6 - Cotejo de Documentación Administrativa Básica

[AFO005096] Curso Superior Online de Auxiliar Administrativo + Inglés: Curso Práctico
[MOD005276] Auxiliar Administrativo + Inglés: Curso Práctico

[UDI009646] Cotejo de documentación administrativa básica
1. Las funciones organizativas y su documentación asociada
Tanto la Administración pública como las empresas privadas tienen determinadas funciones, cada
una de las cuales genera una determinada documentación que debe ser gestionada.
En el caso de la Administración pública, las funciones ejecutivas que posee son de carácter
administrativo, y sirven a los intereses generales de la población. Los documentos administrativos
que se generan en el ejercicio de dichas funciones son:
es
Oficios, notas informativas y certificados
u.
Informes y cartas
d
Actas
.e
Resoluciones
Acuerdos
va
no
Por otro lado, en el caso de las empresas privadas, las funciones administrativas son más variadas, y
in
generan más tipos de documentación.

ro
eu
s.
pu
m
ca
campus.euroinnova.edu.es
1 / 36
es
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
2 / 36
es
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
3 / 36
es
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
4 / 36
2. Normativa básica relacionada con la documentación

administrativa
Entre las diversas normas que regulan todo aquello relacionado la documentación administrativa,
podemos destacar:
En cuanto a facturación y facturación telemática:
es
Ley 37/1992 de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
u.
Real Decreto 1624/1992 por el que se aprueba el Reglamento del IVA.
Real Decreto 87/2005, de 31 d enero, por el que se modifican el Reglamento del IVA (…) y el
d
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el R.D.
.e
1496/2003 de 28 de noviembre.
va
Disposición Transitoria 2ª del R.D. 87/2005 de 31 de enero: expedición de facturas y
no
documentos sustitutivos rectificativos y rectificación de anotaciones registrales.
Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones

in
sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el R.D.

ro
1496/2003 de 28 de noviembre.
eu
Resolución 2/2003 de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación

s.
telemática.
pu
Real Decreto 1777/2004 de 30 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto
sobre Sociedades.
m
Ley 35/2006 de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, y de
ca
modificación parcial de las Leyes de Impuestos sobre Sociedades.
Real Decreto 439/2007 de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del IRPF.
Real Decreto 2004/2009 de 23 de diciembre, por el que se modifica el reglamento del IRPF.
En cuanto a las nóminas y recibos de salario:
Orden de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el Modelo de Recibo Individual de
Salarios.
5 / 36
En cuanto a los documentos administrativos públicos:
Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el
Procedimiento Administrativo Común.
Ley 4/1999 de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre.
Ley orgánica 14/2003 de 20 de noviembre, de Reforma de (…), la Ley 30/1992 de 26 de
noviembre.
es
En cuanto a la protección de datos de carácter personal:
d u.
Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los
.e
derechos digitales.
[[[Elemento Multimedia]]] va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
6 / 36
3. Los documentos comerciales y administrativos
Desde el punto de vista administrativo, un impreso es un papel o formulario con las partes
fundamentales cumplimentadas y otras en blanco, para ser rellenadas con los datos específicos de
cada operación comercial o administrativa.
Cuando los impresos son cumplimentados y firmados o sellados, adquieren la consideración de
documento y alcanzan fuerza de prueba de los hechos que en ellos se reseñan.
es
Al hablar del destino de un impreso, nos referimos a si va a cumplir su función dentro o fuera de la
u.
empresa. Así, podemos clasificar los impresos en:
d
Impresos de uso externo. Son aquellos a través de los cuales se relaciona a la empresa con su
.e
entorno económico social (proveedores, clientes, Admón. Pública,...). Dentro de este tipo de impreso,
podemos establecer la siguiente división: va

no
Impresos de carácter oficial: Son los relacionados con la Admón. Pública, como por ejemplo
in
liquidación de cuota con la Seguridad Social, declaraciones de I.V.A., declaraciones de I.R.P.F.,

ro
etc.
Impresos de carácter privado: Son aquellos que recogen las relaciones de las empresas con los
eu
proveedores, clientes, bancos y otras empresas; por ejemplo: facturas, albaranes, pedidos,
s.
letras, cheques, etc.

pu
Impresos de uso interno. Son los que desarrollan su cometido dentro de la empresa, como por
m
ejemplo notificaciones, copias, circulares, memorándum.

ca
Normalización de impresos y documentos
Normalizar es la acción encaminada a ajustar ciertos productos a un modelo o norma, reduciendo la
diversidad, con el fin de que presten características homogéneas que faciliten su uso, su
comercialización y fabricación.
Desde el punto de vista de los impresos y documentos, consiste en ajustar los tamaños para facilitar
los trabajos de clasificar, ordenar y extraer información.
7 / 36
En España existe el AENOR (Asociación Española para la Normalización), organismo encargado del
estudio y elaboración de las normas en la mayor parte de los campos científicos y tecnológicos
(agricultura, construcción, equipos médicos,...). Las normas españolas por las que se regulan la
estandarización se denominan UNE (Una Norma Española).
3.1. Documentos de uso externo
es
3.1.1. Oficios
u.
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes,
d
informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de
.e
colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como:
va
ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre
otras. Los oficios pueden ser:

no
Oficio simple o directo. Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va
in
dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una
ro
petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas.

eu
También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
s.
Oficio múltiple. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más
pu
de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de

m
oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para
ca
especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure
la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical, descendente y horizontal. Es decir, va
dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
8 / 36
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual
es importante recordar que el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir; en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la
última parte de este tipo de oficio.
Oficio de transcripción. La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción:
es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original,
íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas
es
y fiel al original.
u.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo
d
oficio.
.e
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a
va
subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para
no
transcribir informes relevantes e importantes. También nos indica la finalidad del partido.
in
Estructura de un oficio:
ro
Membrete. Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
eu
para un oficio.
s.
Nombre de Año. Es la denominación que se le da al año actual P. Ej. "Año de la Paz Mundial".
Lugar y fecha. Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el
pu
mes y el año en curso.

