NO PIERDA EL TIEMPO EN COSAS TAN INÚTILES COMO CURIOSAS

Documentación Técnica 1

LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO

Manuel Giraudier

Se han de identificar las pérdidas de tiempo y seguidamente desarrollar estrategias

para reducir o eliminarlas.

Las pérdidas de tiempo son distintas formas de dejar de hacer las cosas que tienen
más valor e importancia según cada persona. Para algunos, una charla con un
compañero puede ser una pérdida de tiempo; para otros, esta sería una oportunidad
para rebajar las tensiones del día.

Algunos ejemplos típicos de pérdidas de tiempo serian: reuniones improductivas,

interrupciones imprevistas, visitas inesperadas, llamadas telefónicas que podría
atender otra persona, papeleo innecesario, dilaciones por inseguridad ante decisiones,
viajes innecesarios o mal programados, etc.

Controlar las interrupciones

Aunque como jefe, con frecuencia sufrirá interrupciones que deban ser atendidas de
inmediato, por lo general se puede delegar el manejo de la interrupción. Sin embargo
en los casos en los que sólo uno mismo puede atender la interrupción, conviene
resolverla rápidamente para seguir con lo que se estaba haciendo. Se han de revisar
los tipos de interrupciones que suceden con frecuencia e intentar desarrollar planes de
contingencia.

Controlar las visitas imprevistas

Casi nunca se debe estar disponible para las visitas inesperadas. En algunos casos,
puede ser necesario y/o adecuado recibir a una persona sin previa cita., sin embargo
siempre que se pueda se ha de derivar la visita imprevista a otra persona

Controlar el teléfono

Las llamadas telefónicas pueden ser una gran pérdida de tiempo. Para evitarlo
podemos controlar previamente quién llama, a través de otra persona, por ejemplo la
operadora del teléfono. También podemos derivar previamente la llamada cuando sea
posible. Cuando las llamadas las realizamos o las atendemos personalmente hemos de
tratar de mejorar las aptitudes telefónicas para reducir el tiempo que se necesita
pasar al teléfono. También se puede fijar una franja horaria del día para las llamadas
telefónicas.

Controlar la burocracia

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Se ha de manejar el papeleo una sola vez. Analizarlo, responder o gestionar, archivar,
pasarlo a otra persona o tirarlo a la papelera. Si se ha de dar una respuesta rápida
hacerlo telefónicamente o por correo electrónico.

Hay otro tipo de pérdidas de tiempo que reducen las horas productivas.

Llegar tarde al trabajo.

Desayunos demasiado largos

Comidas de negocios interminables

Lectura de la prensa en horas de trabajo

Acceso a mail particular

Acceso a webs de ocio.

Acceso al Facebook u otras redes sociales

Conversaciones telefónicas particulares.

Una auto crítica sincera puede ayudarnos a ver distintas pérdidas de tiempo que
reducen las horas productivas de trabajo en la empresa.

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