Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

NIVEL 5: PROCEDIMIENTOS N°: PRC-SST-035

Fecha: 14-07-2018

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DEL CAMBIO Versión: 001

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1. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Todo cambio implica unos riesgos asociados a la

actividad o al procedimiento nuevo que se debe
realizar, o al nuevo componente humano, técnico,
locativo o tecnológico que se incorpore a la empresa.
Cuando el factor humano cambia se deben
mitigar los riesgos correspondientes a su curva de
aprendizaje, por tanto las capacitaciones, inducciones o
todo tipo de información o formación son requisitos
indispensables en la ejecución de las tareas diseñadas
para el cargo.
El riesgo que engendra el cambio hay que
mitigarlo para posteriormente estandarizarlo y llevarlo a
la mejora continua.
En el diagrama adjunto muestra el proceso que
tiene todo cambio en una empresa, siempre y cuando
los entes que intervienen, están de acuerdo con ese
cambio.
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2. FORMATO DE DOCUMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO 

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Identificar los cambios de legislación.
Identificar los cambios de Tecnología
Adecuación de infraestructura, instalaciones y
equipos Formato de
Adecuación del sitio de trabajo. VIGIA / COPASST gestión del
cambio
Cambios de personal
Implementación de nuevos procesos y
ejecución de nuevos proyectos.
Formato de
Los responsables de las áreas, deben informar Áreas
gestión del
acerca de los cambios que se van a presentar. involucradas
cambio

El área de Seguridad y salud en compañía de

Formato de
las áreas involucradas, analizan los riesgos
VIGIA gestión del
que se puedan presentar por los cambios y los
cambio
requisitos de ley si aplica.
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Basados en los riesgos identificados en

seguridad y salud en el trabajo, establece las Formato de
recomendaciones para hacer implementadas VIGIA gestión del
antes, durante y después del cambio y los a los cambio
cargos que se le debe comunicar.

Con base en los riesgos identificados y las

Formato de
recomendaciones establecidas, se identifican
VIGIA gestión del
los elementos del sistema de gestión que se
cambio
verán afectados por el cambio.

Formato de
Ajustar o crear procedimientos o instrucciones
VIGIA gestión del
de trabajo, divulgar y entrenar al personal.
cambio

FORMATO GESTIÓN DEL CAMBIO

Fecha ejecución  
Fecha seguimiento
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

ANÁLISIS DE RIESGOS
¿Porque se
 FACTOR DE  DESCRIPCIÓN PUNTUAL DEL
presentó el  Vo  
RIESGO RIESGO
cambio?
         
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RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ANALISIS DEL IMPACTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO
REQUISITOS LEGALES- Si
aplican – Cuales, citar la  
norma

SISTEMA DE GESTIÓN.
¿Es necesario realizar una
nueva matriz de riesgos?
 
¿SON NECESARIOS
NUEVOS
PROCEDIMIENTOS O  
INSTRUCCIONES DE
TRABAJO? , CUALES?
¿ES NECESARIO CAMBIAR
 
EL PLAN DE TRABAJO,
INTRODUCIENDO NUEVAS
CAPACITACIONES?
¿ Cuales?
¿ES NECESARIO
PLANTEAR UNA NUEVA
INDUCCIÓN O RE
INDUCCIÓN?
PLANEACIÓN DEL CAMBIO
COMUNICAR CAMBIO
ACTIVIDAD RESPONSABLE
A:
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3. ¿EN DONDE SE PUEDEN GENERAR LOS CAMBIOS?

a. Actividades.

Se aplica en cuanto a cambio de actividades, bajo la verificación de los Planes de trabajo,

por parte del encargado del SG-SST, en la cual se identifica si el personal realizará
actividad diferente a la contemplada inicialmente en la matriz de identificación de peligros,
se evalúa a través de análisis de riesgos (AR preliminar), se gestiona elementos de
protección personal y/ o elementos de trabajo, y se monitorea cumplimiento de los
controles. Paralelo a ello, se ajustan procedimientos seguros de trabajo.

b. Tecnología.

En cuanto a cambios en los procesos de trabajo, al incrementarse las actividades

Automatizadas por el desarrollo del proyecto, que ameritan acondicionamiento de equipos,
se gestiona en conjunto con las áreas interesadas en el proceso (administración y área
técnica), la viabilidad del cambio en cuanto a que no genere o incrementen los riesgos
(seguridad y salud), verificación de competencias del uso de nuevos equipos, así como el
Estudio de costo.

c. Riesgos.

La EMPRESA cuenta con un procedimiento de IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y

EVALUACIÓN DE RIESGOS, contempla que se debe aplicar sistemáticamente un
procedimiento para la identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear los riesgos en los
cambios de cada proyecto, asociados a la organización, actividades, procesos de trabajo,
etc.
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d. Documentos.

