GESTIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

CASO PRÁCTICO SOLUCIÓN

 Gestión y Control de Proyectos – Caso práctico solución

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 Gestión y Control de Proyectos – Caso práctico solución

ÍNDICE

ÍNDICE........................................................................................................................................................................... 3

1. CASO PRÁCTICO ..................................................................................................................................................... 4

1.1 Lanzamiento y plan de gestión del proyecto ......................................................................................................... 4

1.2 Gestión de las comunicaciones y documentación................................................................................................. 4
1.3 Gestión de aprovisionamientos ............................................................................................................................. 4
1.4 Gestión de RR.HH, calidad, salud, seguridad y medioambiente........................................................................... 5

2. SOLUCIÓN CASO PRÁCTICO ................................................................................................................................. 6

2.1 Solución: lanzamiento y plan de gestión del proyecto........................................................................................... 6

2.2 Solución: gestión de las comunicaciones y documentación.................................................................................. 6
2.3 Solución: gestión de aprovisionamientos .............................................................................................................. 7
2.4 Solución: gestión de RR.HH, calidad, salud, seguridad y medioambiente............................................................ 7

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1. CASO PRÁCTICO

1.1 Lanzamiento y plan de gestión del proyecto

Para un nuevo proyecto, se ha considerado desarrollar una gestión del proyecto a partir de
procesos iterativos y adaptativos en etapas durante cada fase del mismo, con objeto de cubrir
las necesidades de la “Joint Venture-JV” cliente, participada al 50% por empresas del mismo
sector industrial. La participación del personal de la JV será permanente y de continuo, con el
equipo de trabajo de proyecto.

§ Analizar el tipo de metodología de gestión de proyectos se está planteando.

§ Con la metodología definida en apartado a), analizar durante que fase o fases del ciclo
de vida de proyecto se debería identificarse y documentarse las Lecciones Aprendidas.

1.2 Gestión de las comunicaciones y documentación

Para realizar un proyecto industrial de “upgrading” en ciertas zonas de una planta de producción
de medicamentos, cuyo plazo de ejecución son 12 meses, desde el equipo de gestión del
proyecto, se está planteando una comunicación diaria de avance vía reuniones y videollamadas
a todos los participantes que ejecutan el proyecto y al patrocinador principal del mismo.

§ Analizar, si el tipo de comunicación planteado sería el más eficiente para el proyecto, para
que el extenso y detallado informe generado, le llegue al importante número de receptores
definido, habría otras opciones?

§ Estudiar si la frecuencia de emisión del reporte al patrocinador principal del proyecto sería
la más comúnmente utilizada.

1.3 Gestión de aprovisionamientos

Dentro del departamento de Compras de una empresa de Ingeniería que ejecuta proyectos tipo
“EPC -Turn Key”, se plantea comunicar con los posibles proveedores de un Sistema de
Telecomunicaciones para solicitar oferta.

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§ Analizar si esta comunicación ha de llevarse a cabo antes de la emisión de la

“RFI”, después de la emisión de la “RFI” y las “Condiciones Comerciales de
Compra” o bien, en paralelo con las dos emisiones referidas, con idea de ganar
tiempo.

§ Definir qué disciplina de Aprovisionamientos se asociará a cada punto:

o Al control de calidad y pruebas del Sistema de Telecomunicaciones,

o Al transporte de los suministros de acuerdo a un Incoterm 2020: FOB

o A la producción, control y seguimiento de fechas de entrega y

documentación asociada respecto del futuro pedido.

§ Describir el valor aportado durante la realización de la “Kick of Meeting-KOM”, una

vez emitida la orden de compra al proveedor.

1.4 Gestión de RR.HH, calidad, salud, seguridad y medioambiente

El líder de disciplina técnica de un equipo de trabajo creado recientemente, ha explicado el

alcance de los trabajos (muy estructurado y preestablecido con poco margen de desarrollo), el
organigrama y las responsabilidades a los miembros del equipo, quedando bien definidos los
roles de cada uno. En las primeras semanas se trabajó de manera individual sin precisar
interacción mutua, sin embargo, en las últimas semanas que se necesita incrementar el trabajo
en conjunto, el líder viene apreciando una falta de colaboración entre los componentes del
equipo, críticas a las funciones/objetivos establecidos y conflictos continuos por discusiones
técnicas poco constructivas.

