En lo que respecta a gestión del tiempo, uno de los conceptos

de los que más se habla en este ámbito es el de ladrones de

tiempo. Y no es sin razón, ya que son uno de los principales
responsables de la pérdida de muchas Muchos ladrones de
tiempo suelen ser sigilosos, incluso invisibles. Se esconden
donde menos los esperas y, de repente, han tomado el control
de gran parte de tu día sin que te des cuenta. ¿Quieres
aprender a identificarlos y acabar con ellos?

Qué son los ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son distracciones tanto internas como
externas que nos afectan sin que nos demos cuenta y nos
roban lo más preciado: el tiempo.

Pueden ser muy cautivadores. Sin embargo, tienen una

influencia negativa sobre las personas, a las que hacen sentir
frustradas, vulnerables y desmotivadas.
Algunos ladrones de tiempo que te pueden estar afectando
Como decíamos, algunos ladrones de tiempo son externos y otros los generamos nosotros mismos. Pueden afectar en el
día a día de forma consciente o inconsciente. Suelen robar sólo unos minutos cada vez, pero al final de la semana, estos
minutos se convierten en horas y, al final del año, en días.

Para tener una buena gestión del tiempo, lo primero es identificar cuáles son los ladrones de tiempo que te están
afectando. Estos son algunos de los más habituales:

La multitarea
Hacer malabarismos ocupándote de dos o más tareas o actividades al mismo tiempo es un error. Está comprobado que el
cerebro humano no puede concentrarse de manera efectiva en más de un elemento a la vez. Por lo tanto, cuando alguien
realiza múltiples tareas, está perdiendo su capacidad de concentración y eficiencia.

La falta de organización personal

Cuando las tareas están organizadas y las prioridades establecidas, notas como tu día es mucho más productivo.

Si estás buscando una forma efectiva de organizarte, prueba el método de productividad Getting Things Done (GTD), que
consiste en liberar la mente de las tareas pendientes para centrarte en lo que estás haciendo en el momento.
No saber decir que no
Aceptar tareas o responsabilidades que no te corresponden o que no te permiten avanzar hacia tus metas te hará
perder mucho tiempo. Un “no” a tiempo te puede evitar muchos dolores de cabeza por no tener las horas o la
disposición para culminar el trabajo que se te ha asignado.

La incapacidad para delegar

Querer hacerlo sin ayuda es otro de los ladrones de tiempo que favorecen el estrés y la ansiedad. Al efectuar todas las
actividades personalmente puedes creer que tienes el control, pero todo lo contrario. No saber delegar hace que no
tengas tiempo para la planificación a largo plazo y estés atascado o atascada en las operaciones diarias.
La procrastinación
Seguro que hay un montón de tareas que no te gustan y que siempre estás pensando en posponer. No culminarlas y
dejarlas en la lista de pendientes puede ser un tormento. Sin embargo, es fácil solucionar esa situación si completas
estas actividades tan pronto como sea posible, lo cual te evitará el estrés y la culpa que genera la demora.

Las interrupciones descontroladas

Además del tiempo robado por la propia interrupción, se necesita una media de 15 minutos para recuperar la
concentración perdida. Elimina las interrupciones comunicándole a tus compañeros y jefes las políticas de organización
que llevas a cabo para mejorar tu productividad.

El correo electrónico, las redes sociales y la mensajería

Estos son uno de los grandes ladrones de tiempo que existen hoy en día, a causa de los dispositivos móviles. Olvídate
de Whatsapp, Facebook, Instagram, el chat de Gmail, los emails, etc. Estas plataformas digitales pueden convertirse en
una gran pérdida de tiempo si no tienes control.

Las reuniones innecesarias

Aún existen empresas que realizan reuniones frecuentes para tener la sensación de que todo está controlado, y nada
más lejos de la realidad. Si seis personas están desperdiciando una hora de su tiempo en una reunión, la empresa está
perdiendo seis horas de trabajo.

las reuniones innecesarias se consideran ladrones de tiempo

La falta de concentración
A veces, factores como un largo día de trabajo, el estrés o la fatiga pueden consumir tu energía y hacer que te sea muy difícil
mantener la concentración. Esto significa que sacarás mucho menos rendimiento de tu tiempo. Trata de descansar lo máximo
posible, comer sano y hacer algo de ejercicio. Tu salud y tu capacidad de concentración te lo agradecerán.

Una deficiente comunicación interna en la empresa

La comunicación interna en la empresa es esencial para el funcionamiento óptimo de toda la organización. Trabajar con
herramientas que faciliten la comunicación y el desarrollo de las tareas permitirá aumentar tu productividad.

Los viajes y desplazamientos

De casa al trabajo, del trabajo a casa y en múltiples viajes a lo largo del día, el transporte no solo tiende a ser el mayor ladrón de
tiempo, sino que también es una verdadera fuente de aburrimiento y puede causar mucho estrés.

