Unidad Educativa Salesiana

Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

INDICE
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

1. PRESENTACIÓN

Una de las premisas fundamentales de la Unidad Educativa Salesiana Cardenal

Spellman, es contar con una infraestructura funcional y adecuada a las necesidades del
cliente externo como interno, que impulse la formación de una cultura de
modernización y mejoramiento de las funciones dentro de la misma.

De esta manera, se hace necesario que la Institución cuente con un Departamento de

Mantenimiento que tenga los conocimientos necesarios para los trabajos a ellos
encomendados.

La Unidad Educativa Salesiana Cardenal Spellman, ha elaborado el presente

documento administrativo referente al proceso que se desarrollará para llevar a cabo
los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo que la Unidad Educativa
requiera.

Contiene una serie de normas, políticas y procedimientos orientados a mejorar el

control y la optimización de recursos, el seguimiento de los trabajos que se les designe.
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

2. OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos

necesarios de solicitud de trabajo, planificación, nivel de desempeño y valoración del
trabajo elaborado. Tomando en cuenta que estos trabajos serán aprobados por
autoridades de la Institución.
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

3. ALCANCE DEL MANUAL

El contenido de este Manual de Procedimientos para el Departamento de

Mantenimiento, es de carácter obligatorio para todo el personal de la institución
(administrativos, apoyo, seguridad, docentes), deben de implantar el presente Manual
de Procedimientos con todos los controles internos de mantenimiento que aquí se
mencionan.

Sin embargo estos controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las
necesidades y recursos de cada uno de las personas que laboran en la institución son
diferentes.

Los responsables de su aplicación serán en primer grado el Administrador de la Unidad

Educativa, o en su defecto la persona encargada del departamento.

Finalmente todo ello debe conllevar a fortalecer un adecuado control interno de

actividades realizadas por el Departamento de Mantenimiento.
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

4. POLÍTICAS GENERALES

1.- El Departamento de Mantenimiento son los responsables de mantener la

infraestructura de la Institución en buen estado en coordinación con el Departamento
Administrativo.

2.- La asignación de toda tarea, deberá responder invariablemente, a la satisfacción de

una necesidad que tenga la administración o la autoridad solicitante, tomando en
cuenta que sea en bien de la Institución.

3.- Los custodios en general de cada departamento incluyendo a los inspectores serán
los responsables de verificar el uso adecuado de los bienes muebles e infraestructura
de la Unidad Educativa, así como sus necesidades de mantenimiento.

4.- Los espacios de uso general que no estén asignados a un custodio específico, serán
de responsabilidad del Departamento de Mantenimiento con aprobación de
Administración.

5.- El personal solicitante deberá emitir un informe detallando el bien o espacio físico
que necesita que se lo repare o adecue.

6.- El personal que requiera hacer una transferencia de un bien mueble de una oficina
a otra, cambio de oficina en general o remodelación, tendrá que pedir la autorización
correspondiente a la administración para planificar el trabajo a realizar.

7.- El personal encargado del mantenimiento de la unidad, mantendrá actualizado el

inventario global de la bodega en su área.

8.- La administración, debe efectuar permanentemente supervisiones a los diferentes

departamentos y espacios físicos, con el fin de verificar la situación en la que se
encuentra.

9.- Tratándose del vehículo (camioneta) de trabajo, el chofer de las unidad, será el
encargado de que se realice oportunamente provisión de los materiales, (en el caso de
que los proveedores no lo puedan hacer), recursos necesarios para la actividad.
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

5. FUNCIONES

DEL PERSONAL DE MANTENIMIENTO

1.- Elaborar inventarios en la bodega de los materiales y bienes que se encuentre bajo
su responsabilidad.

2.- Responsable del control uso y buen manejo de la maquinaria, herramientas y

materiales necesarios para el cumplimiento de sus tareas diarias.

3.- Encargado de realizar las órdenes de compra a proveedores de los materiales

necesarios para el cumplimiento del cronograma de trabajo elaborado con
Administración y aprobado por la autoridad competente.

4.- Ingreso a bodega de materiales, herramientas y maquinaria adquiridos para la

ejecución de las tareas diarias.

5.- Revisión de facturas entregadas por proveedores a la Institución de materiales

comprados a crédito, especificando el uso de los mismos.