m
Numeración. En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra
ca
oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a
continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una
línea oblicua y el año en curso.
Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe:
el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos
puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el
cuerpo.
Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración
9 / 36
del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta
palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del
oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto. Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la
comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones
para iniciar el texto, tales como:
es
"Tengo a bien comunicarle..."
u.
"Me es muy grato comunicarle..."
d
"Tengo el honor de dirigirme..."
.e
va
Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi

no
consideración y estima personal. Atentamente,
in
Firma y posfirma. Firma: Se escribe la rúbrica a mano. Posfirma: Se coloca el nombre y
apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello
ro
respectivo.
eu
Iniciales. Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras
mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

s.
Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas,
pu
tarjetas, programas, etc.

m
Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y
las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

ca
3.1.2. Certificaciones
Contiene una serie de circunstancias personales y/o profesionales de un individuo determinado que
otro debe verificar con su firma. También puede especificar cuestiones relacionadas con los aspectos
administrativos y comerciales de la empresa.
Generalmente van en papel con el membrete de la oficina o centro de trabajo del que se trate y en él
deben constar los siguientes datos:
10 / 36
Nombre, apellidos y cargo de la persona que ha de firmar la certificación.
Contiene todos los puntos que han de ser certificados acerca del individuo que solicita la
certificación.
Lugar y fecha de expedición con todas las letras.
Rúbrica de la persona detallada en la cabecera.
3.1.3. Invitaciones
es
Una invitación es un documento de carácter formal cuya finalidad es pedir la asistencia de alguien a
u.
un acto determinado.
d
Estos documentos se caracterizan por su brevedad, pues prácticamente se reducen a formular la
.e
invitación con más o menos insistencia. En ellos debe aparecer el nombre de quien envía la
va
invitación, a quién se está invitando (haciendo referencia al cónyuge si fuese preciso), la naturaleza
del acto, la fecha, hora, lugar y dirección del mismo y los datos de la persona o entidad a la que hay
no
que enviar la respuesta.
in
Para contestar a una invitación recibida, ya sea para aceptarla o denegarla, se debe hacer mediante
ro
el mismo tipo de documento, y si se deniega dicha invitación, lo correcto es exponer brevemente el

eu
motivo.
3.1.4. Saludas
s.
pu
Un saluda es una comunicación de carácter formal, referida a diversos temas que necesitan una
introducción, pueden ser una invitación a un acto, aviso de envío de documentación, comunicación
m
de futura reunión y orden del día, etc. El papel debe ser de buena calidad y los tipos de letra
ca
enfatizados.
3.1.5. Cartas comerciales
La correspondencia aplicada a los negocios recibe el nombre de Correspondencia comercial o
Mercantil y sirve para que los comerciantes e industriales puedan ponerse en contacto para realizar
sus pedidos, pedir precios, reclamar diferencias, anunciar envíos, etc.
El objetivo de una carta comercial es la comunicación, por lo que la redacción debe ser clara,
ordenada y mantener siempre una estructura básica que contenga: membrete, fecha, cuerpo,
11 / 36
despedida, etc. Para redactar una buena carta comercial deberemos tener en cuenta:
LA CLARIDAD: se deben tener muy claros aquellos datos que queremos comunicar a lo largo
del escrito, y además utilizaremos un lenguaje sencillo, es decir, sin palabras "rebuscadas" que
sólo dificultarán la comprensión del documento por parte del lector.
LA CONCISIÓN: consiste en intercalar, a lo largo del escrito, frases largas y cortas utilizando
en ellas las palabras justas y significativas. Siguiendo este consejo conseguiremos un estilo
rápido y directo en nuestras redacciones comerciales.
es
LA PRECISIÓN: se debe emplear en los hechos que estemos indicando en el escrito y en los
u.
vocablos que utilicemos para su descripción. Por ello, no debemos divagar, sino ir "directos al
d
grano".
.e
LA CORRECCIÓN: la redacción comercial debe ser correcta gramaticalmente, por lo que
va
nunca olvidaremos las estructuras básicas del idioma que estemos utilizando.
LA BREVEDAD: los escritos deben ser tan cortos como sea posible, esto es, no deben
no
utilizarse más palabras que las necesarias para exponer con claridad y concisión el asunto de
in
que se trate, sin pecar por otra parte, de falta de cortesía por exceso de laconismo.
LA DIPLOMACIA: al negar alguna cosa, reclamar o señalar algún error, hay que hacerlo sin
ro
resultar ofensivos para el lector.

eu
Al contestar una carta, debe consignarse la fecha del documento al que se contesta.
Aunque las frases hechas sirvan de comodín en diversidad de escritos, resultan a veces
s.
impersonales. Es por tanto conveniente variarlas ligeramente de acuerdo con los gustos del
pu
autor.
m
Dentro de una misma carta no es conveniente tratar varios temas que deban ser archivados
en lugares diferentes. En estos casos, es preferible escribir dos cartas en el mismo día y a la
ca
misma persona.
En resumen, podemos decir que toda redacción debe ser clara y concisa en su desarrollo, para ello
utilizaremos un lenguaje exacto y preciso que a su vez será sencillo, natural y gramaticalmente
correcto.
En las cartas comerciales distinguimos las siguientes partes:
12 / 36
Membrete
Lugar y fecha de emisión
Destinatario
Referencias
Encabezamiento
Cuerpo
Despedida
es
Antefirma y firma.
Iniciales
u.
Anexos.
d
.e
Estructura de una carta comercial
1 MEMBRETE va
no
Además del nombre de la empresa y/o logotipo, debe contener otros datos como son: la actividad de
in
la misma, dirección postal, número de teléfono, fax, C.I.F., indicación de sucursales, etc.
ro
2 LUGAR Y FECHA DE EMISIÓN

eu
3 REFERENCIAS
s.
Este apartado sólo se incluirá cuando la carta que estamos confeccionando sea en relación a un
pu
asunto determinado o en respuesta a otra anterior.

