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ADMINISTRACION DEL TIEMPO

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Artculos
Administracin de tiempo/Tiempo de calidad Administracin de tiempo/Desperdiciadores de tiempo Administracin de tiempo/Causas de la morosidad Administracin de tiempo/El uso del tiempo Administracin de tiempo/Planear las actividades Administracin de tiempo/Organizar las actividades Administracin de tiempo/Administracin de actividades Administracin de tiempo/El valor econmico del tiempo laborable personal Administracin de tiempo/Establecer fechas de seguimiento Administracin de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Administracin de tiempo/El beneficio de la planificacin Administracin de tiempo/Poniendo prioridades Administracin de tiempo/Eficiencia en la oficina Administracin de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto" Administracin de tiempo/Resumen y conclusiones prcticas Administracin de tiempo/Evaluacin peridica 1 2 5 6 8 9 10 11 12 12 13 14 16 17 18 19

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Administracin de tiempo/Tiempo de calidad

Administracin de tiempo/Tiempo de calidad


<< Introduccin - ndice - Desperdiciadores de tiempo >>

Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas. La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser ms enfocado y eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos domine. Y nadie podr dominar su propio tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da, cada hora y an cada minuto.

Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal. El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo. Aunque a veces perder el tiempo, en el sentido ms popular y vulgar, puede ser sinnimo de un mejor aprovechamiento del mismo, en tanto el ocio y el descanso forman parte consustancial del desarrollo humano y social. En la antigedad, el ocio era bien visto, porque su empleo permita ejercitar el saber.

Administracin de tiempo/Tiempo de calidad Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible. Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos. << Introduccin - ndice - Desperdiciadores de tiempo >>

Administracin de tiempo/Desperdiciadores de tiempo


<< Tiempo de calidad - ndice - Identificacin de hbitos personales Ejercicio I >>

Desperdiciadores de tiempo externos


1. Excesivo flujo de papeles. 2. Telfono. 3. Chat. 4. Facebook. 5. You Tube 6. Mirar la televisin 7. Visitantes. 8. Reuniones. 9. Fallas de comunicacin. 10. Polticas y procedimientos. 11. Informacin. (Falta / exceso)

Posibles soluciones
Agenda
Citas. Proyectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del telfono


Antes de llamar, planifica la conversacin. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l. Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla. Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia.

Administracin de tiempo/Desperdiciadores de tiempo

Uso del Chat


Destinar una cantidad de tiempo al da para el chat. Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo. Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo..

Uso del Facebook y You Tube


Destinar una cantidad de tiempo al da para revisarlos. Dejarlo para horas que no sean de estudio , ni trabajo ( Nos desconcentra y hace perder tiempo)

Mirar la televisin
Limita la cantidad de tiempo para ver televisin Evita ver el televisor mientras estas comiendo. No ver la televisin mientras se estudia para un examen. Asla la televisin de tu lugar de trabajo; existen lugares especficos para usar la televisin, por ejemplo una sala de juntas, o una sala audiovisual. Si la televisin tiene que estar en tu lugar de trabajo (por ejemplo: en una discoteca, un bar o un restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes y no hacia a ti.

Si no quieres perderte algn programa de televisin y dispones de una videograbadora programable, graba el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propsito. Es recomendable ver la televisin en los tiempos de descanso, por ejemplo: fines de semana, das festivos o das inhbiles.

Correspondencia
Escribe menos, usa ms el telfono. Destinar una cantidad de tiempo al da para leer y redactar correos electrnicos Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta. Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y deja todo registrado en la misma hoja. Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados


Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?.

Administracin de tiempo/Desperdiciadores de tiempo

Reuniones
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias. Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi presencia?. Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l. Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema. Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Desperdiciadores de tiempo internos


Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para despus. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos.

Soluciones
Reflexin Decisin Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos

<< Tiempo de calidad - ndice - Identificacin de hbitos personales Ejercicio I >>

Administracin de tiempo/Causas de la morosidad

Administracin de tiempo/Causas de la morosidad


Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para despus. Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas. Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar. La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente. Las principales causas de morosidad son: 1. Trabajos no placenteros. 2. Trabajos difciles. 3. Indecisin.

