Unidad Educativa Salesiana

Cardenal Spellman
PROVEEDURÍA

INDICE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Cardenal Spellman
PROVEEDURÍA

1. PRESENTACIÓN

Una de las premisas fundamentales de la Unidad Educativa Salesiana Cardenal

Spellman, es contar con una administración eficiente en su desempeño, eficaz en las
necesidades del personal de la institución, honrada en el desenvolvimiento de sus
funciones, que impulse la formación de una cultura de modernización y mejoramiento
de las funciones dentro de la misma.

De esta manera, se hace necesario que el Departamento Administrativo establezca

medidas que garanticen una mayor racionalidad y optimización de los recursos que
posee la institución y está al servicio de sus clientes (estudiantes) y del personal que
labora en la misma.

La Unidad Educativa Salesiana Cardenal Spellman, ha elaborado el presente

documento administrativo referente al Departamento de Proveeduría que contiene
una serie de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar la distribución de
materiales de oficinal al cliente interno, que permitirá por un lado dar un buen uso de
los mismos, reducir el gasto de materiales de oficina mediante un control de consumo
y de reciclaje.

De esta manera se cubrirá las necesidades del personal de la Institución para un

excelente trabajo y con los materiales que necesiten.

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2. OBJETIVO GENERAL

Proveer de materiales de oficina a todo el personal de la Institución para la ejecución

de sus labores diarias de una manera eficaz y ordenada sin desperdiciar dichos
materiales.

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3. ALCANCE DEL MANUAL

El contenido de este Manual de Procedimientos para el Departamento de Proveeduría,

es de carácter obligatorio para todo el personal de la institución (administrativos,
apoyo, seguridad, docentes), deben de implantar el presente Manual de
Procedimientos con todos los controles de despacho que aquí se mencionan.

Sin embargo estos procedimientos pueden ser mejorados o ampliados, ya que las
necesidades y recursos de cada uno de las personas que laboran en la institución son
diferentes.

Los responsables de su aplicación serán en primer grado los Administradores de la

Unidad Educativa, o en su defecto la persona encargada del Departamento de
proveeduría.

Finalmente todo ello debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado control

interno de proveeduría en la Unidad Educativa Salesiana Cardenal Spellman.

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4. POLÍTICAS GENERALES

1.- El personal de la institución, como son los departamentos de sistemas, contabilidad

y administración les corresponde llevar a cabo un sistema donde se pueda llevar el
control de los materiales existentes, registrar la salida de materiales y realizar la
reposición de los materiales que se vayan agotando.

2.- La entrega de materiales, deberá responder invariablemente, a la satisfacción de

una necesidad que tenga un trabajador para el cumplimiento de sus labores en la
institución.

3.- Los custodios de cada departamento incluyendo a los inspectores serán los
responsables de verificar el uso adecuado de los materiales de oficina asignados al
personal que labora en la institución.

4.- Todos los materiales de oficina, deberán ser entregados mediante un documento
válido para responsabilizar al usuario de su buen uso.

5.- Los materiales de oficina que no estén asignados a ningún usuario, deberán ser
almacenados por la persona encargada de bodega, presentando un listado de lo que
tiene en existencia a la administración para optimizar recursos.

6.- El personal encargado de proveeduría, deberá presentar un informe de todos los

bienes en mal estado para su análisis y mediante una aceptación se procederá a dar de
baja.

8.- El personal encargado de proveeduría, mantendrá actualizado el inventario global

de los materiales existentes en so bodega.

9.- El personal administrativo, debe efectuar permanentemente supervisiones a los

diferentes departamentos, con el fin de verificar el buen uso de los materiales de
oficina entregados a cada uno de los miembros del personal.

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5. FUNCIONES

DEL RESPONSABLE DE PROVEEDURÍA

1.- Elaborar inventarios físicos de los materiales de oficina permanentemente.

2.- Elaborar los resguardos de materiales de oficina y recabar las firmas de

responsabilidad correspondientes.

3.- Proveer de materiales de oficina a todo el personal que labora en la Institución

previa a una autorización de una autoridad correspondiente.

4.- Contabilizar el material de oficina que le entreguen los distribuidores externos.

5.- Contabilidad será la primera persona que ingrese al sistema las facturas de
materiales de oficina que ya fueron contabilizados.

6.- Participar en las entregas recepción de materiales de oficinas en caso de tener un

nuevo usuario.

7.- Receptar los materiales de oficina del personal que se desvincule de la Institución.

8.- Coordinar y asesorar a los inspectores, jefes de área y autoridades en general

respecto a los lineamientos del control de materiales de oficina.

9.- Solicitar la reposición de los bienes que se encuentren en mal estado a la

administración previo a la presentación de un informe y la verificación de la baja del
material.

10.- Si el personal de la Institución solicita reponer material de oficina el mismo tendrá

que justificar el gasto del mismo, entregando dicho material terminado para entregar
el nuevo.

16.- Realizar las depreciaciones mensualmente y entregarlas al departamento de

contabilidad.

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DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1.- Ingresar al sistema de proveeduría creando los códigos de los materiales.

2.- Dar de baja los materiales de oficina en mal estado mediante un informe del
custodio.

3.- Informar del ingreso de la mercadería a Proveeduría para poder despachar el

material.

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DIAGRAMA DE FLUJO DE REPOSICIÓN DE MATERIALES

INICIO

Inventario de material
existente

Listado de materiales a
reponer

no Aprobado sÍ
Administración

Realizar pedido a proveedor

externo

Proveedor envía factura

no Firma
sÍ
autorización
de pago

Proveedor envía factura

FIN

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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREGA DE MATERIALES AL PERSONAL

INICIO

Solicitud de materiales
Inspección General

no Autorización sÍ
aprobada

Envía correo del material

Entrega de
materiales
solicitados

Comprobante de
despacho

Firma del documento

FIN

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DIAGRAMA DE FLUJO ENTREGA MATERIALES DE LIMPIEZA

INICIO

Elaboración de pedido de
materiales

Revisión del
coordinador

no sÍ
Autorización

Preparación de material a
entregar

Revisión de
material a
entregar

no Material sÍ
correcto

Firma del documento

FIN

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DIAGRAMA DE FLUJO MATERIALES EN MAL ESTADO

INICIO

Revisión de materiales estado

físico y fechas de caducidad

Presentación de informe

Revisión por ente

controlador

no
sÍ
Autorización

Eliminación del sistema

Contable

Firma del documento

FIN

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HOJA DE VALIDACIÓN

P. Naún Tapia Lic. Mónica Ruiz

Director Administradora

Ing. Dolores Sánchez Tclgo. Jaime Orozco

Contadora Custodio

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MPAF
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROVEEDURÍA

Responsables de su integración
P. Naún Tapia Director
MSc. Eddy Apolo Rector
Lic. Mónica Ruiz Administradora
Ing. Dolores Sánchez Contadora
Tclgo. Jaime Orozco Custodio

Quito, Ecuador
Noviembre 2019

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