m
En la parte izquierda de la carta escribiremos: S/ref. o bien, N/ref. y a continuación se indican las
ca
letras, números o palabras que relacionan la carta con el asunto anterior.
4 DESTINATARIO
Los datos del destinatario se escriben en la parte izquierda del papel, en línea del margen que se
vaya a utilizar en la carta. Conviene poner el nombre y dirección completa para asegurarnos que
llega a su destinatario y pueda ser utilizado sobre de ventanilla.
Si el destinatario es una persona individual (y no corresponde un tratamiento honorífico), como
tratamiento se pondrá Sr. D. aunque actualmente ha caído en desuso el Sr./Sra. para dejar sólo el
13 / 36
D./Dª. Por ejemplo: D. Pedro Gómez.
Si es una sociedad en la que la razón social está formada por el nombre de todos los socios, se
pondrá Sres. Por ejemplo: Sres. Ruiz, Gómez y Maestre.
Debajo del nombre se escribirá la dirección a la que se enviará la carta. Se hará de la siguiente
forma:
Ruiz y Cía.
es
Avda. de las Palmeras, 113
d u.
16580 ARNEDO (Logroño)
.e
5 ENCABEZAMIENTO
Los encabezamientos más usuales son los siguientes: va

no
Destinatario individual. Estimado señor/a (Sr./Sra.). Muy señor nuestro.

in
Destinatario Colectivo (empresa). Estimados señores (Sres.). Muy señores nuestros.

ro
Destinatario Colectivo conocido. Estimados accionistas. Estimados socios.

eu
Otras circunstancias. Distinguido señor. Apreciado señor.

s.
6 CUERPO
pu
Antes de comenzar la escritura, hay que calcular el tamaño de la carta para ver los márgenes que
m
llevará y decidir si ha de escribirse a uno o dos espacios. El margen izquierdo no debe ser inferior a
ca
2 cm., aunque puede dejarse un poco más.
Si en la carta van a tratarse varios asuntos, deberá dividirse en epígrafes que comenzarán con un
título escrito en mayúsculas.
Si la carta contiene una cantidad objeto de cargo o abono, es preciso destacarla subrayándola o
poniéndola en negrita y puede repetirse a continuación la cantidad expresada en letras.
Si la carta ocupa más de una página, nunca debe escribirse al dorso del papel y se debe tener en
cuenta que las siguientes hojas:
14 / 36
No tendrán el membrete corriente, sino sólo el nombre de la empresa escrito en letra pequeña
y situado en la parte izquierda.
A continuación del nombre de la empresa, se especificará la fecha en forma abreviada:
15/04/2000.
En la parte derecha de la hoja aparecerá la indicación Hoja nº.
7 DESPEDIDA
es
Debe ser sencilla y que dé la impresión de sinceridad, por lo que se deben evitar palabras
u.
"rebuscadas", altisonantes o abreviaturas utilizadas antaño. Fórmulas válidas en la actualidad son
d
por ejemplo las siguientes:
.e
va
Atentamente,
Le saluda atentamente,
no
Atentos saludos
Atentamente les saluda,

in
Sin otro particular se despide atentamente,

ro
eu
Cuando se espera contestación a la carta que se está redactando, la despedida debe contener dicha
intención, por ejemplo:

s.
pu
Esperando sus prontas noticias, les saludamos atentamente,
En espera de sus noticias, reciba un cordial saludo,

m
ca
8 ANTEFIRMA Y FIRMA
Una carta siempre ha de ir firmada (y sellada si éste es el estilo de la empresa).
Si la firma un empresario individual o socio de la razón social, basta que estampe su firma
corriente.
Cuando el gerente, director, administrador, etc., firma con su nombre, debe indicarse primero
el nombre de la empresa y debajo de la firma el cargo que ocupa.
A veces, una carta escrita por una persona y preparada para ser firmada por ella, debe ser
15 / 36
firmada por otra. En estos casos se indicará Fdo.: (nombre del firmante).
9 INICIALES
En muchas empresas se pone un código de referencia que consiste en las iniciales del autor, de la
persona que mecanografía el texto, como por ejemplo: JR/JB. Esta referencia puede citarse al
principio del escrito, en cuyo caso en la contestación se deberá hacer constar dicha referencia. Si
por el contrario, esta referencia figura al final de la hoja o al final de la carta, no debe ser tenida en
es
cuenta en la contestación.
u.
10 ANEXOS
d
.e
Si la carta va acompañada de algún documento o papel, conviene que así conste en la misma para
evitar que, por olvido, dejen de incluirse.
va
Los anexos se indican al pie de la carta y de la siguiente forma:
no
in
ANEXO: 1 factura.
ANEXOS: 1 factura y 1 cheque.

ro
eu
3.1.6. Cartas de pedidos

s.
Cuando una empresa necesita abastecerse de artículos, deberá realizar un pedido. El pedido puede
pu
realizarse de diversas formas:

m
Por teléfono: para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o
ca
impreso, enviando el original al proveedor y disponer de copias para contrastar cuando se
reciba la mercancía.
Mediante impreso (nota o propuesta de pedido): los impresos deben contener todos los datos
necesarios para facilitar las relaciones de compraventa.
Solicitud de pedido
La finalidad de este documento es solicitar el envío de determinada cantidad de géneros a un lugar
determinado. En general, este documento deberá contener los siguientes datos:
16 / 36
Datos identificativos del comprador.
Número de orden.
Fecha de expedición.
Identificación del vendedor.
Dirección donde entregar la mercancía.
Relación de artículos solicitados.
Precios unitarios e importes parciales y totales (opcional).
es
Condiciones y formas de pago.
Condiciones de embalajes, portes y seguros.
u.
Condiciones especiales.
d
Referencia a los pedidos efectuados por teléfono, si así se hizo.
.e
Nombre del agente comercial que haya podido intervenir.
va
no
Si la empresa vendedora tiene estipuladas determinadas condiciones de venta, no es preciso
indicarlas a menos que se pretenda alguna variación en las mismas, en caso contrario se harán
in
constar: la forma de envío, plazo de entrega, embalaje, forma de pago y todas las condiciones que
ro
hayan de regular la venta.