Administracin de tiempo/El uso del tiempo

Administracin de tiempo/El uso del tiempo


Principios prcticos
Para conocer qu cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rpidamente lo haga ms efectivo, y que lo haga lograr ms y disfrutar de lo que est haciendo, es necesario saber en qu se le va el tiempo. No dependa de la memoria, pues es traicionera!. Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista cmo lo manejamos. El resultado final de nuestro anlisis no ser una tcnica, o una serie de complicadas formas burocrticas que debamos seguir por el resto de nuestros das. El resultado de examinar cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en qu se nos va y en qu debera rsenos.

1 Auto anlisis del uso del tiempo


Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso consistir en averiguar cmo lo est empleando. En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra cmo se emple esa hora. Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el caf, usualmente se convierte en 30.

Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razn de 60 segundos por minuto. Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas? A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda a cada punto. 1. Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 2. Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo inesperado.

Administracin de tiempo/El uso del tiempo 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 7. Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 8. Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 9. Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 10. En forma habitual prctico la relajacin para reducir tensiones. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre 12. Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo. 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre 13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo. 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente: Entre 13 y 28: Mal, tienes serios problemas, debes disciplinarte!. Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar. Entre 37 y 44: Muy bien. Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.

Administracin de tiempo/Planear las actividades

Administracin de tiempo/Planear las actividades


Planear las actividades
Diseo de Objetivos. Planes de contingencia. El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias. Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos. Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias. Puedo realizar una planificacin eficaz si: Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas. Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: Estn en lnea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estn definidas clara y especficamente. Sean completamente mas. Sean realistas.

Administracin de tiempo/Organizar las actividades

Administracin de tiempo/Organizar las actividades


Organizar las actividades
Sirve para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categoras: Prioridad A Imprescindible de hacerse: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarn en esta categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite significativo, u oportunidades de xito o desarrollo. Prioridad B Debe hacerse: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite. Prioridad C Deseable de hacer: categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presin. Dependiendo de la fecha en que se elabore la lista, los A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da de maana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de maana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron. Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Slo una planificacin cuidadosa permitir recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente. En una hoja, se escriben tres listas de actividades a hacer en una semana: Prioridad A. Imprescindible de hacer. ... Prioridad B. Debe hacerse. ... Prioridad C. Deseable de hacer. ... Para poder determinar estas prioridades, se necesitan tomar en cuenta los siguientes criterios: Juicio. T eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia sentido por no realizar algo, haga al juicio ms severo. Relatividad. Al comparar actividades o tareas debera quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre guiarse con la pregunta En qu puedo usar mejor mi tiempo en este momento?. Tiempo. Establecer un lmite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, tambin es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un lmite previamente fijado. De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecucin de los objetivos de la manera ms conveniente. Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas: Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Estoy empleando la mayora de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? Qu sucedera si definitivamente no se hicieran? Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?

Administracin de tiempo/Administracin de actividades

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Administracin de tiempo/Administracin de actividades


Planear las actividades
Diseo de Objetivos. Planes de contingencia. El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias. Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos. Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias. Puedo realizar una planificacin eficaz si: Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas. Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: Estn en lnea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estn definidas clara y especficamente. Sean completamente mas. Sean realistas.

Administracin de tiempo/El valor econmico del tiempo laborable personal

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Administracin de tiempo/El valor econmico del tiempo laborable personal


Una preocupacin para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender... Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han concienciado de l: en las empresas y, en general, siempre que alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por X trabajo; pero la realidad es que se paga por X tiempo, y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no est bien empleado, el patrn est pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es dinero mal gastado.

Ejercicio II
1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. Y as mismo anote el tiempo que destina para cada actividad. 2. Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C para las deseables. 3. Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades B son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar la ltima pelcula, hablar con la mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc. 4. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de das trabajados para sacar el estimado de sueldo diario. 5. El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto. 6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades A y el de las B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que realmente usted debera de ganar. 7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros. Sea honesto. Slo usted ver este documento.

Administracin de tiempo/Establecer fechas de seguimiento

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Administracin de tiempo/Establecer fechas de seguimiento


Establecer fechas de seguimiento
Toda planificacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qu tan precisos son. Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible planear en cualquier momento dado. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fechas lmite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional. Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

Administracin de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos


Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecucin de los objetivos. Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fcilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia dnde dirigirnos.

