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DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL

ACTIVIDAD 6 “Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,

siguiendo la norma técnica y la legislación vigente”.
CENTRO DE DESARROLLO PARA EL HABITAT Y LA CONSTRUCCION
COORDINACIÓN ACADÉMICA: AREA TRANSVERSAL - GESTIÓN LOGÍSTICA
DATOS DEL APRENDIZ

PRIMER APELLIDO: SEGUNDO APELLIDO: NOMBRE:

CLASE NÚMERO DOCUMENTO LUGAR EXPEDICIÓN

FECHA APLICACIÓN DÍA: MES: AÑO:

FECHA DE ENTREGA DE RESULTADOS: DIA: MES: AÑO:
AMBIENTE DE
FORMACIÓN:
NOMBRE INSTRUCTOR
Giovanni A. Cortés Arango
EVALUADOR:
PROGRMA DE FORMACIÓN: Tecnología en Gestión de la Propiedad Horizontal
COMPETENCIA: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
CÓDIGO:
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

Sesión 7 y 8. Estrategia didáctica: trabajo colaborativo - Simulación - Hipotético

Apreciado Estudiante:

Usted, ha sido seleccionado para desempeñarse como aprendiz en la etapa de práctica en una Unidad Residencial muy prestigiosa de
la ciudad. – Se sugiere para el ejercicio, tomar como referente, la unidad Residencial donde labora o la de un amigo(a) que te permita
aplicarlo - De la cual, usted en congruencia con su equipo de trabajo colaborativo, deberá hacer un levantamiento del estado actual
del proceso de planeación y administrativo en la misma. Indagando en la respectiva unidad residencial con el empleado responsable,
diseñando y aplicando una lista de chequeo, determinando si se implementan o, no, los siguientes aspectos en la respectiva unidad,
describiendo en las observaciones, el por qué no:

Proceso administrativo:
- Planeación
- Organización
- Dirección
- Control

“Rodéate de aquellos que te impulsan hacia el éxito”

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ACTIVIDAD 6 “Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,

siguiendo la norma técnica y la legislación vigente”.
Planeación o direccionamiento estratégico
- Misión
- Visión
- Objetivos
- Políticas
- Metas

Matriz DOFA

Plan de acción

Acción(es) de mejora

- Estructura orgánico funcional

Es la forma de organización empresarial más tradicional. Se trata de una estructura vertical en la

medida que cada grupo funcional dentro de la organización está integrado verticalmente desde la
parte inferior hasta la parte superior de la organización.

Manual de funciones y procedimientos

Para resolver lo anterior, usted debe plantear, una hipótesis que dé cuenta de la causa de la situación encontrada en la respectiva
ADMINISTRACIÓN DE LA UNIDAD RESIDENCIAL -.

De igual manera, consulta, además, en grupos de trabajo colaborativo de cuatro aprendices, en la plataforma LMS
Territorio, las temáticas “Qué es un Plan de acción”, “Qué es un plan de acción de una empresa”, “En qué consiste el ciclo
PHVA de mejora continua”, “Control y mejora continua de procesos” y “Cronograma de actividades”. Y, prepara:

Que es un plan acción:

Es una hoja de ruta que puede ayudarlo a lograr sus metas y objetivos. Así como hay muchas formas de llegar
a un destino si va de viaje, un programa puede tomar muchos caminos para alcanzar las metas, cumplir los
objetivos y lograr resultados

Que es el plan de acción de una empresa:

Identifica las necesidades esenciales de la empresa y justifica la inversión de sus recursos en una alianza con
la Cultura. Las empresas necesitan generar beneficios y aumentar el valor para los accionistas.

Cronograma de actividades:
Se entiende por cronograma de actividades al gráfico en el que se especifican todas las tareas que se deben
hacer para poder completar un proyecto.

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siguiendo la norma técnica y la legislación vigente”.

“En qué consiste el ciclo PHVA de mejora continua:

Qué es el ciclo PHVA.