§ Analizar la fase de desarrollo en la que se encuentra el equipo de trabajo.

§ Si el equipo de trabajo está formado por personal que ya ha coincidido

anteriormente en varios proyectos, con alto grado de conocimiento y
experimentación, lo cual facilita la delegación y un bajo grado de supervisión, cuál
sería el liderazgo más recomendable a desarrollar por el líder, pero manteniendo
un alto nivel de productividad.

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2. SOLUCIÓN CASO PRÁCTICO

2.1 Solución: lanzamiento y plan de gestión del proyecto

§ Según enunciado, se está planteando una metodología “Ágil”, caracterizada por

considerar procesos adaptativos, orientada al cambio, con la involucración de los
interesados y orientada a cubrir las necesidades de Cliente.

§ Independientemente de la metodología de gestión de proyectos, las Lecciones

Aprendidas deberían identificarse y documentarse “durante todas las fases del ciclo
de vida del proyecto”.

§ Las tres Líneas Base específicas del Plan de Gestión de Proyecto se definen respecto a:
“Alcance”, “Coste” y “Cronograma”, aportando cada una de ellas la información
necesaria para monitorear el avance del proyecto, mostrando una comparativa de lo real
(marcha del proyecto) sobre lo teórico (o planificado inicialmente).

2.2 Solución: gestión de las comunicaciones y documentación

§ El tipo de comunicación “interactiva” planteada por el equipo de gestión del proyecto, no

es eficaz, siendo bastante improbable que se pueda llevar cabo, mantener reuniones
diarias con todos los participantes durante un proyecto de 12 meses no es viable.

El tipo de comunicación más probable sería “pull”, (tirar), método específico para emisión
de informes complejos, voluminosos y dirigidos a muchos receptores. Excepcionalmente,
se podrían asumir estas reuniones únicamente durante los primeros días al inicio del
proyecto, o durante los últimos días para finalización y cierre del proyecto.

§ En un proyecto de duración 12 meses no parece muy viable el reporte diario al promotor

principal, quizá quincenal o mensual tiene más sentido. Aunque en ocasiones puntuales
por desviaciones/problemas en el desarrollo del proyecto o cerca del final del mismo, si
se puede plantear esta opción bajo requerimiento por regla general del interesado
(promotor).

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2.3 Solución: gestión de aprovisionamientos

§ Se procede a solicitar ofertar a los proveedores después de la emisión de la “RFI” y las

“Condiciones Comerciales de Compra”, adicionalmente, también ha de considerar los
requisitos de planificación con la necesidad del suministro en tiempo y plazo.

§ Las disciplinas de Aprovisionamientos asociadas a cada punto son:

o Disciplina de Inspección

o Disciplina de Logística

o Disciplina de Activación

§ El valor de esta reunión es incalculable para el devenir del proyecto, se plantea como
una aclaración generalizada de alcances técnicos y comerciales del producto, definiendo
interlocutores, canales, procesos, documentación, etc…también una renovación de
compromisos contractuales entre las partes.

2.4 Solución: gestión de RR.HH, calidad, salud, seguridad y medioambiente

§ La fase de desarrollo del equipo de trabajo coincide con la numero 2, “Fase de Tormenta
o Turbulencia”, según estudios de B. Tuckman, caracterizada por falta de colaboración,
existencia de conflictos técnicos y discrepancias respecto a tareas, metas, objetivos, roles
u organización preestablecidos.

§ Para un equipo de trabajo con alta capacitación y experiencia, que ha trabajado

conjuntamente y que precisa poca supervisión, el tipo de liderazgo más recomendable
sería “Laissez-Faire” o ”No Intervencionista”, pero llevando a cabo una supervisión y
seguimiento del equipo periódica, continua y suficiente para que la producción sea la
requerida por el proyecto.

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