eu
Los detalles del pedido pueden darse en la carta o en un impreso rayado adjunto, en cuyo caso, la
carta sólo sirve de acompañamiento, salvo que en la misma se quiera destacar alguna condición
s.
especial del pedido.

pu
Respuesta a un pedido
m
En caso de que no se quiera o no se pueda aceptar el pedido, debe comunicarse, pero teniendo
ca
mucho cuidado al indicar la causa de la negativa.
Si los géneros no pueden enviarse inmediatamente, es normal que la empresa vendedora acuse
recibo del pedido aceptándolo y anunciando la fecha aproximada de la expedición.
3.1.7. Cartas de reclamación
La finalidad de este tipo de cartas es solicitar el cumplimiento de un convenio que no ha sido
cumplido o que lo ha sido de forma incompleta o no satisfactoria.
17 / 36
Las causas que suelen originar las reclamaciones son: retraso en el cumplimiento de lo convenido,
envío de mercancías diferentes a las pedidas, mal estado de las mismas, etc.
Envío de una carta de reclamación
En ella deben quedar reflejados:
Datos que reflejen a qué, dónde y cuándo ocurrió el hecho que se reclama.
es
Consecuencia que tiene para nuestra empresa el perjuicio.
Sugerencias sobre qué hacer al respecto. Si los daños pueden evaluarse con aproximación,
u.
debe fijarse la cantidad que compense el daño sufrido, si no es tan fácil realizar dicha
d
evaluación, dejaremos que la otra parte proponga una solución.
.e
Respuesta a una carta de reclamación
va
no
Antes de nada, hay que estudiar detenidamente la reclamación recibida, procurando llegar a una
conclusión justa de si el reclamante tiene razón o no. Si la reclamación se considera justificada, en la

in
carta de contestación debemos:

ro
Agradecer la carta recibida y expresar una breve disculpa.

eu
Manifestar estar de acuerdo con los datos en líneas generales, o indicar cuál de las
s.
afirmaciones es inaceptable, si alguna lo fuera.

pu
Ofrecer una solución.
Indicar las medidas a tomar para evitar que lo ocurrido vuelve a suceder.
m
Motivar al que reclama para que vuelva a depositar la confianza en nuestra empresa, que se
ca
supone mermada por la situación objeto de la reclamación.
Si la reclamación es inaceptable, en la carta de contestación debemos:
Agradecer la carta recibida mostrando un tono comprensivo.
Manifestar estar de acuerdo con los datos en la medida de lo posible.
Indicar cuáles son los datos con los que no se está de acuerdo.
Manifestar que se desestima la reclamación.
18 / 36
Explicar con claridad los motivos en que se basa la desestimación.
Cuando no se pueda llegar a la conclusión de si la reclamación es o no pertinente, la forma de
proceder dependerá de diversos factores: importancia del cliente, reclamaciones anteriores del
mismo cliente, nuestra confianza en su ética profesional, etc. En ocasiones se procura llegar a un
arreglo repartiendo de forma equitativa los daños que el cliente dice sufrir.
3.1.8. Cartas de contabilidad y banca
es
Los asuntos a tratar en este tipo de cartas son muy diversos: anunciar el envío de fondos, acusar
u.
recibo de los mismos, avisar de la puesta en circulación de una letra de cambio, enviar extractos de
d
cuentas, anunciar bonificaciones, etc.
.e
En este tipo de cartas hay que tener un cuidado excepcional, ya que se refieren a cuestiones
va
monetarias y no se disculpan errores en cantidades, plazos, condiciones, etc.
no
La argumentación suele ser muy sencilla ya que la importancia del texto radica en las cantidades y/o
documentos que justifican o confirman tales datos numéricos.

in
ro
En este tipo de cartas es aconsejable escribir las cantidades importantes con cifras y letras, y
destacar con negrita o subrayado las cantidades que producen cargo o abono.
eu
3.1.9. Cartas de cobro

s.
La finalidad de este tipo de cartas es intentar hacer efectiva una deuda pendiente. Dado que la
pu
naturaleza de la reclamación es un tanto embarazosa, debemos redactar la carta con un estilo firme
m
y educado.
ca
Si a pesar de recibir esta carta nuestro cliente no satisface la deuda, procederemos a enviarle otra
redactada con un estilo más tajante y en la que le advertiremos nuestra intención de recurrir al
procedimiento legal si no cancela su compromiso con nosotros.
3.2. Documentos de uso interno
19 / 36
3.2.1. Circulares
Esta modalidad de correspondencia suele utilizarse para informar de un mismo asunto a varias
personas, bien por estar interesados, bien porque les afecta, tales asuntos pueden ser por ejemplo:
variación de precios, cambio de horarios, traslado de domicilio, etc.
3.3. Documentos de uso tanto externo como interno
es
3.3.1. Instancias
u.
Son escritos que se presentan al objeto de efectuar una solicitud. Normalmente su circulación puede
d
ser interna o externa, es decir, se puede solicitar algo dentro del propio centro de trabajo o a algún
.e
centro oficial.
va
El formato es generalmente en hoja en blanco sin membrete, con separaciones notorias para
no
distinguir las tres partes fundamentales de la instancia: cabecera, cuerpo y pie.
in
En una instancia deben constar los siguientes datos:

ro
Datos personales del individuo que solicita: nombre, apellidos, D.N.I., dirección, etc.
eu
Se relacionan el/los motivos que fundamentan la solicitud. Éstos pueden ser personales o bien
apoyarse en una disposición jurídica, la cual, se mencionará igualmente.

s.
Se concretará lo que se solicita.

