Por qué es importante la gestión de la cadena de suministro

Mantenga su proyecto encaminado gestionando eficazmente el flujo de materiales.

Los proyectos pueden depender de una gran cantidad de piezas diferentes, desde materias primas
hasta servicios expertos, para su finalización. Cuando estos suministros provienen de fuera de una
organización, los gerentes de proyecto deben aprovechar las técnicas de administración de la
cadena de suministro para mantener bajo control cada parte móvil.

La gestión de la cadena de suministro ayuda con la adquisición, el transporte y el control de costos

de materiales y servicios de los proveedores. También implica administrar la información sobre
esos materiales, incluido asegurarse de que las especificaciones y requisitos del proveedor se
traduzcan adecuadamente de las especificaciones iniciales del cliente, dice Vrushank Buch, PMP,
profesional senior de gestión de proyectos en ITT Inc., Vadodara, India.

La gestión de la cadena de suministro combate los cuellos de botella en el flujo de materiales y

servicios externos, que pueden convertirse fácilmente en la fuente principal de retrasos en la
programación en los sectores de adquisiciones intensivas, como la construcción, la ingeniería y el
desarrollo web. “La mayoría de las organizaciones dependen de su proveedor para las materias
primas, los productos o los servicios, y estos forman una parte importante de su oferta de valor
total”, dice Buch. "Por lo tanto, la gestión de la cadena de suministro es importante para una
gestión de proyectos exitosa".

Trabajar con proveedores

Dependiendo del proyecto y sus necesidades específicas, los proveedores pueden adoptar una
variedad de formas. Pueden estar ubicados al final de la cuadra o en todo el mundo, tener un
contrato regular con la organización del cliente o usarse para un artículo especial único. Cualquiera
que sea la situación, el Sr. Buch sugiere que los líderes de proyectos desarrollen relaciones de
trabajo con los proveedores en todos los niveles de la organización de proveedores.

“Motivar a los proveedores y explicarles su papel en el proyecto”, dice Buch. También recomienda
mantener un registro de los comentarios positivos y negativos de los proveedores, que se puede
utilizar para alentarlos o solucionar problemas. Los proveedores también deben estar incluidos en
el registro de partes interesadas y los planes de comunicación.

La administración de la cadena de suministro puede ayudarlo a administrar las limitaciones

específicas del esfuerzo que está liderando. En un proyecto, por ejemplo, el Sr. Buch y su equipo
buscaban oportunidades para acortar el tiempo de fabricación de vehículos comerciales y tuvieron
que involucrar a todos los proveedores de materiales para que esto sucediera.

“Como el tiempo de fabricación de una unidad era de cuatro a cinco días, no tenía sentido alinear
las entregas escalonadas de artículos como de costumbre”, dice el Sr. Buch. “En cambio, los
artículos se programaron para la entrega en lotes, de modo que los materiales necesarios para
cuatro unidades de producto final estuvieran disponibles en cualquier momento. Se contactó con
todos los proveedores y se tomó de cada uno de ellos un compromiso con la fecha de entrega ”.
Cuando surgieron problemas, el Sr. Buch recurrió a otras consideraciones de gestión de la cadena
de suministro, como buscar proveedores alternativos, repensar el diseño del producto y el proceso
y mitigar el conflicto.

“Después de relacionarse eficazmente con todos los proveedores, los materiales se pusieron a
disposición según fuera necesario y se aseguró la fabricación y posterior entrega del producto”,
dice el Sr. Buch.
Why Supply Chain Management Matters

Keep your project on track by effectively managing the flow of materials.

Projects can rely on an abundance of different pieces—from raw materials to expert services—for
completion. When these supplies are coming from outside an organization, project managers must
tap into supply chain management techniques to keep each moving part under control.

Supply chain management helps with the procurement, transportation and cost control of
materials and services from vendors. It also involves managing the information about those
materials, including making sure that vendor specifications and requirements are appropriately
translated from the initial customer specifications, says Vrushank Buch, PMP, senior project
management professional at ITT Inc., Vadodara, India.

Supply chain management combats bottlenecks in the flow of external materials and services,
which can easily become the primary source of schedule delays in procurement-heavy sectors
such as construction, engineering and web development. “Most organizations are dependent on
their supplier for raw materials, products or services, and these form a major chunk of their total
value offering,” Mr. Buch says. “Thus, supply chain management is important for successful project
management.”

Working With Suppliers

Depending on the project and its specific needs, suppliers may take a variety of forms. They may
be located down the block or around the globe, have a regular contract with the customer
organization or be used for a one-off specialty item. Whatever the situation, Mr. Buch suggests
that project leaders develop working relationships with suppliers at all levels of the supplier
organization.

“Motivate the suppliers and explain their role on the project,” Mr. Buch says. He also recommends
keeping a record of both positive and negative feedback for suppliers, which can be used to
encourage them or remediate problems. Suppliers should also be included in the stakeholder
register and communication plans.

Supply chain management can help you manage the specific constraints of the effort you’re
leading. In one project, for example, Mr. Buch and his team were looking for opportunities to
shorten the manufacturing time for commercial vehicles and had to involve all material suppliers
to make it happen.

“As the manufacturing time of one unit was four to five days, there was no merit in lining up
staggered deliveries of items as usual,” Mr. Buch says. “Items were instead scheduled for delivery
in batches so that the materials necessary for four units of final product were available at any
time. All the suppliers were contacted, and a commitment to the delivery date was taken from
each one of them.”

When issues arose, Mr. Buch called on other supply chain management considerations, such as
searching for alternative vendors, rethinking the product and process design, and mitigating
conflict.
“After engaging effectively with all vendors, the materials were made available as required, and
the manufacturing and subsequent delivery of the product was ensured,” Mr. Buch says.

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