Unidad Educativa Salesiana

Cardenal Spellman
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

INDICE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Cardenal Spellman
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

1. PRESENTACIÓN

Una de las premisas fundamentales de la Unidad Educativa Salesiana Cardenal

Spellman, es contar con una administración eficiente en su desempeño, eficaz en las
necesidades del personal de la institución, honrada en el desenvolvimiento de sus
funciones, que impulse la formación de una cultura de modernización y mejoramiento
de las funciones dentro de la misma.

De esta manera, se hace necesario que el Departamento Administrativo establezca

medidas que garanticen una mayor racionalidad y optimización de los recursos que
posee la institución y está al servicio de sus clientes (estudiantes) y del personal que
labora en la misma.

La Unidad Educativa Salesiana Cardenal Spellman, ha elaborado el presente

documento administrativo referente al Control de Activos Fijos que contiene una serie
de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar el control de los bienes
muebles de la institución, que permitirá por un lado, el control especifico de los bienes
que ingresan a la institución y por el otro conciliar contablemente los movimientos de
altas, bajas, transferencias, donaciones, etc. que se genera en la Unidad Educativa.
Este control también nos permitirá tener muy en claro dónde se encuentra ubicado el
activo y cuál es el custodio que está a cargo de ese bien.

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2. OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos

necesarios de registro y control de los activos fijos, mediante la descripción de sus
características físicas y técnicas, su costo, localización y usuario de los mismos, así
como su autorización correspondiente para su ingreso, transferencias y bajas, con el
objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de activos fijos de la
institución.

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3. ALCANCE DEL MANUAL

El contenido de este Manual de Procedimientos para el Control de Activos Fijos, es de

carácter obligatorio para todo el personal de la institución (administrativos, apoyo,
seguridad, docentes), deben de implantar el presente Manual de Procedimientos con
todos los controles internos de activos fijos que aquí se mencionan.

Sin embargo estos controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las
necesidades y recursos de cada uno de las personas que laboran en la institución son
diferentes.

Los responsables de su aplicación serán en primer grado los Administradores de la

Unidad Educativa, o en su defecto la persona encargada del sistema de control de
activos fijos (Custodio).

Finalmente todo ello debe conllevar a consolidar y fortalecer un adecuado control

interno de activo fijo en la Unidad Educativa Salesiana Cardenal Spellman.

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4. POLÍTICAS GENERALES

1.- El personal de la institución, como son los departamentos de sistemas, contabilidad

y administración les corresponde llevar a cabo un sistema donde puedan controlar su
mobiliario y equipo, en coordinación con el personal que labora en la institución.

2.- La asignación de todo activo fijo, deberá responder invariablemente, a la

satisfacción de una necesidad que tenga un trabajador para el cumplimiento de sus
labores en la institución.

3.- Los custodios de cada departamento incluyendo a los inspectores serán los
responsables de verificar el uso adecuado de los bienes muebles asignados al personal
que labora en la institución, así como sus necesidades de mantenimiento.

4.- Todos los bienes muebles propiedad de la institución, deberán ser entregados
mediante un documento válido para responsabilizar al usuario de su custodia.

5.- Los bienes muebles que no estén asignados a ningún usuario, deberán ser
almacenados por la persona encargada de bodega, presentando un listado de lo que
tiene en existencia a la administración para optimizar recursos.

6.- El personal encargado de los activos fijos, deberá presentar un informe de todos los
bienes en mal estado para su análisis y mediante una aceptación se procederá a dar de
baja.

7.- El personal que requiera hacer una transferencia de un bien mueble de una oficina
a otra, tendrá que pedir la autorización correspondiente a la administración para
realizar la documentación necesaria del caso.

8.- El personal encargado de los activos fijos, mantendrá actualizado el inventario

global de los bienes muebles de la institución.

9.- El personal administrativo, debe efectuar permanentemente supervisiones a los

diferentes departamentos, con el fin de verificar la situación en la que se encuentra el
activo fijo.

10.- Tratándose de vehículos de trabajo, los choferes de las unidades, serán los
encargados de que se realice oportunamente los servicios de mantenimiento.

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5. FUNCIONES

DEL CUSTODIO DE ACTIVOS FIJOS

1.- Elaborar inventarios físicos de los activos fijos permanentemente en la institución.

2.- Elaborar los resguardos de activos fijos y recabar las firmas de responsabilidad
correspondientes.

3.- Llenar el reporte de transferencias de activos fijos y dar el seguimiento

correspondiente.

4.- Ingresar al sistema el mobiliario u equipo que sea adquirido y a su vez marcar y/o
colocar el código de inventario al activo fijo.