Tiene por objeto establecer el mecanismo de elaboración, organización y modificación de

los documentos internos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el trabajo, con el
fin de asegurar que la documentación del sistema se pueda entender y operar de manera
efectiva, eficiente y confiable.

e. Administrativos.

Cambios de personal: En caso de requerir cambios de personal por vacaciones, permisos

no remunerados, licencias, incapacidades; la empresa realizará el procedimiento de
contratación que incluye inducción SST. Durante la inducción al cargo se procurará el
empalme con el funcionario saliente o en caso de no ser posible con el jefe inmediato
dejando registro.

f. Cambio de instalaciones.

En caso que requiera ser efectuado cambios en procesos, legislación, instalaciones, la

administración de la empresa analizará, evaluará, aprobará previamente y ejecutará,
contemplando según requerimientos, lo definido en documentación siempre y cuando sea
aplicable al tema específico del cambio.

4. REGISTRO DEL CAMBIO.

En cada uno de los documentos elaborados en, la empresa queda el registro de modificaciones, en
el cual se evidencia versión del documento, fecha de modificación, numeral modificado y naturaleza
del cambio.

5. MONITOREO Y REVISIÓN.

Se debe coordinar actividades de seguimiento y control para monitorear el

Cumplimiento de los estándares establecidos en este procedimiento.

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6. DOCUMENTACION Y REGISTROS ASOCIADOS.

Los siguientes documentos y registros hacen parte de este procedimiento:

No. DOCUMENTACIÓN
1. Política de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados por el empleador. Con la identificación de
los nuevos factores de riesgos asociados a la nueva actividad o área.
Responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la
2.
Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST; para los cambios que se van a realizar.
Nueva concepción de la Matriz IPER, con las nuevas actividades a ejecutar o nueva área establecida.
3.
Firmada por el responsable del SG SST y el representante legal
Informe de las condiciones de salud, acorde a los riesgos de la empresa y los programas de vigilancia
4.
epidemiológica.
Perfil sociodemográfico acorde a los nuevos factores de riesgos de la empresa y los programas de
5.
vigilancia epidemiológica.
Nuevo reglamento de higiene y seguridad industrial, donde estén inmersos los nuevos factores de
6. riesgos, el Reglamento de be estar firmado por el representante legal, fechado y socializado a los
trabajadores.
Nuevo Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo - SST, firmado por el empleador y el
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST; y donde se
7.
involucren las nuevas actividades o las áreas que se vayan a incorporar. Y que involucre el plan de
capacitación, plan de exámenes médicos ocupacionales, plan de inspecciones y mantenimiento.
Soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes, contratistas,
8.
cooperados y en misión; con su respectiva evaluación.
Procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo SST. (Ej.: procedimientos
9.
de trabajo seguro)
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10 Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal EPP, con sus procedimientos
. de cambio y control de auditoria.

11 Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás
. instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo.

Soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el

12
Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y los
.
soportes de sus actuaciones.

13 Reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales de

. acuerdo con la normatividad vigente.

Nuevo plan de emergencia: Identificación de las amenazas junto con la evaluación de la

14
vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante
.
emergencias. (Plan de preparación y respuesta a emergencias)

Programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los resultados de

15
las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto
.
último aplica según priorización de los riesgos.

16
Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas.
.
17 La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riesgos Laborales que
. le aplican a la empresa.
18 Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios. Planes de acción y
. mejora.

7. RESPONSABLES

GERENTE:
 Aprobar los cambios según el nivel de aprobaciones.
 Aprobar los documentos de congelamiento del alcance SG-SST

RESPONSABLE DEL SG SST:

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 Evaluar y recomendar la causa, justificación e impacto del cambio a los proyectos desde las
perspectivas, financieras, económicas, de programación (evaluaciones técnicas).

Jefes de área:
 Evaluar el impacto de los cambios del proyecto.
 Revisar y validar la información diligenciada por cada solicitante.
 Obtener información confiable y objetiva para soportar la solicitud.
 Implementar las acciones que propendan por la minimización de cambios.
 Realizar los trámites necesarios para poder implementar el cambio.
 Asegurar el registro y seguimiento a los cambios aprobados.

Encargado SG-SST:
 Soportar a los solicitantes en el cumplimiento del procedimiento de gestión de cambio.
 Asegurar el correcto desarrollo del procedimiento gestión de cambio.
 Formular acciones de mejora a partir de análisis de causas.
 Verificar los impactos de tiempo, costo, y beneficios. Previos a la aprobación final de las
solicitudes
 Aprobación de la modificación de la línea base de la compañía.
 Asegurar que se evalué el impacto económico de la implementación del cambio, mediante
actualización del modelo.
 Hacer seguimiento y consolidar los controles de cambio aprobados