio por mejor utilización en bodega

7. Reducción de averías asociadas a mala manipulación

8. Mejora en la seguridad para el personal al facilitar la manipulación

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 3.1.3. Slotting/Ubicación inteligente

Luego de preparar la mercancía para su almacenamiento, es muy importante realizar una

buena definición de ubicaciones, con la finalidad de reducir los costos operativos asociados a
desplazamientos improductivos durante el picking y preparación de pedidos. El slotting como una
metodología de determinación estratégica de ubicaciones en el almacén utiliza variables asociadas a
las características propias de la mercancía y las necesidades de la compañía, con el fin de acomodar
y distribuir de forma óptima los materiales en bodega, aprovechar al máximo el espacio, minimizar
riesgos y ahorrar tiempo y costos, mejorando la eficiencia y la productividad.

En general, el slotting permite:

1. Minimiza riesgos de avería, gracias a la clasificación por peso, tamaño de caja, contenedor y tipos
de embalaje

2. Mejora la eficiencia de los procesos de recepción, almacenamiento y picking

3. Optimiza el uso de recursos (personas y equipos) al reducir los tiempos improductivos

4. Utiliza de forma eficiente el espacio disponible

5. Reduce costos operativos asociados a tareas logísticas

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 3.1.4. Putaway

Se conoce como putaway, acomodo o ubicación al proceso de mover material desde la zona de
recepción y transportarlo al área de almacenamiento. Este proceso generalmente se gestiona
mediante uno o una combinación de los siguientes métodos, con la ayuda de sistemas WMS
(Warehouse Management System):

• Acomodo directo: es la práctica más eficiente es guardar directamente desde el recibo hasta su
ubicación final, a menudo, es el método principal utilizado en las empresas de mejores prácticas.
Este proceso requiere el menor espacio para la paletización, el producto se manipula menos y
está listo para usarlo sin retrasos.

• Ruta óptima: consiste en determinar el tiempo de travesía desde la recepción hasta las áreas de
almacenamiento para que se pueda seleccionar la mejor ruta de ubicación, descartando aquellas
más largas, con conflictos de pasillo reducido o congestión.

• Cross-docking: consiste en mover productos prioritarios directamente a su zona de

utilización o muelles de carga, para atender de inmediato una solicitud abierta o solicitud de
reabastecimiento, con un manejo y demora mínimos. El sistema WMS identifica el producto
para cross-docking al hacerlo coincidir con un pedido abierto o requisito de reabastecimiento, en
el momento de la recepción.

• Acomodo automatizado: es efectuado por robots que siguen órdenes directas de software de
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automatización o WCS (Warehouse Control System), lo cual disminuye el tiempo de búsqueda y
de recorrido.

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 3.2. Gestión de Inventarios

En los procesos logísticos, no basta con tener almacenada y bien custodiada la mercancía. Dado
el alto valor representado en existencias, es muy importante el control y manejo de las mismas,
aplicando estrategias que permitan que la tenencia de estos bienes sea rentable y productiva. A este
proceso se le conoce como gestión de inventarios, que incluye los siguientes métodos:

3.2.1. Clasificación del inventario con análisis ABC

El análisis ABC es una técnica para organizar su inventario en una jerarquía de elementos más
importantes a menos importantes. De manera general, se utilizan las categorías que se muestran en la
ilustración 5.

Los más vendidos y de mayor prioridad, requieren

un reordenamiento periódico y una revisión
constante de la calidad.
De alto valor, de reserva de prioridad media y
generalmente requieren reordenamiento
mensual.

Son de baja prioridad y normalmente se

transportan en grandes volúmenes con un
reordenamiento mínimo.

Figura 5. Categorías ABC de Inventario

Fuente: elaboración propia

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3.2.2. Optimización de picking y empaque

El proceso de picking y empaque tiene como objetivo cumplir con los pedidos de los clientes de
manera rápida y eficiente. Es muy importante trabajar en mejora continua de este proceso que
impacta directamente en la satisfacción del cliente, bien sea interno o externo. Deben ser procesos
muy ágiles, sin descuidar el control y rigurosidad, ya que puede tener un impacto directo en la
exactitud del inventario.