Administracin de tiempo/El beneficio de la planificacin

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Administracin de tiempo/El beneficio de la planificacin


El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cul 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia vs. efectividad


Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia. En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados.

Aspectos importantes a considerar


Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores. Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor. Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen que hacer. Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos crticos (20%, por poner un nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas. No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de privacidad. Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback. Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades: Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la accin. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.

Administracin de tiempo/Poniendo prioridades

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Administracin de tiempo/Poniendo prioridades


Como planear el da
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del ao siguiente, descarta los das festivos, los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades. Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es mucho el tiempo no comprometido, y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y tambin de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado. Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica despus si tu estimacin fue realista. Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el prximo ao, pero no es urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la reunin de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campaas de ventas, s es urgente e importante. Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razn de tiempo-beneficio puede ser aqu una buena gua. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto, hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera. :A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podra hacerse hoy. Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso te desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrs hecho cosas importantes, que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo. Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da. Otras prefieren planear el da la noche anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, despus del descanso nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades. Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o algn tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso. Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de la lista de un da para otro, puede ser seal de que lo ests postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. Revisa cada da identificando los xitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales.

Administracin de tiempo/Poniendo prioridades

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Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la ms grande productora independiente de acero en el mundo, en una ocasin plante un desafo durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy Lee: Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi tiempo y le pagar los honorarios que quiera, dentro de lo razonable. Lee le extendi una hoja de papel en blanco. Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer maana, dijo, y numrelas por orden de importancia. Por la maana, lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3..., etc. Al trmino del da deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro. Prubelo por unos das y luego pgueme lo que crea que vale este consejo. Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que sta era la leccin ms rentable que pudo aprender en su carrera empresarial. La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es una herramienta para usar, no un dolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge: La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrn de tiempo. Ese tiempo ya est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar una charla. El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados, las cartas por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habr ms cartas, ms vencimientos, ms trabajos, y as la vida se ve pospuesta hasta un indefinido despus: hasta demasiado tarde. Un hmster en su rueda de jaula tiene ms o menos la misma clase de libertad. Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesin. Si se presenta una finalidad superior, s flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma ms econmica. Trata siempre de disfrutar lo que ests haciendo y no desperdicies tiempo lamentndote por lo que no dejaste tiempo para hacer.

Administracin de tiempo/Eficiencia en la oficina

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Administracin de tiempo/Eficiencia en la oficina


Efectividad del tiempo en la oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor an, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la accin efectiva.

Arreglo de la oficina
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no est bien organizada. Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeas. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad fsica y la satisfaccin esttica son factores importantes. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles, tazas de caf sin lavar, polvo y basura, mala iluminacin, etc. Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden. La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza. El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo especfico que tengas entre manos. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. La concentracin es una gran ahorradora de tiempo. Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l. Hay encima un revuelto de papeles, cartas y carpetas? Si se deja el desorden, ste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensin y frustracin. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas. Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolgrafos, clips, regla, lpices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez ms la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de maana.

Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda ms resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas. El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los perodos que constituyen su tiempo ptimo. Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la maana. Otras, son aves nocturnas y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo importante es que cada uno proteja ese tiempo. Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo ptimo personal. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de mxima eficiencia. Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la maana, al iniciar nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los dems son mnimas. En el caso del telfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo especfico a su uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del da, ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano.

Administracin de tiempo/Eficiencia en la oficina Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, l es la segunda; la primera eres t mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difcil o desagradable, es un placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el telfono, o sbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso interrumpimos a la otra persona. No, no, nada urgente... slo estoy llamando para charlar. Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando un proyecto y acometiendo otro, platicando con los compaeros de oficina, etc. Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma ms tiempo que la interrupcin misma.

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Administracin de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto"


Tiempo comprometido
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado. Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar soluciones a algn problema que nos inquiete. Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul. Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige. Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro tiempo

Administracin de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto" ptimo. Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

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Administracin de tiempo/Resumen y conclusiones prcticas


En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los principios bsicos de este manual. En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el control. Despus desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnologa adecuada. Debes concentrarse en las actividades que ms te retribuyan en trminos de resultados. Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentracin. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos presionantes. Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantn cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos. Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana tpica; despus examina tus actividades. Con este anlisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo. Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situacin personal.