pu
Lugar y fecha (con todas las letras)

m
Rúbrica del interesado

ca
Cargo de la persona a quien va dirigida la solicitud (normalmente no es necesario poner los
nombres y apellidos).
3.3.2. Informes
Un informe es un tipo de documento cuyo objetivo es transmitir toda la información sobre un asunto
determinado. El procedimiento para redactar los informes se basa, fundamentalmente, en recoger
información, analizarla y posteriormente comunicarla a otras personas. Las características comunes
de los informes son:
20 / 36
TONO Y ESTRUCTURA FORMAL
Siguen un formato estructurado, diferenciándose bien cada una de las partes de que conste.
No incluyen las habituales expresiones de cortesía y tratamiento.
Tono impersonal.
Carentes de tono conversacional ajeno a la cuestión que se trate.
es
2. EXACTITUD Y VERACIDAD DE DATOS. Una razón por la cual los informes resultan de suma
u.
utilidad, es que permiten extraer conclusiones a partir de los datos e ideas que en él se exponen.
Dado por tanto, que las conclusiones que se deriven de un informe (ya sea explícita o
d
.e
implícitamente), están basadas en la información recopilada, es imprescindible estar seguro de la
exactitud y veracidad de los datos utilizados.
va
3. PRESENTACIÓN GRÁFICA. Para facilitar la comprensión de los datos numéricos contenidos en un
no
informe es muy aconsejable acompañarlos de gráficos, diagramas, pictogramas, etc.
in
4. FINALIDAD DEL INFORME. La meta a alcanzar para quien elabora un informe, es cubrir las
ro
necesidades del destinatario del mismo, para lo cual se debe tener en cuenta a quién va dirigido y
eu
cuál es la información que va a transmitir.

s.
Existen cuatro tipos de informes:

pu
Periódicos.
m
No periódicos.
ca
Técnicos y científicos.
A organismos oficiales.
A continuación desarrollaremos cada uno de ellos detenidamente:
Informes periódicos
Este tipo de informe se suele utilizar para la comunicación interna, como por ejemplo un informe
mensual de las cifras de compra/venta, informe de los siniestros atendidos en una semana en una
21 / 36
sucursal de seguros, informe de los objetivos conseguidos, etc. Los informes periódicos se
caracterizan por:
Tienen un formato regular, pues son informes rutinarios que se confeccionan mediante
formularios en los que se rellenarán las casillas correspondientes al periodo de que se trate, su
redacción y lectura son por tanto rápidas.
El estilo de estos informes siempre será concreto e informal, puesto que su contenido consistirá
principalmente en números y gráficos.
es
Los datos que encabezan generalmente estos informes son los que aparecen a continuación:
u.
Nombre del autor, departamento, título, período, fecha de publicación, distribución,
d
confidencialidad, número de referencia.
.e
Informes no periódicos
va
no
Este tipo de informe es el que se realiza por encargo expreso y puede circular tanto fuera como
dentro de la empresa. Los informes no periódicos se caracterizan por:

in
ro
El ordenante y la persona que confecciona el informe deben acordar de antemano los objetivos
del mismo.
eu
Por regla general, en la portada del informe aparecerán los siguientes datos: Nombre del autor,
s.
cargo, empresa, título, fecha (mes y año exclusivamente), destinatario (persona o colectivo),
pu
departamento destinatario del informe, entidad destinataria del informe.
En páginas posteriores, y por este orden:

m
Resumen: sólo si se trata de un informe extenso.

ca
Índice: Es una enumeración en orden del contenido del informe y su finalidad; pero al
igual que el resumen, no es obligatorio, depende de la extensión del documento.
Introducción: Es una breve idea del contenido y finalidad del informe.
Cuerpo: Deberá estar ordenado en secciones o epígrafes.
Conclusiones: Es un resumen razonado de los datos contenidos
Recomendaciones: Estarán presentadas en forma de lista y sin ningún tipo de
argumentación, pues eso formaría parte de las conclusiones.
Apéndices: Son muy útiles en los informes extensos.
22 / 36
Si el informe es de circulación interna, el estilo será informal y concreto, pero si es de
circulación externa, existen varias peculiaridades:
El objetivo debe ser concreto y puntualizando los mínimos detalles, pues los
destinatarios muchas veces puede que sean desconocidos.
En cuanto a la exposición, ésta debe hacerse con un lenguaje simple y no se deben
permitir ambigüedades en las conclusiones y recomendaciones.
es
Informes técnicos o científicos
u.
La labor de un administrativo/a o secretario/a en la confección de un informe de este tipo se limitará
d
a su mecanografiado, pero nunca participará en la elaboración. La estructura general será la
.e
siguiente:
PRESENTACIÓN:
va
no
in
Portada.
ro
Contraportada.
Dedicatoria.
eu
Agradecimiento.
s.
Índice.
pu
Prólogo.
m
INTRODUCCIÓN. En esta parte del informe se hablará brevemente acerca de la persona o

ca
personas que han llevado a cabo el trabajo del cual se hablará en el informe, de la motivación o
justificación que llevó a su realización, la importancia de los métodos, el planteamiento del
problema, los objetivos que se plantearon, la contribución o aporte, el alcance y las
limitaciones. De esta forma, el destinatario del informe puede hacerse una idea general del
trabajo sobre el que versará, con más detalle, el resto del informe.
CUERPO. En el cuerpo del informe se explica con mucho más detalle cual era el problema a
tratar, el marco teórico que sirvió de base, incluyendo las hipótesis y variables de los
investigadores, la metodología que se siguió en la investigación y las mediciones, análisis y
23 / 36
comprobaciones realizadas.
CONCLUSIONES. Se explican los resultados obtenidos con la investigación, se adjuntan los
apéndices y anexos necesarios para la comprensión completa del informe, y se indica la
bibliografía utilizada.
Informes a organismos oficiales
Lo que diferencia a este tipo de informes de otro es que en ellos es parte obligada las "propuestas",
es
que deben ir colocadas al principio del documento.
d u.
3.4. Otros documentos
.e
3.4.1. Curriculum vitae
va
no
Es un concepto que procede del latín, cuyo significado literal es "Carrera de la Vida" y que ha sido
conservado hasta nuestros días para designar al documento en el que se plasma el conjunto de datos
in
relativos a un individuo candidato a un puesto de trabajo, un examen, un concurso, etc.