Medidas como la flexibilidad horaria o el teletrabajo pueden ayudarte a eliminar este ladrón de tiempo, o al menos a paliar sus
efectos.

Cómo evitar los ladrones de tiempo

Debes tener muy claro que, para evitar los ladrones de tiempo, tienes que poner límites.

Para implantar esos límites has de definir las reglas con las que se van a establecer y la forma en que los demás también deben
reaccionar.
Para evitar los ladrones de tiempo haz lo siguiente:

Establece políticas de comunicación. Informa a tus compañeros sobre tus políticas para responder al teléfono y al
correo electrónico. De esta manera, los demás no esperarán una respuesta inmediata.
Aíslate de forma controlada. Si hay muchas distracciones a tu alrededor, reserva la sala de reuniones. Si tienes la
opción, también puedes trabajar de forma remota desde casa.
Comunica tus políticas y límites. Asegúrate de que las personas de tu alrededor comprenden realmente tus reglas de
trabajo y productividad.
Aprende a decir NO. Finalmente, aprende a decir que no. Te ahorrarás muchos compromisos adquiridos solo por no
quedar mal con los demás.
Invierte en herramientas de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión en la nube para organizar y planificar
tareas pueden ser una gran ayuda. Además, te permitirán mantener el foco en tus objetivos.
Los ladrones de tiempo están en todas partes, se implantan cómodamente en tu día a día laboral y, en la mayoría de los
casos, ni siquiera eres consciente de que te están robando.

Si quieres mejorar tu desempeño, debes tomar conciencia de tus ladrones de tiempo y crear acciones que te permitan
tener el control de tu espacio y tiempo. ¿Sabes ya cuáles son los que más están afectándote ahora mismo?
LADRONES DE TIEMPO EXTERNOS
1. Interrupciones
Es uno de los ladrones de tiempo más evidentes. Pueden venir en forma de llamadas, visitas no pactadas, peticiones de
ayuda, etc. Cuando te enfrentes a una interrupción es importante que te muestres firme. Recuerda que son ladrones de
tiempo externos, pero tú decides si permites que ocupen tu tiempo o no.

Si recibes una de estas interrupciones, valora si es una urgencia que requiere tu atención inmediata. Es importante que lo
valores tú y no la persona que interrumpe, porque a criterio del otro es más probable que sea urgente.

Si decides que no es necesario atenderlo en ese momento, rechaza la interrupción, con educación y firmeza. Una manera
de evitar que la otra persona se moleste o se preocupe es establecer otro momento en el que atenderás su petición. No
es lo mismo decir “ahora no”, que “ahora no, lo vemos a las cinco”.

También puedes poner algunas barreras para evitar estas interrupciones, como apagar el teléfono, cerrar la puerta del
despacho, usar auriculares, pedir que en determinados horarios no te interrumpan, etc.
2. Notificaciones
Son similares a las interrupciones, con la diferencia de que casi nunca son urgentes. Hablo del correo, las redes sociales,
mensajería instantánea, suscripciones, etc. La clave es recordar que ninguna tarea urgente llega a través de estos medios.
Debes perder el miedo a estar desconectado de estos canales durante algunas horas. Piensa que, si alguien necesita algo
urgente de ti, no va a enviar un correo y mucho menos una notificación por redes sociales. Seguro que te llamará por teléfono
o irá a visitarte.

Para evitar estos ladrones de tiempo lo más efectivo es silenciar todas las notificaciones, en el móvil y en el ordenador.
Ignorarlas es difícil, así que mejor no tenerlas. También deberás resistir la tentación de consultar si has recibido algo. Establece
los momentos del día en que revisarás cada canal.

3. Reuniones
Si trabajas con otras personas, necesariamente vas a tener que asistir a reuniones; también con clientes, socios o proveedores.
Las reuniones en sí mismas no son ladrones de tiempo, solo cuando se hacen mal.
Para que tus reuniones no se conviertan en ladrones de tiempo debes tener en cuenta dos aspectos:
La forma. Las reuniones deben tener una estructura, con una hora de inicio y una hora de fin. Los temas a tratar deben estar
claros y cada persona debe saber qué es lo que debe llevar preparado a la cita. Al finalizar, todos deben salir de la reunión con
sus tareas claras; de nada sirve hablar durante dos horas sobre un tema si después no se reparten responsabilidades y tareas.
El contenido. Cuando se acude a una reunión, todos los asistentes deben tener claro de qué se va a hablar. Todo lo demás
queda fuera de la reunión. Si surgen asuntos de trabajo, que no están relacionados con el tema de la reunión o que no
implican a todos los asistentes, se deberían tratar en otro momento. Por supuesto, los temas personales y la charla banal están
totalmente descartados.
4. Urgencias
No podemos controlarlo todo y a veces surgirán asuntos que requieren atención inmediata. El problema es que la mayoría
de estas situaciones no son verdaderas urgencias, son ladrones de tiempo. Surgen de una mala planificación, cosas que no
se hicieron bien en su momento, errores que no se corrigieron, tareas aplazadas, etc.