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 3.2.3. Establecimiento de KPI’s de inventarios

Permiten medir y controlar el desempeño, dando las herramientas e información que se necesita para
tomar decisiones inteligentes y estratégicas para los negocios. En la tabla 3 se listan los KPIs más
utilizados. Los KPI’s más utilizados son:

1. Costos de inventario

2. Obsolescencia y depreciación de inventario

3. Tasa de rotación de inventario

4. Tiempo del ciclo

5. Estado del pedido y seguimiento

6. Tasa de cumplimiento de pedidos

3.2.4. Establecimiento de KPI’s de inventarios

El lote es una identificación unívoca de un conjunto particular de productos que se produjeron juntos
y que utilizaron los mismos materiales y, en consecuencia, comparten las mismas características o
especificaciones. La gestión de lotes se utiliza para garantizar el seguimiento eficiente de productos
a lo largo de la cadena de suministro y facilitar la utilización de estrategias de picking tipo FIFO (First
in, First out), LIFO (Last in, Lasto ut) o FEFO (First Expired, First out) manteniendo una rotación
constante del producto. De esta forma se reduce el riesgo de expiración y obsolescencia en el
almacén.
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A nivel de calidad, la gestión de lotes es muy útil para garantizar la trazabilidad, permitiendo analizar
todo el historial de un producto en caso de identificar alguna novedad, algún parámetro fuera de
especificaciones o reclamos de cliente.

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 3.2.5. Manejo de Stocks de seguridad

El stock de seguridad es una cantidad pequeña y excedente de inventario que siempre se tiene
disponible en el almacén para protegerse de la variabilidad en la demanda del mercado y en los plazos
de entrega y de esta forma minimizar los riesgos de ruptura; sin embargo, cabe aclarar que aumenta
el riesgo de obsolescencia. Por tal motivo, el cálculo y mantenimiento de los niveles de stock de
seguridad se debe realizar periódicamente.

3.2.6. Gestión de tasas y rotación de inventarios

La tasa de rotación de inventario es una medida de la cantidad de veces que se vende o utiliza el
inventario en un período de tiempo determinado, generalmente por año. Al calcular la tasa de
rotación de inventario, se tendrá una mejor comprensión de la demanda del mercado de las diferentes
referencias, la cantidad de stock obsoleto que puede llegarse a generar y de esta forma, determinar
lo más temprano posible las diferentes estrategias para vender o almacenar más inventario, según su
tasa de rotación.

3.2.7. Gestión de tasas y rotación de inventario

La tasa de rotación de inventario es una medida de la cantidad de veces que se vende o utiliza el
inventario en un período de tiempo determinado, generalmente por año. Al calcular la tasa de
rotación de inventario, se tendrá una mejor comprensión de la demanda del mercado de las diferentes
referencias, la cantidad de stock obsoleto que puede llegarse a generar y de esta forma, determinar
lo más temprano posible las diferentes estrategias para vender o almacenar más inventario, según su
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tasa de rotación.

3.2.8. Conteos y ajustes de inventario

El manejo de inventarios no es nada fácil y las pérdidas de inventario por siniestros, robos o incluso
errores humanos es un riesgo de alta probabilidad en las operaciones logísticas, por lo que mantener
un buen nivel de exactitud del inventario debe ser una prioridad de las operaciones.

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Adicional a los diferentes chequeos o controles implementados en los diferentes procesos, la
realización de conteos y ajustes de inventario es una labor diaria. Esta práctica permite a las
compañías corregir las discrepancias entre el inventario físico y lo consignado en libros y de esta
forma tomar decisiones acertadas. Sin embargo, al ser un proceso que no agrega valor, debe ser lo
más ágil posible sin llegar a convertirse en un bloqueo para la atención de necesidades.

3.2.9. Reducción de inventario

Teniendo en cuenta que el inventario representa un gran porcentaje de capital inmovilizado, el interés
financiero de las compañías es mantener estos niveles al mínimo, sin tener existencias insuficientes,
para maximizar el crecimiento y la rentabilidad del negocio.

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Referencias
Ballou, R. (2003). Logística: Logística: Administración de la cadena de suministro. España: Prentice
Hall.

Chopra, S., & Meindl, P. (2008). Administración de la Cadena de Suministro. Estrategia, Planeación y
Operación. México: Pearson.

Encyclopædia Britannica ImageQuest. [Foto]. Alimentos del mediterráneo España. Obtenido de.
https://quest.eb.com/search/164_3241930/1/164_3241930/cite

Escalante, J., Uribe, R. (2014). Costos logísticos. Ecoe Ediciones. Página 20. Tomado de http://www.
ebooks7-24.com

Mora, L. (2011). Gestión logística en centros de distribución, bodegas y almacenes. Ecoe Ediciones.
Página 2. Tomado de http://www.ebooks7-24.com

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Compras y Aprovisionamiento

Unidad 2: Ciclo de abastecimiento
Escenario 2: Logistica de entrada y costos de inventario

Autor: Esteban Castro

Asesor Pedagógico: Luisa Rincón

Diseñador Gráfico: Diego Calderón
Asistente: Ginna Quiroga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

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