Resumen escrito de Aprendizaje


Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en el libro. Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias / Consideraciones/ Aspectos Clave, Acciones que Seguir

Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido. Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando actualmente. Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabidura popular dice: El tiempo es oro. El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administracin. Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los objetivos y desconcentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente. La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y efectivo

Administracin de tiempo/Resumen y conclusiones prcticas cuando se practica en toda la organizacin. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que arduamente. El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerrquico. Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida. Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudar a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecucin de logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo.

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Administracin del Tiempo


Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso. Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin. Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografa, lectura rpida, etc.

Administracin de tiempo/Evaluacin peridica


Evaluacin peridica
Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administracin de tu tiempo, completa el siguiente examen. Este te indicar las reas donde todo va bien y donde an necesitas prestar atencin. Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no se aplica, NA. 1. Has escrito una lista bien definida de tus objetivos? 2. Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal? 3. Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas? 4. Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo? 5. T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado en actividades o conversaciones importantes? 6. Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas? 7. Delegas todo lo que es posible? 8. Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos? 9. Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus objetivos? 10. Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada? 11. Crees tener un pleno control de tu tiempo? 12. Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de papales amontonados? 13. Has eliminado o reducido alguna causa de prdida de tiempo durante las juntas? 14. Has dominado tu tendencia a los retrasos? 15. Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades? 16. Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades improductivas? 17. Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperndote 18. Cumples con tus fechas lmite? 19. Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora de tus resultados? 20. Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis semanas? 21. Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados?

Administracin de tiempo/Evaluacin peridica 22. 23. 24. 25. Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados? Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser? Ests al da con las lecturas que ms te interesan? Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?

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Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con 4 o 5. Estos aspectos representan reas de mejora. Se sincero, el nico que se ver beneficiado al contestar este cuestionario honestamente sers t. Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos vayan presentndose, buscando reducir el total en cada aplicacin.

Fuentes y contribuyentes del artculo

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Fuentes y contribuyentes del artculo


Administracin de tiempo/Tiempo de calidad Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=148589 Contribuyentes: Aglastra, Emiliot11, Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, Taichi, 12 ediciones annimas Administracin de tiempo/Desperdiciadores de tiempo Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=158728 Contribuyentes: Hoo man, Karl Wick, LadyInGrey, ManuelGR, Mmichel, Oleinad, Rogonzalezv, Rutrus, 21 ediciones annimas Administracin de tiempo/Causas de la morosidad Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=130436 Contribuyentes: Dferg, Karl Wick, LadyInGrey, ManuelGR, 3 ediciones annimas Administracin de tiempo/El uso del tiempo Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=141322 Contribuyentes: Jvegaybasulto, Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 8 ediciones annimas Administracin de tiempo/Planear las actividades Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=78267 Contribuyentes: Chlewey, Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus Administracin de tiempo/Organizar las actividades Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=89887 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 11 ediciones annimas Administracin de tiempo/Administracin de actividades Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=150489 Contribuyentes: Chlewey, Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 3 ediciones annimas Administracin de tiempo/El valor econmico del tiempo laborable personal Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=97725 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Lupus, 3 ediciones annimas Administracin de tiempo/Establecer fechas de seguimiento Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=86333 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 1 ediciones annimas Administracin de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=86334 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 2 ediciones annimas Administracin de tiempo/El beneficio de la planificacin Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=160914 Contribuyentes: Dferg, Karl Wick, LadyInGrey, RRRizo, Rutrus, 4 ediciones annimas Administracin de tiempo/Poniendo prioridades Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=86335 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, 2 ediciones annimas Administracin de tiempo/Eficiencia en la oficina Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=78258 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, 2 ediciones annimas Administracin de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto" Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=78255 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 3 ediciones annimas Administracin de tiempo/Resumen y conclusiones prcticas Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=161683 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, ManuelGR, Mecamtico, Oleinad, Rutrus, 6 ediciones annimas Administracin de tiempo/Evaluacin peridica Fuente: http://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=78263 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey

Fuentes de imagen, Licencias y contribuyentes

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