6.- Participación en la elaboración de cronogramas y presupuestos mensuales de

trabajos a realizar en el mes.

7.- Revisión periódica de sistema de emergencia, sistema contra incendios, bie, y

extintores.

8.- Tener actualizado el kardex de bodega.

9.- Requerir la reposición de los bienes que ya no puedan ser reparados.

10.- Controlar y verificar la salida y entrada del mobiliario y equipo que se va a reparar
en las diferentes secciones de mantenimiento.

11.- Coordinar con Administración los lugares de trabajo del personal de apoyo y
mantenimiento.

12.- Realizar las tareas en las siguientes áreas:

 Carpintería
 Cerrajería
 Plomería
 Albañilería
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

 Electricidad
 Pintura acabados arquitectónicos
 Aluminio y vidrio
 Jardinería
 Limpieza

13.- Control de uso del EPP (Sistema de seguridad) en el departamento.

14.- Realizar informes de tareas realizadas para el departamento administrativo, con

evidencia fotográfica (antes-después).

DEL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO

1.- Coordinación del trabajo a realizar con administración.

2.- Presentar informe de horas extras hasta el 20 de cada mes a administración.

3.- Presentación de informes al término del trabajo a administración.

4.- Seleccionar el personal de acuerdo al trabajo que se va a realizar.

5.- Inspección visual de la tarea a realizar con administración.

6.- Realización de pedidos de materiales, previa autorización de administración.

7.- Asistencia de fiscalización en los trabajos realizados por proveedores externos,

estén de acuerdo al contrato firmado con la Institución.
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO PARA PEDIDO DE MATERIALES

INICIO

Chequeo de
existencias en
bodega

sí no
Existencia

Solicitar
autorización de
compra

no sí
Autorización

Solicitar la compra
vía telefónica o al
chofer

Realiza la compra

Ingreso a bodega

FIN
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DIAGRAMA DE AUTORIZACIÓN DE TRABAJOS A REALIZAR

INICIO

Solicitud de
trabajo

Planificación y
autorización de
Administración

no sí
Autorización

Presupuesto y
materiales a usar

Selección del
personal que va a
realizar el trabajo

Realiza el trabajo

no Satisfacción sí
trabajo
realizado

Entrega

FIN
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO MANTENIMIENTO CORRECTIVO

INICIO

Se detecta el daño y se
presenta un informe

El departamento
encargado chequea el
equipo o infraestructura

no Daño sí
Correctivo

no Reparación sí
personal
Institución

Lista de materiales

no Proveedor
sí
externo

Arreglo del bien o

infraestructura
3 cotizaciones de
proveedores

Reparación a
satisfacción de
tares

no Autorización
sí
administración

FIN
Se ejecuta el trabajo
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO MEJORAMIENTO INFRAESTRUCTURA

INICIO

Elaboración del proyecto

Autorización sí
no
COMISIÓN

Elaboración del proyecto

3 cotizaciones de
proveedores

Autorización
no sí
P. Director

Elaboración y firma de
contratos

Elaboración de
cronograma de trabajo
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Entrega la
No obra a Sí
tiempo y
correcto

Reparación a
Se efectiviza satisfacción de
garantías tares

Devolución de garantías
Arreglo de
No inconvenientes Sí

FIN
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

ANEXOS

FORMATOS A UTILIZAR EN EL DEPARTAMENTO

CRONOGRAMA DE TRABAJO Y PRESUPUESTO MENSUAL

 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

ORDEN DE TRABAJO
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

CRONOGRÁMA DE ACTIVIDADES PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS EN EL ÁREA DE

MANTENIMIENTO.

ORDEN DE PEDIDO DE MATERIALES

 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

RECEPCION A SATISFACCIÓN DE TAREAS REALIZADAS

Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

HOJA DE VALIDACIÓN

P. Naún Tapia Lic. Mónica Ruiz

Director Administradora

Sr. Pablo Pichucho

Coordinador
 Unidad Educativa Salesiana
Cardenal Spellman
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

MPAF
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

Responsables de su integración
P. Naún Tapia Director
MSc. Eddy Apolo Rector
Lic. Mónica Ruiz Administradora
Ing. Dolores Sánchez Contadora
Tclgo. Jaime Orozco Custodio

Quito, Ecuador
Julio del 2015