Agenda personal para aumentar la productividad y administrar el tiempo

Autor: Arnu Rodrguez Ayala Autoayuda y superacin personal

08-02-2012

Algo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede tener resultados desastrosos en la productividad. El primer problema que se plantea alprogramar las tareas sobre una base diaria es que se est cayendo en la cultura de urgencias, se est contemplando slo el corto plazo, cuando lo que debera plantearse primero es el largo plazo. Y desde ah, solo desde ah, el medio, y luego, el corto plazo. La mayora de las personas acostumbran a apoyarse en una programacin diaria ya sea en un trozo de papel, un bloc de notas, una agenda normal, agenda digital o electrnica. En una ocasin estaba con un cliente con el que estaba llevando un programa de coaching para aumentar su productividad personal. Desde nuestras primeras sesiones mi cliente siempre llegaba con su agenda en mano y lpiz o bolgrafo a la mano. A veces tomaba nota de fechas y otras solo las memorizaba. De atrs para adelante? o de atrs para el frente? Un da le pregunte a mi cliente si poda compartir conmigo como organizaba sus actividades. Mi cliente se puso a rer y me dijo: Mira esta casi toda vaca. Aunque mi cliente viva con mucho estrs pues todo el tiempo estaba en funcin de urgentes y constantemente se pasaba apagando incendios. Era claro que al dedicar casi todo su tiempo y energa a los urgentes le era my difcil hacer otras actividades por lo cual no poda organizarse ni a medio o largo plazo solo poda hacer las cosas del momento. Esto tena un efecto aterrador en su productividad. Bajsima!!!! Te estoy diciendo que debemos programar hacia atrs?. S, as es.

S que te parecer raro, pero seguro que t tambin lo haces. Por ejemplo, imagina que tu avin sale a una hora determinada. A qu hora debes salir de tu oficina o de tu casa?. Te plantears a qu hora tienes que presentarte en el mostrador del aeropuerto, cunto tardas en el taxi desde tu despacho, cunto en conseguir el taxi y puede que le aadas unos minutos de margen por si acaso. Qu has hecho?: Programar hacia atrs. Lo mismo debers hacer para abordar un proyecto. Cundo quieres tenerlo terminado?, Cunto tiempo prevs para cada fase?. Eso supone empezar con un plan anual, o como poco, trimestral, y en casos infrecuentes, mensual. De ah puedes pasar, pero no antes, al diario. No es malo precisar compromisos en la jornada, pero deben ir precedidos por una visin general. El anual aparece como imprescindible para quien tiene responsabilidades. Y un segundo nivel, mensual o semanal, deseable para mantener la visin de conjunto. Lo ms til?: funcionar con los dos. Programar la agenda. Hemos dicho que planificar implica decidir qu se va a hacer y cuando debe quedar terminado. Programar es decidir cundo hacerlo y qu recursos se precisan. Qu etapas preveo. Qu recursos precisar, qu ayudas. El tiempo pasa de ser considerado solo en su aspecto de plazo a participar seriamente en su calidad de RECURSO. Hemos pues de aprender a programar no las tareas sino el recurso: el tiempo y aprender a enfocar este tiempo en aquellas tareas que realmente son productivas. Es la nica solucin sensata, y aunque pueda sonar extrao, con el tiempo, como con el dinero lo que hay que programar es el recurso escaso. De cunto tiempo dispongo? En qu lo quiero invertir? Y en funcin de esas decisiones debo asignar un tiempo a cada tarea, especialmente a visitas, reuniones, consultas, es decir a lo que se me puede alargar si no lo controlo.

Probablemente en pequeas cosas poco importantes es donde, insensiblemente, se nos va ms de lo conveniente. Empleamos del 50 al 75 por ciento de nuestra jornada en atender imprevistos. Y lo que es peor, abordamos compulsivamente del 50 al 90 por ciento de nuestras actividades. Es decir, que la priorizacin no es deliberada, enfocada a alcanzar los objetivos, sino meramente compulsiva. Lo correcto e inteligente es priorizar en funcin de los objetivos, entre los que puede aparecer en un momento determinado la decisin de descansar, divertirte, atender a tu familia o a otra persona. Es tu derecho porque se trata de tu vida. Controlar el tiempo y el reloj Es una idea comn creer que controlar el tiempo supone ser un esclavo del reloj. Nada ms alejado de la realidad. Controlar el tiempo no supone ser un esclavo del reloj. Supone, en todo caso, utilizar adecuadamente la brjula, es decir, saber donde se quiere ir, qu objetivo se pretende alcanzar. Para aprovechar cada instante, para que cada instante resulte rentable y provechoso en cualquier sentido, incluidos el descanso, el placer, la diversin y todo cuanto se decida libremente, es suficiente el reloj interno. El reloj convencional, por el contrario, slo cobra importancia cuando hay otra persona (cita, visita, reunin) a la que debemos respetar. Controlar el tiempo y las oportunidades Es falsa la creencia de que controlar el tiempo haga perder muchas oportunidades inesperadas pero interesantes. Precisamente el control facilita una mayor capacidad de decisin, sabiendo qu se hace y por qu se hace, y facilitando holguras. Un mal manejo del tiempo impide disponer de l cuando aparece una oportunidad. Si se asigna tiempo suficiente para los imprevistos se est en mejor condiciones de aprovechar cualquier oportunidad que pueda surgir. Como reflexin final

As pues, el saber priorizar, el correcto manejo de nuestro tiempo, de nuestra vida, supone recuperar toda nuestra libertad, decidir siempre lo que nos interesa y nos apetece hacer, con una visin amplia.