Para evitarlo es importante que tengas controladas tus obligaciones y fechas límite. No permitas que una tarea normal se
convierta en urgente solo porque olvidaste agendarla.

También debes poner límite a las urgencias de los demás. Recuerda que cada persona es responsable de su propia gestión
del tiempo. No sirve de nada que mejores tu organización, si luego debes cargar con la mala gestión de otros.

5. Falta de organización
Cuando no tienes una buena organización, el tiempo se escapa por todas partes: pierdes tiempo en decidir cuál es la
tarea siguiente; tienes que dejar actividades a medias para atender otras que vencen antes, olvidas plazos y las tareas
pendientes se convierten en urgencias. Vives asediado por ladrones de tiempo.
Otro síntoma de la mala organización es la ausencia de objetivos claros. Los objetivos ofrecen una visión de conjunto,
determinan el plan de acción y establecen prioridades. Si no los tienes claros, es probable que algunas tareas entren en
conflicto y termines confundiendo lo importante con lo urgente.
Lo mejor es dedicar cada día un tiempo a la planificación y seguimiento de actividades. Para neutralizar estos ladrones de
tiempo, la agenda se convierte en una herramienta imprescindible para garantizar que lo tienes todo controlado.
6. Procrastinar
Si aplazas de manera habitual las tareas que no te gustan estás tirando piedras contra tu tejado. Sabes que esas tareas no
van a desaparecer; aplazándolas solo consigues que se conviertan en urgencias más adelante.
Además, tener estas tareas pendientes, afecta a tu estado de ánimo; hace que te sientas culpable por no hacerlas y genera
estrés. Para evitarlo, debes ser firme con tus obligaciones y cumplir con las tareas que te has propuesto. En este post te
cuento algunas estrategias para vencer la procrastinación.
7. Aplazar la toma de decisiones
Es similar a la procrastinación, pero menos evidente. En general, tomar decisiones es algo complicado. Implica renunciar a
ciertas cosas y siempre existe el miedo a equivocarse. Por ese motivo, muchas veces es tentador aplazar el momento de
decidir. El problema es que, mientras no te decides, las dudas siguen rondando tu cabeza y generando estrés.
Por otro lado, las decisiones suelen estar asociadas con realizar una acción determinada; retrasar esta acción puede tener
consecuencias negativas con las que deberás lidiar.
Recuerda, una mala decisión es mejor que ninguna decisión. Si te equivocas, puedes rectificar o tomar acciones para
limitar los daños. Cuanto más retrases la decisión, menos tiempo tendrás para correcciones.
8. No delegar y no saber decir “no”
Estas dos conductas te roban mucho tiempo y energía. Cuando no delegas algunas de tus tareas y pretendes hacerlo todo,
te sobrecargas y te quedas sin tiempo para las tareas que son verdaderamente importantes. Recuerda que hay cosas que
otros pueden hacer mejor, más rápido y con menos coste que tú.
No saber decir “no” es igual de desgastante. Te obliga a hacer tareas que no quieres o que no te corresponden. Para
evitarlo, debes preguntarte qué es lo que te frena a la hora de rechazar peticiones: ¿temes decepcionar a alguien? ¿que se
enfaden contigo? ¿qué te consideren menos capaz?
Trabaja para vencer estos miedos e inseguridades y verás que decir “no” deja de ser tan costoso para ti. Si reduces estos
dos ladrones de tiempo, tu productividad te lo agradecerá.
9. Problemas de comunicación
En tu vida personal y en tu trabajo la interacción con otras personas es muy frecuente. Para que estas interacciones no se
conviertan en ladrones de tiempo que frenen tu productividad, debes entrenar tus habilidades de comunicación.

En ocasiones, por miedo a incomodar, damos demasiados rodeos o dejamos algunos puntos abiertos o poco claros. El
resultado son trabajos mal hechos o incompletos. Esta forma de hablar también puede generar una larga lista de consultas
posteriores, que hacen más pesado el trabajo. Para evitarlo, trata de ser claro y específico. Ahorrarás tiempo en la explicación
y evitarás consultas innecesarias.

Lo mismo aplica cuando recibes un encargo. Escucha con atención, toma notas si es necesario y no des por finalizada la
conversación hasta tener todos los puntos claros. Es mejor resolver las dudas en ese mismo momento.

Conclusión
Ahora que conoces mejor estos 9 ladrones de tiempo, seguro que eres más consciente de la cantidad de tiempo que te hacen
perder. Te animo a que pongas en práctica estos u otros consejos para empezar a reducir su impacto.

También es buena idea que reflexiones sobre tu día a día para identificar otros ladrones de tiempo que te estén afectando.