Este ciclo constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo en las
organizaciones, utilizada ampliamente por los sistemas de gestión de la calidad (SGC) con el
propósito de permitirle a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos
ofrecidos, mejorado permanentemente la calidad, también le facilita tener una mayor participación en
el mercado, una optimización en los costos  y por supuesto una mejor rentabilidad.
Por su dinamismo puede ser utilizado en todos los procesos de la organización y por su simple
aplicación, que si se hace de una forma adecuada, aporta en la realización de actividades   de forma
organizada y eficaz.
A través de cada uno de los pasos del ciclo PHVA las empresas pueden:
 PLANIFICAR: En esta etapa se definen los objetivos y cómo lograrlos, esto de acuerdo a políticas
organizacionales y necesidades de los clientes. Puede ser de gran utilidad realizar grupos de trabajo,
escuchar opiniones de los trabajadores y utilizar herramientas de planificación como por ejemplo: 5W2H en la
cual se responden 7 preguntas claves cuyas palabras en inglés inician con W y H : ¿Qué (What), ¿Por qué
(Why), ¿Cuándo (When) ¿Dónde (Where) ¿Quién (Who), ¿Cómo (How) y ¿Cuánto (How much).
 Hay que recordar que esta etapa es muy importante y es la que permite el desarrollo de las otras, lo
que indica que si no planeamos bien los resultados en las otras 3 etapas no serán confiables.
 HACER: Es ejecutar lo planeado, en esta etapa es recomendable hacer pruebas pilotos antes de
implantar los procesos definidos. En su desarrollo se puede evidenciar los problemas que se tienen en la
implementación, se identifican las oportunidades de mejora y su implementación.
 VERIFICAR: En esta etapa comprobamos que se hayan ejecutado los objetivos previstos mediante el
seguimiento y medición de los procesos, confirmando que estos estén acorde con las políticas y a toda la
planeación inicial.
 ACTUAR: Mediante este paso se realizan las acciones para el mejoramiento del desempeño de los
procesos, se corrigen las desviaciones, se estandarizan los cambios, se realiza la formación y capacitación
requerida y se define como monitorearlo.

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Control y mejora continua de procesos:

La mejora continua de procesos es una estrategia sistemática y periódica para mejorar la calidad del
laboratorio y los elementos de entrada y de salida que unen estos procesos. Es una manera de resolver
problemas. Si hay un problema, por complicado que sea de describir, será necesario mejorar uno o
varios procesos.

Cronograma de actividades:

Se entiende por cronograma de actividades al gráfico en el que se especifican todas las tareas que se deben
hacer para poder completar un proyecto.

Prepara: ¿?

 Una lista escenarios de riesgos en la Copropiedad en los procesos desarrollados por las áreas, donde laboras o la que
aplicaste la lista de chequeo, que sirva de insumo para desarrollar el siguiente punto.

 Previa lectura de los documentos proporcionados en la plataforma LMS Territorio, el plan para mitigar riesgos (matriz en
Excel) determinando el grado de la probabilidad de riesgo (Alto, Medio, Bajo) en los procesos desarrollados en la ejecución
del actuar del administrador: gerencial, administrativo, atención y servicio, financiero, talento humano y el sistema de gestión
documental. Acciones a seguir, responsable(s) y fecha de intervención.

 El Ciclo PHVA de mejora continua – Plan de Acción - (en una matriz Excel): qué debe hacerse: objetivo(s), tareas
y acciones. Por qué se hace, qué resultados se esperan (Metas), cómo medir los resultados (proponiendo los
respectivos Indicadores de Gestión). Quién lo debe hacer, cómo se debe hacer, dónde se debe hacer, con qué
recursos se debe hacer, cuándo se debe hacer: tiempos.

 Cronograma de actividades en Excel. (Proyectar Carta GANTT)

Técnica Didáctica Activa – Carrusel

Los aprendices numerados y organizados en los respectivos equipos de trabajo colaborativo, deberán elaborar una
presentación acerca de las temáticas propuestas, con el apoyo de las TIC (Formato PPT) (o en carteles en papel
periódico, cartulina, ilustraciones, recortes de revistas, etc.)

Lo cual, deberán subir en la fecha luego de su socialización, los respectivos registros fotográficos con la
presentación como evidencia de producto, en el link diseñado para ello, en la plataforma LMS Territorio, de acuerdo
con las siguientes instrucciones:

1. Una vez construido el producto o evidencia correspondiente (presentación PPT), el equipo, deberá ubicarse en la
sala de clase.
2. Ubicar un espacio tipo stand, o equivalente, donde se pueda exponer el material didáctico de apoyo - evidencia de
producto - y proceder a exhibirlo.

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siguiendo la norma técnica y la legislación vigente”.
3. Nombrar a un miembro del equipo para que lo socialice, en forma magistral, explicándolo a los visitantes al stand,
que lleguen de los demás equipos.
4. Elegido el expositor, los demás miembros del equipo, deberán visitar y escuchar atentamente los otros stand o
espacios hacia donde los otros equipos en orden numérico, estén exponiendo sus productos o evidencias.
5. Dar y/o recibir realimentación de la respectiva temática.

Es de anotar, que la presentación, debe reflejar las características de lo propuesto o solicitado para la actividad,
procediendo, a entregarlo al instructor que orienta la sesión, a través, de la plataforma LMS Territorio.

Para lo anterior, el instructor deberá cerrar y concluir la actividad, cualificando el grado de comprensión del aprendizaje de
los discentes con dicha actividad.

Evidencias: Infograma/ mapa mental en PPT y registros fotográficos del carrusel virtual, que subirás a la plataforma
LMS Territorio; el cual, permita cualificar tu grado de comprensión de la temática de clase. Plazo: Marzo 19 10:00 horas.

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