5.- Contabilidad será la primera persona que ingrese al sistema el bien ya que tendrá
que crear el proveedor, después enviará una copia de la factura al custodio de los
activos fijos para que lo registre en dicho sistema.

6.- Participar en las entregas recepción de las oficinas o áreas de la institución en caso
de tener un nuevo usuario.

7.- Receptar los resguardos de activos fijos, en caso de renuncia, licencia, jubilaciones,
etc.

8.- Coordinar y asesorar a los inspectores, jefes de área y autoridades en general

respecto a los lineamientos del control de mobiliarios y equipos.

9.- Solicitar la reposición de los bienes que se encuentren en mal estado a la

administración previo a la presentación de un informe y la verificación de la baja del
material.

10.- Controlar las pérdidas del mobiliario y equipo, mediante la firma de

responsabilidad del activo fijo extraviado por parte del custodio.

11.- Requerir la reposición de los bienes extraviados al custodio correspondiente.

12.- Controlar y verificar la salida y entrada del mobiliario y equipo que se va a reparar
en las diferentes unidades de mantenimiento.

13.- Coordinar con el departamento de Talento Humano para recibir la notificación de

los movimientos del personal ya sea de renuncia, jubilaciones, etc. para tramitar las
constancias de entrega de activos fijos.

14.- Supervisar y/o vigilar permanentemente el uso racional y cuidado del activo fijo.

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15.- Realizar inventarios cada determinado tiempo para controlar que los bienes se
encuentren en los lugares correctos.

16.- Realizar las depreciaciones mensualmente y entregarlas al departamento de

contabilidad.

DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1.- Ingresar al sistema el activo creando el proveedor.

2.- Entregar una copia de la factura al custodio de activos fijos para el ingreso al
sistema.

3.- Dar de baja los activos fijos mediante un informe del custodio y del técnico.

4.- Cotejar las depreciaciones cada mes para cuadrar contablemente sus ingresos.

DEL RESPONSABLE DEL ACTIVO FIJO

1.- Dar buen uso de todos los activos que se encuentren a su cargo, tomando en
cuenta que son para trabajos que la institución lo requiera.

2.- Informar del deterioro o daño que sufra el activo fijo al custodio para un
mantenimiento oportuno o a su vez el cambio por uno nuevo.

3.- Presentar una solicitud a la administración cuando requieran mover un activo fijo a
otra oficina, no puede hacer el cambio sin la autorización correspondiente.

4.- Al momento que deja de pertenecer a la institución hacer la entrega al custodio de

todos los activos fijos que se le entregó al inicio de sus labores.

5.- En caso de que el custodio lo requiera estar presto a los inventarios que se realizara
en el año.

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL INGRESO DE ACTIVOS NUEVOS.

INICIO

Solicitud a
Administración

no Aprobación sí
de
viabilidad

3 Cotizaciones

no Aprobación sí
dirección

Realiza Compra

Ingresa Contabilidad
creando el proveedor

Copia de sÍ
no
Factura a
Custodio

Ingreso al Sistema de
Depreciaciones Activos Fijos BDD SAFI

mensuales no
cuadran con
Contabilidad
Crear Acta de Entrega

Impresión y
Entrega Recepción

FIN

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DIAGRAMA DE FLUJO CAMBIO DE POSICIÓN O TRANSFERENCIA DE UN ACTIVO

INICIO

Solicitud a
Administración

no Aprobado sÍ

Registro Sistema
Cambio de Ubicación BDD SAFI

Impresión y
Entrega Recepción

FIN

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DIAGRAMA DE FLUJO PARA DAR DE BAJA UN ACTIVO FIJO.

INICIO

Solicitud de baja
o reparación del
activo fijo

Chequeo por parte del Consejo

Económico para ratificar el
estado del activo fijo

sÍ no
Reparación

Repara el activo fijo Informe al custodio

sobre el activo fijo
dañado.

Informe de
reparación del
BDD SAFI activo fijo Registrar en el sistema
de Activos como en el
contable y dar de baja BDD SAFI

Entrega del activo fijo

arreglado al usuario
Descargo del
Usuario

FIN

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HOJA DE VALIDACIÓN

P. Naún Tapia Lic. Mónica Ruiz

Director Administradora

Ing. Dolores Sánchez Tclgo. Jaime Orozco

Contadora Custodio

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MPAF
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Responsables de su integración
P. Naún Tapia Director
MSc. Eddy Apolo Rector
Lic. Mónica Ruiz Administradora
Ing. Dolores Sánchez Contadora
Tclgo. Jaime Orozco Custodio

Quito, Ecuador
Julio del 2015

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