ro
En nuestro curriculum vitae se refleja de forma esquemática lo siguiente:

eu
Objetivo profesional o laboral: ¿qué puesto o tipo de trabajo buscamos?

s.
Experiencia: empleos que hemos desarrollado previos al que buscamos.

pu
Formación, Educación.
m
Datos personales.
Informes y referencias.
ca
NOTA: Estos puntos pueden variar en la colocación dependiendo del individuo.
Un buen curriculum vitae se caracteriza por ser breve, claro y esquemático. Una estructura de
curriculum vitae podría ser la siguiente:
DATOS PERSONALES:
Apellidos.
24 / 36
Nombre.
Domicilio.
Teléfono.
DNI.
Estado civil.
Fecha de nacimiento.
es
FORMACIÓN ACADÉMIC. Se relacionarán todos los títulos con que cuente y sean reconocidos como
títulos oficiales o convalidados, especificando las fechas en que se cursaron y los nombres de las
u.
escuelas o institutos, deben aparecer desde el más reciente o superior, hasta el más antiguo o
d
inferior, aunque los universitarios pueden omitir sus estudios anteriores (se sobrentienden). Además
.e
reflejarán los cursillos especializados y los títulos poseídos.
va
EXPERIENCIA PROFESIONAL. Esta es la parte más importante, ya que contiene la información más
no
significativa para el destinatario del curriculum. Se indicarán todos aquellos puestos de trabajo
desempeñados en la empresa privada, pública o Administración del Estado con expresión de la

in
categoría laboral, puesto de trabajo, fecha de inicio y baja.

ro
En caso de que no se tenga experiencia laboral, es mejor omitir este apartado, que decir que no se
eu
posee.
s.
OTROS MÉRITOS. En este apartado se harán constar conocimientos de idiomas, conocimientos

pu
informáticos, otros estudios no oficiales o no terminados, publicaciones de las que sea su autor, etc.
m
OTROS DATOS DE INTERÉS. Podemos incluirlo si pensamos que es interesante añadir algo más que
ca
se ha hecho y que no se pueda incluir en ninguno de los apartados anteriores.
3.4.2. Cartas de presentación y recomendación
La finalidad de estos escritos es facilitar al presentado o recomendado a una persona de su interés,
generalmente con la intención de optar a un puesto de trabajo o a una mejora en la labor que
actualmente desarrolla.
La redacción de estas cartas debe ser breve, utilizando un estilo objetivo y exacto pero manteniendo
siempre la cortesía.
25 / 36
Este tipo de cartas pueden resultar comprometidas, es por ello que al describir las actitudes y
aptitudes del recomendado no debemos exagerar, puesto que todas las virtudes es probable que más
tarde sean comprobadas y con ello nos quedaríamos en evidencia y posiblemente "descalificados" de
optar al puesto de trabajo o a la mejora del mismo.
es
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
26 / 36
4. Documentos justificativos de las operaciones de compra-

venta
4.1. Albarán o nota de entrega
El albarán o nota de entrega es el documento que acompaña la entrega de una mercancía. Del
albarán se realizan varias copias de diferentes colores. Una quedará en poder del vendedor; el
es
comprador recibirá dos, una de las cuales debe devolver firmada después de comprobar que la
mercancía recibida es la que realmente figura en el albarán y en la nota de pedido. Si la mercancía
u.
no es conforme, puede devolverla o rectificar la nota de entrega.
d
.e
El albarán debe contener los siguientes datos:
Nombre y dirección del vendedor. va

no
Nombre y dirección del comprador.
Lugar de entrega.
in
Número de pedido a que corresponde.

ro
Fecha de envío.
eu
Fecha de entrega.
Descripción de la mercancía.
s.
pu
Los albaranes pueden estar valorados o no, pero servirán de guía para la confección de las facturas.
También, pueden convertirse en facturas añadiendo los datos necesarios que cumplan los requisitos
m
legales exigidos en las facturas.

ca
[[[Elemento Multimedia]]]
4.2. La factura. El IVA
La factura es un documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En ella se
relacionan detalladamente los artículos que el proveedor vende al comprador. La factura se
confecciona con los datos consignados en el pedido y en el albarán.
Toda factura y sus copias o matrices deben contener los siguientes datos:
27 / 36
Número y serie de la factura. La numeración debe ser correlativa aunque pueden establecerse
series distintas.
Nombre y Apellidos o Razón Social y N.I.F. del expedidor.
Nombre y Apellidos o Razón Social y N.I.F. del destinatario.
Importe total de la operación, debiendo constar en la misma factura los gastos de embalaje,
portes y transportes.
Tipo de IVA y cuota.
es
Lugar y fecha de emisión.
u.
En la confección de las facturas, cabe señalar algunos supuestos especiales:
d
.e
Las facturas dirigidas a un mismo destinatario pueden contener diversas operaciones, en cuyo
va
caso constarán separadamente los conceptos, contraprestaciones, tipo y cuota de cada
operación.
no
Pueden incluirse en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas para un mismo
in
destinatario durante un mes natural o periodo inferior.

ro
En las ventas al por menor, bastará poner a continuación del precio la expresión "IVA incluido".
eu
El IVA
s.
Es un impuesto general de naturaleza indirecta, que recae sobre el consumo y grava las entregas de
pu
bienes y prestaciones de servicio, efectuadas por empresarios y profesionales, así como las
importaciones de bienes.
m
Operaciones exentas de IVA

ca
Las empresas que realizan operaciones exentas de IVA, lo soportan en sus compras, pero no pueden
repercutirlo en sus ventas. Las principales operaciones exentas de IVA son:
Enseñanza, servicios deportivos y culturales.
Lotería y apuestas mutuas.
Operaciones de seguro y financieras.
Entidades sin ánimo de lucro.
28 / 36
Servicios públicos postales.
Arrendamiento de viviendas.
Prestaciones sanitarias.
Exportaciones y envío a Canarias, Ceuta y Melilla.
Sujeto pasivo
Son los empresarios y profesionales que realizan entregas de bienes y prestaciones de servicios
es
sujetas a IVA. El sujeto pasivo repercute el IVA al que adquiere el bien o servicio, que será el que
u.
realmente lo soporte.
d
Los sujetos pasivos sólo deben ingresar en Hacienda la diferencia entre el IVA repercutido en sus
.e
ventas y el soportado en sus compras.
Base imponible va
no
Es el importe total sobre el que se aplica el tipo impositivo.
in
Tipos impositivos
ro
Porcentajes que se aplican a la base imponible para obtener las cuotas del impuesto.
eu
El recargo de equivalencia
s.
pu
Existen una serie de regímenes especiales de IVA para facilitar el cumplimiento de las obligaciones
del impuesto a los empresarios y profesionales con escasos medios administrativos. Uno de dichos
m
regímenes es el del comercio minorista. Este régimen se desarrolla por medio de proveedores de la
ca
siguiente forma:
Los bienes que los proveedores vendan a los minoristas son gravados con el IVA y además, con
un recargo adicional llamado de equivalencia, que se aplica a la misma base que el IVA.
Los proveedores recaudan el IVA y el recargo de equivalencia, y lo ingresan en Hacienda.
El minorista queda exento de las obligaciones administrativas del impuesto.
29 / 36
5. Identificación de nóminas
El empresario tiene la obligación de pagar a sus empleados por la realización de los servicios
prestados. De la misma forma, debe justificar dicho pago. Este justificante se denomina recibo de
salarios o nómina y está caracterizado por:
Debe referirse a meses naturales y vencidos. Las cantidades cobradas en periodos inferiores a
este serán consideradas anticipos.
es
La nómina debe entregarse por duplicado
u.
El trabajador debe firmarla al recibir el pago y la copia. En el caso de efectuarse el pago por
d
domiciliación bancaria, el recibo del banco la sustituye.
.e
Se abonan las cantidades que reflejan en moneda de curso legal o documento que lo presente
va
(transferencia bancaria, cheque).
Existe un modelo oficial aprobado por el Ministerio de Trabajo.

no
Es obligatorio conservar durante un periodo de 4 años los recibos de salarios junto con los
seguros sociales.
in
La nómina refleja los acuerdos pactados en el convenio colectivo o el contrato de trabajo.

ro
eu
s.
pu
m
ca
30 / 36
6. Órdenes de trabajo
Estos son los documentos y órdenes de carácter interno que utiliza la empresa como sistema para
determinar con detalle el trabajo concreto a realizar durante una jornada laboral.
Este tipo de documentos no se encuentran normalizados y cada empresario lo adapta a sus
necesidades, es por esto que podemos encontrar partes muy bien elaborados y completos y otros con
muy poca información.
es
Los contenidos básicos son:
d u.
Datos identificativos de la empresa, es decir, la razón social, dirección, teléfonos, sucursales,
.e
web, e-mail, logotipo…
va
Datos identificativos del trabajador asignado a la orden: nombre, apellidos, categoría
profesional…
no
Fecha de realización del trabajo. En ocasiones la hoja de la orden puede servir para periodos
superiores a un día.
in
Detalle del tipo de trabajo a realizar así como tiempo estimado de realización. Una vez
ro
terminado se concreta el tiempo empleado.

eu
Número de horas extras, en el caso de existir.
Dietas de manutención o alojamiento.

s.
Kilómetros realizados.
pu
Firma del trabajador, en los casos de trabajos a clientes, también se incluirá la firma del cliente
confirmando el trabajo realizado.

m
ca
31 / 36
7. Impresos de las Administraciones Públicas
Tanto las personas como las empresas necesitan tramitar documentos ante las distintas
administraciones, ya sea a nivel nacional, autonómico, local… Al presentar un documento ante la
Administración, este debe registrarse con un número de entrada y la fecha.
Las solicitudes, escritos y comunicaciones a las Administraciones públicas se pueden presentar:
es
Ante la Administración que vayan dirigidos.
En el registro de cualquier órgano de la Administración estatal, autonómica o local en el caso
u.
de que esta última tenga suscrito el convenio oportuno.
d
En las oficinas de Correos.
.e
va
En algunas administraciones se pueden presentar documentos por vía telemática, es decir, registros
no
telemáticos.
Es importante respetar los plazos de presentación para que los documentos surtan los efectos
in
oportunos. Es muy importante solicitar copia de la documentación entregada con la fecha de entrega
ro
y resguardo acreditativo.
eu
Las administraciones disponen de impresos diseñados para facilitar la comunicación con los
s.
administrados que deben rellenarse de forma que resulte legible, cumplimentando todos los
pu
apartados y aportando los documentos que se especifiquen.

m
Los impresos de las Administraciones públicas son facilitados en las ventanillas de atención al
público o se pueden descargar a través de sus páginas web.

ca
El impreso se estructura en tres partes: Encabezado, cuerpo y pie.
Encabezado: definición del impreso, número de referencia, identificación del emisor y el
receptor
Cuerpo: cada impreso es distinto según su finalidad: algunos llevan diferentes datos y debemos
elegir con una X la opción que nos proponen; en otros casos, van en blanco para rellenar el
motivo que da lugar a ese documento.
32 / 36
Pie: fecha, firma del emisor y sello si es una empresa.
es
d u.
.e
va
no
in
ro
eu
s.
pu
m
ca
33 / 36
Recuerda
El la administración pública las funciones administrativas generan documentos tales como:
oficios, notas informativas y certificados; informes y cartas, actas, resoluciones y acuerdos.
En la empresa privada las funciones administrativas son más variadas generando más
documentos tales como: contratos, fichas de trabajadores, nóminas, seguros sociales, órdenes
de trabajo, pedidos, albaranes, cheques, letras, etc.
es
Normativa básica en relación con la documentación administrativa, en cuanto a facturación y
facturación telemática, nóminas y recibos de salario, documentos administrativos públicos y
u.
protección de datos de carácter personal.
d
Los documentos comerciales y administrativos se clasifican en: impresos de uso externo (de
.e
carácter oficial y de carácter privado) e impresos de uso interno.
va
Los documentos de uso externo distinguimos: los oficios, certificaciones, invitaciones, saludas,
cartas comerciales, cartas de pedido, cartas de reclamación, cartas de contabilidad y banca y

no
cartas de cobro.
in
Dentro de los documentos de uso interno encontramos: circulares, instancias e informes (estos
ro
dos últimos tanto de uso externo como interno).
Otros documentos: currículum vital, cartas de presentación y recomendación.

eu
El empresario tiene la obligación de pagar a sus empleados por la realización de su trabajo, y

s.
debe justificar dicho pago. Este justificante se denomina recibo de salarios o nómina.
Las órdenes de trabajo son los documentos y órdenes de carácter interno que utiliza la
pu
empresa como sistema para determinar con detalle el trabajo concreto a realizar durante una
m
jornada laboral. Estos documentos no están normalizados.

ca
Tanto las personas como las empresas necesitan tramitar documentos ante las distintas
administraciones, ya sea a nivel nacional, autonómico o local. Las administraciones disponen de
impresos diseñados para facilitar la comunicación con los administrados que deben rellenarse
de forma que resulte legible, cumplimentando todos los apartados y aportando los documentos
que se especifiquen.
34 / 36
Autoevaluación
Dentro de la normativa básica relacionada con la documentación administrativa

podemos encontrar:
Normativa en cuanto a facturación, nóminas y recibo de salario, documentos

administrativos públicos y protección de datos de carácter personal.
es
Normativa en cuanto a facturación y facturación telemática, documentos
u.
administrativos públicos, protección de datos de carácter personal, nóminas y recibos
de salario.
d
.e
Normativa en cuanto a facturación y facturación telemática, nóminas y recibos de
salario y documentos administrativos.
va
no
¿Quién es en España el organismo encargado del estudio y elaboración de las

in
normas en la mayor parte de los campos científicos y tecnológicos?

ro
eu
Asociación Española para la Normalización y Control.

s.
Asociación Española para la Normalización.

pu
m
ANORR.
ca
Selecciona la respuesta correcta:
Los informes no periódicos es un tipo de informe que se realiza por encargo expreso y
puede circular tanto fuera como dentro de la empresa.
Los informes no periódicos es un tipo de informe que puede circular tanto fuera como
dentro de la empresa.
35 / 36
Los informes periódicos es un tipo de informe que se realiza a cargo expreso y solo
puede circular dentro de la empresa.
En el caso de la empresa privada las funciones administrativas relacionadas con

las órdenes de trabajo que más documentación generan son:
La correspondencia y el archivo.
es
u.
La financiación.
d
.e
La fabricación de bienes y prestación de servicios.
va
no
¿Cuáles son los documentos de uso interno?
in
Circulares.
ro
eu
Circulares, instancias, informes.

s.
Cartas de cobro, cartas de contabilidad y banca y cartas de reclamación.

pu
m
ca
36 / 36

6 - Cotejo de Documentación Administrativa Básica

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[AFO005096] Curso Superior Online de Auxiliar Administrativo + Inglés: Curso Práctico

[MOD005276] Auxiliar Administrativo + Inglés: Curso Práctico

1. Las funciones organizativas y su documentación asociada

administrativo, y sirven a los intereses generales de la población. Los documentos administrativos

que se generan en el ejercicio de dichas funciones son:

generan más tipos de documentación.

2. Normativa básica relacionada con la documentación

En cuanto a facturación y facturación telemática:

Orden EHA/962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones

sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el R.D.

Resolución 2/2003 de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de

Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación

modificación parcial de las Leyes de Impuestos sobre Sociedades.

En cuanto a las nóminas y recibos de salario:

Orden de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el Modelo de Recibo Individual de

En cuanto a los documentos administrativos públicos:

Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el

Procedimiento Administrativo Común.

Ley 4/1999 de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre.

Ley orgánica 14/2003 de 20 de noviembre, de Reforma de (…), la Ley 30/1992 de 26 de

3. Los documentos comerciales y administrativos

cada operación comercial o administrativa.

Cuando los impresos son cumplimentados y firmados o sellados, adquieren la consideración de

documento y alcanzan fuerza de prueba de los hechos que en ellos se reseñan.

podemos establecer la siguiente división: va

liquidación de cuota con la Seguridad Social, declaraciones de I.V.A., declaraciones de I.R.P.F.,

letras, cheques, etc.

ejemplo notificaciones, copias, circulares, memorándum.

Normalización de impresos y documentos

Normalizar es la acción encaminada a ajustar ciertos productos a un modelo o norma, reduciendo la

los trabajos de clasificar, ordenar y extraer información.

estandarización se denominan UNE (Una Norma Española).

3.1. Documentos de uso externo

otras. Los oficios pueden ser:

petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas.

de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de

El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones,

recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical, descendente y horizontal. Es decir, va

dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

última parte de este tipo de oficio.

mes y el año en curso.

línea oblicua y el año en curso.

el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones

para iniciar el texto, tales como:

expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi

Firma y posfirma. Firma: Se escribe la rúbrica a mano. Posfirma: Se coloca el nombre y

mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

tarjetas, programas, etc.

las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

administrativos y comerciales de la empresa.

deben constar los siguientes datos:

Nombre, apellidos y cargo de la persona que ha de firmar la certificación.

Lugar y fecha de expedición con todas las letras.

Rúbrica de la persona detallada en la cabecera.

el mismo tipo de documento, y si se deniega dicha invitación, lo correcto es exponer brevemente el

3.1.5. Cartas comerciales

La correspondencia aplicada a los negocios recibe el nombre de Correspondencia comercial o

sus pedidos, pedir precios, reclamar diferencias, anunciar envíos, etc.

sólo dificultarán la comprensión del documento por parte del lector.

rápido y directo en nuestras redacciones comerciales.